Los tipos de reuniones Scrum para la planificación de proyectos

En primera instancia, puede parecer extraño que el método Scrum sea el que prefieren muchos equipos de software de todo el mundo. Si hay algo en lo que todas las industrias y departamentos están de acuerdo es en esto: a nadie le gustan las reuniones innecesarias. Y el método Scrum requiere de muchas reuniones. 

Este es el punto: ninguna de las reuniones de Scrum es innecesaria. Como plataforma de Agile, Scrum se basa en la comunicación presencial y frecuente para facilitar ciclos de trabajo cortos. En esta publicación, desglosaremos cada tipo de reunión de Scrum y explicaremos por qué son indispensables para el proceso de Scrum. 

¿Qué es la plataforma Agile?

Antes de pasar a otro tema, repasemos información básica. Como se mencionó anteriormente, Scrum es una plataforma de Agile: ¿Qué significa eso exactamente? 

Durante los últimos veinte años, el desarrollo del software Agile se ha convertido en una norma en el mundo de la ingeniería de software. El método Agile incluso se ha adaptado para su uso en otras industrias y campos. Ya sea que te encante o la detestes, no podemos negar esto: la metodología Agile es increíblemente popular y, si corresponde, deberías familiarizarte con los conceptos básicos. 

Así que esto es lo que necesitas saber sobre Agile. Aunque Agile a menudo se describe o se entiende como un método para hacer las cosas, un proceso paso a paso, en realidad es una plataforma para pensar en tu trabajo y hacerlo. Esta plataforma y sus principios rectores se describen en el Manifiesto para el desarrollo de software Agile. Agile no es un método específico, sino un término general. Y, dentro de esa generalidad, existen varios métodos Agile (Scrum y Kanban, por ejemplo, pero veremos eso más adelante). 

En el desarrollo tradicional de software, los equipos de ingeniería suelen querer terminar un producto a la vez. Este es el problema: para hacerlo, suelen tardar meses. 

Los equipos que utilizan la metodología Agile, por otro lado, operan en intervalos cortos llamados sprints. La duración de los sprints varía dependiendo del equipo, pero el promedio es de dos semanas. Durante estos sprints, los equipos abordan tareas específicas, reflexionan sobre el proceso y después buscan mejorar en cada sprint posterior. El objetivo es, ante todo, crear un producto funcional; ese producto luego se perfecciona y mejora una y otra vez en futuros sprints. 

Tipos de plataformas Agile

Como se mencionó anteriormente, el desarrollo del software Agile no es un método paso a paso, sino una mentalidad y una estrategia. Hay diversos métodos y plataformas dentro de la generalidad de Agile. En esta sección, analizaremos brevemente dos de las plataformas Agile más importantes: Scrum y Kanban.

Scrum

Una característica determinante del método Scrum es su énfasis en la toma de decisiones y colaboración en equipo. Las tareas y los proyectos se dividen en sprints de dos semanas. Al comienzo de cada sprint, todo el equipo de Scrum se reúne para decidir qué esperan lograr y a quién se le asignarán determinadas tareas. A lo largo de cada sprint, los equipos de Scrum siguen reuniéndose con frecuencia para que todo siga funcionando sin problemas. 

Las tareas de ese sprint luego se organizan en un tablero Scrum: puede ser una pizarra física o un tablero Scrum virtual. El tablero se divide en tres (a veces, más) columnas: Tareas, en curso y completadas. Las tareas, representadas por tarjetas más pequeñas, se clasifican en las columnas correspondientes.

Kanban

Al igual que Scrum, el método Kanban organiza las tareas con tarjetas en un tablero (nuevamente, este puede ser físico o virtual). Pero, casi siempre, ahí terminan las similitudes. 

En el método Kanban, no hay límite de tiempo. El backlog se actualiza constantemente: una vez que se inicia una tarea, su tarjeta se mueve a la columna “en curso”, y así sucesivamente a través de las columnas correspondientes hasta que se completa.

El objetivo del método Kanban es ayudar a los equipos a organizar su flujo de trabajo y eliminar cuellos de botella. Para ello, los equipos deciden un estricto límite de trabajo en curso, que define el número de tareas que pueden estar en una columna determinada en el tablero Kanban. Esto ayuda a reducir la ejecución de varias tareas al mismo tiempo, manteniendo el enfoque y eficiencia de los miembros del equipo. 

¿Cuáles son las 5 ceremonias de Scrum?

En el transcurso de cada sprint, tu equipo debe realizar cinco tipos de reuniones Agile Scrum. Pero no te preocupes, ya que la mayoría solo ocurre una vez por sprint. En la siguiente sección, explicamos los conceptos básicos de cada reunión: ¿cuándo debe ocurrir? ¿Quién debe asistir? ¿Y qué se logra en la reunión? Una vez que cuentes con esta información, ¡estarás listo para realizar sprints fluidos y efectivos en muy poco tiempo!

Reunión de planificación Sprint

Antes de que tu equipo comience un sprint de Scrum, necesitas saber a dónde te diriges. Aquí es donde se dan las reuniones de planificación de sprint. Debe ser una de las reuniones de Scrum más largas que tengas: toma en cuenta dos horas de planificación para cada semana de tu sprint (por ejemplo, un sprint de dos semanas requiere una reunión de planificación de aproximadamente cuatro horas). Aunque esto puede parecer mucho, recuerda que solo necesitas celebrar una reunión de planificación por sprint, justo al inicio. 

El propósito de una reunión de planificación de sprint es simple: establecer lo que tú y tu equipo de Scrum requieren para lograr este sprint y evaluar el ancho de banda disponible. A partir de ahí, puedes planificar el sprint, asignar tareas y establecer plazos. Asegúrate que cada miembro del equipo comprenda los detalles de las tareas asignadas. Puedes invitar al propietario del producto a esta reunión para que puedan aclarar cualquier ambigüedad y ayudar a establecer expectativas.

Reunión diaria de trabajo

Como las reuniones de Agile Scrum son muy frecuentes, las reuniones diarias son el pan de cada día de los sprints de Scrum. Son breves, van directo al grano y se llevan a cabo todos los días; por lo general, son la primera reunión del día laboral. Al final de una reunión diaria, cada miembro del equipo habrá contestado dos preguntas: ¿qué logré ayer? Y ¿qué voy a lograr hoy? Las reuniones diarias también son un momento para que los miembros del equipo expongan cualquier obstáculo que estén enfrentando. 

Aunque las reuniones diarias solo duran entre 15 y 30 minutos, son una forma efectiva de mantener a cada miembro del equipo al día, concentrado y en comunicación abierta con los demás. Debido a que se realizan con tanta frecuencia, las reuniones diarias también permiten que los equipos aborden los problemas a medida que surgen, lo que hace que el sprint siga avanzando a tiempo.  

Reunión de revisión del sprint

Las reuniones de revisión del sprint se llevan a cabo al final de cada uno. Esta reunión es una oportunidad para que tú y tu equipo demuestren lo que han logrado al propietario del producto y a otras partes interesadas fuera de tu equipo. 

Tu objetivo en esta reunión es obtener retroalimentación. A medida que demuestres las características y la funcionalidad de los nuevos productos, permite que el propietario del producto y otras partes interesadas respondan ante tu trabajo y lo evalúen. La metodología Agile se basa en conversaciones abiertas y frecuentes: a medida que tú y tu equipo documenten, respondan y actúen en función de los comentarios, recuerda que estas conversaciones ayudan a crear un mejor producto. 

Ciertos puntos de la retroalimentación pueden requerir trabajo adicional en el producto; agrégalos a tu backlog y considera incluirlos en el próximo sprint (esta es una cuestión de prioridad: al final, debes implementar la retroalimentación, pero, si otras tareas son más urgentes, puedes dejarlo para otro sprint más adelante).

Reunión retrospectiva del sprint

Al igual que las reuniones de revisión, una reunión retrospectiva se lleva a cabo al final de cada sprint. Mientras que la primera incluye al propietario del producto y otras partes interesadas, una reunión retrospectiva es principalmente para beneficio de tu equipo de Scrum; por lo general, no es necesario involucrar a externos.

Durante una reunión retrospectiva, aborda estas preguntas con tu equipo de Scrum: ¿qué salió bien en este sprint? ¿Qué salió mal? Y, ¿qué podríamos hacer de manera diferente la próxima vez?

Estas reuniones no tienen por qué ser largas (generalmente, entre una y dos horas), pero permiten que los equipos mejoren constantemente.

Perfeccionamiento del backlog del producto

Las reuniones de perfeccionamiento del backlog del producto se dan entre sprints (generalmente, solo una vez entre cada uno, pero siempre puedes programar otra reunión si es necesario). Si eres como nosotros, es probable que tus tareas de backlog sean buenas, pero con ciertos detalles. ¡Y está bien! Esta reunión es tu oportunidad de agregar detalles aclaratorios, establecer proyectos y priorizar las tareas en tu backlog. 

Una reunión exhaustiva de perfeccionamiento del backlog del producto te facilita la vida. ¿Recuerdas la reunión de planificación que realizaste al comienzo del sprint? Si te tomas el tiempo para perfeccionar el backlog, la planificación del sprint es un proceso más rápido y fluido.

Consejos para organizar reuniones de Agile Scrum

En este punto, probablemente te hayas dado cuenta de algo: el método Scrum se basa en reuniones cara a cara. Sin ellas, un sprint se sale de control y fracasa. Pero está es la cuestión: cara a cara no significa necesariamente en persona. Y ya sea que tu equipo esté trabajando de forma remota o en el mismo edificio, un tablero de Scrum virtual puede ayudar a organizar las reuniones e informar a los miembros del equipo. Te recomendamos usar Lucidspark. 

Con Lucidspark, puedes crear tableros de Scrum virtuales, compartirlos con tu equipo y colaborar en tiempo real. ¿Lo mejor de todo? Hemos destacado tres características de Lucidspark que puedes usar para organizar tus reuniones de Agile Scrum:

1. Temporizador: es fácil que los miembros del equipo se sientan frustrados con tantas reuniones de Scrum a las que deben asistir, especialmente si suelen durar mucho tiempo. Cuando inicies tu tablero de Scrum en las reuniones diarias, utiliza el temporizador interno de Lucidspark para asegurarte de terminar a tiempo.
2. Código de color y etiquetas: tu tablero de Scrum es un poderoso recurso visual para tu equipo durante cada sprint, siempre y cuando esté organizado. Para mayor claridad, intenta usar Collaborator Colors y etiquetas para identificar qué tareas pertenecen a cada quién. 
3. Enlaces: no debes saturar tu tablero de Scrum con información innecesaria. Recuerda: no todos los miembros del equipo necesitan los detalles de cada tarea. Agrega enlaces a documentos externos, otros tableros de Lucidspark o documentos de Lucidchart para dar acceso a los miembros del equipo a cualquier documentación adicional que puedan necesitar.