4 técnicas para la toma de decisiones en grupo

Imagina que estás contemplando una gran mudanza solo. Tal vez puedas empezar tu investigación buscando distintos estados o países, distintas casas, la tasa de crímenes, las oportunidades laborales y las opciones de entretenimiento cerca de tu nueva residencia.

Ahora imagina contemplar esa misma mudanza para una familia de seis personas. De repente, debes tener en cuenta las necesidades de cada integrante de la familia: uno quiere ir a una escuela que ofrezca clases de cocina; otro odia los climas más fríos; otro quiere una propiedad suficientemente grande para tener un pony, etcétera.

Este ejemplo empieza a responder una pregunta importante: ¿Cuál es la diferencia entre decisiones en equipo y la toma de decisiones individual? La toma de decisiones en grupo puede ser más difícil porque introduce otro nivel de complejidad. Es necesario que tomes en cuenta varias perspectivas (que normalmente son opuestas).

Cuando tomas decisiones comerciales en grupo, es fácil sentirte abrumado y también es tentador ignorar los deseos de los demás para anteponer tus propias ideas. Afortunadamente, existen técnicas de toma de decisiones que pueden permitir satisfacer relativamente a todos los integrantes del grupo y, al mismo tiempo, calmar el caos.

La importancia de las técnicas de toma de decisiones en grupo para la administración de equipos

Si usar un grupo para llegar a una decisión es tan complicado, ¿por qué simplemente no tomar una decisión bien pensada como líder sin consultar para nada al grupo? Porque a nadie le agradan los dictadores; pero también porque consultar al grupo antes de tomar una decisión presenta grandes ventajas.

Tener varias perspectivas

Supongamos que te estás preparando para presentar una app de control de ejercicios. La app usa sensores para controlar los movimientos y los pasos. No obstante, la app tiene una tendencia hacia el movimiento de las personas que la diseñaron. Es posible que no hayas considerado, por ejemplo, que algunas personas se mueven con la ayuda de una silla de ruedas, o que otras prefieren hacer ejercicio en la piscina. 

Un grupo aporta muchas perspectivas distintas e introduce puntos de vista que tal vez nunca hayas considerado. Esto es especialmente valioso cuando se desarrolla un producto porque estas perspectivas pueden emplearse para cubrir las necesidades de una base de usuarios mucho más grande y diversa. 

Basarse en una única persona para tomar decisiones sobre el producto significa que, incluso si la persona es muy empática, el producto tendrá tendencias según la visión del mundo de esa persona.

Lograr la adhesión de los involucrados

Una de las técnicas más importantes que puedes usar como gerente es basarte en las opiniones de expertos. Si eres CEO y desarrollas software, por ejemplo, es importante lograr la adhesión del equipo de desarrollo antes de tomar una decisión unilateral sobre las funciones nuevas. Los web developers te informarán sobre qué es factible y fijarán las expectativas sobre el alcance y el cronograma de desarrollo. Además, es más probable que te ayuden si sienten que respetas sus conocimientos técnicos. 

Eso es lo más importante. Los interesados quieren sentirse incluidos y respetados. Si no los consultas, será mucho menos probable que te ayuden con un proyecto. 

En realidad, si no logras la adhesión, puedes enfrentar una importante resistencia para avanzar. Las personas involucradas también aportan perspectivas valiosas que tal vez no tengas en cuenta cuando tomas decisiones, porque a menudo miran las cosas desde el punto de vista de su equipo. El liderazgo ejecutivo considera el impacto más amplio que pueden tener las decisiones sobre el negocio. Por ese motivo, la colaboración con los interesados es una parte fundamental del proceso de toma de decisiones.

Ventajas y desventajas de la toma de decisiones en grupo

La toma de decisiones en grupo no es puras sonrisas y arcoíris. A veces, usar un grupo para tomar una decisión no es la opción correcta. Por ese motivo, cuando consideres usar un grupo para recibir ayuda debes tener en cuenta las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas

• Promueve una cultura de colaboración.
• Permite recibir distintas perspectivas.
• Aumenta el interés y la participación.
• Permite que se distribuya el riesgo en todo el grupo, en lugar de una sola persona. Por ejemplo, si Brian tomó la decisión de instalar una mesa de ping pong que ahora es una distracción para todo el negocio, es fácil culpar a Brian. Pero, si el grupo decide instalar la mesa de ping pong, todo el grupo es responsable, y no solo el pobre Brian.
• Puede aumentar la fuerza de una organización y mejorar su cultura.

Desventajas

• Usar un grupo para llegar a una decisión lleva más tiempo que confiar en una sola persona.
• Algunas personas no aportan nada a la toma de decisiones.
• Las opiniones de algunas personas no son imparciales.
• Nadie asume la responsabilidad total por la decisión.
• El grupo puede perder el enfoque respecto de las metas del negocio.
• Algunos integrantes del grupo pueden ser más dominantes que otros e influir a todo el grupo. Esto puede evitarse usando el método correcto para la toma de decisiones.
• A algunos integrantes del equipo podría no interesarles el resultado y no hacer un aporte significativo. 

4 técnicas para la toma de decisiones en grupo

No todas las técnicas de toma de decisiones son adecuadas en todos los contextos. Puede hacer falta algo de experimentación para decidir cuál es la técnica correcta para cada situación. Te presentamos cuatro técnicas útiles para tomar decisiones en grupo:

1. Votación con puntos/Votación múltiple

En la votación con puntos, los integrantes del equipo primero aportan sus ideas para la votación. Luego, los participantes votan por su opción preferida con calcomanías de puntos. La opción que recibe más votos gana.

Pros

• Esta es una forma fácil de votar y es difícil pelear los resultados.
• Pueden presentarse todas las opciones a la vez para que los integrantes del equipo puedan considerar los pros y los contras de cada opción.
• La votación con puntos hace el proceso más divertido y aumenta la interacción.

Contras

• Ver los votos de los demás crea una tendencia a seguir la opción más votada.
• La división de votos significa que las opciones relacionadas pueden perder ante opciones no relacionadas.
• Este proceso solo funciona para opciones muy simples, no relacionadas entre sí.
• Si algunas opciones son difíciles y otras fáciles de poner en práctica, el grupo tendrá una tendencia a elegir la opción fácil.

2. Técnica nominal de grupo

En esta técnica, se presenta un problema o un tema, y cada integrante del grupo escribe todas las soluciones o las ideas que le vengan en mente durante un período determinado (por lo general, alrededor de cinco minutos). 

Después, cada integrante del grupo lee una idea o una solución en voz alta, y el líder registra la idea. El grupo vota por las ideas y los moderadores computan los votos para determinar las ideas más cotizadas. Por último, el grupo califica las ideas por orden de prioridad y la idea más votada es la selección final.

Pros

• Esta técnica es muy buena para facilitar ideas creativas.
• Permite la participación plena de cada integrante del equipo.
• Permite la reflexión en silencio.
• Permite que la idea con más atractivo gane, no solo la idea que tenga la mayor cantidad de votos.

Contras

• Lleva bastante tiempo lograr un acuerdo.
• Hay poca espontaneidad.
• Esta técnica solo sirve para tratar un problema por vez.

3. Técnica de Delphi

También conocido como técnica de charla estimada, este método recopila las opiniones de un grupo de expertos mediante varias rondas de preguntas. 

Primero, el equipo identifica el problema y define un objetivo. Luego, se incorpora a expertos (internos o externos) y se elige un moderador. El moderador les presenta un cuestionario a los expertos. Los expertos responden esas preguntas de manera anónima y luego reciben la respuesta del grupo. El proceso se repite tres veces para acercarse a un consenso de los expertos.

Pros

• Esta técnica es mejor para tomar decisiones muy importantes y muy riesgosas.
• Un experto no afecta las opiniones de todos porque las respuestas se ponderan de manera equitativa.
• Puede consultarse al comité sin las limitaciones de un grupo grande, como los largos debates o los problemas de agenda.

Contras

• Lleva tiempo alcanzar el consenso.
• Delphi se usa principalmente en las primeras etapas de un proceso.
• Se plantea una pregunta similar varias veces a los mismos participantes.

4. Árboles de decisión

Un árbol de decisión es, en esencia, un diagrama de flujo que usa ramas para determinar las decisiones y sus posibles consecuencias. En un árbol de decisión, el nodo interno representa la pregunta o prueba, cada rama representa los posibles resultados y los nodos de hojas representan las etiquetas de clase.

Pros

• Es fácil de entender y útil para visualizar los resultados.
• Los árboles de decisión necesitan menos limpieza de datos.
• Es fácil generar reglas.

Contras

• Los árboles de decisión no manejan bien los datos no numéricos.
• Los árboles grandes pueden requerir cierta poda.

La clave para tomar decisiones en grupo es basarse en un proceso y una estructura. Usa las técnicas anteriores para tomar decisiones bien pensadas y mitigar el riesgo para el mejor resultado posible. Incluso puedes descubrir que la cultura de tu organización promueve la colaboración y el trabajo en equipo.