3 pasos para interpretar el ambiente al dirigir reuniones virtuales

Un aspecto increíble de los seres humanos es nuestra capacidad de percibir los estados emocionales y mentales de los demás a partir de indicadores físicos. Lo hacemos sin siquiera darnos cuenta de lo que está sucediendo. Imagina que hubieras estado presente en una reunión y alguien hubiera mencionado que era el cumpleaños de un colega: de repente, el estado de ánimo cambiaría; incluso, si nadie dijera nada, todos estarían un poco más contentos. Esa capacidad de “interpretar el ambiente”, o percibir los sentimientos de los demás, es una habilidad invaluable. Sin embargo, es mucho más difícil cuando no estás en el lugar y no puedes interpretar el lenguaje corporal ni las señales sociales. 

A medida que más empresas adoptan modelos de trabajo híbridos, encontrar formas de interpretar el ambiente virtual se está volviendo muy importante. Para combatir la fatiga que causan las sesiones en Zoom, los facilitadores deben prestar atención a cómo responden los participantes y crear reuniones más productivas, en las que todos sientan que pueden colaborar y ser parte real de la visión del equipo.

Por eso, te enseñaremos a cómo estar más consciente sobre las necesidades de los miembros de tu equipo, establecer una mejor conexión con los asistentes y dirigir una sesión informativa significativa, incluso a distancia.

Un buen comienzo

Para generar confianza y un espacio para la colaboración y la creatividad, es importante que tu reunión tenga una buena base. A continuación, te presentamos dos pasos rápidos para comenzar con el pie derecho:

1. Conéctate primero contigo mismo: un ejercicio de respiración o una meditación rápida es ideal para esto. Intenta cerrar los ojos e inhalar y exhalar profundamente cuatro veces. Instálate en el momento presente enfocándote en el espacio que te rodea y tus sentidos inmediatos.
2. Establece una conexión con los otros: es probable que hayas notado que tus compañeros de trabajo están ansiosos por conversar, ya que es posible que no estén interactuando socialmente de manera normal. ¡Da un tiempo para conocerse! Podrías:
   • Plantear una de las preguntas importantes de la vida
     • ¿Preferirías ser un vampiro o un hombre lobo? ¿Por qué?
     • ¿Prefieres Star Wars o Star Trek?
     • ¿A qué casa de Hogwarts perteneces? (Es inaceptable que algunos miembros de tu equipo no sepan a qué casa pertenecen, por lo que esto debe solucionarse de inmediato haciendo un sombrero de clasificación virtual.)
     • Si tuvieras $5,000 dólares para viajar, pero tuvieras que salir este fin de semana, ¿a dónde te irías y por qué?
     • ¿A cuál Spice Girl elegirías como presidenta de Estados Unidos?
   • Haz juegos
     • Estos son algunos juegos que ayudan a conectarse. 
   • Realiza encuestas en vivo
     • Pregunta cómo está el clima en el lugar donde se encuentre cada quien.
     • Pide a todos que describan su estado de ánimo con una palabra o gif.

Más allá de hacer que los miembros de tu equipo se sientan más cómodos entre sí, las preguntas también pueden servir para darte una idea del estado actual de todos. Por ejemplo, si uno está en la costa este y hay una advertencia de huracán allí, esa persona puede estar sintiendo algo de tensión. Es importante que tú sepas eso.

Donde empieza el trabajo

Una vez que se ha abierto la reunión y los miembros de tu equipo se sienten más conectados entre sí, es hora de ponerse manos a la obra. 

Hay dos tipos de reuniones: actualizaciones de estado y sesiones colaborativas de resolución de problemas. En las actualizaciones, tu equipo simplemente comparte el estado de sus tareas (como las reuniones de Scrum). Luego está el otro tipo de reuniones, en las que deben resolverse los problemas. En general, las personas se reúnen para comprender, innovar, colaborar y tomar decisiones.

En una reunión de resolución de problemas, uno de tus objetivos es fomentar el “razonamiento divergente”. Durante esta parte de la reunión:

• Facilita un debate abierto y fluido.
• Obtén diversos puntos de vista.
• No criquites
• Genera alternativas a las ideas propuestas.

Es importante que documentes activamente esta parte de la reunión. Usa Lucidspark para hacer un seguimiento de las ideas sin interrumpir su flujo. 

A continuación, puedes prepararte para la siguiente parte de la reunión, la de “pensamiento convergente”, en la que:

• Evaluarás las alternativas.
• Resumirás los puntos clave.
• Ordenarás las ideas por categorías.
• Harás juicios.

También hay muchas formas de estimular ideas si tu reunión comienza a decaer, de lo que te percatarás si estás interpretando activamente el ambiente en busca de signos de incomodidad, aburrimiento o fatiga. Puedes considerar dividir al equipo en grupos más pequeños usando tableros de salas separadas o un temporizador para que el equipo sienta una presión moderada para avanzar (lo que a menudo es útil para generar ideas). Si tu equipo no logra ponerse de acuerdo sobre una idea, considera someterla a voto. 

No todo saldrá según lo planeado, y es posible que no terminen la reunión con una solución perfecta. Pero descubrirás que los problemas son menos difíciles de abordar cuando las personas están conectadas, y que es muy eficaz usar la capacidad intelectual colectiva y la creatividad para generar ideas.

Presta atención a quién no está contribuyendo, cómo todos se están involucrando y el lenguaje corporal de las personas a fin de determinar si tu equipo está teniendo dificultades. Si necesitan ayuda, pregúntales qué podría ayudarles a generar ideas o resolver problemas. Ser directo puede ser el antídoto contra la incomodidad.

Cerrar juntos 

Una gran reunión con un mal final puede arruinar toda la experiencia. Para que la salida sea agradable, comienza a cerrar la reunión cinco minutos antes del final de la hora. Algunas cosas que debes hacer antes de terminar:

• Resuelve las preguntas finales: no dejes a nadie con dudas. Si hay alguna pregunta para la que no tienes una respuesta inmediata, haz un elemento de acción.
• Sé claro sobre los próximos pasos en torno a lo que se discutió en la reunión: las mejores intenciones no significan nada sin asignaciones claras. Si estás utilizando Lucidspark, puedes convertir sugerencias en elementos de acción fácilmente. 
• Cierra la conexión: esto significa más que solo decir “¡Gracias!” Tu equipo ha creado una conexión, ha mantenido esa conexión entre ellos y es importante respetarla. Considera pedirle a tu equipo que use una palabra para describir algo que agradezca de la reunión o de su día.

El trabajo híbrido llegó para quedarse. Será muy bueno para ti y tu equipo cultivar la inteligencia emocional para interpretar los ambientes, incluso los virtuales, cuando dirijan las reuniones. Eso es algo que distingue a los líderes de las reuniones —a las personas que están preocupadas por delegar— de los facilitadores, que están más preocupados por guiar al equipo a través de un proceso constructivo. A lo que aspiras es a facilitar, ya que es la mejor manera de alentar a los miembros del equipo a colaborar y a brindar sus mejores capacidades de pensamiento creativo y resolución de problemas. Se trata más de crear el entorno adecuado para que suceda la magia. 

Interpretar el ambiente tiene mucho que ver con reintroducir la humanidad a las reuniones, y eso es crucial a fin de generar valor para el negocio. Después de todo, los robots no pueden generar ideas ni crear. Si no permites que tu equipo se apoye en su humanidad, no podrá establecer las conexiones necesarias para resolver problemas y desarrollar ideas. 

Recuerda que, independientemente de lo que necesites hacer en tu reunión, si empiezas y terminas bien la agenda, fluirá mejor. Puede parecer mucho más esfuerzo conectar contigo mismo y fomentar la conexión en los demás en lugar de solo comenzar como normalmente lo haces, pero esos minutos de verdad valen su peso en oro.