Cómo facilitar reuniones híbridas para lograr una participación óptima del equipo

La pandemia creó el auge de la cultura del trabajo a distancia, ya que las oficinas cerraron sus locales físicos y optaron por una fuerza laboral digital y geográficamente dispersa que colaboraba virtualmente. Ahora que la pandemia está desapareciendo en algunas zonas, algunas oficinas están levantando sus medidas de trabajo a distancia, pero no están volviendo a los modelos de trabajo anteriores a la pandemia. En su lugar, están optando por un modelo de trabajo híbrido, en el que los empleados tienen la oportunidad de trabajar de forma presencial o desde casa en un horario flexible. 

La realidad de la pandemia cambió para siempre la fuerza laboral, y muchos, desde los directores generales hasta los empleados, han cambiado sus expectativas en consecuencia. Una encuesta reciente mostró que un 65 % de los estadounidenses quieren trabajar remotamente de tiempo completo. En comparación, otro 31 % querría una opción de trabajo híbrido que combinara la colaboración presencial y remota. 

En una encuesta de CNBC entre ejecutivos de recursos humanos, finanzas y tecnología, casi la mitad afirmó que planeaba utilizar modelos de trabajo híbridos en 2021, y un tercio indicó que sus empresas priorizarían el trabajo presencial. El trabajo remoto no solo es bueno para los empleados que quieren más flexibilidad y una garantía de seguridad. También puede ser bueno para los empleadores: ahorra dinero en espacios de oficina y permite a las empresas atraer talento de todos los rincones del país.

Lo que en ocasiones no es bueno para el modelo de trabajo híbrido es la moral de las reuniones. En el cambio a una cultura de reuniones híbridas, puede ser difícil equilibrar las necesidades, perspectivas y contribuciones de los participantes que están en modo presencial con los integrantes del equipo que se comunican remotamente. Ahora bien, planificar y llevar a cabo buenas reuniones es fundamental para que los integrantes del equipo se sientan valorados, productivos y tengan claro cuál es su trabajo.  

Desafíos de las reuniones híbridas

Las reuniones pueden ser un reto incluso cuando todo el mundo se encuentra en modo presencial. La gente suele quejarse de que hay demasiadas reuniones y de que se hace muy poco, independientemente de que las personas estén en la misma sala. Pero cuando se incorporan personas remotas, la dinámica de poder (por no hablar de la logística) puede resultar complicada. A veces, los participantes que llaman son tratados como algo secundario, intentando frenéticamente escuchar lo que todos dicen e imaginar los elementos visuales que no pueden ver. A veces, los participantes presenciales se olvidan de que los participantes remotos están ahí o se sienten frustrados por tener que volver a conectarlos. Además, muchas oficinas no están preparadas para celebrar reuniones con elementos digitales. 

Por suerte, gran parte de lo que hace que una reunión presencial sea buena, hace que una reunión híbrida lo sea también: un buen facilitador, una misión clara, buenas preguntas y un poco de preparación. Pero hay soluciones únicas para organizar reuniones en un entorno de trabajo híbrido, y a continuación presentamos cuatro de ellas.

Soluciones para las reuniones híbridas

Prepararse para el éxito

Las reuniones híbridas se basan en la tecnología y en los aspectos sociales, y si la tecnología tiene fallos, los aspectos sociales se debilitan. Prepárate para tu próxima reunión asegurándote de que tu tecnología esté a la altura. ¿Dispones de Internet lo suficientemente rápido? ¿Micrófonos? ¿Pantallas? Si no es así, comprueba si tu oficina puede adquirir un equipo mejor: es una de las mejores inversiones que puedes hacer. 

A continuación, asegúrate de que todo, y todo el mundo, esté listo para funcionar. Conecta todo y asegúrate de que el sonido y el video funcionan. A continuación, dedica un poco de tiempo (quizá literalmente) a trabajar con los integrantes de tu equipo remoto para asegurarte de que saben utilizar el software de reuniones, el chat y otras herramientas, y de que tienen toda la tecnología preparada para ello.

Por último, ofrece a los asistentes la oportunidad de prepararse para la reunión y de participar plenamente enviando los objetivos de la misma, la agenda, y cualquier documento y material visual asociado que necesiten para participar. Sé específico con el objetivo de la reunión. Hacer una pregunta o plantear un problema a resolver son dos formas estupendas de hacer pensar a los asistentes y dejar la agenda estructurada pero flexible. Recuerda que las personas que convocan la reunión no están físicamente en la sala, así que dales todo lo que van a necesitar en la reunión antes de que esta comience.    

Facilitar que todos estén en igualdad de circunstancias

Las reuniones tienden a favorecer de forma natural a las personas que pueden estar ahí en persona, lo que permite a los participantes captar el lenguaje corporal, conversar antes y después, y compartir libremente información visual y oral. Es fácil que las personas que llaman por teléfono se sientan relegadas a la irrelevancia o al chat. 

Por suerte, puedes remediar fácilmente estos problemas. En primer lugar, prepara el espacio para que todos puedan ver a los demás. Pide a cada participante que se incorpore a la reunión con su propia laptop, aunque esté en persona con otros participantes. Presenta a todo el mundo al comienzo de la reunión y supervisa regularmente el chat y comprueba si los participantes remotos tienen algo que agregar a la conversación. Llamar a las personas de forma específica y dedicar tiempo a la conversación puede evitar que los participantes hablen al mismo tiempo que los demás o que los participantes remotos abandonen la reunión y se distraigan.

Crear otras opciones para la participación

Por suerte para los equipos híbridos, hay muchas aplicaciones y herramientas diseñadas para ayudar a tu equipo a colaborar a distancia. En lugar de pedir que se levante la mano o se vote verbalmente sobre una decisión importante, utiliza una aplicación de encuestas para recopilar las opiniones de todos sobre el mejor camino a seguir, o utiliza una pizarra digital o una lluvia de ideas con notas adhesivas para que todos contribuyan y hagan un seguimiento de las sugerencias y decisiones del grupo. Si hay elementos visuales en persona, asegúrate de dar a los participantes remotos todas las imágenes que necesitarán de antemano y deja claro en qué documento te estás enfocando y cuándo. Si hay ejercicios presenciales, busca una forma de que los participantes remotos contribuyan digitalmente o sigan a los participantes presenciales con una cámara web, de forma que los integrantes del equipo remoto se sientan incluidos en el proceso. 

Sé creativo con los comentarios: fomenta las reacciones con emojis, pide respuestas a los integrantes que hayan estado callados o permite que la gente utilice una pizarra digital para comentar o votar por las mejores ideas de la reunión.  

Fomentar el trabajo en grupos pequeños

Según el efecto Ringelmann, las personas tienden a contribuir más en grupos pequeños, algo que cualquiera que haya estado en una reunión sabe intuitivamente, pero la división en equipos necesita un poco de ajuste cuando se trata de una reunión híbrida.

En primer lugar, asegúrate de utilizar grupos pequeños para profundizar en las opiniones e ideas de los participantes. Acuérdate de dar a los participantes una tarea o una pregunta clara antes de que se separen, para que tengan clara su misión. Empareja a los participantes remotos con los presenciales, para que ambos grupos se reconozcan mutuamente. Utiliza las salas separadas para una conversación informal o, para que todos contribuyan o se mantengan en la misma línea, utiliza un tablero en salas separadas donde los participantes puedan hacer una lluvia de ideas, organizarlas y seguirlas juntos. Establece un tiempo claro para que los grupos se reúnan y recuerda que debes reunir a todos y plasmar las ideas en un grupo grande.

El futuro es híbrido

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, pero con estas y otras soluciones para reuniones, no tiene que ser caótico. Permite que el nuevo modelo te indique los puntos débiles existentes en tu enfoque de las reuniones y utilízalo como una oportunidad para renovar tus reuniones híbridas para que sean más productivas, ofrezcan oportunidades de participación a todos los asistentes y sean más agradables para todos los involucrados.