Im Durchschnitt verbringen Mitarbeitende jeden Monat 31 Stunden in unproduktiven Meetings. Das ist eine Menge Zeitverschwendung – und eine Menge frustrierte Mitarbeitende. Was können Sie also tun?

Es ist zwar verlockend, Meetings abzusagen (und Sie sollten unnötige Meetings auch absagen), aber manchmal sind Meetings tatsächlich die beste Art, Ihre Zeit zu nutzen. Schließlich sind Meetings wichtige Gelegenheiten, Probleme zu lösen, Ideen zu sammeln und wichtige Entscheidungen zu treffen – sofern sie richtig durchgeführt werden. 

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihr nächstes Meeting die Zeit auch wert ist? Eine Möglichkeit besteht darin, eine effektive Tagesordnung für das Meeting zu erstellen. 

Die Magie einer effektiven Meeting Tagesordnung 

Unglaubliche 63 % der Meetings werden ohne eine im Voraus festgelegte Tagesordnung abgehalten. Dabei liegen die Vorteile der Verwendung einer Tagesordnung auf der Hand. 

Eine effektive Tagesordnung hilft dabei:

• Das Meeting beim Thema zu halten
• Die im Meeting verbrachte Zeit zu verkürzen
• Teilnehmende auf die Besprechung vorzubereiten
• Zur Teilnahme anzuregen 
• Die wichtigsten Punkte zu priorisieren
• Die nächsten Schritte aufzuschreiben, damit Teilnehmende aktiv werden können 

Eine Tagesordnung ist im Prinzip Ihr Fahrplan für das Meeting. Sie legt den Zeitplan und den Ablauf der Besprechung fest, umreißt die wichtigsten Ziele oder Prioritäten, listet auf, wer teilnehmen soll, und weist bei Bedarf Diskussionspunkte zu. 

Wenn Sie die Tagesordnung Ihrer Besprechung im Voraus planen und an alle Teilnehmende versenden, können alle Teilnehmende gut vorbereitet erscheinen und sich auf die Besprechung konzentrieren. Wenn die Diskussion vom Thema abschweift, kann eine effektive Tagesordnung helfen, das Gespräch so zu lenken, dass alle beim Thema bleiben. 

Die Anatomie einer guten Meeting Tagesordnung

Wie sieht also eine effektive Tagesordnung für ein Meeting aus? 

Ihre Tagesordnung sollte die folgenden wesentlichen Angaben enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings
• Eine Liste der Teilnehmenden, die erscheinen sollten
• Die Ziele des Meetings
• Themen oder Fragen, die zu besprechen sind
• Zugewiesene Zeit für jeden Diskussionspunkt
• Eventuelle Anmerkungen, Unterlagen oder Erkenntnisse aus früheren Meetings
• Aufgaben oder Vorbereitungshinweise für Teilnehmende vor dem Meeting

Profi-Tipp: Sie können auch eine kurze Aufwärmdiskussion oder einen Eisbrecher in das Meeting einbauen. Diese sind besonders nützlich für funktionsübergreifende Gruppen, für Personen, die nicht oft zusammenkommen, oder für virtuelle Meetings, bei denen natürliche Besprechungen eine zusätzliche Moderation benötigen.   

Diese Informationen bilden die Bausteine für ein produktives Meeting und helfen, das Fundament für eine effektive Kommunikation zu legen.

So erstellen Sie eine effektive Tagesordnung für Ihr Meeting 

Die Erstellung einer effektiven Tagesordnung erfordert einige Zeit und sorgfältige Planung. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um dann unüberlegt einfach eine zusammenzuwürfeln. 

Mit Hilfe der folgenden Schritte können Sie Ihre Meetings – und Ihre Tagesordnungen – optimal nutzen:  

Mit Sponsoren des Meetings zusammenarbeiten, um Ziele abzustimmen

Bevor Sie eine Tagesordnung aufstellen, müssen Sie sich über den Zweck des Meetings klar werden. Wenn Sie die Ziele des Meetings kennen, wissen Sie, was Sie besprechen sollten und wie Sie das Meeting strukturieren sollten.

Aber tun Sie das nicht alleine. Bringen Sie den Meeting-Sponsor ein – das ist in der Regel die Person (oder Gruppe), die das Meeting angefragt oder die Notwendigkeit eines Meetings festgestellt hat. Bei einem abteilungsweiten Meeting ist der Sponsor:in wahrscheinlich eine Führungskraft. Bei einer täglichen Teambesprechung ist das gesamte Team der Sponsor:in.

Legen Sie die Hauptziele für das Meeting gemeinsam mit dem/der Sponsor:in fest. Wenn das Team der/die Sponsor:in ist, holen Sie sich den Input von jeder Person, damit alle auf einer Wellenlänge sind. 

Fokus auf Themen, die die gesamte Gruppe betreffen

Nutzen Sie jede Minute, indem Sie sich auf Themen konzentrieren, die für alle Teilnehmende des Meetings von Bedeutung sind. Mit anderen Worten: Ihre Tagesordnung sollte nur Themen enthalten, die für die gesamte Gruppe relevant sind. Andernfalls schalten einige Teilnehmende ab, und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie an künftigen Meetings teilnehmen. 

Wenn Sie andere Themen behandeln müssen, die nur ein paar Teilnehmende betreffen, sollten Sie die Besprechung so strukturieren, dass die anderen Teammitglieder sich entschuldigen und wieder an die Arbeit machen können, oder diese Punkte für ein separates Meeting aufheben.  

Zweck der einzelnen Themen/Punkte notieren

Klären Sie den Zweck des Meetings und erläutern Sie jede Diskussionspunkte. So können die Teammitglieder ihre Rolle besser einordnen und sich effektiv beteiligen. 

Für ein Meeting oder Thema gibt es drei Hauptzwecke:  

• Die Weitergabe von Informationen – Das kann ein kurzes Update oder ein Informationsaustausch sein, bei dem einige oder sogar die meisten Teilnehmenden eher zuhören als etwas beizutragen. Oft ist es am besten, wenn Sie die neuesten Informationen schon vor dem Meeting weitergeben, damit Sie die Zeit im Meeting nutzen können, um Fragen zu beantworten und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Wenn Sie Informationen von anderen Teammitgliedern benötigen, stellen Sie sicher, dass diese rechtzeitig Bescheid wissen, damit sie sich auf den Austausch vorbereiten können.
   
• Einholen von Input – Meetings sind eine tolle Gelegenheit, um Ideen und Meinungen zu sammeln und Erkenntnisse aus verschiedenen Perspektiven zu berücksichtigen. Das bedeutet aber nicht, dass jeder in die Entscheidungsfindung einbezogen wird. Wenn der Zweck einer Diskussion nur darin besteht, Input von den Teilnehmern zu holen, sollten Sie dies von Anfang an klarstellen. Andernfalls könnten die Teilnehmer frustriert sein, wenn ihre Ideen oder Lösungen nicht in eine endgültige Entscheidung einfließen.
   
• Treffen einer Entscheidung – Wenn das Ziel des Meetings darin besteht, eine Entscheidung zu treffen, sollten Sie dies im Vorfeld klarstellen und die Regeln für die Entscheidungsfindung darlegen. Sie können zum Beispiel einen Konsens anstreben oder einfach abstimmen lassen. Wenn kein Konsens erzielt werden kann, hat die leitende Person eventuell das letzte Wort. Egal, welchen Ansatz Sie bei der Entscheidungsfindung verfolgen möchten, klären Sie dies von Anfang an, damit jeder versteht, was erwartet wird und wie er sich beteiligen sollte, um das Ziel zu erreichen. 

Notwendige Zeit abschätzen

Selbst mit einer Tagesordnung kann ein Meeting leicht aus dem Ruder laufen, wenn die Diskussion nicht gut getimed ist. Schätzen Sie die Zeit ab, die Sie für jeden Punkt benötigen, um Ihre Meetings auf Kurs zu halten. 

Wenn das Meeting beispielsweise für eine Stunde angesetzt ist und fünf Punkte auf der Tagesordnung stehen, sollte die Gesamtzeit 60 Minuten nicht überschreiten. Für manche Punkte benötigen Sie vielleicht nur fünf Minuten, andere wiederum erfordern vielleicht eine tiefgehendere Besprechung. Auch wenn die zugewiesene Zeit nicht exakt ist, hilft Ihnen die Zuweisung einer bestimmten Dauer für jeden Tagesordnungspunkt, das Meeting angemessen zu timen und das Gespräch voranzubringen.  

Groupware (Software für Zusammenarbeit) für Ihrer Tagesordnungen

Rüsten Sie für eine dynamische Zusammenarbeit Ihre Tagesordnung von Papier oder E-Mail auf eine Software um. Mit Groupware können Sie problemlos Tagesordnungen in der Cloud erstellen und in Echtzeit aktualisieren, Meetingprotokolle erstellen und speichern oder Ihre Tagesordnungen mit den Teilnehmern teilen. 

Eine visuelle Groupsoftware-Lösung wie Lucidspark bietet ein virtuelles Whiteboard, auf dem Teams nicht nur die Tagesordnungen einsehen und aufbewahren, sondern auch zu diesen beitragen können.   

Einladungen versenden 

Wenn Ihre Tagesordnung fertiggestellt ist, sollten Sie sie der Einladung beifügen, damit Teilnehmende sie sich vorher ansehen können. So wird sichergestellt, dass alle wissen, was sie erwartet, und dass sie gut vorbereitet erscheinen können, um zuzuhören, sich auszutauschen und zu diskutieren. 

Fragenbasierte Tagesordnungen

Alle Tagesordnungen sollten die oben beschriebenen wesentlichen Informationen enthalten. Die Gestaltung der Tagesordnung kann jedoch variieren. Eine beliebte Methode ist die Verwendung einer auf Fragen basierenden Tagesordnung. 

Fragebasierte Tagesordnungen, wie ihr Name schon sagt, umreißen jeden Punkt in Form einer Frage. Anstatt ein Thema beispielsweise als „Produktmerkmale“ aufzulisten, könnten Sie beispielsweise fragen: „Welche Merkmale müssen wir aufnehmen, um die Navigation zu verbessern?“

Durch die Formulierung Ihrer Diskussionspunkte als Fragen kommen Sie effektiver zu den gewünschten Ergebnissen. Fragenbasierte Tagesordnungen sind ansprechender und können Ihnen helfen, sich auf den Zweck des Meetings zu konzentrieren, so dass Ihre Diskussion von Anfang bis Ende konzentriert und produktiv verläuft.

3 effektive Vorlagen für Meeting Tagesordnungen 

Erstellen Sie eine effektive Tagesordnung für Meetings und sparen Sie Zeit mit teilbaren, anpassbaren Tagesordnungsvorlagen. Lucidspark macht es Ihnen einfach, produktive Meetings zu leiten und Ihr Team mit Hilfe von Vorlagen für Teammeetings, wöchentliche Meetings und wöchentliche Tagesordnungen auf die gleiche Wellenlänge zu bringen. 

Tagesordnungsvorlage für ein Teammeeting 

Richten Sie Ihr Lucidspark Board im Handumdrehen mit einer Vorlage für die Tagesordnung von Teammeetings ein, die Ihre Tagesordnung in wichtige Kategorien gliedert: 

• Ziele
• Aktualisierungen
• Notizen
• Themen/Probleme, die diskutiert werden sollten

Geben Sie die Vorlage einfach an andere Teilnehmende weiter, damit diese sich über die Ziele abstimmen, in Echtzeit Notizen machen und sich vorbereiten können.

Tagesordnungsvorlage für wöchentliches Meeting + Workspace 

Nutzen Sie die Tagesordnungsvorlage für Meetings von Lucidspark, um wöchentliche Meetings zu planen und mit Ihrem Team während der Besprechungen im Meeting zusammenzuarbeiten. 

Die Tagesordnungsvorlage für wöchentliche Meetings bietet Platz zum Eintragen von Thema, Zielen, Teilnehmern und Tagesordnungspunkten. Außerdem gibt es einen Workspace auf dem Whiteboard für Brainstorming, Kollaboration und den Austausch von Ideen an einem Ort.

Tagesordnungsvorlage für wöchentliches Meeting + Workspace 

Nutzen Sie die Tagesordnungsvorlage für Meetings von Lucidspark, um wöchentliche Meetings zu planen und mit Ihrem Team während der Besprechungen im Meeting zusammenzuarbeiten. 

Die Tagesordnungsvorlage für wöchentliche Meetings bietet Platz zum Eintragen von Thema, Zielen, Teilnehmern und Tagesordnungspunkten. Außerdem gibt es einen Workspace auf dem Whiteboard für Brainstorming, Kollaboration und den Austausch von Ideen an einem Ort.

Tagesordnungsvorlage für Zoom-Meetings

Mit einer speziell für Zoom-Anrufe erstellten Tagesordnung können Sie dafür sorgen, dass alle Teilnehmende während Ihrer virtuellen Meetings auf dem gleichen Stand sind. Die flexible Vorlage von Lucidspark erleichtert das Ausfüllen aller wichtigen Angaben, die Sie für ein erfolgreiches virtuelles Meeting benötigen, und enthält Felder für:

• Titel der Sitzung
• Zweck der Sitzung
• Meeting-ID
• Meeting-Passwort
• Datum und Uhrzeit
• Themen, um die es geht
• Teilnehmer
• Aktionspunkte
• Brainstormen und evaluieren

Ob online oder Präsenz, Meetings müssen nicht zwangsläufig langweilig sein. Verbessern Sie Ihre Meetings noch heute mit effektiven Tagesordnungen, die Ihre Besprechungen zum Erfolg führen.