De bonnes résolutions pour de meilleures réunions

La nouvelle année arrive à grands pas et avec elle, les bonnes résolutions classiques telles que se mettre au sport, manger plus sainement, économiser de l’argent ou trouver un nouveau passe-temps. C’est aussi l’occasion de vous fixer de nouveaux objectifs professionnels, par exemple en décidant d’organiser des réunions plus efficaces avec votre équipe hybride.

Après tout, il n’est jamais facile de concilier les besoins, les points de vue et les contributions de chacun lorsque vos collaborateurs se trouvent à la fois à distance et dans des bureaux bondés. Mais avec une planification judicieuse, il est possible d’organiser une réunion virtuelle où tous les participants se sentent appréciés, respectés et entendus.

Lorsque vous prendrez de bonnes résolutions pour votre équipe cette année, inspirez-vous de ces conseils :

Résolution n° 1 : Améliorer vos ordres du jour

Vous avez un programme clair et facile à suivre. Il correspond presque parfaitement à la durée de votre réunion. Vous pouvez le réciter pratiquement de mémoire. Votre réunion virtuelle commence comme vous l’aviez prévu. Malheureusement, l’accueil de votre équipe n’est pas à la hauteur de vos espérances.

Les participants ne semblent pas concentrés ou intéressés. Ce qui promettait d’être une discussion animée tombe à plat. À mesure que le temps passe, vous avez de plus en plus le sentiment de faire du sur-place.

Pour améliorer vos réunions, commencez par améliorer vos ordres du jour. Il ne s’agit pas seulement de travailler sur des détails et des formalités, mais de trouver de nouveaux moyens de stimuler la collaboration, de prendre des décisions et de résoudre des problèmes.

Voici quelques idées à prendre en compte lorsque vous rédigerez votre prochain ordre du jour :

• Solliciter l’avis de votre équipe : afin de renforcer l’efficacité de vos réunions, demandez à vos collaborateurs de suggérer des éléments pour l’ordre du jour (ainsi que les raisons pour lesquelles ils doivent être traités en groupe).
• Veiller à la pertinence des sujets : si votre ordre du jour se focalise sur des problématiques qui n’affectent pas votre équipe ou qui ne requièrent pas son aide pour être résolues, vos collaborateurs auront tendance à décrocher ou à ne pas participer du tout.
• Noter l’objectif de chaque sujet : vos collaborateurs doivent savoir quel niveau de participation est attendu d’eux, qu’il s’agisse simplement d’écouter, de formuler des commentaires ou de prendre des décisions.
• Prévoir suffisamment de temps : les animateurs sous-estiment souvent le temps réellement nécessaire pour présenter un sujet, répondre à des questions, résoudre des problèmes et trouver des solutions.

Afin d’améliorer vos réunions pour les membres de votre équipe hybride qui ne sont pas physiquement présents, assurez-vous de partager votre ordre du jour avec eux à l’avance. Si une rencontre s’appuie sur des supports visuels, communiquez les images au préalable et mentionnez-les dans votre ordre du jour.

Rédiger un ordre du jour sous forme de questions peut renforcer la motivation, l’implication et la résolution des problèmes au sein de votre équipe. En reformulant votre sujet sous forme de question(s), vous incitez les participants à s’approprier la réunion. Par exemple, au lieu d’annoncer un sujet tel que « Examen du budget annuel », vous pourriez opter pour « Quels coûts variables augmenteront ou diminueront si nous vendons 50 % de voitures électriques supplémentaires à la même époque l’année prochaine ? »

Les questions impliquent tous les participants dans la conversation, leur fournissent des éléments clairs à mettre en œuvre et les aident à se recentrer lorsqu’une réunion virtuelle s’égare ou s’éloigne du sujet.

Résolution n° 2 : Renforcer vos compétences d’animateur

Animer des réunions plus efficaces pour les équipes hybrides implique de répondre aux besoins des collaborateurs qui travaillent à distance. Même dans le cadre de réunions en présentiel dotées d’une liaison Zoom ou Teams, les employés en télétravail manquent souvent les échanges hors champ et le langage corporel.

Par chance, vous avez pris de bonnes résolutions cette année pour surmonter ces contraintes.

Déchiffrer l’ambiance

Savoir reconnaître les sentiments des autres est une compétence inestimable. Cela dit, votre capacité à déchiffrer les signaux de votre auditoire peut être mise en défaut lorsque vous n’êtes pas physiquement présent pour les capter.

Pour interpréter correctement le climat de votre réunion virtuelle, prêtez attention aux mêmes éléments que lors d’une réunion classique. Au lieu du langage corporel, concentrez-vous sur le ton employé par les participants. Observez les signes d’activité ou de participation, en vous appuyant sur les indications fournies par les outils de collaboration à votre disposition. En cas de silence, celui-ci est-il accompagné d’une augmentation des conversations dans un salon de discussion ? Le tableau blanc virtuel est-il assailli par une multitude de post-its ? Les webcams sont-elles désactivées ?

Si nécessaire, sollicitez des participants au hasard pour leur poser des questions, mais gardez à l’esprit que les vidéoconférences sont une source de lassitude. Avant de pouvoir organiser des réunions plus efficaces, vous devez d’abord vous efforcer d’établir des liens avec votre équipe. Dès qu’ils sont en télétravail, la plupart des employés ont soif d’interactions sociales.

Lors de votre réunion virtuelle, prenez le temps de bavarder et de créer des liens en posant des questions comme celles-ci :

• Préféreriez-vous être un vampire, un zombie ou un loup-garou ? Justifiez votre choix.
• Parmi vos films préférés, quel est celui qui pourrait surprendre vos collègues ?
• Si vous aviez 5 000 € pour voyager ce week-end, où iriez-vous ?

En plus de briser la glace et de renforcer les liens, les questions vous permettent de mieux comprendre l’état d’esprit de chacun. Les réponses de vos collègues peuvent vous permettre de connaître leurs opinions et leur attitude à l’égard de sujets qu’ils estiment importants.

Bien commencer et bien terminer les réunions

Qu’il s’agisse d’une réunion virtuelle ou en présentiel, il est important de bien commencer et terminer la rencontre. Tenez-vous-en aux principes de base : fixer des objectifs clairs à l’avance, établir des règles de base, faire des pauses si nécessaire et définir précisément les étapes suivantes après avoir couvert chaque section.

Bien sûr, vous devez prendre en compte certains aspects particuliers dans le cas d’une réunion virtuelle.

Avant le début de votre réunion, assurez-vous que votre équipement fonctionne et corrigez tout problème technique. Votre connexion Internet est-elle assez rapide pour une présentation multimédia ? Votre micro est-il bien configuré ? En tant qu’animateur, devriez-vous prévoir un écran supplémentaire ?

Les participants devraient déjà s’être familiarisés avec les informations de base que vous leur avez fournies en amont. Lorsque quelqu’un doit faire une présentation, utilisez le partage d’écran pour que tous les participants puissent suivre. Vérifiez que vos co-animateurs peuvent facilement accéder aux documents qu’ils partagent.

À la fin de votre réunion virtuelle, chacun doit avoir des conclusions concrètes, savoir ce que l’on attend de lui et connaître les actions dont il est responsable.

Tirer parti de modèles

De nombreuses équipes hybrides s’appuient sur le tableau blanc virtuel de Lucidspark pour communiquer et collaborer avec leurs membres en télétravail. Les utilisateurs peuvent profiter de nombreux modèles conçus pour augmenter la productivité, la participation et l’implication de tous lors des réunions virtuelles.

Voici quelques modèles pratiques que vous pouvez utiliser pour animer des réunions plus efficaces :

• Gardez votre équipe concentrée et préparez les participants à l’aide du modèle d’ordre du jour de réunion d’équipe. Il est également utile pour documenter vos objectifs, vos actualités ou vos sujets de discussion.
• Un tableau de stand-up quotidien. Ce modèle est parfait pour garder votre équipe au diapason. Il permet à vos collaborateurs de savoir ce sur quoi chacun travaille et d’éliminer les obstacles.
• Un modèle d’ordre du jour de réunion hebdomadaire. Idéal pour commencer une réunion virtuelle à l’heure, établir un ordre du jour, prendre des notes, rester organisés ou identifier les principaux points à retenir.
• Pour déterminer la manière dont votre équipe fonctionne le mieux, essayez le modèle de bilan de réunion. Il permet d’évaluer la compréhension des concepts et de recueillir les commentaires de chacun.

Le tableau blanc virtuel et ses post-its suffisent souvent pour échanger des suggestions, développer mutuellement vos réflexions et partager vos réactions afin de déterminer collectivement vos meilleures idées. Mieux encore, cet outil permet de mettre tous les participants sur un pied d’égalité, qu’ils se trouvent à distance ou au bureau.

Résolution n° 3 : Stimuler la participation

Dans une réunion virtuelle, il y a généralement deux types de participants : ceux qui s’impliquent et ceux qui font acte de présence. Il peut rapidement être frustrant de constater que certains membres de l’équipe dominent la conversation tandis que d’autres restent en retrait, webcam et micro éteints, et ne prêtent pratiquement pas attention à ce qui est dit.

Si vous souhaitez vraiment animer des réunions plus efficaces avec votre équipe, il est important que vous impliquiez tous les participants dès le départ. Cela dit, il est compliqué d’encourager vos collaborateurs à participer à une réunion virtuelle sans qu’ils se coupent la parole.

Pour résoudre ce problème et optimiser le déroulement de vos réunions, prenez l’habitude de solliciter individuellement les membres de votre équipe. Agissez comme si vous étiez au bureau et faites le tour de la table pour inviter les participants à donner leur avis, leur opinion ou à voter sur les décisions prises. Lors d’une réunion virtuelle, les membres introvertis peuvent participer en « levant la main » ou en partageant des réactions emoji.

Organiser des réunions adaptées aux équipes hybrides

Lorsque vous organisez une réunion virtuelle pour une équipe hybride, concentrez-vous sur les besoins des collaborateurs en télétravail au même titre (sinon plus) que ceux des participants présents sur place. Voici quelques conseils à suivre pour améliorer les réunions de vos équipes hybrides :

• Désigner des responsables pour aider à superviser les deux camps : choisissez un collaborateur capable de contrôler ce qui se passe dans la salle de conférence du bureau, ainsi qu’un membre de l’équipe connaissant bien le fonctionnement de la plateforme en ligne pour assurer le bon déroulement de la réunion.
• Activer la fonctionnalité de chat dans Zoom ou votre plateforme de vidéoconférence : ce canal de communication secondaire vous permettra de préserver l’attention des participants, de partager des liens et d’échanger des commentaires les uns avec les autres sans déranger la réunion.
• Veiller à partager le temps de parole équitablement entre les participants sur place et ceux qui interviennent à distance : au bureau, arrangez-vous pour organiser votre réunion virtuelle sur un écran suffisamment grand afin que la plupart (idéalement la totalité) de vos collaborateurs en télétravail soient visibles.

Ne sous-estimez pas l’importance d’un son de qualité pour votre réunion virtuelle. Dans la mesure du possible, les animateurs ont intérêt à se doter d’un casque performant et à ne pas se contenter de leur micro ou de leurs haut-parleurs intégrés.

Adopter des logiciels qui permettent à tous de participer de manière équitable

Par chance, il existe un grand nombre d’applications et d’outils conçus pour les équipes hybrides. En matière de logiciels destinés à une utilisation en environnement virtuel, optez pour un produit qui offre un espace de travail partagé auquel les membres de l’équipe, qu’ils soient sur place ou à distance, peuvent facilement accéder.

Slack permet d’organiser facilement des réunions improvisées et en petit comité. Sa plateforme offre la possibilité de discuter avec le groupe dans différents canaux ou de communiquer personnellement avec d’autres collaborateurs grâce aux messages directs. Elle dispose également de fonctionnalités de partage de fichiers, de notifications et de rappels.

Accessible sur tout type d’appareil, Zoom est la référence en matière de vidéoconférence. Sa fonction de partage d’écran est très intuitive, les invites sonores et vidéo sont automatisées et le chat est intégré à l’écran. Il suffit d’un clic pour envoyer des invitations ou rejoindre une réunion.

Avec Lucidspark, les équipes hybrides ont tous les outils dont elles ont besoin pour concevoir, créer et mettre en œuvre des projets sur une seule et même plateforme collaborative. Avec sa zone de travail illimitée et ses options de dessin à main levée, cette solution basée sur le cloud permet aux utilisateurs de libérer leur créativité tout en générant et en consignant des idées.