Le travail d'équipe est plus important que jamais. Lorsque différents employés et services sont amenés à travailler ensemble à distance et au bureau, leur communication est déterminante. Si l’objectif de votre organisation est de renforcer le travail d'équipe, appuyez-vous sur un modèle de collaboration efficace pour que tous les participants aillent dans la même direction dès le départ.

Par quelle magie ? Eh bien, un modèle de collaboration peut rapidement améliorer la capacité de votre équipe à se conformer à un processus, à partager des informations, à éliminer le cloisonnement et à proposer des solutions innovantes.

Lucidspark dispose de modèles de collaboration pour tous les cas de figure imaginables. Avec un modèle approprié, les membres de l’équipe peuvent éliminer les malentendus et profiter d’outils dynamiques pour développer mutuellement leurs idées. Découvrons maintenant six modèles de collaboration pour les équipes.

Modèles de brainstorming

Pour stimuler la collaboration au sein d’une équipe et résoudre des problèmes difficiles, aucun outil de génération d’idées n’est en mesure de rivaliser avec le brainstorming. Mais le véritable intérêt de ce premier modèle de collaboration réside dans son approche spécifique du processus.

Cette technique est appelée brainwriting. L’une de ses variantes fréquentes est intitulée 6-3-5 brainwriting, car elle implique six participants qui écrivent trois idées en cinq minutes. En général, le brainwriting implique l’utilisation de post-its que les participants se passent entre eux afin de les compléter à tour de rôle.

Le brainwriting est une technique de collaboration particulièrement efficace lorsque :

• vous avez besoin d’un travail d’équipe en temps réel, mais structurée ;
• vous cherchez à stimuler la réflexion créative grâce à l’écriture ;
• vous souhaitez mettre à l’aise les collaborateurs introvertis pour qu’ils puissent partager leurs idées.

Pour collaborer efficacement en utilisant le modèle de brainwriting de Lucidspark, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ajoutez le nom de chaque participant aux titres des colonnes. Invitez-les à rejoindre le tableau.
2. Expliquez le sujet/problème et programmez un minuteur de 5 minutes pour démarrer le premier tour
3. Au bout de 5 minutes, invitez les participants à faire passer leurs idées à la personne à leur droite
4. Programmez un nouveau minuteur et demandez à vos collègues d’ajouter leurs idées aux post-its qu’ils ont reçus
5. Répétez l’étape 4. Après l’atelier, examinez les idées et discutez-en ensemble. Utilisez les fonctions de tri et de vote pour déterminer celles qui présentent le plus grand intérêt.

Essayez dès maintenant le modèle de brainwriting de Lucidspark.

Un autre modèle conçu pour stimuler la collaboration au sein d’une équipe s’appuie sur le brainstorming inversé, une stratégie de résolution de problèmes qui examine les causes et les effets avant d’identifier des solutions.

Le brainstorming inversé est parfait lorsque vous souhaitez :

• faire émerger des solutions innovantes auxquelles votre équipe n’aurait peut-être jamais pensé ;
• révéler les problèmes et les difficultés cachés qui peuvent compromettre la réussite de votre projet ;
• impliquer davantage les participants dans le processus et sortir des sentiers battus.

Cette technique consiste d’abord à poser une question pour étudier le problème que vous cherchez à résoudre. Si votre équipe doit réfléchir à des moyens pour réduire l’empreinte carbone de votre entreprise, énumérez les différentes manières dont celle-ci pourrait augmenter. Rassemblez vos idées, puis inversez-les.

Par exemple, si une idée inverse révèle que la livraison en 24 heures augmente votre empreinte à mesure que votre clientèle s’agrandit, vous devrez revoir vos options d’expédition.

Le modèle de brainstorming inversé de Lucidspark décompose le processus en 5 étapes :

1. Définir le problème
2. Inverser le problème
3. Recueillir les idées
4. Inverser les idées
5. Identifier les solutions

Son fonctionnement en ligne permet à votre équipe de participer au brainstorming inversé en temps réel, mais aussi de revenir sur le tableau par la suite pour faire des ajustements ou ajouter de nouvelles idées.

Modèles de réunion

Une collaboration efficace commence par une réunion réussie. Pour y parvenir, il est fondamental de permettre aux participants de faire connaissance et de générer un environnement propice au travail collectif. Pourtant, ce processus n’a rien d’évident pour les équipes hybrides qui intègrent de nouvelles recrues.

Un atelier de présentation rapide est utile lorsque la communication et la participation sont importantes. Commencer une réunion par ce type d’atelier est idéal dans les cas suivants :

• Les participants ne se connaissent pas bien, ne se sont jamais rencontrés ou n’ont jamais travaillé ensemble.
• Les membres de l’équipe ne sont pas proches en raison de leurs positions hiérarchiques, des postes occupés ou d’autres facteurs.
• Une équipe nouvellement formée doit s’impliquer pleinement et participer de manière équilibrée dès le départ.

Les activités brise-glace amènent tout le monde à s’exprimer, à rire et à partager avec les autres immédiatement. Le modèle d’atelier de présentation rapide simplifie le processus pour les équipes à distance.

Les participants ajoutent leur nom sur le tableau virtuel et partagent quelques informations les concernant, comme des photos de leur famille et de leurs animaux de compagnie ou une découverte qu’ils viennent de faire.

La réunion de lancement d’un projet peut elle aussi bénéficier d’un modèle de collaboration. Il aidera les membres de l’équipe à gagner en efficacité en les aidant à :

• se présenter et commencer à travailler ensemble immédiatement ;
• assimiler les détails de vos projets de manière concise, mais détaillée ;
• avoir une idée précise du périmètre et de l’objectif, ainsi que du rôle joué par chacun.

Le modèle de lancement de projet de Lucidspark comporte les éléments suivants :

• Arrière-plan
• Objectif
• Portée
• Frise chronologique
• Rôles
• Questions
• Éléments d'action

Avec un tableau en ligne, les notes de la réunion de lancement restent facilement accessibles pendant toute la durée du projet. Les participants peuvent les consulter à tout moment dans le modèle de collaboration et s’assurer ainsi de rester en phase.

Modèles de feedback

Il est indispensable de recueillir des commentaires formels sur ce qui a bien fonctionné ou non et sur les points à améliorer lors de la prochaine phase de développement du produit (ou du processus).

Une rétrospective favorise la collaboration au sein de l’équipe tout au long de la boucle de feedback, car elle vous permet d’évaluer collectivement l’efficacité des processus, réunions et initiatives. Voici quelques-uns des avantages immédiats du modèle de rétrospective rapide :

• Il donne à chacun les mêmes chances d’exprimer ses idées et de formuler des commentaires.
• Il encourage le retour d’information rapide et l’amélioration continue.
• Il génère un environnement sécurisant pour partager des réflexions positives et constructives.

Les éléments centraux qui composent le modèle de rétrospective rapide Lucidspark sont les suivants :

• Qu’est-ce qui a fonctionné ?
• Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
• Idée
• Éléments d'action

Les éléments d’action permettront à l’équipe de s’améliorer lors du prochain sprint du projet.

Pour recueillir des commentaires et favoriser la collaboration au sein de l’équipe d’une manière différente, il existe une variante de brainstorming qui a fait ses preuves et pour laquelle Lucidspark propose également un modèle.

Cette méthode s’intitule start, stop, continue. Il s’agit en réalité ni plus ni moins que d’un exercice de brainstorming ciblé au cours duquel les participants discutent des activités qu’ils veulent commencer, arrêter ou continuer afin d’apporter des améliorations à la phase suivante.

Le cadre du modèle start, stop, continue de Lucidspark est simple :

• Start : Quelles sont les activités que nous voulons mettre en place et que nous ne réalisons pas actuellement ?
• Stop : Quelles sont les activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée et qui doivent être abandonnées ?
• Continue : Quelles sont les activités qui fonctionnent et qui doivent être poursuivies ?

Plus les membres de l’équipe participent, plus la collaboration est efficace.

Bien entendu, la meilleure manière de vous assurer que ces modèles aideront votre équipe à collaborer plus efficacement est de les essayer ! N’attendez plus, créez un compte Lucidchart dès maintenant.