Como criar um cronograma de projeto em 6 etapas

Planejar e gerenciar um projeto pode ser complicado. Com tantas partes móveis, muitas vezes é um desafio manter tarefas, prazos e responsabilidades em ordem. A capacidade de gerenciar com precisão o tempo e os recursos de um projeto é fundamental para o sucesso. Sem um roadmap claro, os gerentes de projeto podem ficar sem saber quais são os próximos passos e quem será o responsável. Isso cria confusão, falta de comunicação e atrasos frustrantes que podem colocar o projeto em risco. 

Os cronogramas de projeto são uma maneira simples, mas eficaz, de manter as pessoas e os projetos no caminho certo do início ao fim. Cronogramas detalhados de projeto podem ajudar as equipes e os líderes do projeto:

• Faça um brainstorm de forma mais eficaz durante o planejamento do projeto.
• Mantenha as partes interessadas informadas ao longo do caminho.
• Obtenha rapidamente contexto sobre a situação atual do projeto e as próximas etapas.

Neste artigo, aprenderemos a fazer um cronograma de projeto que promova o alinhamento, a transparência e o sucesso. 

O que é um cronograma de projeto?

Um cronograma de projeto fornece uma visão geral simples e visual dos principais eventos ou marcos de um projeto em ordem sequencial. Ela descreve prazos, metas e responsabilidades importantes e mapeia quais tarefas precisam ser concluídas antes de dar o próximo passo. Assim, os gerentes de projeto e as equipes têm um ponto de referência para manter o trabalho no rumo certo.

Benefícios de um cronograma de projeto

O cronograma de projeto é uma ferramenta importante à disposição do gerente. As equipes devem usar os cronogramas de projeto para:  

• Melhorar o planejamento do projeto. Um cronograma fornece um mapa dos marcos e das principais tarefas do seu projeto, estabelecendo a base para um projeto bem-sucedido. Quando você sabe para onde está indo e como chegar lá, tem maiores chances de sucesso.
   
• Evite gargalos. Mapear o cronograma de tarefas e eventos ajuda a identificar conflitos potenciais, dependências importantes e restrições de tempo. À medida que o projeto avança, você pode confiar no cronograma para identificar problemas e intervir antes que o trabalho se acumule e cause atrasos dispendiosos.
   
• Aumente a visibilidade entre as equipes. Os cronogramas oferecem a todos uma visão de alto nível do trabalho em andamento, esclarecendo a responsabilidade pelas tarefas e as expectativas de prazos. Ao fornecer contexto compartilhado, os funcionários podem colaborar de forma mais eficaz, especialmente entre equipes ou departamentos. 
   
• Compare dois ou mais projetos lado a lado. Mapear as linhas do tempo do projeto fornece o contexto atual e histórico dos planos do projeto, ajudando a ver o que funcionou ou não e a encontrar oportunidades de melhoria no futuro. 

Tipos de cronogramas

Veja alguns tipos diferentes de cronogramas.

Cronogramas estáticos

Os cronogramas estáticos apresentam dados todos de uma vez. A informação não é interativa e não muda nem se move. Exemplos de cronograma estáticos incluem 

• Linhas cronológicas: os eventos são delineados em ordem com o evento mais antigo no lado esquerdo, avançando no tempo até o evento mais recente, no lado direito. 
• Cronogramas de gráfico de barras verticais: barras coloridas acompanham o progresso ao longo do tempo, de baixo para cima. Usadas com mais frequência em arrecadações de fundos para mostrar o progresso alcançado (e os fundos arrecadados) ao longo do tempo. 

Cronogramas dinâmicos

Os cronogramas dinâmicos são interativos e permitem que os usuários movam elementos e até alterem datas em tempo real para exibir resultados diferentes. Isso pode incluir a rolagem pelo cronograma, passar o mouse ou clicar em diferentes dados ou elementos para obter mais informações ou contexto e até mesmo incorporar vídeos ou ícones animados para envolver os espectadores e destacar informações importantes. 

Cronograma de projeto e gráfico de Gantt

As linhas do tempo de projeto e os gráficos de Gantt oferecem uma visão geral do projeto, mas servem a propósitos diferentes. 

O cronograma de projeto é um mapa visual simples do projeto do início ao fim. Ela fornece aos gerentes e às equipes um contexto rápido e resumido sobre a situação do projeto e o que está por vir. 

Um cronograma inclui quatro elementos principais: 

• Todas as tarefas do projeto
• Marcos importantes
• Datas de início e término de cada tarefa
• Proprietários de tarefas e atribuições  

Um gráfico de Gantt é mais detalhado e leva os cronogramas um passo adiante para incluir dependências de tarefas, prioridades e estimativas de tempo. 

Ambas são ferramentas eficazes para gerentes de projeto, mas os cronogramas são melhores para obter uma visão geral rápida do progresso de um projeto, algo especialmente útil para compartilhar com partes interessadas e líderes que não estão por dentro. Os gráficos de Gantt, por outro lado, oferecem detalhes mais aprofundados para a gestão diária. 

Como fazer um cronograma do projeto

Um cronograma de projeto oferece maiores benefícios para uma equipe quando criada no início de um projeto. Fazer um cronograma de projeto antecipadamente ajudará você a debater, planejar e executar o projeto com clareza e alinhamento. 

Veja como começar.

1. Esclareça o escopo do projeto

Antes de colocar tarefas e atribuições em um cronograma, primeiro você precisa delinear o escopo do projeto. O escopo descreve os limites do projeto, detalhando qual trabalho é necessário, quando precisa ser feito e quem o fará. 

Reúna-se com as partes interessadas e os membros da equipe para identificar o propósito, as metas, os principais resultados e o prazo esperado do projeto. Isso estabelece a base para uma visão clara para alinhar seus esforços e garantir que todos estejam em sintonia. 

Dica profissional: para projetos maiores, considere usar uma estrutura analítica do projeto (EAP) para definir melhor as entregas e delinear as partes do projeto com mais clareza. Isso tornará mais fácil mapear marcos e dividir o projeto em tarefas específicas em um cronograma posterior. 

2. Divida o projeto em marcos

Depois que o escopo do seu projeto for definido com sucesso, você poderá começar a organizá-lo em marcos. Marcos são marcadores de progresso que indicam em que estágio o projeto se encontra. Um marco pode ser uma entrega específica, como “design de wireframe”, ou uma etapa mais geral, como “revisão do cliente” ou “aprovação final”. 

Alguns marcos comuns incluem: 

• Transferências de uma etapa do projeto para a próxima
• Principais pontos de decisão que exigem a contribuição das partes interessadas
• Conclusão de entregas de alta prioridade
• Conclusão das fases do projeto (como porcentagem concluída). 

Trabalhe com suas partes interessadas para estabelecer marcos. 

3. Liste todas as tarefas necessárias

A seguir, liste todas as tarefas e atividades necessárias para atingir os resultados. O cronograma do projeto deve fornecer um esboço completo das entregas para referência. Avalie cada entrega e identifique todas as tarefas necessárias para concluí-las. O número de tarefas na lista depende do escopo de cada entrega. 

Observação: se uma entrega for muito ampla, você pode tratá-la como um subprojeto e criar outro cronograma separado na linha do tempo do projeto principal. 

4. Estime o tempo para cada tarefa

Com suas tarefas delineadas, a próxima etapa é estimar quanto tempo sua equipe levará para concluir cada tarefa. Criar estimativas de projetos pode ser complicado, especialmente se você estiver gerenciando tarefas maiores. 

Existem algumas maneiras de fazer isso com sucesso:

• Divida as tarefas em partes menores que sejam mais fáceis de estimar (como reuniões ou pesquisas)
• Revise projetos anteriores para ver quanto tempo levou para chegar a resultados semelhantes
• Consulte os membros da equipe e outros especialistas do assunto para obter um prazo realista para cada tarefa

5. Atribua tarefas às equipes

Comece a fazer atribuições. Revise o detalhamento de tarefas e os resultados para ver quais habilidades e conhecimentos são necessários para cada um. Faça atribuições com base em quem está mais qualificado e disponível.  

6. Plote tudo na linha do tempo 

Nesse ponto, você deve ter uma imagem clara do escopo, das entregas, das tarefas e das expectativas do projeto. Então, só falta plotá-lo na linha do tempo. Você pode delinear a linha do tempo manualmente em papel ou quadro branco, usar planilhas ou ferramentas de colaboração online. 

Qualquer que seja o método usado, as etapas básicas permanecem as mesmas:

• Mapeie o cronograma de projeto, a data de início e a data de término
• Trace marcos e tarefas ao longo do cronograma em ordem cronológica 
• Inclua descrições de tarefas, datas, duração e membros atribuídos à equipe

Pronto! Compartilhe com sua equipe e partes interessadas como um ponto de referência durante todo o projeto para manter todos alinhados.

Modelos de cronograma

Fazer um cronograma do zero é demorado. Economize tempo ao criar linhas do tempo visuais bonitas e envolventes com os seguintes modelos de cronograma da Lucid.

Cronograma do fluxo de trabalho

Planeje e acompanhe os fluxos de trabalho do seu projeto com este modelo simples de cronograma de fluxo de trabalho. Trace tarefas facilmente com notas adesivas codificadas por cores e mova-as ao longo do fluxo de trabalho conforme você avança. Marque os membros da equipe para notificá-los sobre informações importantes ou prazos próximos. 

Cronograma simples

Precisa apenas de uma linha cronológica direta? Use este modelo simples de cronograma para ver tarefas e eventos ao longo do tempo. Compartilhe o cronograma com colegas para colaborar facilmente nas tarefas, manter-se alinhado em relação aos prazos e garantir que todos estejam em sintonia.

Cronograma de projeto

Mantenha várias equipes alinhadas em seu projeto ao longo do tempo com este modelo de cronograma de projeto. Este cronograma de projeto permite traçar tarefas e eventos importantes ao longo do tempo, enquanto visualiza a propriedade individual e da equipe. 

Cronograma em gráfico de Gantt

Os cronogramas em gráfico de Gantt são gráficos de barras horizontais que fornecem uma visão detalhada do projeto ao longo do tempo. Use este cronograma em gráfico de Gantt para gerenciar projetos, coordenar tarefas e rastrear dependências principais, durações de tarefas e recursos. 

Aumente o nível do cronograma do seu projeto 

Aproveite ao máximo o cronograma do projeto e prepare-o para o sucesso com estas dicas:

Use o método do percurso crítico para estimar com precisão o prazo do projeto

Ao se preparar para definir cronograma do projeto, considere usar o método do percurso crítico para identificar as principais atividades que determinam a duração do projeto. O percurso crítico é a sequência mais longa de tarefas necessárias para concluir um projeto. Se alguma dessas tarefas críticas for atrasada, todo o projeto pode sair do prumo. 

Compreender o percurso crítico desde o início pode ajudar a estimar corretamente as linhas do tempo de projeto e mapear tarefas com base nas principais dependências.  

Aproveite as vantagens das ferramentas de colaboração compartilhada 

Você pode mapear o cronograma manualmente ou em uma planilha, mas a maneira mais fácil de criar um cronograma do projeto é por meio de uma solução como o Lucidspark.

O modelo dinâmico de cronograma de projeto do Lucidspark ajuda a ver cronograma num instante, colaborar com sua equipe e compartilhar atualizações de progresso com as partes interessadas, tudo a partir de uma única fonte de informações.

Revise o cronograma regularmente

Seu projeto evoluirá com o tempo à medida que surgirem novos fatores ou novas restrições. O cronograma deve se adaptar para permanecer relevante. Revise regularmente o cronograma do projeto para identificar onde é preciso fazer mudanças. Por exemplo, você pode ajustar as atribuições de tarefas à medida que as cargas de trabalho mudam ou os membros da equipe são realocados ou saem do projeto. 

Neste momento é útil hospedar seu cronograma em um software de colaboração visual que roda na nuvem, como o Lucidspark. Sempre que seu projeto for alterado, você poderá modificar facilmente seu cronograma no Lucidspark, e as alterações ficarão visíveis para toda a equipe em tempo real.   

Leve seus projetos até a linha de chegada 

Os cronogramas de projeto formam uma etapa simples, mas essencial para conduzir um projeto bem-sucedido. Comece seu projeto com o pé direito com cronogramas claros que mantêm suas equipes alinhadas e as partes interessadas satisfeitas.