Como usar diagramas de afinidades para organizar ideias

Se você já passou por uma reunião de brainstorming desorganizada, é mais ou menos assim: os participantes têm diferentes entendimentos do propósito da reunião. Quando o brainstorming começa, uma única pessoa tende a contribuir com a maioria das ideias, enquanto os outros participantes se distraem, não prestam atenção e fazem outras coisas no computador e celular. As ideias geradas pela equipe acabam sendo difíceis de entender e poderiam ser muito mais criativas.

O diagrama de afinidades ajuda com tudo isso. Com o método de diagramação de afinidades, toda a sua equipe se envolve para gerar ideias, categorizar pensamentos e priorizar tópicos. E o melhor é que os diagramas de afinidades são ótimos para classificar e organizar enormes quantidades de ideias, o que é bom para equipes grandes, e ideias e problemas complexos. 

Vamos mostrar como usar um diagrama de afinidades on-line para aproveitar ao máximo o tempo junto com sua equipe.

O que é um diagrama de afinidades?

O diagrama de afinidades foi criado pelo antropólogo japonês Jiro Kawakita na década de 1960 e, curiosamente, era inicialmente chamado de diagrama “KJ” em sua homenagem. Kawakita foi influenciado por filósofos como Kant, Hegel e Bergson e buscava solucionar problemas complexos, como a desintegração do equilíbrio ecológico do Vale Sikha, no Nepal. Hoje em dia, diagramas de afinidades são usados de inúmeras formas nas empresas.

Quando usar um diagrama de afinidades

Há duas situações ideais para usar um diagrama de afinidades:

1. Para resolver um problema complexo — para tal, é necessário classificar uma grande quantidade de dados. Por exemplo, se você está aprimorando a experiência do usuário, junte as ideias de sua equipe sobre todos os aspectos da UX, desde o tamanho da fonte aos menus suspensos. 
2. Para reunir pontos de vista únicos — o início do processo de criação de um diagrama de afinidades é algo bastante individual, algo que inspira ideias e sugestões únicas. 

Como fazer um diagrama de afinidades

O método tradicional de diagramação de afinidades exige uma quantidade imensa de notas adesivas. Embora sejam divertidas, é difícil mantê-las organizadas e compartilha-las. É muito melhor usar diagramas de afinidades on-line pois podem ser compartilhados com poucos cliques e acessados instantaneamente. 

Para realizar sua própria sessão de diagramação de afinidades com o Lucidspark:

1. Escolha um líder — provavelmente será você, mas, se for outra pessoa, certifique-se de que o(a) líder apontado(a) saiba conduzir uma sessão de diagramação de afinidades, quanto tempo o brainstorming vai durar, como configurar o mural do Lucidspark e como coordenar cada etapa da sessão. 

2. Prepare seu mural — crie um mural de brainstorming no Lucidspark, e no convite de calendário da sessão de brainstorming, compartilhe o link para os convidados poderem acessar a plataforma colaborativa. Convide funcionários de uma grande variedade de funções para o brainstorming. Não recomendamos ter muitas pessoas envolvidas, e quanto maior a variedade de opiniões, melhores e mais criativas serão as soluções.

3. Apresente o problema — defina o problema que precisa ser resolvido e use isso como o título do seu diagrama de afinidades, ou simplesmente crie uma caixa destacada na parte superior do diagrama com o problema. Isso ajuda a manter todos os participantes alinhados durante a sessão. Se o problema for arrecadar R$ 10 milhões em uma semana, coloque “Como arrecadar R$ 10 milhões até sexta-feira” no topo do espaço colaborativo para manter todos focados no assunto.

4. Inicie o brainstorming — esta parte da sessão é individualizada. Cada membro de sua equipe recebe uma cor única no mural e eles devem contribuir com o máximo de ideias possível na plataforma colaborativa. Diferentemente de um brainstorming típico em que a equipe fala e gera ideias junta, brainstormings de diagramas de afinidades geralmente são feitos em silêncio. Com o Lucidspark, você pode definir um temporizador para incentivar a equipe a contribuir com o maior número possível de ideias dentro de um determinado tempo. 

5. Organize as ideias — no final da sessão de brainstorming, você terá gerado uma grande quantidade de ideias. Isso pode parecer um pouco intimidador, mas o próximo passo é especialmente divertido: agrupe os dados em tópicos. 

Use caixas em seu mural do Lucidspark para organizar ideias por temas à medida que são geradas no brainstorming. Se você perceber que, por exemplo, algumas das suas soluções precisam de outra plataforma de gerenciamento de conteúdo, você pode agrupá-las e rotulá-las como “soluções de gerenciamento de conteúdo”. É importante envolver toda a equipe, mas o líder pode oferecer sugestões de nomes para as caixas. Se houver ideias duplicadas, basta excluir uma delas. O Lucidspark facilita todo esse passo, pois nele, as notas adesivas virtuais podem ser arrastadas e facilmente organizadas à vontade.  

6. Veja como um todo — depois de organizar as ideias em caixas, é hora de ver o projeto como um todo por meio do diagrama de afinidades. Normalmente, você fará descobertas interessantes imediatamente, como por exemplo, um maior número de ideias contidas em determinados contêineres. Isso levará você às próximas etapas, como a de priorizar ideias e determinar as melhores soluções.

Dicas adicionais:

• Não tente usar um diagrama de afinidades para uma ideia simples. Essas sessões são indicadas para quando há mais de 15 contribuições.
• Não se aprofunde demais nas caixas. Mantenha-as amplas e as ideias específicas.
• Fique à vontade para remover ideias durante o projeto. Algumas delas serão totalmente insustentáveis, então você pode excluí-las. O Lucidspark tem um recurso de controle de versão, portanto, caso se arrependa de ter excluído algo, você pode abrir uma versão anterior e recuperar a ideia. Tente não editar as ideias logo ao inseri-las no mural, pois isso pode desestimular a contribuição dos participantes da equipe. Deixe isso para o final.
• Não se preocupe com os próximos passos durante o brainstorming, eles surgirão assim que o diagrama de afinidades estiver totalmente organizado. 

Como o Lucidspark ajuda a criar diagramas de afinidades

O Lucidspark oferece uma maneira prática e eficiente de colaborar em equipe, especialmente se forem equipes remotas ou híbridas. Em vez de tentar administrar centenas de notas adesivas que exigem participação presencial e um espaço físico na parede, use a plataforma de colaboração e notas adesivas infinitas do Lucidspark. Não se preocupe, nenhuma delas descolará da parede e desaparecerá debaixo de uma cadeira.

Em vez de registrar as notas adesivas tirando fotos ou pedindo para alguém anotá-las em um e-mail, tudo é salvo automaticamente, o que significa que o trabalho feito pela equipe nunca se perderá.

Para criar um diagrama de afinidades on-line no Lucidspark, você pode começar com um modelo pronto de diagrama de afinidades, ou usar caixas, marcadores e os recursos de agrupar e classificar para juntar ideias automaticamente e iniciar o projeto de forma rápida.

Provavelmente alguns membros de sua equipe não poderão participar do brainstorming, portanto, você pode compartilhar o diagrama de afinidades com quem não esteve na sessão e pedir para contribuírem com ideias ou fazerem comentários sobre as contribuições dos outros participantes. Você também pode atribuir tarefas diretamente do Lucidspark, exportar contribuições para o Lucidchart e transformar o diagrama de afinidades em tarefas práticas.