Qué es la matriz de Eisenhower y cómo usar una para priorizar tu lista de pendientes.

¿Tu lista de pendientes es tan abrumadora que no tienes idea de por dónde empezar? Con innumerables tareas que se deben completar, puede parecer casi imposible terminar alguna. La solución a esta lucha podría encontrarse en el pasado.

Dwight D. Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos, fue conocido por su hábil administración del tiempo. Debido a que dirigir el país no es una tarea pequeña, Eisenhower creó una poderosa manera de priorizar diversas tareas para poder concentrarse en lo que era más importante.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower, también conocida como "tabla de Eisenhower", es una herramienta simple para la toma de decisiones que te ayuda a priorizar diversas tareas según su urgencia e importancia. La matriz consta de cuatro cuadrantes: 

Cuadrante 1: Importantes y urgentes

Cuadrante 2: Importantes pero no urgentes

Cuadrante 3: Urgentes pero no importantes

Cuadrante 4: No importantes, no urgentes

 

Actividades urgentes versus importantes

La clave para entender el método de Eisenhower es aprender la diferencia entre tareas "urgentes" e "importantes".

Importantes: Las tareas importantes concuerdan con tus valores y te ayudan a lograr tus objetivos principales. A menudo se enfocan en el largo plazo y pueden no producir resultados de inmediato. Esto hace que sea fácil descuidarlas a corto plazo por tareas más urgentes. 

Urgentes: Las actividades urgentes son apremiantes y requieren atención inmediata. Al posponer tareas importantes lo suficientemente largas, eventualmente se vuelven urgentes, creando estrés y presión para terminarlas a tiempo.

Una matriz de Eisenhower nos exige que definamos qué tareas son urgentes y cuáles son importantes. Una vez que sepas dónde encaja cada tarea, podrás priorizar tus tareas y trabajar de manera más eficiente.

Cómo usar una matriz de Eisenhower

Cada cuadrante en una matriz de Eisenhower representa un nivel diferente de prioridad. Al evaluar qué tareas son importantes, urgentes o una combinación de ambas, podrás decidir cómo administrarlas mejor.

Cuadrante 1: Realizar primero

El Cuadrante 1 contiene tus actividades “importantes y urgentes”. Se trata de tareas que tienen una gran importancia y urgencia.

Concéntrate primero en completar estas tareas. Por lo general, hay dos tipos de tareas que terminan en este cuadrante: tareas que no pudiste prever y tareas que pospusiste. Al rellenar este cuadrante, considera qué tareas dejaste hasta el último minuto y planifica cómo evitar posponerlas de nuevo en el futuro. Un método para reducir el estrés futuro es proporcionarte tiempo extra en tu agenda para tener en cuenta las tareas imprevistas y tener un margen para cualquier trabajo que se haya atrasado.

Cuadrante 2: Decidir cuándo

El Cuadrante 2 incluye actividades "importantes pero no urgentes".

En otras palabras, debes completarlas algún día, pero no hay una fecha límite inmediata para ellas. Estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos, pero a menudo se descuidan porque no son urgentes. Para evitar la postergación, decide cuándo trabajarás en cada tarea. Define plazos claros para ayudar a incorporar estas actividades en tu agenda.

Cuadrante 3: Delegar

El Cuadrante 3 es donde muchas personas se quedan atorados. Es la sección "urgente pero no importante".

Estas tareas generalmente te impiden trabajar y avanzar hacia tus objetivos principales. Las tareas en este cuadrante a menudo provienen de otras personas. Por ejemplo, tu compañero de trabajo puede pedirte que revises una presentación que debe estar lista en un par de horas, pero que no se aplica a tus áreas de responsabilidad. Trata de minimizar el trabajo en este tipo de tareas rechazándolas o delegándolas cortésmente cuando sea posible.

Cuadrante 4: Hacerlo más tarde o eliminar

El Cuadrante 4 contiene los elementos de menor prioridad. Se trata de las actividades "no importantes y no urgentes".

En última instancia, estas actividades sirven como una distracción de tus tareas importantes. La mejor solución es eliminarlas por completo de tus prioridades o llevarlas de vuelta a un mejor momento para terminarlas, idealmente cuando no tengas tantas tareas importantes en las cuales trabajar. 

Mejores prácticas de la matriz de Eisenhower

Una ventaja de la matriz de prioridades de Eisenhower es que es fácil de usar. Sigue nuestras mejores prácticas para mejorar aún más tu uso de la herramienta. 

1. Código de colores

La codificación por color de cada cuadrante puede ayudarte a determinar rápidamente qué sigue en tu lista. Puedes personalizar tu matriz con los colores que elijas o seguir nuestro método simple a continuación:

Rojo: Tareas urgentes e importantes (realizarlas de inmediato)

Amarillo: Importantes, no urgentes (decidir cuándo)

Verde: Urgentes, no importantes (delegar)

Gris: No importantes, no urgentes (realizar más tarde o eliminar)

2. Limita cada cuadrante a 10 actividades

Un exceso de tareas puede abrumarte y dificultarte completarlas a tiempo. Para ayudar a cumplir con los plazos, limita cada cuadrante a no más de 10 tareas. Idealmente, trata de enfocarte en solo 5 a 7 tareas en cada cuadrante.

3. Elimina y luego optimiza

Es más fácil optimizar tu tiempo si tienes menos cosas que administrar. Cuando rellenes tus cuadrantes, concéntrate en eliminar el desorden. Busca tareas que puedas delegar o eliminar por completo. Al hacer esto primero, todo lo demás en tu lista se volverá mucho más sencillo.

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