Een van de belangrijkste functies in de wereld van productmanagement is het onderhouden van de product backlog. De backlog is een takenlijst die prioriteit geeft aan elk product backlogitem (PBI). Een PBI kan onder meer een user story, een epic, een bugfix, een nieuwe functie of een wijzigingsvereiste zijn.

In een agile omgeving beheert en onderhoudt de producteigenaar de productbacklog. De belangrijkste of meest dringende PBI's staan bovenaan de lijst, zodat het team weet waar het als volgende aan moet werken. Dit helpt het team om op koers te blijven en de voortgang te monitoren.

De product backlog moet de enige bron van waarheid zijn voor de productvereisten. Als iets niet in de backlog staat, zou het team er niet aan moeten werken.

Je doel zou niet moeten zijn om alle PBI's uit de backlog weg te werken. In plaats daarvan moet het doel zijn om de lijst te verfijnen en de backlog gevuld te houden met relevante PBI's. Zo kun je continu waarde toevoegen aan je product.

Wat is product backlog refinement?

De producteigenaar is verantwoordelijk voor het verfijnen van de product backlog. De product backlog is een doorlopende lijst met actiepunten die door je team moeten worden voltooid. Tijdens regelmatig geplande backlog refinement sessies beoordelen de producteigenaar en de leden van het team de PBI's die momenteel in de backlog zitten. Dit geeft het team de mogelijkheid om verouderde items te verwijderen, items opnieuw te prioriteren, user stories te verfijnen en nieuwe items toe te voegen die waarde toevoegen aan het product.

Waarom is backlog refinement belangrijk?

Regelmatige verfijning van de backlog is belangrijk omdat het de communicatielijnen openhoudt voor je teams en stakeholders. Deze communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten als het gaat om wijzigingen, aanvullingen en prioriteiten. Dit is erg behulpzaam in grote organisaties waar teamleden afhankelijk zijn van het werk dat door andere teams wordt gedaan om hun eigen taken te voltooien.

Daarnaast zijn backlog refinement sessies belangrijk om de volgende redenen:

• Helpen je team om efficiënter te zijn: een goed verzorgde backlog helpt je team vooruit en verhoogt de productiviteit. Je team weet wat de prioriteiten zijn en wat de volgende stap is.
   
• Houden de backlog georganiseerd: een niet-georganiseerde backlog kan rommelig en verwarrend worden, waardoor het moeilijker wordt om prioriteiten te stellen aan PMI's en om je sprints te plannen. Als je je backlog goed verzorgd houdt, is deze leesbaar voor de rest van je team.
   
• Houden de backlog beheersbaar: als er niet genoeg PMI's in de backlog staan, kan het zijn dat je team inactief is zonder te weten wat ze nu moeten doen. Aan de andere kant kunnen te veel PMI’s resulteren in het verspillen of vertragen van goede user stories. Backlog refinement helpt je de juiste balans te vinden voor jouw team. Hoewel je de backlog gevuld wilt houden om het werk gaande te houden, wil je niet dat deze te vol raakt.
   
• Houden teams op de hoogte: regelmatige aanpassingen zorgen ervoor dat alle betrokkenen weten hoe het project ervoor staat wat betreft functies, functionaliteit, bugfixes, verbeteringen, enzovoort.
   
• Helpen scope creep verminderen: verfijningssessies helpen je bij het identificeren en elimineren van user stories die misschien een goed idee leken toen ze aan de backlog werden toegevoegd, maar nu geen reële waarde blijken toe te voegen.
   
• Stellen deelnemers in staat om van elkaar te leren: PMI's worden doorgaans door verschillende mensen aan de backlog toegevoegd. Door de PMI's door te sturen, krijgen bijdragers de kans om uit te leggen waarom items zijn toegevoegd, zoals feedback van een live demonstratie, input van het ondersteuningsteam, prioriteiten van stakeholders, enzovoort. Teamleden krijgen inzicht in zaken waar ze misschien nog niet eerder aan hadden gedacht.

Best practices voor het verfijnen van de product backlog

Vergeet niet dat je nooit 'klaar' moet zijn met een product backlog. Door je backlog in leven te houden, blijft je product in leven. Hier zijn enkele tips die je kunnen helpen om je product backlog verfijnd te houden en klaar te maken voor aankomende sprints:

Werk met slechts één product backlog

Je product backlog moet de enige bron van waarheid zijn. Soms wordt je gevraagd om iets aan de backlog toe te voegen dat klinkt als een goed idee, maar dat nu niet echt past. Deze situatie zou je in de verleiding kunnen brengen om een aparte backlog aan te maken voor de items die je niet wilt vergeten.

Als het idee echter belangrijk genoeg is en echt waarde toevoegt, komt het vanzelf weer ter sprake. Je kunt het later aan de backlog toevoegen. Als je probeert een reservebacklog bij te houden, ontstaat er te veel overhead en wordt het lastig om dit later door te voeren.

Probeer het niet allemaal zelf te doen

Als product owner is de backlog jouw verantwoordelijkheid, dus je zou kunnen denken dat alleen jij alle activiteiten rondom het beheer van je backlog kunt doen. Het is prima om je ontwikkelteam te vragen om je te helpen bij het beschrijven van de user stories, het definiëren van de acceptatiecriteria en het ontwikkelen van functionele ontwerpen. Proberen dit allemaal zelf te doen terwijl je je ook concentreert op stakeholders, langetermijnvisie en bedrijfswaarde kan te overweldigend zijn. Laat andere mensen je helpen.

Weet wat er in je backlog staat

Als andere teamleden je helpen om je product backlog te beheren, is het mogelijk dat ze er hun eigen items aan toevoegen. Dat is prima, zolang je het maar niet uit de hand laat lopen. Je backlog kan uitgroeien tot een grote en onbeheersbare lijst met wensen. Als andere teamleden PMI's aan de backlog willen toevoegen, zorg er dan voor dat ze die eerst aan jou pitchen. Je hoeft niet alle gegevens van elk ervan te weten, maar je moet op zijn minst weten wat ze zijn en waarom ze het willen toevoegen. Op die manier kunt je beter geïnformeerde beslissingen nemen over de vraag of je ze aan de lijst wilt toevoegen.

Begrijp dat een product backlog nooit compleet is

Als je uit een meer traditionele productontwikkelingsomgeving komt, zou je kunnen denken dat je een 'volledige' backlog moet creëren die de volledige reikwijdte en vereisten omvat. Maar in een agile omgeving richt je je op het leveren van waarde, niet op het leveren van een eindproduct. Zolang je product iets toevoegt voor je klanten, zal de ontwikkeling van dat product nooit voltooid zijn. Je product backlog zal in de loop van de tijd voortdurend groter en kleiner worden. 

Maak de product backlog beschikbaar

Het is belangrijk dat je backlog transparant en toegankelijk is voor het ontwikkelingsteam en de stakeholders. Een goede manier om dat te doen is door hem op een zichtbare plek in de buurt van het team aan de muur of op een whiteboard te hangen. Een betere manier is om hem digitaal beschikbaar te maken. Het Lucidspark sjabloon voor backlogplanning is bijvoorbeeld cloudgebaseerd en is te allen tijde toegankelijk voor teamleden en stakeholders, ongeacht waar ze zich bevinden. Daarnaast bevordert een digitale backlog de samenwerking, omdat teams en stakeholders virtueel bij elkaar kunnen komen en in realtime aan dezelfde documenten kunnen werken. Het zichtbaar maken van de product backlog is belangrijk, want zo weet iedereen waar aan gewerkt wordt en wat er nog gedaan moet worden.

Tips voor het uitvoeren van verfijningssessies voor de product backlog

Omdat het verfijnen van de product backlog een doorlopend proces is, zijn er geen vaste regels voor hoe vaak teams bij elkaar moeten komen in formele verfijningssessies. Dus hoe vaak je ze plant, hangt af van wat zinvol is voor je team. Veel werknemers hebben het gevoel dat ze al te veel vergaderingen bijwonen, dus zorg ervoor dat je niet nodeloos vergaderingen plant. 

Hieronder volgen een paar dingen waarmee je rekening moet houden bij het plannen en uitvoeren van je verfijningssessies voor de product backlogs.

Wie moet erbij aanwezig zijn?

Samenwerking is de sleutel tot het onderhouden van een goed verzorgde productbacklog, dus je wilt een vertegenwoordiger hebben van alle teams die betrokken zijn bij het project, zoals:

• Producteigenaar (faciliteert de vergadering)
• Productmanager
• Scrum Master
• Projectmanager
• Vertegenwoordigers van QA

Dit zorgt ervoor dat problemen vanuit meerdere perspectieven worden gezien en begrepen wanneer je werkt aan het verfijnen van user stories. Maar zorg ervoor dat je niet te veel mensen uitnodigt. Probeer alleen de mensen uit te nodigen die van cruciaal belang zijn om te helpen bij de verfijningssessie.

Hoe lang moet de sessie duren?

Er is geen vaste tijdslimiet voor het verfijnen van backlogs, maar de meeste mensen houden er niet van om lange vergaderingen bij te wonen, vooral als het gesprek afdwaalt en uiteindelijk heel ergens anders over gaat. Je wilt je verfijningssessies dus geconcentreerd en kort houden: 45 minuten tot 1 uur zou voldoende moeten zijn. Zorg ervoor dat je een agenda hebt en dat je je daaraan houdt.

Wat moet je doen in een backlog refinement sessie?

De meest voorkomende taken tijdens een verfijningssessie zijn:

• Verwijderen van verouderde of irrelevante PBI's
• Neuwe PBI's toevoegen op basis van feedback en klantbehoeften
• PBI's prioriteren 
• Potentiële obstakels identificeren en aanpakken
• User stories verfijnen om onduidelijkheden op te helderen en de duidelijkheid te vergroten
• Contextuele informatie en acceptatiecriteria toevoegen
• Grote user stories in kleinere taken opdelen
• Tijdsschattingen bijwerken voor elk item op de lijst
• Taken verdelen

Wat is het doel of de uitkomst van de bijeenkomst?

De sessie zou je moeten helpen bij het plannen en prioriteren van de volgende sprints. Iedereen moet de vergadering verlaten met het gevoel dat ze weten wat ze vervolgens moeten doen, wat betekent dat taken worden ingesteld, toegewezen, geschat en uitgelijnd met je algemene project- en bedrijfsdoelen.