Mithilfe von Lucidspark die passende Softwareauswahl treffen

Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie sich für einen Streaming-Service registriert haben. Sie hatten die Wahl zwischen einer Reihe von bewährten Angeboten, etwas ausgefalleneren Services oder aber teuren Allround-Optionen. Zwar bieten die meisten Plattformen eine kostenlose 30-tägige Testversion an, wenn Sie jedoch vergessen, nach dieser Frist zu kündigen, werden Ihnen jeden Monat Gebühren in Rechnung gestellt. Wenn sich bereits die Wahl des passenden Services zum Streamen schlechter Reality-Shows aus den 90ern Jahren derart schwierig gestaltet, können Sie sich vorstellen, dass es noch weitaus komplizierter ist, die richtige Softwarelösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Die Softwareauswahl ist mitunter alles andere als ein leichtes Unterfangen. Unternehmen und ihre Teams müssen ihre Anforderungen bestimmen und entsprechende Prioritäten setzen, um vor diesem Hintergrund verschiedene Tools und Plattformen zu testen, bis die richtige Software gefunden ist. Bei der Analyse der verschiedenen Softwarelösungen müssen die zuständigen Teams Produktkosten, Funktionen, Einschränkungen und eine Vielzahl anderer Optionen vergleichen. Dieser ohnehin oftmals überwältigende Prozess kann schnell dazu führen, dass man den Überblick bei der Softwareauswahl verliert.

Lucidspark ist die beste Lösung, um die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Lucidspark nutzen können, um auf systematische, kollaborative Weise neue Softwarelösungen zu beurteilen, um die richtige Softwareauswahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

Softwareanforderungen und -optionen recherchieren

In einer perfekten Welt wüsste Ihr Unternehmen genau, wonach es sucht, und würde Ihnen unbegrenzte finanzielle Mittel zur Beschaffung der perfekten Software lösung zur Verfügung stellen. In der Realität gilt es jedoch, Budgets zu berücksichtigen. Bevor Sie mit dem Brainstorming beginnen, müssen Sie definieren, welche Anforderungen die gesuchte Software erfüllen soll.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Recherche folgende Punkte:

• Stakeholder – überlegen Sie, welche Stakeholder bei der Softwareauswahl zu welchem Zeitpunkt zurate gezogen werden müssen. Beispielsweise ist die Einschätzung des Vertriebsleiter zu den technischen Anforderungen der Software nicht unbedingt unverzichtbar. Er kann jedoch zu den Personen gehören, von denen Sie während des kostenlosen Probezeitraums Feedback einholen müssen. Um diesen Prozess zu erleichtern, können Sie eine Stakeholder Map verwenden.
• Budget – während manche Softwarelösungen kostenlos erhältlich sind, kosten andere monatlich Hunderttausende von Euro. Daher ist es wichtig, in schriftlicher Form ein konkretes Budget festzulegen, bevor Sie sich auf die Suche nach der richtigen Lösung machen.
• Problemstellung – welches Problem soll die neue Software lösen? Dies ist ein wichtiger Punkt: Es gibt unzählige Softwarelösungen mit zahlreichen verschiedenen Funktionen, doch wenn die Option, für die Sie sich entscheiden, Ihr Problem nicht zu lösen vermag, nützen Ihnen selbst die ausgeklügeltsten Funktionen herzlich wenig. Wenn Sie eine bestehende Softwarelösung ersetzen möchten, sollten Sie aufschreiben, was Ihnen daran gefällt und wieso sie den Anforderungen Ihres Teams nicht mehr gerecht wird.
• Sicherheitsanforderungen – hier benötigen Sie die Unterstützung Ihres Cybersicherheits-Teams. Die von Ihnen gewählte Softwarelösung ist im gleichen Maße Cybersicherheits-Risiken ausgesetzt wie Ihr Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Sicherheitsanforderungen Ihrer IT-Abteilung schriftlich festhalten, bevor Sie beginnen, die verfügbaren Angebote unter die Lupe zu nehmen.
• Technische Anforderungen – auch hier sollten Sie sich an Ihr IT-Team wenden.

Behalten Sie Ihre Ziele im Auge

Nachdem Sie die entsprechenden Vorbereitungen getroffen haben, können Sie ein Lucidspark-Board nutzen, um gemeinsam mit Ihrem Team auf strukturierte Art und Weise mit der Softwareauswahl zu beginnen. Ziehen Sie Ihre Stakeholder-Liste heran, um zu ermitteln, wessen Input Sie zu diesem Zeitpunkt benötigen.

• Container – Container sind ein großartiges visuelles Hilfsmittel zum Ordnen von Haftnotizen. Es kann eine gute Idee sein, bei Brainstorming-Sitzungen dieser Art Container zu verwenden, um die Bedürfnisse verschiedener Teams oder die Vorteile der neuen Lösung für interne und externe Stakeholder zu dokumentieren.
• Zeitlich begrenztes Brainstorming: Zeitliche begrenzte Brainstorming-Sitzungen motivieren Ihr Team, während eines bestimmten Zeitraums konzentrierter zu arbeiten. Die Intensität, der hierdurch entsteht, fördert die Konzentration und hilft Ihrem Team bei der Ideenfindung.
• Ideen nach Priorität einordnen – fügen Sie nach Ihrer Brainstorming-Sitzung Tags zu jeder Idee hinzu, etwa um sie nach Priorität (hoch/niedrig) zu ordnen oder sie als Wünsche bzw. Anforderungen zu kennzeichnen. Dies erleichtert den Evaluierungsprozess.

Erstellen Sie eine Liste Ihrer Softwareanforderungen

Ihre erste Brainstorming-Sitzung liefert Ihnen ein detaillierteres, konkreteres Verständnis darüber, weshalb Sie eine neue Softwarelösung benötigen. In der nächsten Sitzung geht es darum zu bestimmen, welche Anforderungen sie erfüllen sollte.

• Container – es ist an der Zeit, ein paar zusätzliche Container hinzuzufügen! Sie können themenbezogene Labels wie etwa „Obligatorisch“, „Von Vorteil“ oder „Unerwünscht“ zu jedem Container hinzufügen oder die einzelnen Container so unterteilen, dass sie die verschiedene Aspekte der Software widerspiegeln. Fragen Sie dann die Teilnehmer Ihrer Brainstorming-Sitzung, was sie sich wünschen oder wogegen sie etwas einzuwenden haben. Wenn Sie beispielsweise auf der Suche nach einer Softwarelösung für das Aufgabenmanagement sind, könnten Sie einen Container mit dem Label „Layouts“ hinzufügen, damit Teammitglieder angeben können, welche Art von Layout sie beim Aufgabenmanagement bevorzugen (z. B. Kanban-Boards). Organisieren Sie anschließend eine weitere zeitliche begrenzte Brainstorming-Sitzung und taggen Sie die Haftnotizen nach Priorität.

Beginnen Sie mit der Suche nach relevanten SOFTWARELÖSUNGEN

Nun kann der Spaß beginnen, denn es ist an der Zeit, sich nach Softwarelösungen umzusehen. Als Hilfsmittel können Sie eine Suchmaschine oder eine Website mit Softwarebewertungen verwenden. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse auf dem Lucidspark-Board und ergänzen Sie die Haftnotizen mit Links, damit Teamkollegen sich Ihre Empfehlungen ansehen können.

Profi-Tipp: Fügen Sie Tags und Container hinzu, um die zu Auswahl stehenden Softwarelösungen zu organisieren. Beispielsweise könnten Sie sie nach Open-Source- und proprietären Systemen, Preis oder der maximalen Anzahl an Nutzern ordnen.

Identifizieren Sie Ihre Favoriten

Wenn Sie Freude daran hatten, sich nach Softwareangeboten umzusehen, wird es Ihnen sicherlich umso mehr Spaß bereiten, die Liste möglicher Kandidaten zu verfeinern. Eliminieren Sie Softwarelösungen, die Ihre Mindestanforderungen nicht erfüllen, indem Sie mithilfe des Freihand-Tools ein großes X auf die Haftnotiz zeichnen – das kann sehr befriedigend sein.

Stellen Sie die Optionen auf den Prüfstand

Jetzt ist es an der Zeit zu testen, wie sich die von Ihnen ausgewählte Software in der Praxis schlägt. In dieser Etappe können Sie Ihre Teammitglieder bitten, die Software auszuprobieren, für die Sie sich provisorisch entschieden haben, oder ihnen verschiedene kostenlose Testversionen der Angebote bereitstellen, die es in Ihre engere Auswahl getroffen haben. In jedem Fall obliegt ihren Kollegen hier eine wichtige Aufgabe: Sie müssen die Software nutzen und überzeugende, konkrete Argumente dafür oder dagegen zusammenstellen.

• Teilnehmer – ziehen Sie erneut Ihre Stakeholder-Liste zurate. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits ermittelt haben, wessen Feedback Sie während der Evaluierungsphase einholen müssen. Beauftragen Sie diese Personen jeweils mit der Evaluierung einer Software.
• Container – eine Möglichkeit, Feedback zu sammeln, besteht in der Verwendung eines mit einem Label versehenen Containers für jede Software. Zu diesen Containern können Ihre Teammitglieder dann Feedback in Form von farbcodierten Notizen hinzufügen. Sie können die Haftnotizen auch einfach mit den Namen der Software beschriften und Ihren Teammitgliedern die Erlaubnis erteilen, ihre Anmerkungen zu der entsprechenden Haftnotiz hinzuzufügen. Alternativ können Sie einen Container verwenden, in den die Teilnehmer farbcodierte Tags einfügen: rot für negatives und grün für positives Feedback. So sehen Sie ganz leicht auf einen Blick, welche Softwarelösungen am besten bei Ihrem Team ankommen.

Treffen Sie Ihre Wahl

Nun ist es an der Zeit, die sprichwörtliche Guillotine hervorzuholen. Eines unserer Lieblingstools von Lucidspark ist die integrierte Abstimmungsfunktion. Bei der Wahl einer neuen Software erweist diese sich zweifellos als hilfreich – insbesondere, wenn die Wahl nicht offensichtlich ist.

Planen Sie ein Meeting oder legen Sie eine Frist fest, innerhalb derer Ihre Teammitglieder Ihre Stimme abgeben müssen. Manchmal mag es den Anschein haben, als liege die Softwareauswahl auf der Hand, doch nicht selten entscheiden sich Teams für eine unerwartete Lösung. Indem Sie Ihr Team abstimmen lassen, können Sie sicher sein, dass so viele Mitarbeiter wie möglich mit dem Ergebnis zufrieden sind. Da dies darüber hinaus ein transparenter Prozess ist, verhindern Sie, dass der Eindruck entsteht, die Entscheidung sei allein von einer Person getroffen worden.

Die Softwareauswahl kann ein zeit- und kostenaufwendiger Prozess sein –daher ist es wichtig, dass er beim ersten Anlauf gelingt. Auch wenn die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte vielleicht überwältigend wirken mögen, sind sie wichtig, um zu gewährleisten, dass Sie methodisch vorgehen und für eine Lösung entscheiden, die die Anforderungen Ihres Teams erfüllt.