La teoría de la triple restricción en la gestión de proyectos

Los gerentes de proyectos saben que los proyectos nunca ocurren exactamente según el plan. Siempre sucede algo que los pone en riesgo. Puede pasar que se supere el presupuesto, que las partes interesadas agreguen inesperadamente más funciones al alcance del proyecto, o bien que este no se entregue a tiempo. 

Para remediar estos imprevistos, se podría invertir más dinero, ampliar el plazo o añadir más desarrolladores para que codifiquen nuevas funciones. Sin embargo, estas no son soluciones prácticas, incluso aunque tu empresa tenga un presupuesto, un plazo o recursos ilimitados. Puede parecer contradictorio, pero los proyectos necesitan restricciones. 

¿Qué es la teoría de la triple restricción?

Cualquier limitación o reducción impuesta a un proyecto es una restricción. Por ejemplo, cuando se establece un plazo para completar y publicar un proyecto, se considera que ese proyecto está sujeto a una restricción de tiempo.

Según la teoría de la triple restricción, los proyectos se ven limitados por tres factores: el presupuesto o el costo, el tiempo y el alcance. Estas restricciones están ligadas entre sí. 

Cualquier cambio que se presente respecto de una de las tres restricciones afectará las otras dos. Por ejemplo, si la fecha de entrega de un proyecto se retrasa una o dos semanas, las restricciones de presupuesto y alcance podrían verse afectadas de varias formas, como, por ejemplo, las siguientes:

• Podría aparecer la tentación de añadir funciones que actualmente se encuentran en segundo plano por “tener más tiempo” (lo que se conoce como “síndrome del lavadero”). 
• Si se suman personas de otros equipos para ayudar en el proyecto, podría aumentar el presupuesto.
• Las personas de tu equipo podrían tener que reasignarse si no están directamente involucradas en las áreas para las que se necesita tiempo adicional. Y recuperarlas podría resultar difícil si se involucran demasiado en otro proyecto.

Breve historia sobre la triple restricción

La teoría de la triple restricción (también conocida como “triángulo de la gestión de proyectos”, “triángulo de los proyectos” y “triángulo de hierro”) no es algo nuevo. Los gerentes de proyectos la han aplicado por al menos 50 años. Es posible que haya surgido de la teoría de las restricciones (TOC, Theory of Constraints), desarrollada por primera vez por el empresario israelí Eliyahu M. Goldratt. 

La idea detrás de la TOC es que siempre existirá por lo menos una restricción en cualquier sistema que pueda, potencialmente, poner en riesgo un proyecto. 

Por su parte, la idea detrás de las tres restricciones de la gestión de proyectos es que el éxito o el fracaso de cada proyecto está vinculado a su presupuesto, su cronograma y su alcance. Como gerente de proyecto, tu trabajo es encontrar un equilibrio entre las tres restricciones para que tu proyecto se desarrolle por el buen camino.

¿Qué es el triángulo de la gestión de proyectos?

El triángulo de la gestión de proyectos es un modelo que se utiliza para visualizar la teoría de la triple restricción. Echemos un vistazo a cada vértice del triángulo.

Alcance: es una definición del trabajo que se debe realizar. Se registran las características y las funciones que se incluirán en esta iteración del producto. La documentación sobre el alcance debe ser clara para todas las personas respecto de qué se incluirá y qué no en el producto final. Podrías considerar el uso de un gráfico de estructura de desglose del trabajo (WBS, work breakdown structure) para desglosar el alcance en tareas factibles.

Tiempo: indica cuánto tiempo llevará completar las tareas que forman parte del alcance e implica establecer un cronograma para cada tarea en cada iteración. En función de estos cronogramas, se fija un plazo para el lanzamiento final del producto. Debes asegurarte de que los cronogramas sean realistas, especialmente si el tiempo es la restricción menos flexible de tu proyecto. Puedes utilizar un diagrama PERT basado en la técnica de revisión y evaluación de programas (Program Evaluation and Review Technique) para mapear el tiempo necesario para cada tarea.

Presupuesto/costo: revisa proyectos anteriores y similares para estimar cuál será tu presupuesto. Presta atención a los siguientes costos para determinar el presupuesto general.

• Recursos. ¿Cuánto costará pagarles a las personas que trabajen en el proyecto? Basa los costos en las horas estimadas que se necesiten para completar las tareas.
• Materiales. Si trabajas en la industria de la manufactura, debes considerar los costos de las materias primas y la cadena de suministro.
• Equipamiento. ¿Este proyecto requerirá de hardware o software nuevos? Compara los costos de actualización frente a los de trabajar con el equipamiento existente.

¿Por qué la teoría de la triple restricción es importante para que un proyecto tenga éxito? 

La teoría de la triple restricción permite identificar los factores de exigencia contrapuestos de cada proyecto. En todos los proyectos, debes decidir cuál es el factor más importante. Con esto en claro, será más sencillo hacer ajustes en los demás factores de exigencia para equilibrar el proyecto y mantenerlo en marcha. 

Por ejemplo, si el tiempo es el factor más importante y el plazo no se puede modificar, deberás ajustar el alcance y el presupuesto para asegurarte de que el proyecto se complete en el plazo correspondiente. 

Cada parte interesada tiene su propia idea de cuál es el factor más importante de un proyecto. Con la teoría de la triple restricción, todas las personas involucradas pueden comprender de mejor forma la relación que existe entre cada vértice del triángulo. De esta forma, tú y tu equipo podrán ajustarse y adaptarse a los cambios que surjan más fácilmente.

¿Cómo funciona la triple restricción?

La teoría de la triple restricción no es muy difícil de implementar. Básicamente, se trata de aprender a gestionar de manera eficaz la relación de compensación entre las tres restricciones del triángulo de la gestión de proyectos. 

El propio triángulo es un recordatorio visual de que las decisiones que se tomen respecto de cualquiera de las restricciones tendrán un impacto en las demás. Debes ser consciente de que siempre deberás gestionar el presupuesto, el cronograma y el alcance de cada proyecto en el que trabajes. Sin embargo, no puedes gestionar estos tres factores de forma aislada porque cada decisión que tomes tendrá un efecto general.

A continuación, se describen algunos pasos que pueden ayudarte a implementar la teoría de la triple restricción de forma eficaz para tu trabajo.

Paso 1: Trabajar con el cliente

Ya sea interno o externo, debes saber lo que tu cliente quiere y espera del proyecto. Averigua si tiene un presupuesto, un alcance y un cronograma en mente. 

Si no puedes identificar las directrices del proyecto, aplica la teoría de la triple restricción para ponderar las opciones y debatir sobre posibles compensaciones. Si bien eres consciente de que puede que debas realizar ajustes en el camino, es importante comenzar con un objetivo alcanzable y justo.

Paso 2: Comunicar el alcance del proyecto de forma clara

Para que tu proyecto tenga éxito, todos los involucrados deben saber cuál es el alcance y cuáles son sus funciones y responsabilidades. Deben entender cada elemento individual del plan y los resultados esperados. 

El alcance permite que todos los involucrados estén alineados respecto de lo que se entregará. Si los clientes o los miembros del equipo quieren hacer un cambio, deben comprender el impacto que este cambio tendrá en el triángulo. Además, cualquier cambio debe registrarse en los documentos oficiales del proyecto con el fin de garantizar que todas las personas estén al tanto de lo que ocurre.

Paso 3: Establecer plazos

Es importante que el proyecto se mantenga encaminado y se desarrolle en su debido tiempo. Crea un cronograma que sea fácil de leer y compartir en un área muy visible donde los miembros del equipo puedan consultarlo según sea necesario. Lucidspark cuenta con una gran biblioteca de plantillas con plantillas de diagramas de Gantt y calendarios, entre otras. Con ellas, puedes crear cronogramas visuales a los que se pueda acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, y que se muestren de forma destacada como referencia visual. 

Paso 4: Asignar recursos

Necesitas asignar los recursos de manera eficiente. Designa a las personas con las habilidades adecuadas para que realicen las tareas correctas. Si haces las designaciones correctas y te aseguras de que todos los equipos cuenten con los fondos y el equipamiento que necesitan, tendrás la receta para el éxito.

Paso 5: Supervisar el proyecto y realizar compensaciones y ajustes según sea necesario

Tener un plan bien definido es importante para cualquier proyecto. Sin embargo, si no supervisas su progreso, el plan no será infalible. La supervisión te permite realizar pequeños ajustes mientras mantienes el equilibrio entre las tres restricciones. Si implementas la teoría de la triple restricción, podrás hacer ajustes y mantener objetivos realistas y alcanzables. 

Cada vez que realices un cambio respecto de una de las tres restricciones, deberás compensar en una de las restantes o en ambas. Informa inmediatamente a los miembros del equipo sobre los ajustes para asegurarte de que todos trabajen en la dirección correcta.

Prácticas recomendadas para implementar la teoría de la triple restricción

Ten en cuenta los siguientes consejos para gestionar las tres restricciones.

• Atente al plan: una vez que tú y tu cliente hayan acordado las directrices, asegúrate de atenerte a la estructura de la triple restricción para evitar que el proyecto se descarrile. No uses el triángulo de la gestión de proyectos como soporte para realizar ajustes frecuentes.
• Identifica tus prioridades: decide cuáles son las restricciones más importantes. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones que mantendrán el equilibrio entre todas las restricciones de tu proyecto.
• Si es necesario, agrega restricciones: a menudo, las implementaciones modernas de la triple restricción incluyen restricciones adicionales, como la calidad del proyecto y los riesgos potenciales que pueden surgir.
• Consulta con los miembros del equipo y las partes interesadas: antes de realizar cualquier ajuste al modelo de la triple restricción, habla con las demás personas que estén involucradas o participen en el proyecto. Las opiniones con una perspectiva o un punto de vista diferentes pueden ayudarte a encontrar el equilibrio adecuado entre todos los factores. La opinión de los jefes de departamento y los ejecutivos puede ser útil a la hora de determinar cómo los cambios podrían afectar a los equipos y qué debería modificarse para compensar por esos cambios.