Asynchrone vs. synchrone Zusammenarbeit

Wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen erledigt wird, hängt von den Vorlieben, Bedürfnissen und Rollen Ihres Teams ab. Sowohl die asynchrone als auch die synchrone Kommunikation bieten Unternehmen Flexibilität in der Arbeitsweise und ermöglichen Teams eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation.

Hier erfahren Sie, wie man sich zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation entscheidet und wann und wo die jeweilige Methode der Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Was ist asynchrone Zusammenarbeit?

Von einer asynchronen Zusammenarbeit spricht man, wenn Teammitglieder nach ihrem eigenen Zeitplan zusammenarbeiten, ohne zur selben Zeit anwesend zu sein. Jeder meldet sich, wann immer es möglich ist. Alle erledigen ihre Arbeit getrennt und kommunizieren über ein asynchrones Tool oder eine entsprechende Plattform. E-Mails, Projektmanagementsoftware und Tools für die berufliche Kommunikation sind beliebte Mittel für die Zusammenarbeit. Auch wenn nicht alle gleichzeitig online sind, arbeitet jedes Teammitglied dennoch als Teil des Teams und leistet seinen Beitrag.

Definition

Asynchrone Zusammenarbeit wird durch Gruppenarbeit definiert, die innerhalb unabhängiger Zeitpläne durchgeführt wird. Das Internet hat die Beliebtheit der asynchronen Zusammenarbeit am Arbeitsplatz eröffnet und ausgeweitet, obwohl die Akzeptanz durch die technologische Entwicklung überholt wurde und einige Unternehmen der asynchronen Arbeit zunächst skeptisch gegenüberstanden.

Methoden der asynchronen Zusammenarbeit

Da die asynchrone Zusammenarbeit den Teams die Möglichkeit gibt, individuellen Zeitplänen zu folgen, ist die Nutzung von Onlinekommunikationstools, die den Informationsaustausch erleichtern, eine beliebte (und notwendige) Arbeitsweise. Videonachrichten, Präsentationsfolien, gemeinsam genutzte Dokumente und Messagingplattformen erleichtern Projektmanagern/-innen und Vorgesetzten den Austausch von Kontext und Daten für anstehende Projekte.

Hier finden Sie einige Ideen für die asynchrone Zusammenarbeit über das Internet:

• E-Mail-Threads: Die einfache E-Mail-Nachricht ist eines der ersten Projektmanagementtools des Internets. Bei komplexen Projekten kann die Nachverfolgung von Details und die gemeinsame Nutzung von Daten über E-Mails komplizierter werden, aber einfache Aufgaben lassen sich oft recht einfach über E-Mail-Threads erledigen.
• Private Nachrichten: Eine asynchrone Diskussion zwischen zwei Personen lässt Raum für zusätzliche Informationen, die Beantwortung von Fragen und den privaten Austausch von Dokumenten. Nachrichten lassen sich leichter organisieren als E-Mails und es ist einfach, kurze Folgefragen zu stellen oder einen kleinen Kommentar abzugeben.
• Projektdokumente: Die Zusammenarbeit über ein gemeinsames Dokument ist ideal für die kreative Arbeit, wenn Sie gemeinsam ein Arbeitsergebnis erstellen, beispielsweise ein Whitepaper oder eine Präsentation. Sie können ein gemeinsames Dokument auch für ein Brainstorming nutzen oder darüber einer Gruppe komplexe Informationen oder Schulungen vermitteln, ohne ein Meeting abzuhalten.
• Sprachnachrichten: Als Alternative zu einer Präsentation bietet eine Sprachnachricht die Möglichkeit, komplexe Informationen asynchron zu schulen oder weiterzugeben. Ihre Teammitglieder können bei Bedarf Folgefragen stellen und Sie können dieselben Informationen mehrmals weitergeben, ohne wiederholt persönliche Gespräche führen zu müssen.
• Virtuelle Whiteboards: Da viele Menschen visuell denken und sich manche Themen besser für die visuelle Zusammenarbeit eignen, bietet ein digitales Whiteboard ein hohes Maß an Flexibilität und Funktionalität für asynchrone Teams. Ein gutes Whiteboard dient als Referenzdokument für die besten Ideen Ihres Teams und eignet sich oft besser als andere Methoden, um flüchtige Gedanken festzuhalten.

Asynchrone Kommunikation ist für verteilt arbeitende Teams unverzichtbar, aber es gibt auch Situationen, in denen synchrone Kommunikation die bessere Wahl sein kann.

Was ist synchrone Zusammenarbeit?

Bei der synchronen Zusammenarbeit müssen Teams zur gleichen Zeit zusammenarbeiten – oft von Angesicht zu Angesicht oder per Video- oder Telefonanruf. Auch die synchrone Arbeit kann über Messagingplattformen erfolgen. Bei der synchronen Arbeit wird in der Regel erwartet, dass alle im Team zu den gleichen Zeiten arbeiten und nach dem gleichen Zeitplan erreichbar sind.

Bevor es das Internet gab, fand die meiste Arbeit synchron und persönlich am selben Ort statt. Das klassische Beispiel für synchrone Zusammenarbeit ist ein Team, das im Büro arbeitet und zu ähnlichen Zeiten kommt und geht. Viele Unternehmen betrachten die synchrone Zusammenarbeit immer noch als idealen Rahmen für die Förderung von Teamarbeit und Kreativität.

Definition

Die synchrone Zusammenarbeit zeichnet sich durch die gemeinsame Arbeit in Form von Meetings, nahezu sofortigen Antworten auf Nachrichten und einen gemeinsamen Zeitplan aus. Es wird eine ähnliche Verfügbarkeit erwartet, damit die Teammitglieder ihre Arbeit zur gleichen Zeit erledigen und sich bei Bedarf an die anderen wenden können.

Methoden der synchronen Zusammenarbeit

Die Teammitglieder reagieren fast sofort auf Nachrichten und nutzen Meetings, um Informationen auszutauschen und Arbeitsschwerpunkte festzulegen. Einzelgespräche und Gruppenmeetings können einen großen Teil des Arbeitstages einer Führungskraft ausmachen. Wenn das gesamte Team gleichzeitig arbeitet, können Tools für die Zusammenarbeit Unterbrechungen begünstigen, aber gleichzeitig den einzelnen Mitarbeitern ermöglichen, schnelle Antworten zu geben und zu erhalten.

Zu den Tools, die die synchrone Zusammenarbeit erleichtern, gehören unter anderem:

• Videokonferenzen: Ein Anruf über Zoom, Facetime, Google Meet oder eine andere Videokonferenzplattform erfordert die Verfügbarkeit aller Teilnehmer:innen und ermöglicht es Ihrem Team, sich gegenseitig zu sehen. Videokonferenzen sind immer dann am besten geeignet, wenn es darum geht, eine Beziehung aufzubauen, komplexe Informationen weiterzugeben oder ein Thema zu besprechen, bei dem Unsicherheiten bestehen.
• Telefonanruf: Ein Telefongespräch ermöglicht eine direkte Konversation in Echtzeit, ohne dass man sich über einen Videohintergrund Gedanken machen oder visuelle Ablenkungen befürchten muss. Das kann eine großartige Strategie sein, um ein Problem zu zweit zu besprechen oder Informationen zu überprüfen, wenn man kein geteiltes Bild benötigt.
• Messaging: Obwohl Messaging häufig asynchron verwendet wird, können Sie es auch im Rahmen einer synchronen Zusammenarbeit einsetzen. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass von den Teams erwartet wird, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens für die Beantwortung ihrer Nachrichten verfügbar zu sein.
• Whiteboard oder freigegebenes Dokument und Videoanruf: Über einen Videoanruf können Sie ein Whiteboard freigeben. So haben alle Teammitglieder während der Zusammenarbeit den gleichen Kontext.

Diese beiden Frameworks für die Zusammenarbeit haben Vor- und Nachteile. Sie sollten sich also genau überlegen, wie und wann Sie sie einsetzen möchten.

Wann ist es sinnvoll, asynchrone Zusammenarbeit zu nutzen?

Die asynchrone Zusammenarbeit ist besonders effektiv, wenn Teams geografisch verteilt sind, Projekte durch unabhängige Arbeit abgeschlossen werden können und längere Phasen intensiver Arbeit erforderlich sind. Eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte in verschiedenen Branchen und Disziplinen kann durch eine Änderung der Kommunikationsmittel und -strategien an asynchrone Arbeitsweisen angepasst werden.

Viele Teams begannen infolge der Coronapandemie und der Notwendigkeit, aus der Ferne zu arbeiten, erstmals in größerem Umfang mit dem Einsatz asynchroner Kommunikation. Dieses internationale Experiment hat vielen Unternehmen gezeigt, wann die asynchrone Zusammenarbeit zu empfehlen ist:

• Bei internationalen Teams: Wenn Ihr Team über mehrere Zeitzonen hinweg arbeitet, können dank der asynchronen Zusammenarbeit alle Beteiligten ihren Beitrag leisten, auch wenn sie weit entfernt sind und sich nicht zur gleichen Zeit anmelden.
• Zur Reduzierung von Unterbrechungen: Die Schaffung eines ausgewogenen Verhältnisses zwischen Arbeits- und Privatleben für Ihr Team kann durch asynchrone Zusammenarbeit erleichtert werden, da die Mitarbeitende ihre beste Arbeit an komplexen Projekten leisten können und das Gefühl haben, dass sie die Verbindung zu den Kommunikationskanälen regelmäßig und ohne Konsequenzen unterbrechen können.
• Zur Erweiterung Ihrer Reichweite: Wenn Sie die Akzeptanz für ein Gemeinschaftsprojekt erhöhen oder auch nur ein paar mehr Beteiligte zur Mitarbeit ermutigen möchten, ist die asynchrone Zusammenarbeit von Vorteil.

Wenn Sie unsicher sind, können Sie die asynchrone Zusammenarbeit zunächst als Experiment ausprobieren. Beginnen Sie damit, Einzelheiten zum Projekt, Meeting oder der Arbeit aufzuschreiben – wenn Sie die Informationen festhalten oder aufzeichnen können und anderen die Möglichkeit geben, später Fragen zu stellen, können Sie die asynchrone Zusammenarbeit wahrscheinlich für Ihre Situation nutzen.

Wann ist es sinnvoll, synchrone Zusammenarbeit zu nutzen?

Eine synchrone Zusammenarbeit ist oft notwendig, wenn ein hohes Maß an Mehrdeutigkeit besteht, das Thema sehr detailliert oder komplex ist oder das Projekt sofortiges Handeln erfordert. Indem Sie Teammitglieder zur gleichen Zeit zusammenbringen, können Sie eine Diskussion in Echtzeit führen und erhalten sofortiges Feedback und eine unmittelbare Interaktion.

Eine weitere Strategie ist die Kombination von synchroner und asynchroner Zusammenarbeit. Sie wird häufig in Umgebungen mit dezentraler Arbeit eingesetzt, um die Vorteile beider Formen der Zusammenarbeit zu nutzen.

Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass „asynchrone Zusammenarbeit“ nicht unbedingt gleichbedeutend mit „Homeoffice“ ist, und dass „synchrone Zusammenarbeit“ nicht unbedingt gleichbedeutend mit „Arbeit im Büro“ ist. Es ist möglich, ein hocheffizientes synchrones Team zu haben, das vollständig online arbeitet. Ebenso ist es möglich, ein bürobasiertes Team mit einem gemeinsamen physischen Arbeitsbereich zu haben, das mit zeitlich versetzten Arbeitszeiten arbeitet (mit oder ohne geplanten Überschneidungen). Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, sollten Sie das Modell für die Zusammenarbeit auf die Art und Weise abstimmen, wie Ihr Team am besten arbeiten kann.

So lässt sich Lucidspark für beide Arten der Zusammenarbeit nutzen

Mit Lucidspark können Teams visuelle Darstellungen erstellen und gemeinsam bearbeiten oder ein digitales Whiteboard verwenden, um ihre Ideen und Informationen auszutauschen. Sie können Lucidspark während eines Meetings verwenden oder eine visuelle Darstellung erstellen, die Sie für Ihr Team freigeben, um Kommentare und Vorschläge einzuholen. Das gesamte Brainstorming und die Diskussionen bleiben nach dem Meeting in dem freigegebenen Dokument erhalten und können von den Teammitgliedern in Ruhe noch einmal angesehen werden.

Die visuelle Kommunikation bietet sowohl für die asynchrone als auch für die synchrone Zusammenarbeit Möglichkeiten, unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitende vom Homeoffice aus oder vor Ort arbeiten. Diese Strategie optimiert die Kommunikation und ermöglicht es allen, den gleichen Kontext zu sehen und damit zu arbeiten.