Bedrijfssoftware selectie met Lucidspark

Denk terug aan de laatste keer dat je je aanmeldde voor een streamingdienst. Je moest kiezen tussen de vertrouwde opties, de gespecialiseerde opties en de dure allesomvattende opties. De meeste diensten bieden je een gratis proefperiode van 30 dagen aan, maar als je vergeet je abonnement op te zeggen, zit je met een stevige maandelijkse rekening. Als dat het proces is voor zoiets eenvoudigs als toegang krijgen tot slechte series uit de jaren 90, bedenk dan hoeveel complexer het is om software voor je bedrijf te kiezen. 

Bedrijfssoftware kiezen

De juiste software kiezen kan een uitdagende onderneming zijn. Teams of organisaties moeten hun behoeften bepalen en prioriteiten stellen, en verschillende producten analyseren om te bepalen welke tools en platforms afdoende zullen zijn. En om software te analyseren moeten teams de kosten van producten, functies, beperkingen en tal van andere opties vergelijken. Het proces kan om te beginnen al overweldigend zijn en snel uitmonden in chaos. 

Lucidspark is de juiste methode om de softwareknoop te ontrafelen. We gaan kijken hoe je Lucidspark kunt gebruiken om nieuwe software te analyseren en te kiezen op een systematische en collaboratieve manier.

Software requirements en -opties onderzoeken

In een perfecte wereld zou je bedrijf precies weten wat het nodig heeft en onbeperkt geld beschikbaar stellen om de perfecte software aan te schaffen. Maar in deze wereld werken we met budgets. Voordat je begint met brainstormen moet je de specifieke eisen voor de software die je wilt implementeren op een rijtje zetten. 

Je onderzoek zou hiernaar moeten kijken:

• Een lijst met stakeholders: denk na over welke stakeholders je bij het selectieproces moet betrekken en in welke fase van het proces je hun inbreng nodig hebt. Het hoofd van de verkoop-afdeling hoeft bijvoorbeeld geen input te geven over de technische vereisten van de software, maar hij of zij zou een van de mensen kunnen zijn wiens feedback je nodig hebt tijdens de gratis proefperiode. Probeer een stakeholderkaart te gebruiken om deze documentatie te vereenvoudigen. 
• Budget: softwareprijzen variëren van gratis tot honderdduizenden euro’s per maand. Zorg dat je een concreet budget op papier hebt voordat je softwareopties begint te verkennen. 
• Een gedefinieerd probleem: waar zit nu het pijnpunt? In andere woorden, welk probleem wil je oplossen met de software? Dit is een belangrijk punt om te articuleren. Er zijn zoveel software-opties met zoveel functies, maar als de gekozen software niet aan je kernbehoeften voldoet, heb je weinig aan al die luxe functies. Als de software een vervanging is voor software die je al bezit, werk dan uit wat de sterke punten van de huidige software zijn en waarom hij niet langer werkt voor jou en je team.
• Beveiligingsvereisten: over dit punt heb je input van je cybersecurityteam nodig. De software die je kiest is van invloed op je cybersecurityrisico's, dus is het belangrijk om de beveiligingsvereisten van je IT-team op papier te hebben voordat je met het selectieproces begint.
• Technische vereisten: ook hierover moet je je IT-team raadplegen voor specificaties.

Ken je doelen en doelstellingen

Wanneer het voorbereidende werk gedaan is, breng je het team naar een Lucidspark-whiteboard om te beginnen met een georganiseerde aanpak van de software selectie. Raadpleeg je lijst met stakeholders om te bepalen wiens input je tijdens deze fase van het proces nodig hebt. 

• Containers: containers zijn een geweldig visueel hulpmiddel om je sticky notes op orde te houden. Voor deze brainstormsessie kun je verschillende containers voor verschillende teams en hun behoeften overwegen, of containers inzetten om te bepalen hoe de oplossing interne versus externe stakeholders van dienst zal zijn.
• Timebox-brainstorm: een timebox-brainstormsessie voegt een beetje druk toe aan het brainstormproces door diep werk voor een vooraf bepaalde tijdsduur aan te moedigen. Deze intensiteit is een nuttig hulpmiddel om het team ideeën te laten genereren en iedereen bij de les te houden. 
• Taggen op prioriteit: na je brainstormsessie ga je terug en tag je iedere bijdrage. Je kunt taggen op prioriteit (hoog/laag) of op behoeften versus wensen. Dit is handig om het evaluatieproces te versnellen.

Maak een lijst met software requirements

Na je eerste brainstormsessie heb je een beter en concreter begrip van de redenen waarom je een softwareoplossing nodig hebt. Voor je volgende brainstormsessie moet je bepalen wat de vereisten voor deze oplossing zijn.

• Containers: tijd voor nog wat meer containers! Elke container kan worden gelabeld met onderwerpen zoals 'vereiste, leuk om te hebben, willen we niet hebben'. Je kunt ook verschillende containers aanmaken voor verschillende aspecten van de software, en aan de deelnemers van de brainstormsessie vragen bij te dragen waar ze naar op zoek zijn (als je bijvoorbeeld zoekt naar een oplossing voor taakbeheer, kun je een container voor 'lay-outs' maken zodat teamleden kunnen bijdragen aan welk type lay-out voor taakbeheer ze de voorkeur geven, bijvoorbeeld Kanban-borden). Houd dan nog een timebox-brainstormsessie en tag de sticky notes op prioriteit.

Begin de zoektocht naar relevante applicaties

Nu komt het leuke gedeelte: shoppen. Het is tijd om op zoek te gaan naar softwareoplossingen. Gebruik een zoekmachine of ga naar een website met softwarebeoordelingen als leidraad bij je zoektocht. Bewaar de software die je vindt op je Lucidspark-whiteboard en gebruik links op de sticky notes om het eenvoudig te maken voor bijdragers om je aanbevelingen te bekijken. 

Pro-tip: voeg tags en containers toe om je softwareopties op orde te houden. Je kunt bijvoorbeeld ordenen op basis van open source of propriëtair, kosten of gebruikerslimiet. 

Begin ze door te strepen

Als je denkt dat winkelen leuk is, wacht dan tot je softwareopties probeert te elimineren. Gebruik de tool voor tekenen uit de vrije hand om software te elimineren die niet aan je minimumvereisten voldoet door een enorme X op de sticky note te tekenen. Dat voelt goed.

Probeer ze uit

Nu is het tijd om je geselecteerde software in actie te zien. Misschien heb je je opties beperkt tot één selectie, of misschien wijs je meerdere gratis proefperiodes toe aan verschillende teamleden om feedback te verzamelen. Hoe dan ook, je softwareproefkonijnen hebben een grote verantwoordelijkheid: ze moeten de software gebruiken en met overtuigend, concreet bewijs komen waarom de software moet worden aangeschaft of niet.

• Deelnemers: ga terug naar je lijst met stakeholders. Je hebt als het goed is bepaald wiens opinie je moet vragen tijdens het proefproces. Die mensen moet je nu een software toewijzen om te analyseren.
• Containers: een manier om feedback te verzamelen is door voor iedere software een container te labelen. Terwijl je deelnemers met de software werken, kunnen ze hun kleurgecodeerde sticky notes aan iedere container toevoegen. Als je wilt kun je ook gewoon sticky notes labelen met de namen van de software en deelnemers toestaan hun notities aan de bijbehorende sticky notes toe te voegen. Een andere methode is om een container te gebruiken en deelnemers te vragen om kleurgecodeerde tags toe te voegen: rood is negatief, groen is positief. Het is dan eenvoudig in een oogopslag te zien welke softwareoplossingen de meeste positieve reacties hebben.

Beperk je selectie

Zet de guillotine klaar. De spreekwoordelijke guillotine natuurlijk! Een van onze favoriete Lucidspark-functies is de ingebouwde stemfunctie. Het is heel handig bij het bepalen welke software zal worden gekozen, vooral wanneer de keuze niet heel duidelijk is. 

Organiseer een vergadering of geef je team een deadline om te stemmen over hun softwarekeuze. Soms lijkt je software selectie een uitgemaakte zaak, maar het kan voor iedereen verrassend zijn welke weg je team uiteindelijk inslaat. Door te stemmen voor de populairste optie houd je de meeste mensen tevreden. Daarnaast zorgt stemmen voor transparantie, zodat niemand kan beweren dat de beslissing door één persoon is genomen. 

Het kiezen van software kan veel tijd en geld kosten, dus is het belangrijk het meteen goed te doen. Hoewel ons stappenplan voor het kiezen van nieuwe software intens kan lijken, is het belangrijk om te zorgen dat de software op weloverwogen wijze wordt gekozen en aansluit bij de behoeften van je team.