Effectief hybride werken

Werken op afstand of thuiswerken is geen nieuw concept. Al voor 2020 hadden de meeste grote bedrijven een systeem om geografisch verspreide teams mogelijk te maken. Pew Research meldt zelfs dat 20% van de werknemers al geheel of gedeeltelijk telewerkte voordat de pandemie thuiswerken noodzakelijk maakte.

Toen thuiswerken in 2020 het nieuwe normaal werd, pasten veel werknemers zich aan het telewerken aan en gaven daar zelfs vaak de voorkeur aan. En het management ontdekte dat thuiswerken productief kan zijn. Nu de beperkingen zijn opgeheven, merken bedrijven dat 50% of meer van hun personeel ten minste een deel van de tijd thuis wil blijven werken. 

Natuurlijk zijn er ook medewerkers die liever in een kantooromgeving werken. Dat betekent dat je een effectieve manager moet zijn van een team dat zowel op locatie als op afstand werkt. 

In dit artikel bespreken we managementideeën om teamwerk en productiviteit te promoten met je hybride teams. 

Wat is een hybride team?

Een hybride team bestaat uit mensen die elke dag naar kantoor reizen en mensen die ervoor kiezen om op afstand te werken. Sommige werknemers willen misschien afwisselend op kantoor en thuis werken. 

Wat zijn de voordelen van het hybride werken? 

• Flexibiliteit: werknemers kunnen de werkomgeving en het werkschema kiezen waarmee ze het productiefst zijn.
• Gezondheidsproblemen: verlicht angsten of zorgen over de terugkeer naar een afgesloten werkomgeving waar ze ziek kunnen worden.
• Sociale kwesties: mensen die persoonlijke, sociale interactie willen of nodig hebben, kunnen naar kantoor komen.
• Werktevredenheid: werknemers zijn gelukkiger en tevredener, waardoor de productiviteit toeneemt.
• Grotere talentenpool: bedrijven kunnen talent van buiten de lokale omgeving werven. Werknemers hoeven niet per se in de buurt te wonen van de plaats waar een vacature is.

Wat zijn de uitdagingen van hybride werken?

Planning: je moet bijhouden wie waar wanneer werkt.

Buitensluiting van telewerkers: voor de pandemie bleek uit onderzoek van Harvard Business Review dat sommige werknemers het gevoel hadden dat ze gemeden of buitengesloten werden. Ze hadden het gevoel dat projecten zonder hun medeweten of inbreng gewijzigd werden en dat hun collega's achter hun rug om negatieve dingen over hen zeiden. 

Doordat werken op afstand tijdens de pandemie normaal geworden is, zijn deze gevoelens inmiddels wellicht verdwenen. Maar nu teamleden weer naar kantoor komen, moet je zorgen dat thuiswerkers het gevoel houden dat ze deel uitmaken van een team. Geef ze niet de indruk dat hun collega's op kantoor een voorkeursbehandeling krijgen.

Inflexibel zijn: als je met een hybride team gaat werken, kun je niet vasthouden aan de oude processen en procedures die succesvol waren in je kantoormodel. Wees bereid om afscheid te nemen van oude praktijken en om nieuwe processen en systemen te introduceren om je hybride team te managen.

Communicatiestoring: zelfs als je hele team op hetzelfde kantoor werkt, zullen er gaten in de communicatie vallen. Een nieuwe laag met thuiswerkers creëert extra uitdagingen om iedereen op de hoogte en op één lijn te houden. Informele gesprekken in de wandelgangen kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat beslissingen en acties worden genomen zonder dat de telewerkers in het team weten wat er aan de hand is.

Gebrek aan steun: zelfs na een jaar telewerken vindt niet iedereen het een goed idee dat sommige mensen thuis blijven werken terwijl anderen weer naar kantoor komen. Als je geen steun van het management hebt of als het idee bestaat dat mensen die thuiswerken de kantjes eraf lopen, is het bijna onmogelijk om als hybride team te werken. Regels moeten veranderd en strikte structuren een beetje versoepeld worden om een flexibele omgeving mogelijk te maken.

Hoe realiseer je effectieve samenwerking in een hybride werkomgeving?

Het kan een hele uitdaging zijn, en daarom hebben we hier enkele tips om de samenwerking in je hybride team te bevorderen.

Creëer een werkomgeving waarin thuiswerken centraal staat 

Het maakt niet uit of mensen een, twee of vijf dagen per week thuiswerken of elke dag naar kantoor komen: de werkcultuur moet voor iedereen gelijk zijn. Deze eenvoudige tips helpen om een werkomgeving te creëren waarin thuiswerken centraal staat:

1. Gebruik tools die overal vandaan toegankelijk zijn

Het kan zijn dat je hybride team nooit tegelijkertijd op dezelfde locatie is. Gebruik dan tools in de cloud die vanaf elke locatie toegankelijk zijn. 

Met een virtueel whiteboard zoals Lucidspark kan je team bijvoorbeeld samenwerken in brainstormsessies om ideeën tot leven te brengen. En met de sjablonen en tools van Lucidchart kan je team gemakkelijk overal ter wereld gezamenlijk in real time gedeelde documenten openen en bewerken. Zo blijft het hele team op de hoogte van de huidige status, de voortgang, planningen en doelstellingen. 

2. Centraliseer communicatie op één platform

Communicatie is de sleutel tot succes. Als je meerdere communicatiekanalen zoals e-mail, telefoon en chat berichten gebruikt, kan er belangrijke informatie over het hoofd gezien worden. Centraliseer communicatie trechters op een enkel platform voor eenvoudige documentatie, opslag en toegang.

3. Plan dagelijkse afstemsessies

Je hebt wellicht te maken met veel verschillende agenda's en misschien zelfs tijdzones. Om problemen met de planning op te vangen, kun je vaste tijden kiezen waarop alle teamleden beschikbaar moeten zijn voor vergaderingen, brainstormsessies of persoonlijke gesprekken. Neem tijdens deze uren de tijd voor dagelijkse afstemsessies. 15 minuten kan al genoeg zijn om iedereen op één lijn te krijgen.

4. Stel duidelijke doelen voor het hele team

Elk teamlid moet weten welke doelen je wilt bereiken en wat de bijbehorende deadlines zijn. Communiceer duidelijk individuele en teamdoelen en leg uit hoe ze bijdragen aan de gezamenlijke teamdoelen. Duidelijke doelen helpen om het team gefocust te houden terwijl ze naar het gewenste resultaat toewerken.

Betrokkenheid van thuiswerkers

Het succes van je hybride team staat of valt met de vraag of iedereen zich betrokken voelt. Met deze tips zorg je dat alle teamleden zich betrokken voelen:

1. Geef ze de bevoegdheid om beslissingen te nemen: vraag voordat je beslissingen neemt altijd om input van alle teamleden, waar ze zich ook bevinden. 
2. Voeg links naar videoconferenties toe aan elke uitnodiging voor een vergadering: voeg altijd links naar videoconferenties toe, zelfs als je team meestal op kantoor werkt. Zo heeft iedereen de mogelijkheid om via video aanwezig te zijn, of ze nu thuiswerken of niet. Bovendien kun je dan altijd een tijdstip vinden om bij elkaar te komen voor een videoconferentie, zelfs als er geen vergaderruimte beschikbaar is.
3. Zorg voor een duidelijke agenda: houd geen vergaderingen alleen maar omdat je een vergadering wilt. Zorg dat er een reden is voor vergaderingen en stuur iedereen de agenda. Dan kunnen teamleden zich voorbereiden op de vergadering en krijgen ze inzicht in hun mate van betrokkenheid.

4. Gebruik virtuele sociale activiteiten: betrek thuiswerkers bij verjaardagen, trainingen, vrijmibo's en andere activiteiten. Zet sociale communicatie op, zodat thuiswerkende teamleden kunnen chatten met bevriende collega's en op de hoogte blijven van de gesprekken bij de koffieautomaat.  

Hoe manage je een hybride team?

Het opzetten en managen van je hybride team wordt een leerervaring voor iedereen. Hier zijn enkele tips om je hybride team effectiever te managen.

1. Creëer en stel verwachtingen: maak duidelijk wat je van je thuiswerkers en je medewerkers op kantoor verwacht. Vertel wanneer ze per telefoon of video beschikbaar moeten zijn, wanneer ze rapporten moeten verzenden, hoe vaak ze hun berichten moeten controleren enzovoort.

2. Vertrouw erop dat medewerkers de verwachtingen waarmaken: je kunt niet altijd controleren waar je thuiswerkers zijn of wat ze doen. Je moet erop leren vertrouwen dat ze aan de verwachtingen zullen voldoen en hun werk op tijd afmaken. Creëer een resultaatgerichte cultuur waarin de resultaten van hun werk belangrijker zijn dan de manier waarop ze die resultaten behalen.

Stel SMART (specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden) doelen, kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) en objectives and key results (OKR's) op, zodat telewerkers en medewerkers op kantoor weten op welke taken en procedures ze zich moeten concentreren om hun doelen te bereiken en aan de verwachtingen te voldoen.

3. Geef en vraag feedback: geloof het of niet, maar werknemers willen feedback. Je moet dus regelmatig 1-op-1-gesprekken plannen om te zien hoe het gaat, om problemen aan te pakken en sturing te geven.

4. Bied ondersteuning:: wees beschikbaar. Laat je team weten dat ze naar je toe kunnen komen als ze tegen obstakels aanlopen of andere problemen hebben. Aarzel niet om contact op te nemen met thuiswerkers als je met hen moet praten. En begin het gesprek niet met: "Sorry dat ik je thuis lastig val." Daarmee suggereer je eigenlijk dat de thuiswerker niet echt aan het werk is.

Het lijkt erop dat hybride werken niet meer weg te denken is. Als je zulke teams moet managen, vergeet dan niet dat het belangrijk is dat alle teamleden het gevoel hebben dat ze een bijdrage leveren aan het team. Doe dat door meetbare doelen te stellen, verwachtingen duidelijk te maken, verantwoording af te leggen en regelmatig persoonlijke ontmoetingen te hebben met individuele medewerkers en teams.