Como a EVBox usa o Lucidspark para promover o trabalho colaborativo on-line

Quando a equipe de marketing da EVBox decidiu lançar um novo projeto para entender melhor os fluxos da jornada de seus clientes, sua maior prioridade era que fosse um processo muito colaborativo. Com tantas equipes envolvidas antes mesmo de um cliente potencial ser indicado para a área de vendas, a equipe procurava adotar uma abordagem mais integrada para toda a jornada do cliente. 

Tom Smedes, gerente de marketing de aquisição; Justyna Krakowiak, designer de UX e marketing de crescimento; e Eszter Major, especialista em anúncios começaram organizando oficinas sobre a jornada do cliente. Com todos os funcionários trabalhando de forma remota, eles precisavam de uma ferramenta que possibilitasse a colaboração e interação entre suas equipes — sem estarem presentes na mesma sala. 

Segundo Justyna: 

“Podemos conversar pelo Zoom, mas duas pessoas com as vozes mais fortes acabam dominando a conversa, e parece não haver uma unanimidade no final da reunião. Portanto, sabíamos que esse não seria o melhor método para nós. Procurávamos uma ferramenta onde pudéssemos colaborar juntos, votar e permitir que as pessoas voltassem a acessar o mural para ver o que aconteceu durante a oficina, e tudo com um visual agradável".

No tempo em que Justyna experimentava ferramentas como o Miro e Stormboard no passado, a EVBox já usava o Lucidchart. Para deixar tudo mais prático e manter documentos em um único lugar, a equipe decidiu continuar usando o conjunto de recursos da Lucid. Escolheram o Lucidspark como seu espaço de trabalho virtual e colaborativo, e rapidamente perceberam que o produto atendia todas as suas necessidades. 

Brainstorming e colaboração remota

Com o Lucidspark devidamente implementado, Justyna e Tom estavam preparados para realizar as oficinas virtuais. Fizeram diversas oficinas de quatro horas, com 20 a 30 pessoas das áreas de marketing e vendas. Justyna criou um modelo para ajudar a estruturar as reuniões e manter o mural organizado. Ela já havia mapeado a jornada do usuário no Lucidchart, e ainda economizou tempo e esforço ao importar o conteúdo do Lucidchart para o novo mural do Lucidspark e não ter que recriar seu trabalho. 

Em cada oficina, Justyna começava apresentando uma visão geral do perfil em questão para o projeto. Em seguida, o grupo trabalhava no mural do Lucidspark juntos e em tempo real para esboçar, passo a passo, a jornada do cliente para o perfil. Ao colaborar entre as equipes, eles identificaram metas, canais, pensamentos e emoções dos clientes em cada fase. 

Conforme as equipes trabalhavam em um espaço compartilhado, elas conseguiam identificar boas oportunidades para alinhar suas equipes de marketing. Enquanto todos trabalhavam no mesmo objetivo de gerar clientes potenciais, surgiam isolamentos na medida em que cada equipe buscava cumprir o objetivo de maneiras diferentes. Com todos contribuindo em um espaço de trabalho visual compartilhado, podiam visualizar tudo que estavam fazendo, identificar lacunas e sincronizar seus esforços coletivos. Segundo Eszter, "o plano da jornada do cliente que criamos nos ajudou a conectar os pontos. Pela primeira vez, podíamos ver tudo em que a equipe estava trabalhando com facilidade e clareza”.

Justyna gostou muito da facilidade em que todos podiam acessar o mural durante a reunião. “Acredito que o principal benefício é que todos podem ter acesso ao seu próprio mural. Ou seja, você não precisa compartilhar uma tela durante as oficinas. Todo mundo pode aproximar e afastar o zoom, dependendo do tamanho da tela que eles têm em casa. E as pessoas também podem ver o que eu estou fazendo. Caso fiquem confusos, podem escolher me seguir no mural. Isso é ótimo porque cada pessoa tem seu próprio ritmo de trabalho.”

A equipe também gostou muito de poder ter momentos de “trabalhar juntos, mas sozinhos”, como Justyna definiu. A colaboração era animada e dinâmica, mas às vezes a equipe também dedicava um tempo para trabalhar em silêncio e adicionar itens ao mural individualmente. Justyna descobriu que as pessoas que normalmente não falam nas reuniões podem contribuir com ideias interessantes se tiverem a oportunidade e tempo para pensar anonimamente. 

Incentivo ao trabalho em pequenos grupos 

Depois de trabalhar juntos para entender a jornada básica do cliente, Justyna dividiu a equipe em murais simultâneos, certificando-se de juntar os representantes de diferentes equipes. Cada grupo trabalhava no Lucidspark para esboçar os passos e pontos de contato envolvidos na jornada do cliente, e fazer um brainstorming de ideias para otimizar a jornada. 

Eszter gostou da facilidade de uso da plataforma. “Trabalhamos em murais simultâneos durante as oficinas, então precisávamos de uma ferramenta fácil de entender. Um dos benefícios do Lucidspark é ser muito intuitivo e prático".

Como o trabalho podia ser feito de forma síncrona e assíncrona, a equipe da EVBox descobriu que conseguia gerar ideias ainda melhores. Justyna esclarece: “Às vezes, se a reunião estava se estendendo demais e as pessoas já estavam cansadas, falávamos, "Vamos fazer uma pausa. Pensem um pouco sobre tudo e adicionem ideias ao mural mais tarde". Antigamente, tudo que você fazia tinha que começar e terminar no tempo da oficina. Hoje em dia, você pode trabalhar em partes, o que é muito importante porque as ideias surgem nas pessoas em momentos diferentes.” 

As sessões em murais simultâneos ajudavam a organizar o mural ao longo da oficina. E o temporizador mantinha um ritmo estável entre todos os participantes, principalmente por haver inúmeras fases para desenvolver, e a Justyna não podia estar presente para organizar todas as sessões. 

No final das sessões, cada equipe apresentava suas ideias para o restante do grupo e fornecia o contexto dos seus processos de pensamento. As ideias eram inseridas no mural principal conforme avançavam.  

No futuro, a equipe poderá usar os murais simultâneos recém-lançados do Lucidspark para realizar esse mesmo trabalho em pequenos grupos com facilidade. Os colaboradores podem escolher o mural simultâneo em que desejam participar, e eles serão redirecionados para outro mural do Lucidspark para trabalhar com sua equipe menor. Em seguida, todos podem voltar para o mural principal para sintetizar suas ideias em grupo. 

Segundo Tom, o maior benefício do Lucidspark é a facilidade com que a plataforma oferece uma colaboração prática, não importa a situação.

“Não é fácil colaborar quando todos estão remotos. O Lucidspark nos ajuda a visualizar e trabalhar no mesmo mural, e a elaborar a jornada do cliente. Sem uma ferramenta como o Lucidspark, é muito difícil fazer isso virtualmente.”

Sintetiza e cria alinhamento 

Depois de juntar as ideias coletivas de todos, a equipe conseguiu organizar e priorizá-las para continuar desenvolvendo o projeto. Nessa parte da oficina, foi usada uma combinação do recurso tradicional de votação e de reações com emojis do Lucidspark, o que ajudou a avançar para os próximos passos. Justyna falou sobre os benefícios de combinar os dois recursos: 

“Acredito que a votação é realmente muito importante, e é ótimo poder realizar várias rodadas e ter um relatório da votação para analisar posteriormente. E eu também gosto muito de usar reações com emojis, porque você nem sempre sabe o motivo do voto das pessoas. Os emojis ajudam porque são um reflexo de uma emoção. É ótimo poder contar com esse recurso, e não me lembro de ver isso nas ferramentas de quadro branco que já experimentei".

Depois de identificar as ideias preferidas de todos, uma equipe pequena atribuiu uma pontuação para as ideias de acordo com sua popularidade e viabilidade, e chegou às 30 melhores — que então foram incluídas em uma visão geral da campanha no Lucidspark. Outra rodada de votação referente a essa visão geral identificou os itens de ação que a equipe já podia começar a desenvolver. Justyna também planeja criar uma visão geral de toda a jornada do usuário, que irá juntar todas as ideias e informações obtidas dessas oficinas. 

Justyna falou sobre os benefícios de usar o Lucidspark para este processo de síntese: “Acredito que, em comparação com oficinas típicas, o Lucidspark definitivamente ajuda a economizar tempo ao analisar tudo o que acontece. Você não precisa tirar fotos de uma tonelada de notas adesivas para tentar descobrir qual caminho deverá seguir".

Tom concorda que o Lucidspark ajuda a economizar tempo e proporciona mais eficiência.

“Com o Lucidspark, você pode documentar tudo e usar esses documentos ao longo do projeto. Você pode começar com esboços e ideias iniciais, e depois transformá-los em algo muito maior. Você se torna mais eficiente e reduz o número de reuniões e trabalhos de acompanhamento". 

A equipe da EVBox agora sabe qual o melhor caminho para seguir, e buscam otimizar a jornada do cliente e conquistar novos usuários. E a empresa tem a certeza de que suas equipes irão colaborar entre si para gerar ideias incríveis, não importa se estão trabalhando de forma presencial ou remota.