Consejos para crear reuniones one to one con los empleados

A la mayoría de las personas no les encantan las reuniones, y tienen una buena razón. Con demasiada frecuencia, las reuniones son ineficientes, infructuosas y, al final, puede parecer que acabas de terminar un viaje de un año a la Montaña de Fuego con las manos vacías. 

Pero, en términos de la gestión de empleados, existe una reunión que rige a todas las demás; así es: la reunión individual. 

Las reuniones individuales eficaces con tus empleados son una parte crucial de crear un entorno laboral saludable, impulsar el desempeño individual y en equipo, y desarrollar relaciones sólidas entre gerentes y empleados.

Sin embargo, no siempre es fácil llevar a cabo reuniones individuales efectivas. Sigue estos consejos y prácticas recomendadas para lograrlo. 

Importancia de las reuniones individuales eficaces  

Las reuniones individuales son una parte importante de tus herramientas para gestionar equipos de trabajo. 

Cuando se llevan a cabo correctamente, las reuniones individuales eficaces facilitan que los gerentes:

• Realicen revisiones rápidas y sencillas.
• Promuevan las relaciones laborales.
• Valoren a los empleados.
• Fomenten la resolución de problemas y la colaboración.

Además, de acuerdo con Quantum Workplace, el 86 % de las organizaciones altamente comprometidas llevan a cabo reuniones individuales periódicas con los empleados y las califican como su principal estrategia de comunicación, por sobre las reuniones de la empresa y los correos electrónicos del liderazgo.

En otras palabras, las reuniones individuales son clave para crear y mantener un entorno laboral comprometido; y esto tiene sentido. Las reuniones individuales te dan la oportunidad de conocer personalmente a tus empleados, generar confianza y superar desafíos, obstáculos y problemas de desempeño, así como identificar oportunidades de desarrollo. Todas estas actividades impulsan la motivación y ayudan a los empleados a sentirse conectados con su trabajo, su equipo y la organización.

Cómo prepararse para las reuniones individuales con los empleados

A continuación, te presentamos tres formas sencillas de planificar con anticipación y aprovechar al máximo tus reuniones individuales.

Adopta una mentalidad colaborativa

Idealmente, las reuniones individuales deberían ser colaborativas y propiciadas por los empleados. Aunque puedes utilizar estas conversaciones para abordar problemas específicos, no monopolices la conversación. 

Recuerda: es un diálogo, no una conferencia.

Colabora con tu subordinado para planificar la agenda con anticipación y establecer metas para la reunión. 

Considera hacer las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo más importante que necesitamos comentar esta semana o este mes?
• ¿Qué tienes en mente?
• ¿Existe algún desafío, idea u oportunidad que desees comentar?  

Aprovecha soluciones como Lucidspark para colaborar de manera más eficaz desde un único espacio de trabajo compartido. La pizarra virtual te brinda a ti y a tus empleados la flexibilidad de intercambiar ideas, trazar planes de acción y tomar notas para la próxima reunión.

Establece un horario recurrente

Para aprovechar al máximo tus reuniones individuales, deberías programarlas con regularidad. Las reuniones esporádicas y poco frecuentes son menos efectivas porque es difícil hacer un seguimiento del progreso de los objetivos y rendir cuentas sobre las decisiones o los hitos si no se revisan regularmente. 

Además, las reuniones irregulares indican a tus empleados que son un elemento secundario y que no son una prioridad, lo cual no es una gran estrategia para hacer que tu equipo se sienta valorado. 

Concéntrate y aprovecha al máximo tus reuniones individuales al establecer un horario recurrente. Habla con tus empleados sobre el tiempo y el ritmo que les sea más conveniente. Y no temas adaptar tu horario conforme a sus necesidades en evolución. 

Crea un documento compartido de reuniones

Las reuniones individuales efectivas no ocurren por cuenta propia. Mantén un registro claro de tus conversaciones para garantizar la rendición de cuentas, hacer referencia a conversaciones anteriores y obtener una mayor claridad para las decisiones futuras.

Elabora un documento compartido para resumir la agenda de la reunión en el que tú y tus empleados pueden colaborar, tomar notas, registrar comentarios y guiar la conversación.

Lucidchart facilita que documentes tu conversación y compartas ideas con esta sencilla plantilla de reunión individual.

Agenda y preguntas de debate de la reunión individual

Tus agendas de reuniones individuales variarán según el empleado con el que te reúnas y los objetivos generales que tengas para cada reunión. 

Sin embargo, es importante entablar estas conversaciones con un plan establecido para asegurarse de que ambas partes tengan una reunión productiva. Asegúrate de compartir con anticipación la agenda o los temas a tratar con los empleados para que no estén a ciegas y puedan prepararse.

Preguntas relacionadas con la alineación 

Las reuniones individuales son una oportunidad para generar alineación entre la empresa y los miembros de tu equipo. Cuanto mejor alineada esté tu organización, más eficaz será tu equipo para lograr los objetivos de la empresa y respaldar la misión general de la organización. 

Estas son algunas preguntas que puedes hacer para medir la alineación y ayudar a tus empleados a conectarse de manera más significativa con el trabajo y la cultura de la empresa:

• ¿Cuál es tu percepción respecto a la alineación de tus objetivos y los objetivos de nuestro equipo con la misión de la organización?
• ¿Cómo se alinea este trabajo con tus metas profesionales futuras?
• ¿Las responsabilidades de tu puesto son lo que esperabas? ¿Por qué sí o por qué no?
• ¿Qué es lo que más te entusiasma de tus responsabilidades cotidianas?
• ¿Qué te gustaría poder hacer con menos frecuencia?
• ¿Qué te gustaría poder hacer con más frecuencia?
• ¿Cómo podría nuestro equipo u organización demostrar mejor nuestra misión o valores?

preguntas de reunión individual para realizar un seguimiento del progreso

¿Qué tan bien se desempeñan tus empleados? Dar seguimiento al progreso y medirlo, así como identificar los obstáculos a lo largo del camino es una parte importante de una buena reunión individual. 

Utiliza estas preguntas para iniciar la conversación y descubrir oportunidades que respalden el desempeño de los empleados:

• ¿Cómo van tus proyectos actuales?
• ¿Qué te impide realizar tu trabajo? ¿Cuáles son los obstáculos o los cuellos de botella? 
• ¿Qué te ayudaría a completar tus proyectos o tareas? 
• ¿Cómo priorizas tus proyectos o tareas?
• ¿Qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor?

Comparte comentarios

La retroalimentación es bidireccional. Aprovecha esta oportunidad para ofrecer comentarios constructivos y asesoramiento, así como para pedir comentarios a tus empleados. Cuando haces las preguntas correctas, puedes recopilar información valiosa sobre lo que puedes hacer para brindar un mejor apoyo, tanto al equipo como a la misión de tu empresa. 

Estas son algunas preguntas para comenzar:

• ¿Tienes los recursos y las herramientas que necesitas para hacer tu trabajo?
• ¿Qué podría mejorar en tu entorno laboral para ayudarte a trabajar de manera más eficaz?
• ¿Sientes que tienes exceso de trabajo, falta de trabajo o simplemente estás bien?
• ¿Cómo crees que podrías mejorar como empleado?
• ¿Cómo puedo ayudarte a ser más eficaz o comprometido?
• ¿Quieres que gestione más o menos tu trabajo? ¿Por qué?

Si darás retroalimentación, prepárate con ejemplos específicos de cuál es el problema y cómo podría mejorarse. Y no olvides documentar la retroalimentación y cualquier medida que tú y tu empleado planeen tomar para que puedas hacer un seguimiento la próxima vez. 

Desarrollo de los empleados

El desarrollo de los empleados es importante para generar su compromiso y conservarlos. Invertir en oportunidades de asesoramiento, orientación y desarrollo para tus empleados demuestra que valoras sus contribuciones y deseas verlos crecer con la empresa.

Utiliza tus reuniones individuales para ver cómo va todo con tus empleados y descubrir cómo puedes apoyar sus objetivos profesionales a corto y largo plazo.

• ¿Qué habilidades o experiencia te interesa desarrollar?
• ¿Qué oportunidades de crecimiento existen?
• ¿Te interesa liderar a otros?
• ¿Qué habilidades estás desarrollando para alcanzar tus objetivos de crecimiento profesional? 
• ¿Qué responsabilidades adicionales te gustaría tener?
• ¿Cómo podemos ayudarte a desarrollar aún más tu carrera?  

Haz un seguimiento 

Los planes y objetivos seguirán como tal a menos que tomes medidas. Recuerda hacer un seguimiento de las asignaciones y decisiones de tu última reunión individual con un empleado para asegurarte de que ambos rindan cuentas y para impulsar el progreso entre las reuniones. 

Consulta las notas de la reunión anterior para informar tus próximos puntos de debate, hacer un seguimiento de la retroalimentación y verificar el progreso.

• ¿Cómo te va con tus objetivos que establecimos la última vez?
• ¿Qué tan bien está funcionando el plan de acción? ¿Necesitamos hacer ajustes a tus asignaciones o al horario?
• ¿Estás recibiendo suficiente apoyo? 

Próximos pasos

Finalmente, concluye tu reunión estableciendo pasos a seguir claros. Esto finaliza la conversación de manera productiva, lo que garantiza que ambas partes sepan cómo actuar respecto a lo que acaban de hablar. 

• ¿Cuáles son las prioridades de esta semana?
• ¿Qué tareas tengo? ¿Quién le dará seguimiento?
• ¿Hay algo que debamos comentar la próxima vez?

Las reuniones virtuales no tienen que ser un fastidio. Con la preparación y la mentalidad adecuadas, pueden ser tu arma secreta para crear equipos altamente comprometidos y motivados por el desempeño.

Inicia las conversaciones hoy mismo con Lucidspark.