Como aproveitar ao máximo um sistema de gestão de tarefas

Estabelecer um método de trabalho prático em meio ao caos sempre foi um grande desafio para as empresas. Seja com listas de tarefas, planilhas, quadros brancos ou notas adesivas coladas na tela do computador, há inúmeras maneiras (e com diferentes graus de eficiência) de se organizar e garantir que suas tarefas sejam concluídas em tempo hábil.

Segundo as pesquisas, 65% das pessoas aprendem de forma visual. Além de comunicarem mensagens mais fáceis de memorizar, os recursos visuais também são ótimos para melhorar a forma como você organiza seus trabalhos. 

A gestão de tarefas, usando recursos visuais é uma técnica que você pode usar para substituir listas de afazeres e planilhas enormes por quadros visuais de tarefas e projetos, facilitando a comunicação de projetos, transferências e tarefas complexos. Veja como aproveitar um sistema de gestão de tarefas ao máximo.

A abrangência dos sistemas de gestão de tarefas usando recursos visuais

Sistemas tradicionais de gerenciamento de tarefas, como listas de afazeres, são semelhantes aos sistemas de gestão de tarefas que usam recursos visuais — porém de forma mais analógica e menos prática. Softwares e sistemas de gerenciamento visual de tarefas ajudam a melhorar a gestão de projetos ao oferecer uma visão mais holística e panorâmica de todas as tarefas em andamento, prazos, prioridades, trabalhos e as dependências dos afazeres. 

Essencialmente, a gestão de tarefas, usando recursos visuais, ajuda a visualizar rapidamente todos os trabalhos que precisam ser feitos, priorizar melhor as tarefas e alocar tempo e recursos. 

Pesquisas indicam que o nosso cérebro é pré-programado para realizar processos visuais de pensamento. Afinal, 95% de todas as informações cognitivas são percebidas por meio da visão. O gerenciamento visual de tarefas aproveita essa capacidade natural do ser humano para ajudar equipes a se organizarem e serem mais produtivas. Alguns dos painéis de gerenciamento visual de tarefas mais usados incluem quadros Kanban e Scrum, gráficos de Gantt e calendários. 

Aprenda mais sobre cada tipo de quadro de tarefas. 

Quadro Kanban: o quadro Kanban ajuda a traçar projetos e fluxos de trabalho visualmente por meio de colunas e cartões. O uso de quadros Kanban são comuns nas metodologias Ágil ou Scrum para ajudar equipes a visualizar rapidamente o andamento e identificar riscos, prazos não cumpridos e outros bloqueadores.

Quadro Scrum: o quadro Scrum é usado para monitorar trabalhos em sprints curtos e incrementais. O formato do quadro Scrum é flexível e se adapta às necessidades de sua equipe, e é normalmente dividido em seções horizontais e verticais para acompanhar o trabalho em andamento. 

Gráfico de Gantt: o gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais usado para exibir o cronograma de um projeto, programa ou tarefa. Cada seção do gráfico de Gantt mostra uma etapa de um processo ou tarefa maior, bem como a quantidade de tempo que levará para concluir essa etapa. Com o gráfico em tamanho macro, você tem uma visão geral completa dos trabalhos que precisam ser feitos, quem são os responsáveis e quando estão trabalhando.

Calendários: um calendário clássico e infalível é uma ótima maneira de gerenciar muitas tarefas com diferentes prazos, e planejar com antecedência. 

As vantagens de usar uma ferramenta de gestão de tarefas com recursos visuais para gerenciar projetos

Pense em como você se direciona em seu cotidiano. Semáforos e placas de trânsito ditam seus movimentos, e cores ajudam a identificar categorias rapidamente sem o uso de qualquer linguagem escrita. 

Sinais visuais estão ao nosso redor, e a gestão visual de projetos utiliza esses sinais para organizar tarefas em fluxos de trabalho, funções e responsabilidades claros e rapidamente assimiláveis. Você pode se comunicar por planilhas detalhadas ou e-mails longos e cheios de marcadores, mas elementos visuais práticos, como fluxogramas, cronogramas e quadros de planejamento, ajudam a alinhar sua equipe com mais facilidade. 

Conheça alguns benefícios dos quadros de gestão visual de projetos. 

Planeje e programe projetos por tarefas com clareza e facilidade

Um dos maiores estresses que existe é perceber que você deixou um projeto ou tarefa escapar. Independentemente do método ou quadro que você usa, o gerenciamento visual de tarefas ajuda a organizar afazeres e programar trabalhos para a sua equipe ter uma visibilidade completa do que está em andamento e do que está por vir. 

Facilite o acesso às partes interessadas para melhorar a transparência e responsabilização

Ferramentas tradicionais de gestão de projetos, como planilhas e listas de tarefas, funcionam bem para equipes pequenas, mas não são muito úteis para pessoas que não têm contato diário com as tarefas, como as partes interessadas, que precisam visualizar rapidamente trabalhos em andamento. Elementos visuais ajudam a comunicar informações durante encontros rápidos, reuniões individuais, relatórios e atualizações de status e reuniões do conselho administrativo. 

Com quadros visuais, suas tarefas não precisam depender de linhas, colunas e e-mails antigos para melhorar a prestação de contas da equipe. Afinal, fica difícil você afirmar que não estava ciente do passo ou tarefa que tinha para finalizar quando ela está claramente estampada em um quadro ou calendário. 

Flexibilidade para a sua equipe 

Toda equipe tem um jeito único de trabalhar, e as metodologias de gerenciamento de tarefas variam de acordo com o tipo de empresa e o setor. Quais aplicativos ou ferramentas a sua equipe está usando no momento? Certifique-se de que novas ferramentas de gestão de tarefas visuais possam ser integradas aos aplicativos que sua equipe precisa usar diariamente. 

Ferramentas como o Lucidspark podem ajudá-lo a organizar suas tarefas nos tipos de quadros mais adequados para seus fluxos de trabalho específicos. 

Crie um repositório central para todos os documentos atualizados

Você certamente já teve que procurar informações sobre alguma tarefa específica entre milhares de e-mails, ou teve que correr atrás de um colega para obter um briefing ou folha de dados. Ao usar ferramentas tradicionais de gestão de projetos, as informações podem ficar isoladas e desconectadas em planilhas, e-mails, ferramentas e sistemas. 

As ferramentas certas de gestão visual de projetos facilitam coletar, consolidar e sincronizar informações entre recursos e processos em um único local centralizado. As ferramentas também podem facilitar encaminhar ou anexar informações relevantes a tarefas sem ter que sair da ferramenta. 

É essencial ter uma ferramenta flexível e que possibilita uma maior visibilidade e colaboração. No entanto, nem todas podem ter funções de ajustar fluxos de trabalho ou editar tarefas. Procure usar uma ferramenta com funcionalidades de atribuição de permissões para manter um controle sobre seus fluxos de trabalho. 

Defina regras e expectativas para todos 

Vamos supor que indivíduos e equipes em sua empresa usam diferentes ferramentas para gerenciar projetos e tarefas. Fica difícil estabelecer marcos, controles de qualidade e garantir que as equipes permaneçam alinhadas às metas e aos objetivos estratégicos da empresa. Nesse caso, sugerimos personalizar uma ferramenta de gestão visual de projetos para atender às necessidades e metas de projeto da sua organização, e ainda manter todo mundo alinhado a um padrão de trabalho em comum. 

E-mails, espaços de trabalho do Slack, mensagens instantâneas e visitas rápidas às mesas de colegas de trabalho são formas legítimas de interagir e colaborar com os membros da sua equipe. Mas quando se trata de requisitos de projetos e tarefas, sua equipe precisa padronizar a comunicação para não perder nenhum detalhe importante. Com as ferramentas certas de gestão visual de projetos, você garante que a comunicação sobre projetos e tarefas é feita em um local único e centralizado. 
 

Os humanos são seres visuais, e formas antigas, robóticas ou analógicas de trabalhar simplesmente não combinam com a nossa essência. Elementos visuais podem melhorar significativamente a forma como trabalhamos, e a sua equipe pode usar uma gestão visual de projetos e tarefas para aprimorar a colaboração e incentivar a produtividade. Independentemente das metas da sua empresa, implementar a gestão visual de projetos certa pode ser uma das decisões mais importantes e produtivas que você pode tomar para o bem da organização.