La gestión de proyectos tradicional frente a la metodología Agile

La gestión de proyectos tradicional y la propuesta por la metodología Agile ofrecen ventajas distintas. Por lo tanto, para elegir entre las dos, tienes que pensar detenidamente cuál se adapta mejor a tu equipo. 

Aquí tienes una guía rápida donde se compara la gestión de proyectos tradicional con la propuesta por la metodología Agile para ayudarte a tomar la decisión correcta para tu equipo y sus proyectos. 

¿Qué es la gestión de proyectos propuesta por la metodología Agile? 

La metodología Agile es un enfoque de gestión de proyectos que se centra en lograr resultados a través de un proceso evolutivo. Cada proyecto pasa por varias fases de iteración en las que se refina y ajusta el producto gracias a los aportes del cliente, el equipo y el entorno. 

En lugar de planificar todo por adelantado, como se hace en la gestión de proyectos en cascada, en la gestión de proyectos propuesta por la metodología Agile, se utilizan varios pasos y comentarios del cliente para convertir un proyecto “borrador” en una versión final. Se hace hincapié en el trabajo en equipo y se incluye al cliente en el equipo del proyecto. 

En el camino, tu equipo desarrolla versiones en lugar de trabajar hacia una única versión final. Los problemas y desafíos brindan oportunidades para darle forma al producto inicial, lo que convierte algo negativo (como tener problemas) en algo positivo para el desarrollo del producto. 

Esta metodología funciona mejor en proyectos con mucha ambigüedad y posible incertidumbre. Sin embargo, si tu proyecto es rutinario y sencillo, es posible que te convenga la gestión de proyectos en cascada. 

Ventajas de la metodología Agile

• Flexibilidad: la gestión de productos propuesta por la metodología Agile permite a los equipos adaptarse rápidamente en función de las opiniones de los clientes o del entorno. 
• Transparencia: gracias a la incorporación de una retroalimentación continua en el propio proceso de gestión de proyectos, la metodología Agile resulta muy transparente y permite mantener informados a los clientes finales en cada paso. Esto reduce la confusión y permite gestionar las expectativas. 
• Mejor colaboración: al contemplar la incorporación de los equipos, los clientes, los usuarios y otras partes interesadas en una fase más temprana del proyecto, la metodología Agile fomenta una mayor colaboración. 
• Solución eficaz de los problemas: los problemas se detectan pronto, cuando suelen ser más fáciles de resolver, en lugar de después del lanzamiento del producto. El producto se prueba de forma periódica para que se puedan resolver los problemas con eficacia. 

Características importantes de la metodología Agile

La metodología Agile es una estrategia que surge del desarrollo de software. Como tal, este tipo de gestión de proyectos se adapta a las necesidades y las expectativas de los equipos de software. 

Con la metodología Agile, tu equipo debe planificar darle actualizaciones periódicas al cliente e incorporar comentarios regularmente. En general, el progreso del proyecto se organiza en ciclos de dos semanas llamados “sprints”. Dado que el progreso es muy transparente, todo el equipo conoce el estado de cada proyecto y puede hacer aportes o ayudar con los problemas a medida que surgen. 

Es importante tener en cuenta que la metodología Agile puede ser menos predecible, más exigente y no tan clara para tu equipo. Con menos documentación y planificación por adelantado que otras formas de gestión de proyectos, a veces puede generar frustración si las partes interesadas no están lo suficientemente involucradas. 

¿Qué es la gestión de proyectos tradicional (o en cascada)?

En la gestión de proyectos tradicional, se asume que un proyecto se puede planificar con anticipación con relativamente poco cambio durante el desarrollo. En un proyecto en cascada, se espera poca o nada de incertidumbre. Los proyectos se definen desde el principio y avanzan a lo largo de un proceso simplificado y coherente hasta que se implementa el producto y comienza el mantenimiento.  

Los proyectos en cascada tienen un ciclo de vida idéntico, con hitos similares en relación con la planificación, el diseño, la implementación, las pruebas, la entrega y el mantenimiento. Dado que se presume que hay poca ambigüedad, se puede esperar que un proyecto que siga este enfoque de gestión sea bastante lineal. 

Este estilo funciona mejor para proyectos bien definidos y es una desventaja para proyectos con preguntas sin respuesta, información faltante o conceptos experimentales. 

Fases del enfoque tradicional de gestión de proyectos

1. Documentación y recopilación de requisitos: antes de poner en marcha tu proyecto, empieza con una lluvia de ideas y una planificación minuciosas. Reúne a las partes interesadas y esboza todos los requisitos de tu proyecto, establece presupuestos, incorpora al personal adecuado y reparte documentos claros a todos los miembros del equipo. 
2. Diseño del sistema: empieza a diseñar tu sistema y crear especificaciones y requisitos claros para el hardware. Determina qué lenguajes de programación utilizarás y prepárate para cualquier codificación que necesites en el proyecto. 
3. Implementación: crea un producto funcional que esté casi listo para lanzarse. Tus equipos de codificación probablemente unan varios lotes de código más pequeños para crear un sistema completo. 
4. Pruebas: prueba cuidadosamente tu sistema y pídeles a los probadores que te den su opinión, en particular sobre cualquier problema que hayan descubierto. Perfecciona el diseño y el código de tu producto en función de estos descubrimientos. 
5. Entrega y lanzamiento: prepárate para lanzar tu producto y entregarlo. 
6. Mantenimiento y actualizaciones: crea actualizaciones y proporciona mantenimiento a tu producto a medida que los clientes identifiquen problemas. Tu equipo crea parches con regularidad para que tu nuevo sistema siga funcionando y rindiendo según las especificaciones originales. 

Ventajas de la gestión de proyectos tradicional

La gestión de proyectos en cascada ofrece ventajas a los equipos que trabajan en proyectos claramente definidos. Estas ventajas pueden reforzar el proyecto en general y mejorar los resultados. 

• Dirección clara: la estructura de los proyectos en cascada es muy clara de principio a fin y cada paso tiene que terminarse antes de que tu equipo pueda pasar a los siguientes de manera satisfactoria. No puedes, por ejemplo, implementar antes de esbozar los requisitos y diseñar el sistema. Con la planificación hecha por adelantado y terminada desde el principio, tu equipo puede determinar rápidamente qué debe ocurrir a continuación, independientemente de en qué etapa se encuentre tu proyecto en determinado momento. 
• Documentación clara: gracias a esa claridad inicial, tu equipo sabe cuáles son los objetivos y puede obtener fácilmente lo que necesita de tu documentación. La atención se centra en el objetivo final a lo largo de todo el proyecto, con puntos de referencia claramente definidos para garantizar que se siga por el buen camino. 
• Responsabilidad centralizada: el administrador del proyecto tiene la responsabilidad final y es la única persona a quien se le deben rendir cuentas, lo que mantiene al equipo organizado, centrado y responsable. Si alguien tiene preguntas o si hay que tomar una decisión, el administrador del proyecto puede servir de guía. 

Puntos de dolor a los que se enfrentan los administradores de proyectos en la gestión de proyectos tradicional

La gestión de proyectos tradicional tiene limitaciones únicas. 

• Dependencia del administrador del proyecto: no todos los miembros del equipo conocen el estado del proyecto, ya que la comunicación sobre el progreso del proyecto a gran escala depende en gran medida del trabajo de su administrador. En este sentido, el rol del administrador como núcleo del proyecto puede ser tanto una fortaleza como una debilidad. 
• Escasa o nula participación de los clientes: los clientes no suelen tener la oportunidad de dar forma al desarrollo del producto una vez iniciado el proyecto. 

Cómo elegir el enfoque correcto

Ambos tipos de gestión de proyectos tienen diferentes ventajas y desventajas. La metodología de proyecto adecuada para ti probablemente dependerá del tipo de producto que estés desarrollando. Aunque elegir entre la gestión de proyectos tradicional y la propuesta por la metodología Agile puede ser difícil, con un poco de investigación y consideración, es probable que encuentres un enfoque de gestión de proyectos más atractivo que el otro. 

Necesidades del proyecto

Piensa detenidamente en tu proyecto. Si el plazo es estricto, puede que te convenga adoptar un enfoque en cascada. Este te permite decidir todos los detalles antes de comenzar. Así podrás hacer un seguimiento del ciclo de vida del proyecto, desde los requisitos hasta las fases de implementación y mantenimiento. Para un plazo más corto, la metodología Agile te permite crear un producto más rápido con comentarios regulares en el camino. 

Necesidades del equipo

Si tu equipo ya está familiarizado con un tipo de proyecto y un estilo de gestión concretos, eso también puede orientar tu decisión. Por ejemplo, la familiaridad con el funcionamiento de la metodología Agile puede significar que esta se ajuste mejor a la mayoría de los proyectos (si no a todos). 

Echa un vistazo a los antecedentes y las preferencias de los miembros de tu equipo y pídeles su opinión si es posible. 

Otros factores para tener en cuenta:

• Naturaleza del proyecto: algunos proyectos se adaptan mejor a un marco de gestión de proyectos que a otro. Por ejemplo, un proyecto con el que tu equipo tiene mucha experiencia y familiaridad puede encajar bien con el método en cascada.
• Procesos organizativos existentes: los equipos que ya tienen procesos establecidos que se ajustan a un método en particular, como reuniones periódicas de sprints, pueden inclinarse por aplicar ese método en sus proyectos. 
• Presupuesto: la gestión en cascada es estupenda cuando existe un presupuesto específico y claramente definido. 
• Plazo del proyecto: con un plazo más corto, la metodología Agile puede ayudar a tu equipo a entregar resultados rápidamente. 

Cómo ajustar el enfoque a la mitad del proyecto cuando sea necesario

A veces, tienes que ajustar tu enfoque a la mitad del proyecto. Asegúrate de incorporar a los expertos que necesites, involucra a las partes interesadas y busca obtener una gran visibilidad de tu proyecto. Puede que tengas que rehacer parte de la planificación según la etapa del ciclo de vida del proyecto en la que te encuentres.