Die 5 Phasen des Projektmanagements

Als Projektmanager oder Projektmanagerin haben Sie eine äußerst wichtige Rolle: Sie ermöglichen das Endergebnis. Dahinter steckt viel Arbeit: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team die Aufgabe richtig versteht, und dass die zu liefernden Leistungen pünktlich erbracht werden. Bei so viel Verantwortung kann man sich leicht überfordert fühlen – vor allem, weil man das Gefühl hat, dass alles nur von einem selbst abhängt.

Hier kommen die fünf Phasen des Projektmanagements ins Spiel: Dadurch wird ein Projekt in Abschnitte unterteilt, die eine Strukturierung und Vereinfachung der Schritte ermöglichen. Teams können mithilfe dieser fünf Phasen den Projektfortschritt beschleunigen, ein Projektteam zusammenstellen, eine Überschreitung des Budgets verhindern und potenzielle Engpässe erkennen. 

Projektmanager und Projektmanagerinnen müssen diese fünf Schritte des Projektmanagements verstehen, um Projekte einzurichten und überschaubare Aufgaben zu erstellen, die Teams ausführen können. Wenn die fünf Phasen nicht klar definiert sind, kann das Projekt das Budget überschreiten, nicht rechtzeitig fertig werden oder die Beteiligten haben unterschiedliche Erwartungen an die Durchführung des Projekts. 

Wir behandeln alle fünf Phasen des Projektmanagementprozesses, damit Sie der oder die effizienteste (und entspannteste) Projektmanager oder Projektmanagerin aller Zeiten sein können.

Welche Phasen des Projektmanagements gibt es?

Es gibt keinen Geheimbund von Projektmanagenden, aber wenn es einen gäbe, wäre es das Project Management Institute. Das 1969 gegründete PMI beschreibt sich selbst als eine „Organisation, die in fast allen Ländern der Welt tätig ist, um Karrieren voranzutreiben, den Erfolg von Organisationen zu stärken und Changemaker mit neuen Fähigkeiten und Arbeitsweisen zu befähigen, ihre Wirkung zu maximieren.“ 

Das PMI wandte sich an seine brillanten Mitglieder, um die besten Methoden des Projektmanagements zu standardisieren und in einem Buch zusammenzustellen: "A Guide to the Project Management Body of Knowledge". Obwohl jedes Projekt anders ist, können die Prinzipien im „PMBOK“ auf praktisch jeden Entwicklungsprozess angewendet werden.

Das Buch ist großartig zu lesen, aber wir fassen hier seine Prinzipien für Sie zusammen. Die fünf Phasen des Projektmanagements sind:

• Projektinitialisierung
• Projektplanung
• Projektdurchführung
• Projektüberwachung und -steuerung
• Projektabschluss 

Diese fünf Phasen umfassen den Lebenszyklus eines Projekts. Die fünf oben genannten Schritte dienen dazu, die Anforderungen eines vollständigen Lebenszyklus zu erfüllen, d. h. festzulegen, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen, welche Ergebnisse erstellt und überprüft werden müssen, wer beteiligt sein muss und wie jede Phase kontrolliert und genehmigt wird.

Die 5 Phasen des Projektmanagements erklärt

1. Projektinitialisierung  

Bevor Sie mit dem Projektlebenszyklus beginnen, müssen Sie bestimmen, ob sich die Verfolgung dieses Projekts überhaupt lohnt. Wenn Sie nicht wissen, warum das Unternehmen dieses Projekt braucht oder wie es davon profitieren würde, müssen Sie eine Machbarkeitsprüfung durchführen.

Fragen, die während der Projektinitialisierung zu stellen sind:

• Ist dieses Projekt machbar?
• Was ist das ultimative Ziel?
• Welches Problem versuchen wir zu lösen?
• Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
• Wie messen wir den Erfolg dieses Projekts?
• Welche Stakeholder und Stakeholderinnen sind beteiligt?

Zu erbringende Leistungen:

• Projektdetails einschließlich Umfang, Ziele und Teilnehmende.
• Projektinitialisierungsdokument (PID), in dem der Umfang des Projekts, die Projektleitung und die Erfolgsmessung festgelegt werden. Kann auch Angaben zu Kontext, Team und Mitarbeitenden enthalten.  
• Projektbeschreibung, in der der Grund und die Herangehensweise an ein Projekt definiert werden. Fassen Sie Ihre Ziele, wichtigsten Ergebnisse und Meilensteine sowie Ihren Umfang und Zeitplan zusammen.

2. Planung  

Jetzt ist es an der Zeit, eine Übersicht – oder Roadmap – zu entwickeln, der Ihr Team folgen wird, um das Projekt abzuschließen. Hier bestimmen Sie im Wesentlichen, wie die Ziele erreicht werden, die Sie in der vorherigen Phase definiert haben. 

 

Definieren Sie das Projekt im Detail, und entwickeln und definieren Sie dann Kosten, Ressourcen und Zeitpläne. Legen Sie unbedingt fest, wer in dieser Phase wofür zuständig ist, damit jeder seine individuelle Verantwortung kennt. 

Fragen, die während der Planungsphase zu stellen sind:

• Welche Projektmanagement Software muss verwendet werden?
• Wie hoch ist das Budget?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Welche Zeitvorgaben gibt es?
• Welche Risiken gehen wir ein?

Zu erbringende Leistungen:

• Erklärung des Umfangs
• Kommunikationsplan
• Risikomanagementplan
• Gantt-Diagramm
• Meilenstein-Diagramm
• Projektstrukturplan

3. Projektausführung 

Jetzt ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen! Die dritte Phase beginnt normalerweise mit einem Kickoff Meeting, dann machen sich alle Teams und ihre Mitglieder hinsichtlich ihrer Verantwortlichkeiten an die Arbeit. 

Fragen, die während der Projektdurchführungsphase zu stellen sind:

• Welches System wird zur Nachverfolgung verwendet? 
• Wann findet das Eröffnungsmeeting statt und wer nimmt daran teil?
• Wann werden regelmäßig Statusmeetings abgehalten?
• Wie lassen sich negative Auswirkungen vermeiden?
• Wurde ein Kommunikationsplan für alle Stakeholder und Stakeholderinnen entwickelt?

Zu erbringende Leistungen:

• Team definieren
• Ressourcen zuweisen
• Mit Projektmanagementplan beginnen
• System zur Nachverfolgung einrichten
• Aufgaben zuweisen
• Eröffnungsmeeting und Statussitzung
• Aktualisierung des Projektplans
• Verfeinerter Projektplan

4. Projektperformance und -überwachung

Das ist der Moment der Wahrheit: Entweder steigt Ihnen die Macht zu Kopf … oder Sie überwachen nervös den Fortschritt des Projekts. Sie messen die Projektleistung anhand von KPIs und arbeiten aktiv an der Lösung von Problemen oder Hindernissen, die auftreten können.

Fragen, die während der Performance- und Überwachungsphase zu stellen sind:

• Wie ist die Qualität des Projekts?
• Wie gut wird das Budget eingehalten?
• Liegen wir im Zeitplan? 
• Gibt es Hindernisse?
• Werden die Zeitvorgaben voraussichtlich eingehalten?

Zu erbringende Leistungen:

• Nutzen Sie Ihre Projektmanagement Software und gemeinsam genutzte grafische Darstellungen, um abgeschlossene Projektschritte zu markieren und Notizen zu Fortschritt und Status zu machen. 

5. Projektabschlussphase  

Das war's: Endlich fertig. Doch nicht so schnell – zu dieser Phase gehört mehr als nur das Projekt abzugeben, eine Glückwunsch-E-Mail zu versenden und ein Nickerchen zu machen. Es ist wichtig, dem fünften Schritt die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken, denn aus einem Rückblick auf jedes Projekt kann man viel lernen. 

Fragen, die während der Abschlussphase zu stellen sind:

• Welche Erfolge haben Sie verzeichnet?
• Was haben wir gelernt?
• Was kann nächstes Mal verbessert werden?
• Gibt es Schritte, die abgeschafft werden können?

Zu erbringende Leistungen:

• Eine angemessene Feier
• Projektabschlussbericht, der Folgendes enthält:
  • Projektname
  • Ziel
  • Anfangsdatum
  • Zeitvorgaben und tatsächliche Fertigstellung
  • Prognostiziertes Budget und tatsächliches Budget
  • Teammitglieder
  • Stakeholder
  • Problemstellen
  • Erfolge
  • Beobachtungen
• Retrospektive Meeting (probieren Sie diese Retrospektive Vorlage aus, um Ihre Erkenntnisse zu dokumentieren.)

Lassen Sie die fünf Schritte für sich arbeiten

Obwohl die fünf Schritte schon seit Jahrzehnten von Fachleuten erprobt und angewendet werden, heißt das nicht, dass sie sich nicht anpassen lassen. Möglicherweise arbeiten einige Teammitglieder am besten mit Verantwortungsbereichen anstelle von Gantt Diagrammen. Oder Sie stoßen auf Widerstand gegen Veränderung, der Ihr Projektmanagement zurückhält. 

Das Schöne am Projektmanagement ist, dass es ein sich ständig verbessernder Prozess ist. Vielleicht kommt eine neue Software auf den Markt, vielleicht entwickeln Sie eine neue Lösung, oder Sie stellen fest, dass die bewährten Methoden für Ihr Unternehmen einfach nicht funktionieren. Es geht darum, die besten Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu erzielen.

Und manchmal erfordert das eine völlig neue Art, Ihren Prozess anzugehen.

Lucidspark kann Projektmanager und Projektmanagerinnen in jeder der fünf Projektmanagementphasen unterstützen. Von Retrospektiven Vorlagen über Gantt Diagramme bis hin zu Roadmaps für Produkte – mit unseren Vorlagen können Sie Ihre Arbeitsabläufe ganz einfach organisieren. So müssen Sie nicht ständig das Rad neu erfinden und können sich stattdessen darauf konzentrieren, das Projekt erfolgreich voranzutreiben.