Como fazer um estudo de viabilidade

O objetivo dos estudos de viabilidade é responder a perguntas como: “O retorno sobre o investimento justifica realizar o projeto?” e “Nossa organização tem tudo de que precisa para ser bem-sucedida?”. Responder a essas perguntas é do interesse das partes interessadas do projeto, dos executivos da empresa e de gerentes e membros individuais da equipe. 

Após o estudo de viabilidade, você saberá qual a probabilidade de sucesso do projeto e o que precisará fazer para ter êxito. Esta publicação guiará você pelas etapas da realização de um estudo de viabilidade na sua organização. 

O que é um estudo de viabilidade? 

Um estudo de viabilidade usa investigação, planejamento, análise e outras técnicas de diferentes disciplinas, como gestão de projetos e contabilidade, para determinar a probabilidade de sucesso do projeto. Em colaboração com sua equipe e as partes interessadas internas e externas, você vai realizar um estudo de viabilidade e criar um relatório sobre diferentes aspectos da iniciativa. Com esse relatório, as partes interessadas podem apontar imediatamente se o projeto é ou não factível e adequado para a organização. 

Seis tipos de análise de viabilidade

Seu estudo de viabilidade analisará seis elementos diferentes: 

Viabilidade técnica

O estudo de viabilidade técnica avalia os recursos técnicos disponíveis para a equipe ou organização realizar o projeto. Ele indica se você tem a capacidade e o conhecimento técnico necessários, que incluem equipamentos e recursos humanos (ou seja, habilidades técnicas necessárias e força de trabalho) para atingir os objetivos da iniciativa.

Viabilidade financeira

O estudo de viabilidade financeira avalia o custo do projeto em comparação com os benefícios esperados ou o retorno sobre o investimento (ROI), além dos potenciais riscos financeiros envolvidos. Isso ajuda as partes interessadas a determinar se a iniciativa é financeiramente viável antes de alocar recursos nela.

Viabilidade jurídica

O estudo de viabilidade jurídica avalia se algum aspecto do projeto apresenta questões legais. Por exemplo, leis de zoneamento podem impedir que um projeto de construção avance em um local específico. Essa avaliação ajuda as organizações a evitar atrasos custosos e possíveis responsabilizações de compliance ou ações ilegais.

Viabilidade operacional

O estudo de viabilidade operacional avalia se sua organização pode garantir a conclusão do projeto. Essa análise leva em conta recursos humanos, liderança, e estrutura e processos organizacionais para entender o quão bem a organização pode implementar e executar uma proposta.

Viabilidade de mercado

O estudo de viabilidade de mercado avalia as condições atuais e projetadas do mercado para prever o sucesso de um produto (ou outra iniciativa). Envolve indicar mercados potenciais, identificar a concorrência e prever vendas. 

Viabilidade de cronograma

A viabilidade de cronograma avalia a probabilidade de um projeto ser concluído dentro do prazo proposto. Esse é um estudo de viabilidade crucial, pois os resultados determinarão se o projeto terá sucesso. Ele identifica os principais entraves da iniciativa que podem afetar o cronograma, incluindo restrições internas e externas, como normas, políticas, orçamentos e tecnologia. 

Como fazer um estudo de viabilidade

Um estudo de viabilidade é composto por sete etapas.

1. Realizar uma análise preliminar 

Comece com uma análise preliminar. Essa etapa é anterior ao início propriamente dito do estudo de viabilidade. Com o que descobrir nessa etapa, você preparará a parte inicial do relatório de viabilidade. Esse estágio requer que você descreva seus planos e eventuais obstáculos.  

Descreva o plano

Ponha no papel detalhes gerais, como público-alvo ou mercado, proposta de valor e curso de ação proposto. Descreva seu projeto e apresente uma visão geral breve da importância dele. Esse esboço inicial é a base para as próximas fases do estudo de viabilidade, que por sua vez embasam seu projeto. Por isso, vale a pena dedicar tempo a essa etapa. 

Descreva seus obstáculos

Há algum obstáculo intransponível para a organização? No pior dos cenários, você pode descobrir entraves insuperáveis, capazes de paralisar o projeto e seu estudo de viabilidade. Se o fracasso da iniciativa é inevitável, apontar isso antes do início do projeto poderá mais tarde poupar a equipe de estresse e frustração. 

Antes de realizar o resto da análise, volte um pouco e analise os possíveis obstáculos. Se você não encontrar obstáculos claramente insuperáveis de início, siga adiante. 

2. Definir o escopo do projeto

O escopo será um tema constante ao longo da iniciativa, mas também inclui informações específicas do estudo de viabilidade. É a estrela-guia do projeto e, ao mesmo tempo, define os parâmetros que você pode avaliar e testar durante o próprio estudo de viabilidade. 

Você já começou a delinear seu plano e os obstáculos. Agora, usará essas informações para se aprofundar e definir seu escopo. 

Normalmente, o escopo é definido pelo seguinte: 

• Objetivos: qual é o objetivo do projeto? Que valor comercial ou resultados você está tentando atingir? 
• Entregas: o projeto tem um produto final específico? Há diferentes entregas envolvidas? 
• Qualidade: como a qualidade será medida e assegurada? 
• Clientes: o que o cliente deseja? Há clientes internos ou externos dependendo do projeto? 
• Cronograma: como o projeto será concluído a tempo? Há marcos estabelecidos? 

Um escopo mal definido pode afetar a viabilidade do projeto, impedindo que a equipe obtenha as informações necessárias para ter sucesso na iniciativa. Se o projeto estiver bem definido por meio de um escopo preciso e realizável, sua organização terá mais chances de ter êxito nele. 

3. Realizar pesquisas de mercado 

A pesquisa de mercado oferece informações sobre seu ambiente de negócio e como fatores externos podem influenciar seu projeto. Essa parte do estudo informa mais sobre demanda, interesse no produto, concorrência e adequação ao mercado. Sem esse conhecimento, os projetos podem ser mal direcionados ou refletir informações imprecisas sobre as necessidades e condições do mercado. 

Na sua pesquisa de mercado, não podem faltar: 

• Demanda e volume: o quanto seu produto é necessário no mercado pode afetar a facilidade de vendê-lo, determinar a capacidade de produção ou uso necessário de recursos e ajudar você a tomar decisões sobre distribuição. 
• Dados demográficos: mesmo que a compra do seu produto seja uma decisão coletiva, dados demográficos sobre os tomadores de decisão ainda podem ser importantes na pesquisa. O cargo, a formação educacional e outras informações típicas podem ser muito importantes para o desenvolvimento, planejamento e distribuição do produto. Dica de profissional: organize todas essas informações demográficas com um modelo de persona de usuário.
• Participação de mercado: dentre as possíveis opções e alternativas que seus clientes têm, qual fatia do mercado seu produto ou serviço terá? Se houver muitos concorrentes razoavelmente fortes, sua participação poderá ser menor. Da mesma forma, um produto inovador, ou que tome o lugar de um concorrente impopular, pode conquistar uma parcela maior do mercado. 

Dependendo das suas descobertas, você pode desenvolver uma estratégia de posicionamento no mercado capaz de colocar seu produto na melhor posição possível sempre que começar a comercializá-lo e vendê-lo.

4. Avaliar as informações financeiras 

As informações financeiras e operacionais tornam-se o núcleo do projeto. Como toda iniciativa consome recursos, você provavelmente precisará preparar um orçamento e tomar decisões a fim de guiar e planejar o projeto. Aqui estão alguns métodos para se aprofundar nesses detalhes críticos. 

• Análise de ponto de equilíbrio: o que é necessário para atingir o ponto de equilíbrio e cobrir os custos de desenvolvimento, marketing e venda do seu produto? Inclua pessoal, pesquisa, produção e outros custos necessários para um lançamento e vendas de sucesso. 
• Lucratividade potencial: em que ponto a receita adicional se transforma em lucro? O que pode interferir na lucratividade? O lucro é suficiente? 
• Orçamento ou balanço patrimonial: com as informações financeiras coletadas, prepare um orçamento ou balanço de abertura. Ele deve refletir todas as necessidades do projeto. 

Com base nas projeções financeiras, você poderá determinar de quanto sua equipe precisará. 

5. Identificar potenciais obstáculos e soluções alternativas

O que poderia dar errado com o projeto? Como você deseja que ele tenha êxito, é essencial identificar possíveis obstáculos e criar soluções com antecedência. Não é porque se apresentou um obstáculo que sua equipe não conseguirá encontrar uma solução viável para superá-lo, mas o ideal é iniciar esse processo de descoberta antes de iniciar o projeto. 

• Recursos: é possível que algum dos recursos dos quais seu projeto depende se torne mais difícil de obter ou mude em qualidade ou preço? 
• Equipe: algum dos membros da sua equipe tem outras prioridades, como outros projetos ou demandas? 
• Cronograma: o cronograma proposto é realista? Quão flexível ele é? Há riscos potenciais para a conclusão do projeto a tempo? 

Com base nos obstáculos que você identificou, faça um brainstorming de possíveis soluções. Elas são viáveis? O que acontece sem a solução?

6. Reavaliar os resultados do estudo de viabilidade  

Nessa fase, você analisará suas descobertas e se certificará de que elas sejam precisas segundo todas as pesquisas e os conhecimentos disponíveis. Confirme os números e certifique-se de que a avaliação financeira esteja completa. Depois de revisar os resultados, verifique novamente sua análise. Reveja suas conclusões e prepare-se para tomar a decisão final. 

7. Chegar a uma decisão final

Nesse ponto, sua equipe deve ter uma ideia razoável sobre a viabilidade ou inviabilidade do projeto. Avaliando suas descobertas, pense no que a iniciativa entregará se tiver sucesso. O ROI potencial justifica a despesa, o tempo e o uso de recursos? Os entraves potenciais são intransponíveis? Sua equipe será capaz de se recuperar de prováveis ou possíveis contratempos? Algum risco supera os benefícios? 

Observe a iniciativa de forma abrangente e conduza suas avaliações a uma decisão entre sim e não. Em seguida, compartilhe os resultados com a equipe.

Possíveis armadilhas dos estudos de viabilidade 

Os estudos de viabilidade são tão eficazes quanto as pesquisas, análises e conclusões em que se baseiam. Ter atenção a todos os detalhes do estudo pode ajudar você a reduzir os riscos e garantir que o potencial ROI positivo identificado seja realista. Encontrar um equilíbrio entre conduzir o estudo de viabilidade rapidamente e concluí-lo prontamente pode ajudar você a tirar o máximo proveito do trabalho. 

Ao compartilhar suas contribuições, as partes interessadas podem ser um fator positivo, negativo ou neutro no processo e no resultado do estudo de viabilidade e do seu projeto. Portanto, gerencie com atenção e cuidado as metas e os objetivos das partes interessadas. 

Após o estudo de viabilidade 

Ao concluir o estudo de viabilidade, compartilhe os resultados. Dê às partes interessadas a chance de estudá-lo e fazer questionamentos. Forneça informações de apoio e prepare-se para explicar em detalhes como obteve e analisou os dados. 

Após o estudo, você iniciará o projeto em si. Seu gerente de projeto definirá o plano de projeto da equipe com base nas informações coletadas durante o estudo de viabilidade e quaisquer dados de acompanhamento. 

Com o estudo de viabilidade concluído, você terá a certeza de que os riscos da iniciativa foram avaliados e de que estabeleceu planos de contingência.