Neujahrsvorsätze, die zu besseren Meetings führen

Ein neues Jahr steht vor der Tür – und mit ihm die üblichen Vorsätze: sich in Form bringen, gesünder zu essen, Geld zu sparen oder ein neues Hobby zu verfolgen. Dies kann auch ein guter Zeitpunkt sein, sich selbst neue Ziele bei der Arbeit zu setzen, wie zum Beispiel bessere Meetings mit dem hybriden Team auszurichten.

Schließlich ist es nie einfach, die Bedürfnisse, Perspektiven und Beiträge von Remote Teammitgliedern mit einem Raum voller persönlich Teilnehmender in Einklang zu bringen. Aber mit der richtigen Planung ist es möglich, ein virtuelles Meeting auszurichten, bei dem sich jeder wertgeschätzt, respektiert und gehört fühlt.

Lassen Sie sich bei Ihren diesjährigen teamorientierten Neujahrsvorsätzen von dieser Liste inspirieren:

Vorsatz 1: Eine bessere Tagesordnung schreiben

Sie haben eine klare und leicht verständliche Tagesordnung. Sie ist nahezu perfekt an die Dauer Ihres Meetings angepasst. Sie können Sie praktisch aus dem Gedächtnis abarbeiten. Ihr virtuelles Meeting beginnt genau so, wie Sie es geplant haben. Die Reaktion Ihres Teams ist allerdings nicht so, wie Sie erwartet haben.

Die Teilnehmenden scheinen nicht konzentriert oder engagiert zu sein. Die erhoffte lebhafte Diskussion bleibt aus. Die Minuten verstreichen, ohne dass sich das Gefühl einstellt, etwas erreicht zu haben.

Bessere Meetings beginnen mit dem Schreiben einer besseren Tagesordnung. Dabei geht es nicht nur um die formalen Details, sondern darum, neue Wege zur Entscheidungsfindung, Problemlösung und Förderung der Zusammenarbeit zu finden.

Hier einige Anregungen für Ihre nächste Tagesordnung:

• Holen Sie sich Input von Ihrem Team: Gestalten Sie bessere Meetings, indem Sie Teammitglieder um Vorschläge zu Tagesordnungspunkten bitten (zusammen mit einer Begründung, warum diese als Team besprochen werden müssen).
• Sorgen Sie dafür, dass die Themen relevant sind: Wenn sich Ihre Tagesordnung auf Themen konzentriert, die das Team nicht betreffen oder bei deren Lösung die Hilfe des Teams erforderlich ist, neigen die Teilnehmenden dazu, mental abzuschalten oder gar nicht erst teilzunehmen.
• Machen Sie den Zweck jedes einzelnen Themas deutlich: Die Teilnehmenden müssen wissen, welches Maß an Beteiligung von ihnen erwartet wird, d.h. ob sie nur zuhören, Feedback geben oder selbst Entscheidungen treffen sollen.
• Planen Sie genügend Zeit ein: Oft wird unterschätzt, wie lange es wirklich dauert, ein Thema einzuführen, Fragen zu beantworten, Probleme anzugehen und Lösungen zu erarbeiten.

Um Meetings mit den Remote Mitgliedern Ihres hybriden Teams zu verbessern, empfiehlt es sich, ihnen Ihre Tagesordnung im Voraus mitzuteilen. Wenn Ihr Meeting persönliche visuelle Elemente enthält, stellen Sie die Bilder vorher bereit. So können Sie sich im gesamten Verlauf der Tagesordnung immer wieder darauf beziehen.

Eine fragenbasierte Tagesordnung kann die Zielsetzung vorantreiben, das Engagement erhöhen und die Problemlösung innerhalb Ihres Teams fördern. Indem Sie Ihr Thema als Frage(n) formulieren, stärken Sie die Eigenverantwortung der Teilnehmenden. Anstatt das Thema beispielsweise als „Haushaltsüberprüfung am Ende des Jahres“ aufzulisten, könnte in einer fragenbasierten Tagesordnung stehen: „Welche variablen Kosten steigen bzw. sinken, wenn wir zum gleichen Zeitpunkt nächstes Jahr 50 % mehr unserer Elektroautos verkauft haben?“

Fragen sorgen dafür, dass alle Teilnehmenden in das Gespräch einbezogen werden, liefern klare Erkenntnisse, auf die sie reagieren können, und helfen allen, sich wieder zu konzentrieren, wenn ein virtuelles Meeting vom Thema abschweift.

Vorsatz 2: Moderationsfähigkeiten schärfen

Für eine Moderation von besseren Meetings für hybride Teams müssen Sie die Anforderungen Ihrer Remote Teammitglieder erfüllen. Auch wenn bei persönlichen Treffen oft Links zu Zoom oder Microsoft Teams bereitgestellt werden, entgeht denjenigen, die von zu Hause aus arbeiten, oft der Smalltalk und die Körpersprache außerhalb der Kamera.

Glücklicherweise können Sie Ihre Neujahrsvorsätze nutzen, um die Einschränkungen eines virtuellen Meetings zu überwinden.

Den Raum lesen

Die Gefühle anderer wahrnehmen zu können, ist eine unschätzbare Fähigkeit. Natürlich wird es schwieriger, „den Raum zu lesen“, wenn Sie nicht physisch anwesend sind, um soziale Signale aufzufangen.

Um den Raum in einem virtuellen Meeting zu lesen, sollten Sie versuchen, auf die gleichen Dinge zu achten wie bei einem persönlichen Meeting. Konzentrieren Sie sich dabei statt der Körpersprache auf den Tonfall Ihrer Teilnehmenden. Achten Sie auf der Grundlage der kollaborativen Tools, die Sie zur Verfügung haben, auf Anzeichen für eine aktive Teilnahme. Wenn Stille herrscht, wird sie dann von vermehrten Gesprächen in einem Chatroom begleitet? Wird das virtuelle Whiteboard mit einer Flut von Post its versehen? Sind die Kameras ausgeschaltet?

Falls nötig, können Sie hier und da einzelnen Teilnehmenden Fragen stellen – aber denken Sie daran: Die Videokonferenz-Müdigkeit ist Fakt. Ihre Fähigkeit, bessere Meetings auszurichten, beginnt an dem Punkt, an dem Sie sich mehr anstrengen, sich mit Ihrem Team zu verbinden. Angesichts von Remote Arbeit sind die meisten froh um jede soziale Interaktion.

Planen Sie in Ihrem virtuellen Meeting Zeit für Smalltalk und den Aufbau und die Verstärkung von Beziehungen ein, indem Sie Fragen stellen wie:

• Wärt ihr lieber ein Vampir, Zombie oder Werwolf? Und warum?
• Was ist einer eurer Lieblingsfilme, mit dem andere nicht rechnen würden?
• Wenn ihr dieses Wochenende 5.000 Euro für eine Reise ausgeben könntet, was wäre euer Ziel?

Mithilfe solcher Fragen können Sie nicht nur das Eis brechen oder Verbindungen vertiefen, sondern sie liefern Ihnen auch einen klareren Einblick in die aktuelle Stimmung der Teilnehmenden. Anhand der Antworten erfahren Sie mehr über die Meinungen und Einstellungen der Menschen zu den Dingen, die ihnen wichtig sind.

Meetings gut beginnen und beenden

Egal, ob es sich um ein virtuelles oder ein persönliches Meeting handelt, ist es wichtig, für einen guten Anfang und ein gutes Ende zu sorgen. Halten Sie sich für bessere Meetings an die Grundlagen: Legen Sie im Vorfeld klare Ziele fest, stellen Sie Grundregeln auf, machen Sie bei Bedarf Pausen und skizzieren Sie nach jedem Abschnitt die nächsten Schritte.

Natürlich gibt es für die Ausrichtung eines virtuellen Meetings besondere Dinge zu berücksichtigen.

Vergewissern Sie sich vor Beginn des Meetings, dass Ihre Ausrüstung funktioniert, und lösen Sie alle technischen Probleme. Ist Ihre Internetverbindung schnell genug für eine Multimedia-Präsentation? Funktioniert Ihr Mikrofon? Wäre es als Moderator hilfreich, einen zusätzlichen Monitor zu haben?

Die Teilnehmenden sollten bereits mit den von Ihnen im Vorfeld bereitgestellten Hintergrundinformationen vertraut sein. Wenn jemand anders präsentiert, nutzen Sie die Bildschirmfreigabe, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Stellen Sie sicher, dass Co-Hosts, also ihre Mitmoderatoren, problemlos auf alle Dokumente zugreifen können, die sie freigeben.

Am Ende des virtuellen Meetings sollten alle Teilnehmenden klare Erkenntnisse gewonnen haben und wissen, was von ihnen erwartet wird und für welche Maßnahmen sie verantwortlich sind.

Hilfreiche Vorlagen nutzen

Viele hybride Teams verlassen sich auf das virtuelle Whiteboard von Lucidspark, um sich mit den remote arbeitenden Teilnehmenden zu verbinden und mit ihnen zu interagieren. In einem virtuellen Meeting können die Benutzer eine Vielzahl von Vorlagen nutzen, um die allgemeine Produktivität, die Teilnahme und das Engagement zu steigern.

Hier sind einige der Vorlagen, die Sie für die Moderation eines besseren Meetings nutzen können:

• Tagesordnungs Vorlage für ein Team Meeting. Halten Sie die Konzentration Ihres Teams hoch und bereiten Sie die Teilnehmenden vor. Diese Vorlage eignet sich auch gut für die Dokumentation von Zielen, Aktualisierungen und Themen für die Diskussion.
• Tägliches Standup-Board. Es ist ideal, um alle Mitglieder Ihres Teams auf dem gleichen Stand zu halten. So können sie verfolgen, woran alle anderen gerade arbeiten, und mögliche Hindernisse besser angehen.
• Tagesordnungs Vorlage für wöchentliche Meetings. Eignet sich perfekt, um ein virtuelles Meeting pünktlich zu beginnen, eine Tagesordnung festzulegen, Notizen zu machen, organisiert zu bleiben und die wichtigsten Erkenntnisse zu identifizieren.
• Vorlage für Meeting Nachbesprechungen. Mit dieser Vorlage finden Sie heraus, wie Ihr Team am besten funktioniert. Sie erlaubt Ihnen einzuschätzen, wie gut die Teammitglieder Konzepte verstehen, und das Feedback aller Beteiligten einzuholen.

Die Verwendung des virtuellen Whiteboards und der Post its reicht oft aus, um mit Ideen zu spielen, auf den Gedanken der anderen aufzubauen und auf der Basis des Feedbacks als Team die besten Ideen zu entwickeln. Das Beste daran ist, dass es ein Tool ist, das allen Teilnehmenden, ob im Büro oder im Homeoffice, die gleichen Chancen bietet.

Vorsatz 3: Mehr Beteiligung fördern

In einem virtuellen Meeting gibt es üblicherweise zwei Typen von Personen: Teilnehmende und Anwesende. Es kann schnell frustrierend werden, wenn einige Teammitglieder das Gespräch dominieren, während andere sich im Hintergrund halten, ihre Kameras ausgeschaltet, die Mikrofone stumm, und sie praktisch nie zu hören sind.

Wenn Sie wirklich darauf bedacht sind, bessere Meetings mit Ihrem Team zu moderieren, ist es wichtig, dass Sie von Anfang an alle einbeziehen. Die Teammitgliedern während eines virtuellen Meetings zur aktiven Teilnahme zu ermutigen, ohne dabei ständig jemandem ins Wort zu fallen, ist eine echte Herausforderung.

Um dieses Problem zu überwinden und bessere Meetings zu gestalten, sollten Sie einzelne Teammitglieder gezielt ansprechen. Tun Sie so, als wären Sie im Büro und würden von Tisch zu Tisch gehen, um sich nach Vorschlägen oder Meinungen zu erkundigen oder über getroffene Entscheidungen abstimmen zu lassen. In einem virtuellen Meeting können sich introvertierte Teilnehmende beteiligen, indem sie „sich melden“ oder ihre Reaktion in Form von Emojis teilen.

Meetings durchführen, die für hybride Teams funktionieren

Wenn Sie ein virtuelles Meeting für ein hybrides Team ausrichten, sollten Sie sich auf die Bedürfnisse der Remote Teammitglieder genauso (wenn nicht sogar noch mehr) konzentrieren wie auf die der Teilnehmenden vor Ort. Hier sind einige der Best Practices, an die Sie sich halten sollten, um bessere Meetings für hybride Teams zu gewährleisten:

• Bitten Sie andere Teammitglieder um Unterstützung dabei, beiden Gruppen des Meetings gerecht zu werden. Dies sollte jemand sein, der das Geschehen im Konferenzraum vor Ort überwachen kann, zusammen mit einem Teammitglied, das sich mit der Art und Weise auskennt, wie die Online-Plattform funktioniert, damit alles reibungslos abläuft.
• Aktivieren Sie die Chat-Funktion in Zoom oder der jeweiligen verwendeten Videokonferenzplattform. Auf diese Weise wird ein zusätzlicher Kommunikationskanal geschaffen, der es den Teilnehmenden ermöglicht, sich einzubringen, Links auszutauschen und ohne zu stören Kommentare mit anderen zu teilen.
• Denken Sie daran, die Diskussion sorgfältig zu moderieren und die Teilnehmenden vor Ort und aus der Ferne gleichermaßen zu Wort kommen zu lassen. Wenn Sie das virtuelle Meeting vom Büro aus leiten, sollte der Monitor groß genug sein, damit zumindest die meisten (wenn nicht alle) Teilnehmenden aus der Ferne auf dem Bildschirm zu sehen sind.

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von qualitativ hochwertigem Audio-Equipment. Wenn möglich, sollten Moderatoren ein besseres Headset verwenden und sich nicht auf ihre integrierten Mikrofone und Lautsprecher verlassen.

Software nutzen, die mehr gerechte Möglichkeiten zur Teilnahme für alle bietet

Glücklicherweise gibt es viele Apps und Tools, deren Design auf hybride Teams ausgerichtet ist. Wenn es um Software für den Einsatz in einer virtuellen Umgebung geht, sollten Sie nach einer Lösung suchen, die einen gemeinsamen Arbeitsbereich bietet, auf den Remote Teammitglieder wie solche vor Ort gleichermaßen leicht zugreifen können.

Spontane Treffen und kleinere Besprechungen können einfach über Slack durchgeführt werden. Die Plattform bietet Gruppenchats in Kanälen oder persönliche Gespräche über Direktnachrichten. Außerdem können dort auch Dokumente geteilt sowie Benachrichtigungen und Erinnerungen verschickt werden.

Da es auf jedem Gerät verfügbar ist, setzt Zoom den Standard für Videokonferenz-Plattformen. Die Bildschirmfreigabe-Funktion ist sehr intuitiv, Ton- und Videoeingaben werden automatisch angezeigt und der Chat ist in den Bildschirm integriert. Das Versenden von Einladungen oder die Teilnahme an Besprechungen erfordert nur einen einzigen Klick.

Mit Lucidspark können hybride Teams auf einer gemeinsamen Plattform effektiv Ideen entwickeln, erstellen und umsetzen. Mit einer grenzenlosen Arbeitsfläche und der Möglichkeit, freihändig zu zeichnen, hilft dieses Cloud-basierte Tool den Teammitgliedern, ihre Kreativität zu entfesseln, während sie Ideen entwickeln und aufzeichnen.