Dicas pré-reunião: configure seu mural no Lucidspark

Nada é mais entediante em reuniões de trabalho do que uma apresentação cheia de texto. Ou um monólogo interminável. Palavras e textos são ótimos, claro, mas com moderação. E, muitas vezes, as reuniões têm bastante conversa mas pouca comunicação de verdade. Temos dito isso na Lucid há anos: para comunicar com eficiência, é preciso comunicar visualmente.  

Claro, não basta só inserir algumas imagens na tela para a reunião ficar melhor ou mais eficiente, como se fosse mágica. Assim como os encontros de planejamento estratégico, as reuniões precisam de duas coisas para serem produtivas: uma comunicação eficiente e o envolvimento dos participantes. Não adianta incluir elementos visuais se os colegas de trabalho não interagem com eles. 

Como é isso na prática? Conheça o Lucidspark. Com o Lucidspark, você pode planejar uma reunião da mesma forma como faria em um quadro branco: quais são os objetivos? Quais ideias precisam ser desenvolvidas? Com o Lucidspark, você pode definir um plano abrangente antes mesmo da reunião para garantir que abordou todos os pontos-chave. E como o Lucidspark é colaborativo, é fácil interagir com cada pessoa na reunião: elas podem acrescentar ideias, tarefas e muito mais em tempo real. 

Dicas para configurar seu mural no Lucidspark

O Lucidspark oferece muitos recursos, mas por onde começar? Sabemos que há uma grande quantidade de informações, e isso pode ser um pouco intimidador. Portanto, criamos uma lista de dicas úteis para configurar seu mural no Lucidspark antes de começar uma reunião. Com o mural configurado, você poderá focar no que realmente importa: colaboração, comunicação e inovação. 

Adicione uma agenda ou um resumo do projeto ao painel de notas

Algumas reuniões podem realmente durar horas; é frustrante e acontece mais do que gostaríamos. Nesses casos, assuntos importantes talvez sejam deixados de lado por falta de tempo e, para compensar, mais reuniões são marcadas. É ineficiente e, convenhamos, extremamente irritante. 

Não deixe isso acontecer com você. Ao configurar seu mural de reunião no Lucidspark, acesse o painel de notas (no canto superior direito) para incluir uma agenda. Dessa forma, ao usar o mural durante a reunião, você pode manter controle do horário e os próximos passos... e planejar de acordo.

O painel de notas também é ótimo para armazenar informações acessadas com frequência, por exemplo, um resumo do projeto ou da reunião, itens de ação etc. 

Adicione um título

Sim, é um pouco óbvio, mas queremos deixar claro que se você não nomear seu mural do Lucidspark, você corre o risco de confundi-lo com outros documentos sem título. Além disso, um bom título ajuda seus colegas a se sentirem mais à vontade assim que abrirem o mural. (Dica: seja consistente na forma como cria títulos, para seus documentos não causarem nenhuma confusão no futuro.)

Use contêineres para configurar várias áreas de trabalho

Um dos recursos mais úteis dos murais do Lucidspark é não ter limite de tamanho. Mas, com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades. Como líder da reunião, é seu dever manter o mural organizado. 

Ao configurar o mural antes de uma reunião, considere as características do encontro: quem vai participar? Quais tarefas precisam ser realizadas? Outras pessoas vão editar o mural? 

Em seguida, use contêineres para organizar o mural. Você pode ter um contêiner para cada ideia ou problema que identificar nas sessões de brainstorming, ou para cada indivíduo/equipe participando da reunião.  

Use modelos

Qual é o objetivo da sua reunião? Brainstorming? Fazer uma análise? Ou outra coisa? Antes de criar seu próprio mural do Lucidspark do zero, veja a biblioteca de modelos. Muito provavelmente há um modelo pronto que ajudará você a definir sua estrutura mais rápido ainda. 

Adicione instruções

Já dissemos isso, mas vale ressaltar: uma reunião pode realmente durar horas. E por quê? Muitas vezes é porque as pessoas entram no meio da reunião e precisam ser atualizadas. Ou seja, é preciso repetir o começo da reunião. 

Embora isso seja inevitável, o Lucidspark pode ajudá-lo a tomar medidas preventivas. Para cada parte ou seção de seu mural, adicione uma caixa de texto com instruções simples. Quem chegar atrasado pode rapidamente se atualizar e ficar por dentro do que está acontecendo. 

Você também pode adicionar setas entre cada seção para mostrar a ordem em que vai abordá-las. Dessa forma, quem chega tarde pode ver o que perdeu. 

Inclua uma legenda

Se quiser usar cores ou emojis para organizar suas ideias, inclua uma legenda (uma pequena tabela com cores ou símbolos e seus respectivos significados). Só porque seu sistema faz sentido para você, não significa que todos o entenderão sem maiores explicações. Adicione uma legenda rapidamente para explicar o sistema de classificação e alinhar todo mundo. 

Use o recurso de “compartilhamento” 

Como falamos acima, os murais do Lucidspark não têm limite de tamanho, o que é ótimo, porque você pode incluir muitas informações em um único mural. No entanto, provavelmente nem todas as pessoas com quem você compartilha o mural precisarão saber de todas essas informações. 

Se você acha que não é muito prático ter que vasculhar um mural inteiro para encontrar uma área específica, não se preocupe, temos uma solução. Ao compartilhar seu mural do Lucidspark com colaboradores, você pode usar um link para direcioná-los diretamente à parte do mural que precisam acessar. Basta abrir a caixa de diálogo Compartilhar, clicar em “Gerar link para compartilhar” no canto superior direito e selecionar a caixa “Link da exibição atual”.

Para líderes de reuniões presenciais ou virtuais, incentivar um envolvimento maior dos participantes é difícil, porém fundamental. Use os recursos de colaboração visual do Lucidspark para ajudar seus colegas de equipe a se manterem envolvidos durante toda a reunião.