Superar los problemas de comunicación de los equipos híbridos

En el 2020, cuando el cierre de oficinas se convirtió en algo normal y el mundo que conocíamos se volvió repentinamente remoto, ocurrieron algunas cosas sorprendentes. Los equipos aprendieron a adaptarse a su nueva realidad. La gente se esforzó más por ayudarse mutuamente. La comunicación híbrida se convirtió en algo normal.

Luego, en 2021, cuando los empleados empezaron a volver a la oficina, también aparecieron nuevos retos. 

Casi de la noche a la mañana surgieron problemas de comunicación entre los empleados remotos y sus compañeros en la oficina. Las reuniones realizadas en persona parecían favorecer a los asistentes, mientras que los colegas que llamaban desde casa quedaban limitados a ser observadores.

Los horarios flexibles que antes definían la vida laboral de los trabajadores remotos ahora suelen remitirse a las antiguas jornadas de 9 a 5. Un problema más de comunicación en el lugar de trabajo híbrido.

Pero no tendría por qué ser así. El secreto del éxito de la comunicación híbrida en el lugar de trabajo se reduce a lo bien que se equilibran las interacciones diarias entre los trabajadores de oficina y los empleados remotos, así como a comprender los retos a los que se enfrenta el equipo.

Retos de comunicación del modelo de trabajo híbrido 

Sea cual sea el sector o el tamaño de tu equipo, es casi inevitable que se produzca algún problema de comunicación. En el caso de los equipos híbridos, la posibilidad es mucho mayor, dadas las diferencias entre los estilos de comunicación en la oficina y en el trabajo desde casa.

Dado que los integrantes del equipo en un modelo de trabajo híbrido no siempre interactuarán entre sí en el mismo espacio de trabajo, surgirán desafíos de comunicación específicos. Por ejemplo:

• No todos reciben (o responden) los mensajes al mismo tiempo.
• El tono o la emoción no siempre se transmite en los correos electrónicos o en las aplicaciones de mensajería.
• Sin lineamientos, la gente suele recurrir a sus propias preferencias de trabajo.

Piensa en tu propio estilo de comunicación. Cuando se trabaja desde casa, es probable que se recurra más a los correos electrónicos y a las aplicaciones de mensajería para mantenerse en contacto que cuando se está en la oficina. Y cuando se trabaja en equipo, es mucho más fácil mantener una conversación rápida que escribir mensajes de ida y vuelta.

Cómo mejorar la comunicación en un equipo híbrido 

Ya sea que estés a cargo de la administración de los proyectos o del personal, es fundamental que superes estos desafíos y te esfuerces por mantener a todos los integrantes de tu equipo híbrido comunicados de manera efectiva.

Afortunadamente, aquí encontrarás cinco herramientas y estrategias sencillas, pero probadas, que puedes utilizar de inmediato. 

Revisa tu estrategia de comunicación actual

Antes de crear nuevos flujos de trabajo y adoptar diferentes estrategias de comunicación, es útil evaluar los sistemas que utiliza tu empresa. Para tener una mejor idea del estado actual de tu estrategia de comunicación, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se comunican las tareas cotidianas entre los integrantes del equipo?
• ¿Cómo suele anunciarse la información importante con el equipo?
• ¿Cómo llevamos a cabo conversaciones confidenciales e individuales con los empleados?
• ¿Incluimos a nuestros empleados remotos en las conversaciones cara a cara?
• ¿Qué herramientas utilizamos más cuando nos comunicamos de forma remota?
• ¿Todos los integrantes de tu equipo pueden acceder a estas herramientas de comunicación?

Puedes considerar usar una plantilla comenzar, detenerse y continuar para evaluar tu estrategia de comunicación actual. 

Partiendo de tus respuestas, pronto comenzarás a identificar las fortalezas (y debilidades) de tus estrategias de comunicación y flujos de trabajo actuales. Si eres como la mayoría de las organizaciones, es probable que los sistemas actuales favorezcan a los integrantes de tu equipo híbrido en la oficina. Pero no te preocupes. Ahora que has identificado tus fortalezas, incluso podrás aprovecharlas. Y en cuanto a tus debilidades de comunicación, ahora tendrás la oportunidad de intentar mejorarlas. 

Pregunta a los integrantes del equipo cuáles son sus estilos de comunicación preferidos

Se den cuenta o no, todos los integrantes de tu equipo híbrido tienen un estilo de comunicación con el que se sienten más cómodos. Algunos empleados preferirán las conversaciones cara a cara y las reuniones en persona, mientras que sus compañeros pensarán que un correo electrónico detallado es suficiente.

Mientras trabajan remotamente, algunos se inclinarán por aplicaciones de mensajería como Slack o Microsoft Teams. Sin embargo, otros pueden preferir la formalidad de una conferencia telefónica para reflejar la experiencia en la oficina.

El objetivo de este ejercicio no es solo saber cómo prefieren interactuar y comunicarse los integrantes de tu equipo. También se trata de obtener una nueva visión de cómo se adaptan unos a otros. Las exigencias de una sesión de lluvia de ideas son diferentes a las de las reuniones semanales o de las reuniones de grupo; como no pueden compartirse ideas visualmente en una llamada telefónica, esto podría ser una distracción.

Al entender mejor las preferencias de comunicación de cada integrante del equipo, dispondrás de los conocimientos y la información que necesitas para que todos estén en sintonía. 

Aprovecha el software y las herramientas de colaboración 

Cuando se trabaja vía remota, el mayor contratiempo para la mayoría de los esfuerzos de comunicación híbrida es la falta de interacción inmediata o de colaboración continua con los colegas en la oficina.

La naturaleza de ida y vuelta del correo electrónico puede resultar ineficaz y engorrosa, sobre todo si todo el equipo se ve sobrepasado por una sucesión continua de mensajes de respuesta. También es inútil compartir documentos que requieren una respuesta (o un consenso) en proyectos con plazos de entrega muy ajustados.

Con software como Slack, Microsoft Teams o Zoom, la comunicación híbrida es repentinamente más dinámica y productiva. Todos pueden compartir documentos, responder en tiempo real y sentir que pueden participar activamente en las reuniones, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Con una pizarra digital como Lucidspark, tu equipo híbrido puede trabajar en el mismo lienzo durante una reunión o de forma asincrónica. También pueden hacer una lluvia de ideas juntos con notas adhesivas, colores de colaboradores y funciones de votación. 

Lucidspark puede mejorar aún más la comunicación híbrida en tu equipo proporcionando a todos los participantes de la reunión la misma oportunidad de participar en los debates del equipo. 

Controla la comunicación sincrónica frente a la asincrónica  

En un entorno de oficina típico, la mayoría de las conversaciones son sincrónicas. Las visitas a la mesa de trabajo. Las reuniones de los lunes en la cafetería. Las reuniones semanales en la sala de conferencias. Estos son los encuentros en el lugar de trabajo que crean familiaridad y construyen relaciones para el equipo.

La comunicación sincrónica suele ser la preferida para tratar temas delicados, cuestiones complejas o situaciones de emergencia en las que no hay lugar para la ambigüedad.

Para un equipo híbrido, la comunicación sincrónica no siempre es una opción. A veces, es una cuestión de diferentes horarios de trabajo o zonas horarias para los empleados remotos. Las expectativas de que los trabajadores remotos respondan en tiempo real a veces resultan más perturbadoras que productivas.

La comunicación híbrida suele ser asincrónica. Adopta la forma de correo electrónico, un mensaje publicado en un sistema de gestión de proyectos como Asana o Jira, u otras herramientas y software de colaboración. La comunicación asincrónica no requiere una respuesta inmediata.

Con menos interrupciones de trabajo y más tiempo para dar respuestas reflexivas, la comunicación asincrónica ofrece a los equipos híbridos un mayor control con la capacidad de planificar su día.

Sin embargo, la comunicación asincrónica puede crear problemas de comunicación específicos para un equipo híbrido. Algunos proyectos se benefician de la acción inmediata o de sesiones espontáneas de lluvia de ideas. La falta de interacciones o conexiones en persona puede aumentar la sensación de aislamiento.

Al esforzarse por observar un equilibrio entre la comunicación asincrónica y sincrónica y ajustarse según sea necesario, los equipos híbridos pueden encontrar un equilibrio y beneficiarse de lo mejor de ambos mundos. 

Sé claro en cuanto a las normas y expectativas de comunicación 

Piensa en los estilos de comunicación híbrida diarios de todos los integrantes de tu equipo. Este tema debe ser prioritario después de haber preguntado por sus preferencias personales de comunicación.

Esto incluye cómo interactúan entre ellos, cómo transmiten la información a los clientes y cómo administran los proyectos. Por ejemplo, ¿los empleados se mantienen informados entre sí sobre el lugar desde el que van a trabajar durante el día enviando un correo electrónico o un mensaje texto o a través de Microsoft Teams?

Ten en cuenta tus propias preferencias. En cuanto a las reuniones de Zoom, ¿esperas que los integrantes del equipo mantengan la cámara encendida para todas las reuniones o solo para las presentaciones de proyectos a los clientes?

Los líderes deben establecer expectativas claras sobre las normas de comunicación híbrida para el equipo. Algunas interacciones se benefician de la documentación escrita inherente al correo electrónico, mientras que otras se benefician del lenguaje corporal o las señales faciales de una videoconferencia.

Asigna los canales de comunicación que debes utilizar de forma sencilla pero directa. Por ejemplo:

• Anuncios de la empresa e interacciones iniciales con los clientes a través del correo electrónico
• Reuniones semanales, sesiones de lluvia de ideas y presentación al cliente en Zoom
• Reuniones o conversaciones improvisadas a lo largo del día mediante Slack

Al realizar las asignaciones, ten en cuenta qué software y herramientas de colaboración están fácilmente disponibles para tu equipo (y clientes) y si hay redundancias o solapamientos con alguno de tus canales de comunicación híbridos.

Para un equipo híbrido, puede ser útil establecer otras normas que impliquen el uso de tus herramientas de comunicación.

Esto podría ser tan simple como ordenar que cada reunión programada en la oficina incluya un enlace de Zoom para permitir a los empleados remotos la oportunidad de participar plenamente. O grabar las presentaciones a clientes u otras reuniones clave para que sean accesibles después.

Después de establecer las normas de comunicación, haz que los integrantes de tu equipo sean responsables de cumplirlas. Permitir que los integrantes del equipo rompan el protocolo o se aferren a sus propias preferencias solo aumentará la confusión y empeorará los problemas de comunicación de todo el equipo.

La aceptación generalizada del trabajo remoto y de los equipos híbridos ha supuesto un nuevo nivel de flexibilidad y libertad para los empleados de hoy en día. Sin embargo, sacar el máximo partido a la comunicación híbrida requiere un nivel de tiempo, esfuerzo y cooperación por parte de todos.

Pero a medida que las tecnologías y estrategias del lugar de trabajo siguen evolucionando, también deberían hacerlo sus responsables.