Rappelez-vous la dernière fois où votre équipe a dû prendre une décision. Qu’il s’agisse de décider du resto du midi ou de votre stratégie produit, la prise de décision en groupe est en vérité souvent inefficace et source de tensions.  

Lorsqu’un groupe réalise un brainstorming pour trouver des idées ou des solutions à un problème, il se retrouve souvent avec un grand nombre d’options à trier et à hiérarchiser. En revanche, il peut être plus difficile de parvenir à un consensus sur la meilleure idée ou sur les priorités les plus importantes.

La solution ? Le dot voting.

Le dot voting ou vote par points en Français, est une méthode simple et populaire parmi les concepteurs d'expérience clients (UX : User Experience) pour faciliter la prise de décision de manière démocratique au sein de leur équipe.

Découvrons en quoi consiste cette méthode, quand l’utiliser et comment elle peut aider votre équipe à prendre des décisions et agir en accord avec vos priorités.

Qu’est-ce que le dot voting ?

Le dot voting (aussi appelé dotmocracy, sticker voting, multi-voting ou vote par points en Français) est une méthode de vote en groupe utilisée pour identifier les préférences d’une équipe parmi une liste d’options. En d’autres termes, il s’agit d’un processus décisionnel rapide et efficace pour réduire les options, classer les idées par ordre de priorité et déterminer les choix les plus populaires.  

Un vote par points judicieusement organisé peut :

• donner à chacun la possibilité de participer à la prise de décision
• éviter l’effet HIPPO (acronyme anglais signifiant que l’avis de la personne la mieux payée a le plus de poids)
• réduire les alternatives pour se concentrer sur quelques options prioritaires
• accélérer le processus de décision

Son fonctionnement est simple. Chaque idée est généralement inscrite sur un post-it, puis placée sur un mur ou un tableau blanc. Ensuite, chaque membre de l’équipe reçoit un certain nombre de jetons (généralement des pastilles autocollantes) qu’il doit placer sur les idées ou options pour lesquelles il souhaite voter. L’idée ayant accumulé le plus de points (c’est-à-dire de votes) gagne.

Le dot voting est apprécié parce qu’il est rapide, simple et intuitif. Il permet aux participants d’exprimer leur préférence pour plusieurs options et s’avère moins laborieux qu’un classement complet et comparatif de tous les choix possibles. Il suffit de coller ses pastilles et le tour est joué.

Quand utiliser le dot voting ?

Si vous collaborez avec un groupe disparate, vous devez probablement faire le tri entre des opinions diverses, des objectifs diverses et des priorités différentes. Qui aura le dernier mot ? Certaines opinions comptent-elles plus que d’autres ? Qui a “raison” ?

Si vous cherchez à obtenir un consensus de groupe, le dot voting peut vous aider à faire la part des choses et à vous assurer que chaque voix soit entendue. 

Envisagez d’utiliser le dot voting si :

• vous ne parvenez pas à vous mettre d’accord
• seules quelques voix sont réellement entendues ou représentées
• vous devez prendre une décision de groupe rapidement

Le dot voting est un outil efficace pour faciliter les réunions d’idéation, de brainstorming, les ateliers et les activités collaboratives. Il est donc particulièrement utile dans le cadre de la conception UX : pour classer les différentes fonctionnalités par ordre de priorité, évaluer les idées des utilisateurs, choisir entre plusieurs potentiels projets de recherche, rassembler des informations pour une prise de décision et hiérarchiser des idées qui nécessitent un accord commun.

Reportez-vous à notre modèle de dot voting pendant que nous vous expliquons comment ce sondage rapide marche pour des prises de décision collective.

Comment se déroule un dot voting ?

Vous vous demandez comment plannifier une réunion de dot voting ? Voici les principes de base :

1. Générer des idées

Inscrivez chaque idée sur un post-it et placez-le sur le tableau ou le mur. Vous pouvez également organiser un brainstorming virtuel sur un logiciel collaboratif tel que Lucidspark, notamment si les participants sont en télétravail ou se trouvent dans des bureaux distants.

2. Classer les options par groupes en fonction du thème ou du type, selon les besoins

Si vos différentes options ont des points commun, regroupez-les de façon à pouvoir visualiser facilement les thèmes qui se recoupent. Quand les membres du groupe votent, vous pourrez identifier rapidement le ou les tendances.

Ces tendances vous permettent de mieux comprendre les préférences et les priorités du groupe, et vous donnent un bon point de départ pour une nouvelle piste de réflexion et éventuellement un nouveau vote.

3. Distribuer à chaque participant une planche de pastilles autocollantes

Si vous n’avez pas de pastilles autocollantes, les participants peuvent simplement indiquer leurs options préférées avec un stylo ou un marqueur. Le responsable décide à l’avance du nombre de votes (points) dont chaque personne dispose. Une règle basique est que chaque personne obtient un nombre de points égal à 25 % du total des options. Donc, si vous avez 12 options pour voter, chaque personne recevra trois points.

4. Clarifier les règles du jeu

Avant le vote, expliquez pourquoi vous organisez ce vote et ce que vous ferez du résultat. Indiquez les critères sur lesquels les participants devront baser leur vote. Par exemple, vous pouvez limiter les personnes à voter sur des options dont ils sont propriétaires ou experts. De cette façon, vous obtenez une meilleure prise de décision. Inclure également toute autre règle ou contrainte pertinente.

5. Voter

Chaque participant colle ses pastilles sur une ou plusieurs options. Le vote doit rester silencieux jusqu’à ce que tous les participants aient exprimé leur opinion. Gardez la discussion pour plus tard.

6. Évaluer le résultat

Prenez du recul et passez en revue votre tableau. Les résultats ressembleront probablement à une heat map, avec une concentration de points sur les options les plus populaires. Vous pouvez maintenant ouvrir un échange. Les participants peuvent expliquer pourquoi ils ont voté d’une certaine façon et discuter des prochaines étapes en fonction du résultat.  

7. Organiser un nouveau vote si nécessaire

En fonction de l’objectif du dot voting, vous devrez peut-être organiser une autre session de vote. Par exemple, si vous avez utilisé le premier vote pour affiner une longue liste d’options, vous pouvez maintenant effectuer un second tour pour identifier la meilleure option (ou l’option préférée) parmi celles encore en lice.

Principaux reproches concernant le dot voting

Hélas, rien n’est parfait. Malgré tous ses avantages, le dot voting présente quelques faiblesses dont vous devez tenir compte. 

Vote influencé

Le dot voting est plus efficace lorsque chacun a la possibilité de voter sans subir de pression extérieure. Cela permet à toutes les voix d’être entendues et d’avoir le même poids dans le processus de décision sans être influencé par les autres. 

Cependant, si une discussion ou un plaidoyer a lieu avant ou pendant un vote, une personne peut fausser les résultats en persuadant les autres de voter pour son option préférée. Ceci est particulièrement problématique si vous essayez d’éviter l’effet HIPPO.

Pour éliminer ce risque, imposez un vote silencieux et envisagez de mettre en place un ordre de vote. Par exemple, vous pouvez demander aux jeunes membres du groupe de voter en premier afin qu’ils ne soient pas influencés par l’opinion des membres les plus expérimentés. 

Vote ex aequo

Ce défaut est assez explicite. Le dot voting peut parfois aboutir à une répartition égale des voix entre deux ou plusieurs options.

Une solution simple pour éviter ce problème est de procéder à un vote par ordre d’importance. Demandez à chaque participant de marquer ses points avec les chiffres 1, 2 et 3 (soit le nombre de votes dont il dispose), pour représenter son premier, deuxième ou troisième choix. Une fois le vote terminé, calculez le vote pondéré pour chaque option afin de déterminer l’option gagnante.

Pensée de groupe

Semblable au vote influencé, la pensée de groupe ou le vote de groupe se produit lorsque les participants votent en fonction de ce que les autres ont choisi. 

Vous pouvez éviter cette situation de plusieurs manières. Demandez par exemple aux participants de noter leur vote sur une feuille de papier avant de placer leurs points. Cette méthode permet de responsabiliser les membres de l’équipe par rapport à leurs préférences initiales afin qu’ils ne succombent pas à la pression de leurs pairs. Vous avez également la possibilité d’organiser un vote en ligne en utilisant une solution de brainstorming tel que Lucidspark.

Options à complexité variable

Le dot voting est plus efficace lorsque vous votez sur des options dont la complexité est similaire. Si vous mélangez des options dont les niveaux de difficulté, d’effort et de complexité varient, il est difficile d’avoir une idée précise des préférences réelles du groupe (et les participants peuvent ne pas comprendre exactement sur quoi on leur demande de voter).

Une solution simple consiste à mettre en place un code couleur pour classer vos votes. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour indiquer « répond aux besoins », le bleu pour indiquer les tâches faciles et le vert pour les priorités décisives. 

Plannifier une réunion de dot voting avec Lucidspark

Le dot voting est un excellent moyen de connaître rapidement les préférences de votre équipe et de parvenir à un consensus sur vos priorités et la stratégie à adopter. Obtenez des résultats plus rapidement et plus facilement avec Lucidspark. 

Dans cet espace de travail collaboratif, vous pouvez convertir vos idées en post-its, programmer un minuteur pour votre session ou encore utiliser le mode vote pour envoyer une demande de vote aux participants et visualiser instantanément les résultats.