Les réunions de lancement peuvent être passionnantes. Elles marquent le début de quelque chose de nouveau et sont conçus pour aligner tous les contributeurs avant le début du projet. Ces réunions sont le bon moment pour passer en revue les objectifs du projet et répondre à toutes les questions. 

Mais organiser simplement une réunion de lancement n'est pas la même chose qu'animer une réunion de lancement efficace qui prépare les membres de l'équipe à la réussite du projet. Cet article de blog passe en revue les conseils et les meilleures pratiques des chefs de projet pour organiser une réunion de lancement efficace. 

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement ?

Si vous étiez un wedding planner, lors de la réunion de lancement de ce projet, vous rencontreriez vos clients et passeriez en revue les détails du mariage, présenteriez les membres de votre équipe, qui s'occuperaient des détails spécifiques et vous vous mettriez d'accord sur le résultat attendu. C'est aussi le moment où vous présenteriez le travail que vous avez fait en amont, avant de rencontrer votre client. 

Il en va de même pour une réunion de lancement. C'est le moment où vous commencez officiellement à travailler sur un projet. Vous faites connaissance avec les autres personnes impliquées, vous parlez de ce qui a déjà été fait et vous mettez tout le monde d'accord sur les objectifs du projet. À partir de là, vous serez prêt à vous lancer dans le projet en lui-même.

Le but d'une réunion de lancement de projet

Animer correctement une réunion de lancement peut très bien déterminer le succès d'un projet. Voici quelques objectifs principaux des réunions de lancement de projet :

• Déterminez ce qui doit être fait : Cela peut sembler évident, mais vous pouvez arriver à votre réunion de lancement et vous rendre compte que votre équipe a mal compris les produits à livrer. C'est le moment de dissiper toute confusion et d'ouvrir la réunion aux questions.
• Obtenez des détails sur le contexte : Pourquoi le client ou collaborateur demande-t-il ce type de projet ? Que font les concurrents ? Il est important de comprendre le contexte du projet.
• Déterminez la communication : Lors de la réunion de lancement, vous devez définir vos préférences en matière de communication. Déterminez la fréquence à laquelle les parties prenantes veulent des mises à jour, leurs heures de disponibilité et tout autre détail important en matière de communication.
• Présentez tout le monde : s'il s'agit d'un client externe, il est important que vous lui présentiez l'équipe. Si le projet est mené avec des intervenants internes, cela vaut quand même la peine de faire le tour de la salle pour s'assurer que tout le monde se connaît.
• Gérer les attentes : Évaluez les attentes lors de la réunion de lancement. Assurez-vous que votre équipe peut réellement atteindre ses objectifs dans les délais convenus.
• Déterminez le succès : Comment le succès de ce projet sera-t-il mesuré ? Et qui effectuera ces mesures ? C'est ici que vous décrivez les indicateurs clés de performance (KPI) et ce qui déterminera la réussite du projet.
• Déléguez les rôles : Au cours de la réunion initiale, vous allez déléguer qui, dans votre équipe, sera responsable de quoi. C'est l'occasion pour votre équipe de proposer des projets dont ils aimeraient en prendre la direction.
• Inspirez-vous : Comme nous l'avons mentionné, les réunions de lancement peuvent être passionnantes. C'est l'occasion de susciter l'enthousiasme pour le projet et d'aider votre équipe à visualiser son objectif et impact. Si elle est bien faite, la réunion de lancement peut donner le ton à l'ensemble du projet. 

Comment animer une réunion de lancement de projet ?

Il y a une grande différence entre tenir une réunion et animer une réunion. Lorsque vous animez une réunion de lancement de projet, vous déterminez l'orientation de la réunion, ce qui contribue à déterminer la réussite du projet. 

La facilitation fournit l'infrastructure d'une réunion et permet à votre équipe de fonctionner dans le cadre de cette structure. 

Voici comment procéder :

Avant la réunion 

Se présenter à la réunion sans être préparé c'est se préparer à un désastre. En tant que responsable du projet, il est dans votre intérêt de venir à la réunion préparé. Vous aurez besoin :

• D'organiser une réunion en interne : Organisez une réunion avec le commanditaire de la réunion, ou la personne qui a demandé la réunion, avant que toute autre personne ne se réunisse pour identifier les objectifs qu'ils essaient d'atteindre.
• Préparer un ordre du jour : L'ordre du jour doit contenir des indications sur les points de discussion que vous aborderez pendant la réunion. Cela peut aussi inclure des indications sur le temps que vous passerez sur chaque point afin que tout puisse être discuté dans le temps imparti.
• Préparer un résumé du projet : Le résumé du projet doit donner un aperçu général du projet et de ses résultats. Il doit également donner une liste des membres de l'équipe et des responsabilités générales. 
• Envoyer une invitation à la réunion : L'invitation doit inclure toutes les personnes qui travailleront sur le projet et doit comporter un lien vers l'ordre du jour et l'exposé du projet. Il doit également prévoir une heure d'arrêt ferme pour la réunion.

Pendant la réunion 

Au fur et à mesure que la réunion progresse, vous devrez gérer la discussion. Déterminez les points qui seront abordés et le temps que vous passerez sur chacun d'entre eux. Si un membre de l'équipe détourne la discussion du sujet à traiter, il est de votre responsabilité de retourner sur le fil de discussion. Veillez à prendre des notes pendant cette période également. Si vous utilisez un logiciel sur le cloud, comme Lucidspark, pour prendre des notes pendant la réunion, elles seront sécurisées et accessibles à tous.

En discutant du projet, vous devrez clairement répartir les responsabilités. Les membres de votre équipe doivent quitter la réunion en sachant ce qui leur appartient de faire. 

Enfin, déterminez les prochaines étapes. Maintenez l'élan en montrant à l'équipe ce à quoi elle doit s'attendre. Il est intelligent d'organiser la prochaine réunion avant que tout le monde ne parte. S'il y a des tâches dont le délai d'exécution est serré, assurez-vous de les attribuer et de vérifier que les responsables les comprennent.

Après la réunion

Lorsque la réunion est terminée, envoyez un compte rendu de la réunion. Si vous utilisez Lucidspark pour vos notes, vous pouvez les envoyer immédiatement, en un clic. Le compte rendu de la réunion de lancement serviront de source de vérité pendant toute la durée du projet.

En même temps que les notes, assurez-vous de partager des documents annexes, tels que des dossiers ou des exemples de projets. Envoyez également les coordonnées de chacun et le calendrier des réunions.

À partir de là, vous devrez faire un suivi auprès de chaque membre de votre équipe. Il peut s'agir d'un simple pointage rapide sur Slack, mais cela permet aux membres de votre équipe d'exprimer des questions et des préoccupations qu'ils n'auraient peut-être pas évoquées lors de la réunion. Cela permet également aux membres de votre équipe d'exprimer des choses auxquelles ils n'avaient pas pensé pendant la réunion ou de clarifier des points qu'ils n'avaient pas tout à fait compris. Le suivi rappelle également aux membres de votre équipe que vous êtes là pour les aider tout au long du projet. 

Checklist pour une réunion de lancement :

Cette liste de contrôle vous permettra de vous assurer que des détails importants ne sont pas oubliés pendant la réunion :

• Les bases : Le commanditaire, le chef de projet, les parties prenantes, le nom du projet, la date du coup d'envoi et la date limite.
• Les exigences de base : Quels sont les produits à livrer ?
• Le budget : Qu'est-ce que vous avez le droit de dépenser ?
• Jalons : Quelles sont les dates importantes du projet ?
• Les risques : Savoir ce qui pourrait mal tourner en cours de route peut aider votre équipe à se préparer. Planifie les choses qui pourraient mettre votre projet en péril.
• Approbation : Qui est responsable de l'approbation du projet et de la signature à chaque livraison de produit ?

Lorsque vous animez une réunion de lancement efficacement, vous vous apercevrez que vous avez préparé votre équipe à la réussite, que tout le monde comprend les exigences et que votre équipe est impatiente de commencer.