Conseils pour animer un atelier d’idéation avec Lucidspark

Avant de plonger dans les détails de cet article, il convient de clarifier un point important : qu’est-ce qu’un atelier d’idéation ?

C’est l’un de ces termes qui semblent compliqués lorsqu’on le prononce à voix haute, mais dont la signification est en réalité très simple. Il suffit de prendre un mot après l’autre. « Idéation » est le processus qui consiste à générer des idées. Et un « atelier », dans un contexte professionnel, est un synonyme de plus pour parler d’une réunion.

Une réunion pour générer des idées... si vous avez l’impression que cela ressemble beaucoup à un brainstorming, vous avez raison ! Ou presque, en tout cas. Tandis que le brainstorming renvoie à un processus précis, un atelier d’idéation peut inclure différents types de processus créatifs, dont le brainstorming, l’esquisse ou même simplement l’échange informel d’idées avec vos collègues de travail.

Quelle que soit la forme que prend votre atelier d’idéation, il va sans dire qu’il sera plus fructueux avec un minimum de structure. Rien de trop formel, juste le nécessaire pour vous permettre d’animer le processus et de recueillir les idées à mesure qu’elles se présentent. C’est là que Lucidspark entre en jeu comme plateforme d’idéation..

Comment animer un atelier d’idéation dans Lucidspark

Un des atouts majeurs de Lucidspark est son adaptabilité : il peut être à la fois simple ou plus complexe, selon vos besoins. Cela signifie qu’il n’existe pas une façon unique d’utiliser Lucidspark pendant une réunion. Ainsi, plutôt que de considérer les conseils suivants comme une liste incontournable, piochez dans nos suggestions en fonction de la situation.

Voici un ensemble d’outils et de pratiques que vous pouvez utiliser – dans différentes combinaisons – pour tirer le meilleur parti des séances d’idéation brainstorming de votre équipe.

Préparer votre tableau

Personne n’aime perdre son temps, surtout en réunion. Ne gaspillez pas un temps de réunion précieux à ouvrir un nouveau tableau Lucidspark, et à lui ajouter un titre, des conteneurs, des points à l’ordre du jour, etc. Vous pouvez vous occuper de tout cela à l’avance.

Cela vous permettra non seulement de commencer votre réunion du bon pied, mais aussi de la structurer. En prévoyant les principaux sujets de discussion, en établissant un ordre du jour et en exploitant d’autres outils d’organisation dans Lucidspark, vous pouvez garantir le bon déroulement de vos ateliers d’idéation.

Partager le tableau avant la réunion

À l’instar du dernier conseil, celui-ci relève de la gestion du temps. Si vous partagez le tableau Lucidspark que vous avez préparé avant la réunion, les participants auront une vue d’ensemble du programme, pourront générer des idées à l’avance et peut-être même ajouter des suggestions provisoires au document. En bref, cela permet à chacun de se préparer et d’être immédiatement opérationnel pour le brainstorming dès le début de votre rencontre. Vous préchauffez le four, pour ainsi dire.

Assigner une couleur à chaque collaborateur

La collaboration en temps réel offre de nombreux avantages : partage simplifié, possibilité d’intégration des équipes distantes, et bien plus encore. Mais si votre méthode d’idéation n’est pas structuré, ces outils peuvent se retourner contre vous et nuire à la clarté et à la cohérence des idées de chacun.

Grâce aux tableaux Lucidspark, les équipes disposent de tout l’espace nécessaire pour travailler en temps réel sans empiéter sur les contributions des autres. Cependant, si vous trouvez que votre tableau commence à devenir un peu désordonné, il vous suffit de lui ajouter un peu de structure. Par exemple, vous pouvez facilement assigner une couleur à vos collaborateurs (ou groupes de collaborateurs, selon la situation).

La fonction "Couleurs" des collaborateurs vous permet d’apporter une touche de logique et de clarté à un processus d’idéation particulièrement actif. Imaginons que Linda de l’équipe technique se voie assigner la couleur bleue et Lisa de l’équipe marketing la couleur rouge. Les autres collaborateurs ont désormais un grand nombre d’informations à portée de clic : en se basant sur la couleur de chaque contribution, ils peuvent savoir qui en est l’auteur et dans quel cadre il se situe (équipe métier, technique, etc.).

Organiser une session de vote

Lors du brainstorming, l’accent est mis sur la créativité : les participants doivent lancer un maximum d’idées sans être jugés. Cependant, une fois ces suggestions rassemblées, vous devez trouver un moyen de trier le bon grain de l’ivraie, les bonnes idées de celles qu’il vaudrait mieux oublier. Le vote est un outil rapide et juste pour évaluer chaque idée et déterminer si elle doit être conservée ou rejetée.

Vous pouvez commencer avec notre modèle classique de vote par points (il suffit de donner à chaque collaborateur un ensemble de points à glisser-déposer), ou mieux encore, utiliser la fonction de vote intégrée de Lucidspark. Pour accéder au vote dans Lucidspark, ouvrez le panneau "Outils" d’équipe dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Vote".

À partir de là, définissez vos critères : sur quoi allez-vous voter ? Combien de voix par personne ? Voulez-vous fixer une limite de temps pour vous assurer que les participants restent concentrés ?

Utiliser des étiquettes pour organiser et structurer les suggestions

À mesure que vous notez des idées sur vos post-its, vous verrez probablement se dessiner certains groupes et tendances. Plutôt que d’essayer de mémoriser ces catégories pour plus tard, ajoutez sans attendre une étiquette spécifique à vos post-its et autres formes.

Ensuite, lorsque vous êtes prêt à organiser vos idées, il vous suffit de les rassembler ou de les trier en fonction de leur étiquette. Lucidspark peut regrouper automatiquement les formes ayant la même étiquette, ce qui vous permet de classer rapidement des idées qui seraient autrement éparpillées.

Cadrer les activités avec un minuteur

Il est fréquent que le temps nous échappe lors des réunions. Imaginez : après un démarrage lent (que vous pouvez éviter en suivant certains des conseils ci-dessus !), les idées fusent enfin. Mais dès que vous avez l’impression d’avancer, vous manquez de temps. Vous pourriez dépasser les horaires prévus, bien sûr, mais les participants ont d’autres réunions à rejoindre. Dans ce cas, vous pourriez peut-être la remettre au lendemain ? Le risque serait alors de perdre au passage tout l’élan que vous avez acquis.

Il vaut mieux éviter complètement cette situation.

La meilleure chose à faire pour que vos réunions ne débordent pas est de fixer un ordre du jour et de vous y tenir. Utilisez la fonction minuteur de Lucidspark pour vous assurer que chaque phase de la réunion est bouclée dans les temps. Vous voulez donner cinq minutes aux participants pour trouver des idées ? Réglez un minuteur. En imposant des délais précis à tous vos participants, vous les incitez à se responsabiliser.

Regrouper et associer des idées avec le dessin à main levée

Si les étiquettes sont un excellent moyen de regrouper et de trier des idées dans Lucidspark, vous avez parfois besoin de la simplicité des post-its, d’un marqueur effaçable et d’un tableau blanc. Rassurez-vous, Lucidspark propose également ces outils. À mesure que vous notez des idées sur votre tableau virtuel avec des post-its ou d’autres conteneurs et formes, vous pouvez utiliser le dessin à main levée pour retrouver vos bonnes vieilles habitudes de tableau blanc. Encerclez des groupes d’idées apparentées, dessinez des flèches pour établir des liens, barrez des éléments – tout ce que vous pouvez dessiner sur papier peut également l’être dans Lucidspark !

Exporter des idées dans Lucidchart

Maintenant que vous avez rassemblé plusieurs idées sur un tableau Lucidspark et que vous avez sélectionné les meilleures, quelle est la prochaine étape ? Lucidspark vous permet d’exporter vos tableaux directement dans Lucidchart pour formaliser ces suggestions initiales. Avec Lucidchart, vous pouvez transformer vos idées en processus et passer à l’action.

Rappelez-vous : vous n’êtes pas obligé d’utiliser toutes ces recommandations en même temps. Chaque atelier d’idéation est différent, la clé consiste à trouver les processus qui fonctionnent le mieux pour vous ! Cela dit, ces conseils pratiques vous permettront de tirer votre épingle du jeu.