Jak wykonać analizę SWOT

W życiu podejmujemy wiele decyzji: Czy mam przyjąć tę pracę, czy tamtą? Rzucić chłopaka czy spróbować się z nim porozumieć? Użyć tego czy innego typu diagramu? Podejmując te decyzje, zwłaszcza te ważne i zmieniające życie, stosuje się niemal uniwersalną metodę: należy wymienić plusy i minusy.

Wszyscy tworzymy listy zalet i wad, niezależnie od tego, czy chcemy przelać ją na papier, czy potrenować umysł. I robimy to często. Dlaczego? Ponieważ jest to proste i skuteczne. 

W przypadku decyzji biznesowych prosta lista zalet i wad może nie wystarczyć. Zanim wyciągniesz jakiekolwiek wnioski, warto wprowadzić kilka dodatkowych parametrów do swoich przemyśleń. Wykorzystaj analizę SWOT.

Od dziesiątków lat analiza SWOT jest podstawowym narzędziem pracy w biznesie – nie bez powodu! Podczas oceny strategii biznesowej, celów firmy lub konkretnych inicjatyw, analiza SWOT może pomóc zespołowi w podejmowaniu przemyślanych, ukierunkowanych na cel decyzji. A najlepsze jest to, że analiza SWOT jest – prawie – tak prosta, jak sporządzenie listy wad i zalet.

Czym jest analiza SWOT?

Ogólnie rzecz biorąc, analiza SWOT stanowi sposób myślenia o swoim biznesie, a następnie porządkowania tych myśli. 

Jak więc analiza SWOT wpływa na Twoje podejście do biznesu? Pewnie już się domyślasz, że SWOT to akronim — każda litera odpowiada jednemu z aspektów działalności, który jest przedmiotem analizy metodą SWOT.

Oto cztery elementy analizy SWOT:

• Silne strony
• Słabości
• Szanse 
• Zagrożenia

Przeprowadzając analizę SWOT, analizujesz swoją działalność pod kątem każdej z tych czterech kategorii. Jakie są Twoje mocne albo słabe strony? Listy, które stworzysz dla poszczególnych kategorii, będą umieszczone w siatce dwa na dwa.

Każda kategoria ma własny kwadrant na wykresie: mocne strony znajdują się w lewej górnej części, słabe strony w prawej górnej części, a szanse i zagrożenia na dole. Cztery aspekty analizy SWOT można podzielić na dwie kategorie: czynniki wewnętrzne (mocne strony i słabości) oraz czynniki zewnętrzne (szanse i zagrożenia). 

Jeśli uważasz, że analiza SWOT jest prosta (może nawet zbyt prosta), masz rację! Na tym polega jednak jej piękno – prawie każdy może ją przeprowadzić, a korzyści z tego wynikające są ogromne. Dzięki temu, że nie zawiera żadnych zbędnych elementów, możesz od razu przejść do najważniejszych informacji, które pomogą Ci podjąć przemyślane decyzje strategiczne.

Jak przeprowadzić analizę SWOT 

Tak samo jak w przypadku większości analiz biznesowych, nie warto przeprowadzać analizy SWOT samodzielnie. (I to nie tylko ze względu na brak towarzystwa podczas tego procesu). Twoja perspektywa jako pojedynczej osoby w firmie jest ograniczona, podobnie jak Twoje priorytety. Zanim więc zaczniesz, zbierz grupę osób z różnych zespołów, na różnych stanowiskach itp. Kiedy połączycie swoje siły, przekonacie się, że każda osoba wnosi inne spojrzenie, tworząc w ten sposób pełny i kompleksowy obraz waszej firmy.

Masz już grupę, z którą chcesz pracować, ale co dalej? Użyj generatora analizy SWOT, aby utworzyć wykres SWOT. Pamiętasz cztery elementy analizy SWOT? W grupie zajmiecie się każdym z nich po kolei. Oto, jak to wygląda w praktyce:

Silne strony

Choć nie ma określonej kolejności wykonywania poszczególnych etapów analizy SWOT, może warto zacząć od pozytywnego aspektu? (Uwaga: możesz – a nawet powinno się – powrócić do każdej sekcji w trakcie analizy). Na początku spotkania poproś grupę o wymienienie mocnych stron firmy.

Mogą one obejmować między innymi takie elementy jak:

• Viralowa kampania marketingowa
• Wysokie środki pieniężne pozyskane od inwestorów
• Inteligentny, kreatywny zespół
• Genialny produkt

To proste. Nie bój się wykraczać poza wymierne, policzalne atuty (choć i te warto uwzględnić). Ty i Twoi współpracownicy znacie mocne strony firmy lepiej niż ktokolwiek inny – jeśli uważasz, że coś jest warte odnotowania, śmiało to zapisz. 

Słabości

Teraz mniej przyjemna część: jakie są słabe strony Twojej firmy? Mogą to być kwestie finansowe, organizacyjne i wiele innych. Oto kilka rzeczy, które warto wziąć pod uwagę:

• Mniejsze finansowanie niż oczekujesz
• Wysoki spadek liczby klientów
• Brak komunikacji między zespołami
• Nieaktualny produkt

Może to być trudne, ale postaraj się być szczerym wobec siebie. Obiektywizm w tej kwestii pomoże Ci przekuć niektóre z tych niedociągnięć w mocne strony. W końcu trzeba rozpoznać problem, zanim się go rozwiąże. 

Szanse 

Choć mocne i słabe strony są czynnikami wewnętrznymi, nadszedł czas, by zwrócić uwagę zespołu na czynniki zewnętrzne. Zacznij od tych najciekawszych: szanse. Będą one prawdopodobnie bazować na mocnych stronach Twojej firmy. Oto elementy, które może zawierać Twoja lista:

• Nowa grupa inwestorów do pozyskania
• Trendy rynkowe
• Rozwój technologiczny
• Trendy gospodarcze

Jeśli nie wiesz, jak odnaleźć szanse w swoich mocnych stronach, oto przykład. Możliwe, że Twój zespół właśnie zatrudnił nowego inżyniera, który specjalizuje się w rozwiązaniach opartych na chmurze. Być może żaden z Twoich konkurentów nie oferuje oprogramowania w chmurze lub ich rozwiązania w chmurze są – jakby to powiedzieć – wybrakowane. No i tutaj pojawia się szansa. Możesz poszerzyć bazę klientów, oferując najlepsze rozwiązanie oparte na chmurze. 

Zagrożenia

Podobnie jak szanse, które wymieniasz, zagrożenia są czynnikami niezależnymi od Twojej firmy. Oto niektóre możliwe zagrożenia dla Twojej firmy:

• Przygotowywane przepisy
• Regulacje polityczne i ekonomiczne
• Negatywne trendy rynkowe
• Konkurent, który robi wielkie postępy

Po przebrnięciu przez wszystkie cztery kategorie, krótko przeanalizuj każdą z nich. Podczas rozmowy o szansach Twoja grupa mogła dostrzec nowe mocne lub słabe strony.

Jak analizować swój wykres SWOT

Chociaż wypełnienie wykresu SWOT może być samo w sobie użytecznym ćwiczeniem, prawdziwą wartość ma analiza: co może powiedzieć Ci ten wykres? Dużo – musisz tylko wiedzieć, gdzie szukać.

Analiza SWOT polega na tworzeniu połączeń. Wymieniliście mocne i słabe strony obok zagrożeń i szans: czy dostrzegasz jakieś zależności pomiędzy tymi dwoma stronami? Możesz na przykład zauważyć, że pewne zagrożenia stają się bardziej widoczne w świetle pewnych słabości. Zajmując się tymi słabymi stronami firmy, możesz zmniejszyć zagrożenia. (I być może przekształcić je w szanse).

Pamiętaj: masz największą kontrolę nad czynnikami wewnętrznymi – swoimi mocnymi i słabymi stronami. Omawiając zmiany, które należy wprowadzić w firmie, zacznij od słabych stron. Masz problem z komunikacją? Może warto kupić nowe oprogramowanie, które ułatwi współpracę między zespołami? 

Analizując gotowy wykres SWOT, pamiętaj o zaangażowaniu całej grupy. Poproś każdą osobę o wskazanie mocnej strony, która mogłaby się przełożyć na szansę. (Oba te elementy należy zaczerpnąć z list, które stworzyliście w grupie). Spostrzeżenia uzyskane podczas tego etapu mogą prowadzić do nowych kampanii, zmiany strategii i zatrudnienia w firmie.

Jak wykorzystać analizę SWOT do planowania strategicznego

Nie ma sensu przeprowadzać analizy SWOT, jeśli sprowadza się ona tylko do rozmowy. Dobrze przeprowadzona analiza SWOT może odegrać dużą rolę w planowaniu strategicznym. Pomyśl o spostrzeżeniach, które Ty i Twój zespół wymieniliście podczas ostatniego etapu: czy któreś z nich można przekształcić w działania usprawniające strategię biznesową?

Mamy nadzieję, że odpowiedź brzmi „tak”. Zapisz te działania – pomocne będzie podzielenie ich na dwie grupy: o wysokim i niskim priorytecie. Teraz otwórz kalendarz firmowy: kiedy chcesz zrealizować poszczególne elementy? Może chcesz zatrudnić nowego kierownika zespołu ds. oprogramowania do końca miesiąca? Albo przeprowadzić kampanię marketingową do końca kwartału? Możesz też mieć cele długoterminowe, takie jak opracowanie i wydanie nowego produktu. Niezależnie od tego, jakie są Twoje cele, pamiętaj o wyznaczeniu realistycznych kamieni milowych i komunikacji z kluczowymi osobami zaangażowanymi w projekt. 

Najlepszym aspektem analizy SWOT jest to, że nie jest ona szczególnie trudna. W trakcie dostosowywania strategii może zaistnieć potrzeba przeprowadzenia kolejnej analizy SWOT za kilka tygodni. To żaden problem – wystarczy zebrać zespół i przystąpić do działania!