Was gehört zu einem guten Projektumfangsdokument?

Es gibt nur wenige Dinge, die frustrierender sind, als auf ein Ziel hinzuarbeiten, das sich ständig verändert. Wir haben es alle schon einmal erlebt. Nach monatelanger Arbeit ändern sich die Anforderungen und plötzlich dauert das Projekt, das eigentlich nur sechs Monate in Anspruch nehmen sollte, acht Monate (oder noch länger). 

Erinnern Sie sich an Sisyphos, der damit bestraft wurde, unablässig einen Felsblock auf den Berg hinaufzuwälzen? Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team kein ähnliches Schicksal erleidet. Das ist natürlich ein extremes Beispiel, aber wenn sich die Anforderungen und die zu erbringenden Leistungen eines Projekts ständig ändern, können sich Teammitglieder schnell so fühlen, als ob sie einen nicht enden wollenden Berg erklimmen. 

Um das zu vermeiden, müssen Sie zwei Dinge tun: Legen Sie die Projektziele fest und halten Sie sich daran. Hier kommt das Projektumfangsdokument – oder auch Scope of Work (SOW, zu Deutsch: Arbeitsumfang) – ins Spiel. 

Ein Projektumfangsdokument beschreibt die Anforderungen eines Projekts und stimmt die Beteiligten und ihre Erwartungen aufeinander ab, bevor das Projekt überhaupt beginnt. 

Was ist ein Projektumfangsdokument? 

Im Projektmanagement und in der Projektplanung bezieht sich der Umfang auf zwei Dinge: die Anforderungen an das Produkt selbst (was das Projekt erzeugen soll) und die Arbeit, die für die Erstellung des Produktes erforderlich ist. Diese zwei Bereiche werden manchmal auch als Produktumfang und Projektumfang bezeichnet.

Bei einem Projektumfangsdokument handelt es sich einfach um eine formale Dokumentation, die sowohl den Produktumfang als auch den Projektumfang darstellt. Bevor Sie sich auf eine neues Projekt stürzen, sollten Sie und Ihr Team (und alle anderen Beteiligten) sich auf den Umfang des Projekts einigen. Wenn Sie diese Anforderungen aufschreiben, haben Sie auch schon ein einfaches Projektumfangsdokument erstellt. 

Mit diesem Dokument können Sie und Ihr Team im Voraus Erwartungen festhalten und die Verantwortlichkeit während des gesamten Lebenszyklus des Projekts bestimmen. Außerdem trägt es dazu bei, dass die Kosten, die Anforderungen und der Zeitplan des Projekts nicht aus dem Ruder laufen. 

Die Erarbeitung des Projektumfangs sollte zwar ein gemeinschaftlicher Prozess sein, bei dem alle Beteiligten einbezogen werden, in der Regel ist es aber der Projektmanager, der den Prozess vorantreibt. Der Projektmanager ist für die Erstellung und Aktualisierung des Dokuments verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass jeder Beteiligte Zugriff auf die aktuelle Version hat. 

So formuliert man einen Projektumfang

Beim Erstellen eines Projektumfangsdokuments ist es wichtig, so spezifisch wie möglich zu sein. Ihr Ziel ist ganz einfach: Dokumentieren Sie den vereinbarten Umfang. Der Begriff „Umfang“ ist weit gefasst, denn er umfasst viele kleinere Bereiche der Projektplanung.

Deshalb werden wir ihn etwas genauer betrachten. Bei der Erstellung eines Projektumfangsdokuments sollten Sie diese wesentlichen Elemente berücksichtigen: 

Projektziele

Was soll Ihr Projekt erreichen? Und inwiefern stehen die Projektziele mit den Unternehmenszielen im Einklang?

Das mag vielleicht übertrieben erscheinen, aber wenn sie den Business Case des Projekts vorab klar definieren, kann Ihnen das später Kopfschmerzen ersparen. Wenn ein Projekt einmal begonnen hat, werden die Beteiligten fast immer versuchen, den Umfang um die ein oder andere zusätzliche Anforderung zu erweitern. Das kann den Zeitplan und das Budget des Projekts durcheinanderbringen, aber oft ist es schwer, Nein zu sagen. 

Mit einem klar definierten (und dokumentierten) Projektziel fällt die Entscheidung bezüglich zusätzlicher Anfragen leichter. Wenn die geforderten Änderungen mit dem Ziel des Projektes und dem definierten Business Case übereinstimmen, können Sie eine entsprechende Anpassung des Umfangs in Erwägung ziehen. Falls nicht, können Sie die Änderungen ganz einfach ablehnen. 

Hauptleistungen

Was erhält Ihr Kunde am Ende des Tages? Falls notwendig, teilen Sie umfangreichere Leistungen in einzelne Bestandteile auf. 

Klar definierte Leistungen sind einer der wichtigsten Aspekte des Projektumfangsdokuments. Verwenden Sie einfache und präzise Sprache. Ausschmückungen sind überflüssig – Ihr Ziel sind eindeutige Formulierungen.

Wenn die Erwartungen Ihres Kunden nicht mit denen Ihres Teams übereinstimmen, haben Sie ein Problem. Zum Glück gibt es eine einfache Methode, um dies zu vermeiden: Besprechen Sie die zu erbringenden Leistungen, bevor das Projekt beginnt, und machen Sie Aufzeichnungen. 

Wichtigste Meilensteine 

Klar definierte Leistungen sind der erste Schritt, wenn es darum geht, Erwartungen aufeinander abzustimmen. Der zweite Schritt besteht darin, Meilensteine festzulegen. Wann werden die einzelnen Abschnitte des Projekts abgeschlossen sein?

Meilensteine helfen Ihrem Team dabei, auf Kurs zu bleiben und fördern die Kommunikation mit dem Kunden. Jedes Mal, wenn Sie einen Meilenstein in einem Projekt erreichen, sollten Sie sich bei Ihren Kunden melden. Entspricht das Produkt, das Sie entwickeln, immer noch den Visionen der Kunden? Wenn nicht, ist es besser, dies frühzeitig zu erkennen. Wenn Sie sich nach jedem Meilenstein kurz mit dem Kunden besprechen, können Sie Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass Ihre Arbeit und die Visionen Ihres Kunden nach wie vor im Einklang sind.

Zeitstrahlen 

Zeitstrahlen und Meilensteine gehen Hand in Hand. Ein Projekt-Zeitstrahl sollte das Projekt und die Schritte, die für den Projektabschluss erforderlich sind, von Anfang bis Ende darstellen. Dabei sollten Sie Meilensteine berücksichtigen, auf die Sie entlang des Weges treffen werden. 

Es empfiehlt sich, zwei Versionen des Zeitstrahls zu entwerfen – einen internen und einen externen. Ein Zeitstrahl ist ein nützliches Hilfsmittel, um Ihr Team auf Kurs und Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Der Kunde braucht jedoch nicht immer alle Details, die Ihre Teammitglieder brauchen. 

Annahmen 

Man kann nicht genau planen, wie sich ein Projekt entwickeln wird – manche Faktoren sind einfach ungewiss. Daran ist auch nichts auszusetzen. Das bedeutet lediglich, dass Sie zu Beginn Ihres Projektes einige Annahmen treffen müssen. 

Halten Sie im Annahmen-Abschnitt Ihres Projektumfangsdokuments alle Vermutungen fest, die Sie zu Beginn Ihres Projekts anstellen.  Diese Vermutungen beziehen sich oft auf den Zeitrahmen, das Budget und die Funktionalität.

Einschränkungen 

Welche Einschränkungen gibt es, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten? Haben Sie vielleicht nur wenig Zeit, Geld oder Ressourcen?

Bedenken Sie, dass auch Richtlinien oder Auflagen des Kunden zu den Einschränkungen gehören können. 

Berichte 

Genau wie Zeitstrahlen können auch Berichte sowohl für den Kunden als auch für den internen Gebrauch bestimmt sein. Erstellen und versenden Sie während des Projekts Berichte, um die Kunden, Ihre Teammitglieder und andere Beteiligte über den Projektfortschritt zu informieren. 

Berichte sind ein wertvolles Hilfsmittel, um den Zeitplan des Projekts einzuhalten und Ihrer Rechenschaftspflicht nachzukommen. 

Vereinbarung 

Die Erarbeitung des Projektumfangs dient dazu, Einigkeit zwischen den Beteiligten zu schaffen, indem die Erwartungen der Kunden mit denen der Teammitglieder abgestimmt werden. Am besten lassen Sie sich das schriftlich geben.

Sobald Sie das Projektumfangsdokument fertiggestellt haben, sollten es deshalb alle Beteiligten unterzeichnen. Wenn ein Beteiligter versucht, den Umfang zu ändern, während das Projekt im Gange ist, können Sie so nachweisen, dass die Person den ursprünglichen Kriterien zugestimmt hat. 

Tipps für die Erstellung eines effektiven Projektumfangs 

Holen Sie beim Erarbeiten des Projektumfangs das Optimum heraus. Wir haben vier Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, prägnante und effektive Projektumfangsdokumente zu verfassen: 

1. Seien Sie spezifisch: Ein Projektumfangsdokument ist nur so gut wie seine Details – je detaillierter, desto besser. Der Sinn und Zweck der Erarbeitung eines Projektumfangs besteht daran, Verwirrungen zu vermeiden und Erwartungen aufeinander abzustimmen. Wenn Ihr Projektumfangsdokument jedoch missverständlich ist, hat es den gegenteiligen Effekt. Seien Sie deshalb so spezifisch wie möglich, insbesondere beim Definieren der zu erbringenden Leistungen.  

2. Verwenden Sie Visualisierungen: Niemand liest gerne ein Dokument, dass nur aus einem Textblock besteht. Verwenden Sie deshalb in Ihrem Projektumfangsdokument visuelle Elemente, damit die Beteiligten interessiert und informiert bleiben. 

Sie sind sich nicht sicher, wie sie die Visualisierung am besten integrieren sollen? Mit Lucidspark können Sie Ihr Projektumfangsdokument auf einem virtuellen Whiteboard erstellen und Texte, Diagramme und andere Visualisierungen kombinieren. So erstellen Sie ein Dokument, das detailliert, visuell ansprechend und vor allem effektiv ist. 

3. Schaffen Sie einen Teamprozess: Der Projektmanager ist für die Erarbeitung des Projektumfangs verantwortlich – das heißt aber nicht, dass diese Person den gesamten Prozess allein abwickeln soll. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, das Team zusammenzubringen. Jedes Teammitglied spielt bei der Entwicklung des Produkts eine andere Rolle. Die Teammitglieder sollten sich ihrer Rolle bewusst sein und die damit verbundene Arbeit besser als alle anderen verstehen. 

Nehmen Sie das Wissen der Teammitglieder in Anspruch, um ein effektives Projektumfangsdokument zu erstellen. Die Erarbeitung des Projektumfangs sollte ein gemeinschaftlicher Prozess sein. Beziehen Sie das gesamte Team und die individuellen Ideen bei der Dokumentenerstellung mit ein.

4. Holen Sie die Unterschriften ein: Ein Projektumfangsdokument nützt nichts, wenn Ihr Team oder andere Beteiligte sich nicht daran halten. Lassen Sie es deshalb von allen Beteiligten abzeichnen, bevor Sie mit der nächsten Phase der Projektplanung beginnen, und stellen Sie so sicher, dass das Dokument auch widerspiegelt, worauf sich alle geeinigt haben.