Collaborations asynchrone et synchrone : comparatif

La méthode de travail de votre organisation peut dépendre des préférences, des besoins et des différents rôles des membres de votre équipe. La communication asynchrone et la communication synchrone offrent toutes deux une certaine souplesse dans les méthodes de travail et permettent aux équipes de collaborer et d’échanger efficacement.

Voici comment choisir entre une communication asynchrone et une communication synchrone – et dans quels cas et à quels moments privilégier l’une ou l’autre de ces méthodes de collaboration. 

Qu’est-ce que la collaboration asynchrone ?

La collaboration asynchrone désigne le fait de travailler ensemble selon les horaires des uns et des autres sans être actifs au même moment. Les employés se connectent lorsqu’ils sont disponibles, effectuent leur travail séparément et échangent par l’intermédiaire d’un outil ou d’une plateforme asynchrone. La messagerie électronique, les logiciels de gestion de projet et les outils de communication destinés aux entreprises sont, dans ce contexte, des moyens courants de collaboration. Même si tout le monde n’est pas en ligne en même temps, chaque membre de l’équipe travaille et apporte sa contribution comme il le ferait en temps normal.

Définition

La collaboration asynchrone consiste pour les membres d’un groupe à travailler chacun selon ses propres horaires. Grâce à Internet, cette méthode de travail a gagné en popularité auprès des entreprises. En vérité, la technologie était disponible depuis un moment, mais ce mode de collaboration a initialement suscité un certain scepticisme.

Méthodes de collaboration asynchrone

En permettant aux collaborateurs de suivre leur propre emploi du temps, les outils de communication en ligne qui facilitent le partage d’informations sont devenus aussi populaires qu’indispensables. Les messages vidéo, les diapositives de présentation, les documents partagés et les plateformes de messagerie aident les chefs de projet et les responsables à contextualiser les projets et à communiquer les informations les concernant.

Voici quelques suggestions pour votre collaboration asynchrone en ligne :

• Fils de discussion par e-mail : le modeste courrier électronique est l’un des outils pionniers de la gestion de projet sur Internet. Dans le cadre d’initiatives complexes, l’e-mail peut compliquer le suivi des informations et le partage des données, mais il est généralement bien adapté à la réalisation de tâches simples.
• Messagerie privée : une discussion asynchrone permet de préciser les éléments de contexte, de répondre aux questions et de partager des documents en privé. Les messages peuvent être plus faciles à organiser que les e-mails et permettent de poser des questions complémentaires ou de formuler un commentaire rapidement.
• Documents de projet : collaborer autour d’un document commun est idéal pour le travail créatif lorsque vous élaborez un document à plusieurs, par exemple un livre blanc ou une présentation. Vous pouvez également utiliser un document partagé pour générer des idées et communiquer des informations complexes, ou encore former un groupe sans organiser de réunion.
• Messages vocaux : en remplacement d’une présentation, un message vocal vous donne la possibilité de transmettre ou de partager des informations complexes de manière asynchrone. Vos collaborateurs peuvent poser des questions complémentaires le cas échéant, et vous pouvez partager la même information plusieurs fois sans avoir à multiplier les réunions individuelles.
• Tableaux blancs virtuels : étant donné que beaucoup d’entre nous raisonnent de manière visuelle et que certains sujets se prêtent mieux à ce mode de collaboration, un tableau blanc numérique constitue une solution à la fois flexible et utile pour les équipes asynchrones. Un tableau blanc performant sert de référentiel pour les meilleures idées de votre équipe, et il est souvent plus efficace que d’autres méthodes pour capturer des éléments éphémères.

La communication asynchrone est essentielle pour les équipes à distante, mais il existe aussi des situations où travailler de manière synchrone constitue une meilleure option.

Qu’est-ce que la collaboration synchrone ?

La collaboration synchrone exige que les équipes travaillent ensemble au même moment, en face à face ou à distance (en visio ou par téléphone). Le travail synchrone peut également se faire par le biais de plateformes de messagerie. En général, le travail synchrone implique que l’équipe travaille aux mêmes heures et soit joignable selon les mêmes horaires.

Avant l’avènement d’Internet, il s’agissait du mode de collaboration par défaut : tout le monde travaillait dans les mêmes locaux. L’exemple classique de collaboration synchrone est celui d’une équipe travaillant dans un bureau, et arrivant et partant aux mêmes heures. De nombreuses organisations considèrent encore la collaboration synchrone comme une configuration idéale pour favoriser le travail de groupe et la créativité.

Définition

La collaboration synchrone consiste à travailler ensemble au moyen de réunions, de réponses quasi instantanées aux communications et d’un emploi du temps partagé. Les collaborateurs doivent tous avoir la même disponibilité pour accomplir leur travail simultanément et s’entraider en cas de besoin.

Méthodes de collaboration synchrone

Les membres de l’équipe répondent presque immédiatement aux communications. Ils partagent des informations et définissent les priorités de travail lors de réunions. Dans ce cadre, les réunions individuelles et de groupe peuvent constituer une partie importante de la journée de travail d’un responsable. Lorsque toute l’équipe travaille en même temps, les outils de collaboration peuvent être source d’interruption, mais ils permettent aussi aux différents contributeurs de fournir et d’obtenir des réponses rapidement.

Les outils qui facilitent la collaboration synchrone comprennent :

• Vidéoconférence : un appel via Zoom, Facetime, Google Meet ou une autre plateforme de vidéoconférence nécessite que tous les participants soient disponibles et leur permet de se voir. La vidéo est la meilleure solution lorsque vous devez nouer des liens, partager des informations complexes ou discuter d’un sujet incertain.
• Appel téléphonique : un appel vocal permet d’échanger en direct, sans avoir à prévoir un arrière-plan vidéo ou à se préoccuper de distractions visuelles. Cette solution est parfaite pour résoudre un problème en privé ou pour vérifier des informations lorsque vous n’avez pas besoin d’un support visuel partagé.
• Messagerie : bien que la messagerie soit souvent utilisée de manière asynchrone, elle est également utile dans le cadre d’une collaboration synchrone. Généralement, elle implique que les équipes soient disponibles pour répondre à leurs messages dans un certain laps de temps.
• Tableau blanc ou document partagé avec appel vidéo : vous pouvez partager un tableau blanc lors de vos appels vidéo. Cela permet à votre équipe de disposer du même contexte au cours de votre échange.

Ces deux cadres de collaboration présentent des avantages et des inconvénients. Vous devez donc choisir avec soin le moment et la manière de les utiliser.

Dans quelles situations utiliser la collaboration asynchrone ?

La collaboration asynchrone est particulièrement efficace dans les situations où les équipes sont dispersées géographiquement, où les projets peuvent être menés à bien en autonomie et lorsque des périodes prolongées de travail approfondi sont nécessaires. Les projets les plus divers, quel que soit le secteur d’activité ou la discipline, peuvent être adaptés aux styles de travail asynchrones en modulant les outils et les stratégies de communication.

De nombreuses équipes ont commencé à miser davantage sur la communication asynchrone en raison de la pandémie de COVID-19 et de la nécessité de travailler à distance. Cette épreuve mondiale a permis à de nombreuses organisations de découvrir dans quels cas utiliser la collaboration asynchrone :

• Avec des équipes internationales : si votre équipe est répartie sur différents fuseaux horaires, la collaboration asynchrone permet à chacun de ses membres de contribuer, même s’il est éloigné et ne se connecte pas au même moment.
• Pour réduire les interruptions : en facilitant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la collaboration asynchrone permet aux membres de votre équipe de donner le meilleur d’eux-mêmes sur les projets importants et de se couper périodiquement des canaux de communication sans que cela ait de conséquences.
• Pour étendre votre portée : si vous avez besoin de renforcer l’adhésion à un projet collaboratif ou simplement d’encourager quelques contributeurs supplémentaires à vous rejoindre, la collaboration asynchrone est une bonne solution.

Vous pouvez essayer la collaboration asynchrone à titre expérimental si vous n’êtes pas sûr de vous. Commencez par coucher sur papier les détails de votre projet, votre réunion ou votre tâche. Si vous pouvez consigner ces informations et donner à vos collègues la possibilité de poser des questions par la suite, la collaboration asynchrone est probablement adaptée à votre situation.

Dans quelles situations utiliser la collaboration synchrone ?

La collaboration synchrone est souvent nécessaire lorsque le projet présente un degré élevé d’ambiguïté, que le sujet est très élaboré ou complexe ou qu’il nécessite une action immédiate. En réunissant les membres de l’équipe au même moment, vous pouvez avoir une discussion en direct et obtenir un retour et des commentaires immédiats.

Vous pouvez également recourir à la collaboration synchrone et à la collaboration asynchrone conjointement, une stratégie couramment utilisée dans les environnements en télétravail pour profiter du meilleur des deux mondes.

Une chose à noter cependant : la collaboration asynchrone n’est pas nécessairement synonyme de télétravail et la collaboration synchrone ne correspond pas toujours à un travail sur site. Vous pouvez constituer une équipe synchrone parfaitement efficace qui travaille entièrement en ligne, ou une équipe basée dans des bureaux avec un espace de travail physique partagé et des horaires décalés (avec des périodes de chevauchement programmées ou non). Quel que soit l’endroit où vous travaillez, vous devez choisir le modèle de collaboration qui convient le mieux à votre équipe.

Comment utiliser Lucidspark pour ces deux types de collaboration

Avec Lucidspark, les équipes peuvent créer et collaborer sur des visuels ou utiliser un tableau blanc numérique pour partager leurs idées et informations. Vous pouvez utiliser Lucidspark au cours d’une réunion en direct ou créer un visuel qui sera partagé avec vos collaborateurs pour recueillir leurs commentaires et suggestions. Après la réunion, toutes vos réflexions et discussions seront conservées dans le document partagé, que les membres de l’équipe pourront consulter à leur guise.

La communication visuelle offre des possibilités de collaboration asynchrone et synchrone, que vos collègues travaillent à distance ou sur site. Cette stratégie simplifie la communication et permet à chacun de voir et d’utiliser le même contexte.