Welche verschiedenen Formen von Scrum Meetings gibt es?

Auf den ersten Blick mag es seltsam erscheinen, dass sich zahlreiche Softwareteams auf der ganzen Welt für die Scrum Methode entschieden haben. Wenn es eine Sache gibt, über die man sich branchen- und abteilungsübergreifend einig ist, dann ist es folgende: Niemand mag unnötige Meetings. Die Scrum Methode erfordert jedoch eine Vielzahl von Besprechungen.

Der springende Punkt: Keines der Scrum Meetings ist unnötig. Als agiles Framework stützt sich Scrum auf häufige persönliche Kommunikation, um kurze Arbeitszyklen zu fördern. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Formen von Scrum Meetings und erläutern, warum sie für den Scrum Prozess unerlässlich sind.

Was bedeutet „Agile“?

Bevor wir tiefer in die Materie eintauchen, möchten wir Ihnen zunächst einige allgemeine Informationen zu Scrum geben. Wie bereits erwähnt, ist Scrum ein agiles Framework: Doch was bedeutet das genau?

In den letzten zwanzig Jahren hat sich die agile Softwareentwicklung zur Norm in der Welt der Softwaretechnik entwickelt. Die agile Methode wurde sogar in anderen Branchen und Bereichen übernommen. Manche mögen sie, manche hassen sie – eines lässt sich jedoch nicht leugnen: Die agile Methodik ist unglaublich populär. Wenn Sie es also nicht bereits getan haben, sollten Sie sich in jedem Fall mit ihren Grundlagen vertraut machen.

Sehen wir uns nun an, worum es bei „Agile“ genau geht. Obwohl Agilität oft als eine Methode beschrieben oder verstanden wird, bei der es darum geht, Aufgaben zu erledigen – also als schrittweiser Prozess –, handelt es sich in Wirklichkeit um ein Rahmenwerk für die Art und Weise, wie Sie an Ihre Arbeit herangehen und diese betrachten. Dieses Rahmenwerk und seine Leitprinzipien werden im Manifest für agile Softwareentwicklung dargelegt. Der Begriff der Agilität ist keine spezifische Methode, sondern ein Oberbegriff. Und unter diesen Oberbegriff fallen verschiedene agile Methoden (z. B. Scrum und Kanban, dazu aber später mehr).

Bei der herkömmlichen Softwareentwicklung sind Entwicklungsteams oft bestrebt, ein Produkt auf einen Schlag fertigzustellen. Das Problem dabei ist jedoch, dass ein solcher Schlag in der Regel Monate in Anspruch nimmt. 

Teams, die die agile Methodik anwenden, arbeiten dagegen in kurzen Intervallen, die Sprints genannt werden. Die Länge der Sprints variiert je nach Team, ein Standardsprint dauert jedoch zwei Wochen. Während dieser Sprints widmen sich die Teams bestimmten Aufgaben, analysieren den Prozess und arbeiten dann daran, jeden nachfolgenden Sprint zu verbessern. In erster Linie geht es darum, ein funktionierendes Produkt zu schaffen, das dann in nachfolgenden Sprints schrittweise verfeinert und verbessert wird. 

Arten von agilen Framework

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei der agilen Softwareentwicklung nicht um eine schrittweise Methode, sondern um ein Mindset und einen Ansatz. Dabei gibt es zahlreiche Methoden und Rahmenwerke, die unter den Oberbegriff der Agilität fallen. In diesem Abschnitt werden wir uns kurz mit zwei der bekanntesten agilen Rahmenwerke befassen: Scrum und Kanban.

• Scrum

Ein wesentliches Merkmal der Scrum Methode ist der Schwerpunkt auf Kollaboration im Team und Entscheidungsfindung. Aufgaben und Projekte werden in zweiwöchige Scrum-Sprints aufgeteilt. Zu Beginn eines jeden Scrum-Sprints kommt das gesamte Team in einem Scrum-Meeting zusammen, um gemeinsam Ziele festzulegen und Aufgaben untereinander aufzuteilen. Während jedes Sprints treffen sich die Scrum Teams weiterhin regelmäßig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Die Aufgaben des jeweiligen Sprints werden dann auf einem Scrum Board festgehalten. Dabei kann es sich entweder um ein physisches Whiteboard oder ein virtuelles Scrum Board handeln. Das Board wird in drei (manchmal auch mehr) Spalten unterteilt: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Die Aufgaben, die in Form kleinerer Karten dargestellt sind, werden auf die entsprechenden Spalten aufgeteilt.

• Kanban

Wie bei der Scrum Methode werden auch bei der Kanbanmethode die Aufgaben anhand von Karten auf einem Board sortiert. Dabei kann es sich auch hier um ein physisches oder virtuelles Board handeln. Doch damit enden die Überlappungen auch schon.

Bei der Kanbanmethode gibt es kein Zeitlimit. Der Backlog wird ständig aktualisiert: Sobald eine Aufgabe begonnen wurde, wird ihre Karte in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben. Dieser Vorgang wird so lange in den entsprechenden Spalten fortgesetzt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Ziel der Kanbanmethode ist es, Teams bei der Organisation ihrer Arbeitsabläufe zu unterstützen und Engpässe zu beseitigen. Deshalb legen die Teams ein striktes Limit für Aufgaben fest, die sich in Bearbeitung befinden. Die Obergrenze für die in Bearbeitung befindlichen Aufgaben definiert die Anzahl der Aufgaben, die sich in einer bestimmten Spalte des Kanban Boards befinden können. So kann Multitasking reduziert und die Effizienz und Konzentration der Teammitglieder aufrechterhalten werden.

Welche fünf zentralen agilen Scrum Meeting Formen gibt es?

Während jedes Sprints sollte Ihr Team fünf verschiedene agile Scrum Meetings abhalten. Doch keine Sorge – die meisten müssen nur einmal pro Scrum-Sprint durchgeführt werden. Im folgenden Abschnitt werden die Grundlagen der einzelnen Meetings erläutert: Wann sollten sie stattfinden? Wer sollte teilnehmen? Und was soll das Meeting bewirken? Mit diesem Wissen werden Sie in kürzester Zeit reibungslose und effektive Sprints absolvieren können.

1. Besprechung: Sprint Planung

   Vor Beginn eines Scrum-Sprints muss Ihr Team wissen, wo die Reise hingehen soll. Hier kommt das Sprintplanungsmeeting ins Spiel. Ein Sprintplanungsmeeting sollte eines Ihrer längsten Scrum-Meetings sein – planen Sie für jede Woche Ihres Sprints zwei Stunden für die Planung ein. Ein Sprint von zwei Wochen würde also beispielsweise ein vierstündiges Planungsmeeting erfordern. Das mag auf den ersten Blick viel erscheinen – bedenken Sie jedoch, dass Sie pro Sprint nur ein Planungsmeeting abhalten müssen, und zwar direkt zu Beginn des Scrum-Sprints.

   Der Zweck eines Sprintplanungsmeetings ist simpel: Sie legen fest, was Sie und Ihr Team in diesem Scrum-Sprint erreichen wollen, wobei Sie die zur Verfügung stehende Bandbreite bewerten. Dann können Sie den Sprint planen, Aufgaben zuweisen und Fristen setzen. Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied genau weiß, welche Aufgaben ihm zugewiesen wurden und wie diese zu erledigen sind. Laden Sie den Product Owner zu diesem Meeting ein, um Unklarheiten zu beseitigen und Erwartungen festzulegen.

2. Tägliche Kurzbesprechung

   Die tägliche Kurzbesprechung bildet das Herzstück eines agilen Scrum-Sprints und ist das am häufigsten abgehaltene Meeting. Sie ist kurz, prägnant und findet, wie der Name schon sagt, jeden Tag statt – in der Regel als erste Besprechung des Arbeitstages. Am Ende eines Scrum-Meetings sollte jedes Teammitglied zwei Fragen für sich beantwortet haben: Was habe ich gestern erreicht? Und was werde ich heute erreichen? Kurzbesprechungen bieten den Teammitgliedern auch die Gelegenheit, etwaige Probleme anzusprechen, vor denen sie stehen.

   Auch wenn die tägliche Scrum-Meetings nur fünfzehn bis dreißig Minuten dauern, sind sie ein wirksames Mittel, um jedes Teammitglied auf dem Laufenden zu halten und eine offene Kommunikation mit anderen zu gewährleisten. Da sie so häufig abgehalten werden, können Teams auf diese Weise auch Probleme ansprechen, sobald sie auftauchen. So kann der Sprint planmäßig verlaufen.  

3. Sprintbewertungsmeeting

   Am Ende eines jeden Scrum-Sprints findet ein Sprintbewertungsmeeting statt. Dieses Meeting ist eine Gelegenheit für Sie und Ihr Team, dem Produktverantwortlichen und anderen Stakeholdern außerhalb Ihres Teams zu zeigen, was Sie erreicht haben.

   Ziel eines Sprintbewertungsmeetings ist es, Feedback einzuholen. Während Sie neue Produktmerkmale und -funktionen demonstrieren, sollten Sie es dem Produktverantwortlichen und anderen Stakeholdern ermöglichen, auf Ihre Arbeit zu reagieren und diese zu bewerten. Die agile Methodik stützt sich auf offene und regelmäßige Gespräche: Während Sie und Ihr Team Feedback erfassen, beantworten und darauf reagieren, sollten Sie daran denken, dass diese Gespräche zur Entwicklung eines besseren Produkts beitragen.

   Bestimmte Feedbackpunkte können zusätzliche Arbeit am Produkt bedeuten – nehmen Sie sie in Ihr Backlog auf und ziehen Sie sie für den nächsten Sprint in Betracht. (Hier ist Prioritätensetzung erforderlich: Sie sollten das Feedback letztendlich umsetzen. Wenn jedoch andere Aufgaben dringender sind, können Sie die Implementierung der Rückmeldungen für einen späteren Sprint aufheben.)

4. Sprint Retrospektive Scrum Meeting

   Genau wie die Bewertungsmeetings finden auch die Retrospektive Scrum-Meetings am Ende eines Sprints statt. Während Bewertungsmeetings den Produktverantwortlichen und andere Stakeholder miteinbeziehen, richten sich Retrospektive Meetings in erster Linie an Ihr Scrum-Team. In der Regel müssen daher keine Außenstehenden hinzugezogen werden.

Besprechen Sie bei einem Sprint Retrospektive Meeting die folgenden Fragen mit Ihrem Scrum-Team: Was hat bei diesem Sprint gut funktioniert? Was ist schiefgegangen? Und was könnten wir beim nächsten Mal anders machen?

Diese Meetings müssen nicht lange dauern (üblich sind ein bis zwei Stunden), sie ermöglichen es den Teams jedoch, sich kontinuierlich zu verbessern.

5. Product Backlog Refinement

Meetings für das Product Backlog Refinement finden zwischen den einzelnen Sprints statt – in der Regel nur einmal im Zeitraum zwischen zwei Sprints. Sie können je nach Bedarf aber auch ein weiteres Meeting ansetzen. Wenn es Ihnen ähnlich geht wie uns, sind Ihre Backlogs wahrscheinlich etwas unausgegoren. Und das ist okay! Bei diesem Meeting haben Sie die Gelegenheit, klärende Details zu ergänzen, die zu erbringenden Leistungen zu bestimmen und Ihre Rückstände nach Priorität zu sortieren.

Ein eingehendes Meeting zum Product Backlog Refinement hat viele Vorteile. Erinnern Sie sich noch an das ach so lange Sprintplanungsmeeting, das Sie zu Beginn des Sprints abgehalten haben? Wenn Sie sich die Zeit für die Optimierung Ihres Backlogs nehmen, geht die Sprintplanung um einiges schneller und reibungsloser vonstatten.

Tipps für die Organisation agiler Scrum-Meetings

An dieser Stelle ist Ihnen wahrscheinlich etwas klar geworden: Die Scrum-Methode stützt sich auf persönliche Meetings. Ohne sie gerät ein Sprint ins Stocken und scheitert. Nun muss aber ein persönliches Gespräch nicht zwangsläufig auch persönlich, also „Face to Face“ stattfinden. Ganz gleich, ob Ihr Team dezentral oder im selben Gebäude arbeitet, kann ein virtuelles Scrum-Board dabei helfen, die Meetings zu strukturieren und die Teammitglieder informiert zu halten. Hier kommt Lucidspark ins Spiel.

Mit Lucidspark können Sie virtuelle Scrum-Boards erstellen, diese mit Ihrem Team teilen und in Echtzeit zusammenarbeiten. Und das ist noch nicht einmal das Beste daran! Wir haben hier drei Funktionen von Lucidspark zusammengestellt, mit denen Sie Ihre agilen Scrum-Meetings organisieren können:

1. Timer: Teammitglieder sind leicht frustriert über die schiere Anzahl der Scrum-Meetings, an denen sie teilnehmen müssen – vor allem, wenn diese Meetings regelmäßig lange dauern. Verwenden Sie bei den täglichen Kurzbesprechungen Ihr Scrum-Board mit dem internen Timer von Lucidspark, um einen pünktlichen Abschluss sicherzustellen.
2. Farbcodierung und Tags: Ihr Scrum-Board ist während jedes Sprints eine leistungsfähige visuelle Ressource für Ihr Team – vorausgesetzt, es ist gut strukturiert. Um für mehr Klarheit zu sorgen, können Sie mithilfe von Farben und Tags für Mitwirkende kennzeichnen, welche Aufgaben welchen Personen zugeordnet sind.
3. Verlinkungen: Überfrachten Sie Ihr Scrum-Board nicht mit unnötigen Informationen. Nicht jedes Teammitglied benötigt die Details für jede Aufgabe. Fügen Sie Links zu externen Dokumenten, anderen Lucidspark Boards oder Lucidchart Dokumenten hinzu, damit Teammitglieder auf zusätzliche Dokumentationen zugreifen können, die sie möglicherweise benötigen.