Créer une roadmap projet

De la conception au développement, beaucoup de choses peuvent mal tourner au cours du cycle de vie d’un projet. (Et beaucoup de choses peuvent bien se passer, surtout si vous utilisez une roadmap produit , nous allons y revenir). En théorie, les équipes de vente, développement et marketing sont toutes du même côté, mais la réalité est souvent plus nuancée. Les erreurs de communication, les retards et autres problèmes sont pratiquement inévitables. 

Alors, comment entretenir la dynamique d’un projet et éviter de s’enliser ? En mettant en place un support pour passer du point A (conception) au point B (lancement du produit). Ce support ? La roadmap projet.

Qu’est-ce qu’une roadmap projet ?

Commençons par le plus évident : une roadmap projet, comme son nom l’indique, est une feuille de route de projet. Et, à l’instar de la plupart des cartes, elle établit un itinéraire entre un point A et un point B (ici le début et la fin du cycle de vie d’un projet). Les chefs de projet utilisent les roadmaps projet pour visualiser le développement d’un produit ou d’un service dans le temps. 

À la base, les roadmaps projet sont un outil de communication. Le développement et le lancement d’un produit nécessitent la coopération des équipes d’ingénierie, de marketing et de vente. Les amener à travailler ensemble s’apparente parfois à la gestion d’un troupeau de bœuf : chacun tire dans une direction différente. Le service commercial veut vendre le produit et avance pour cela des promesses que les ingénieurs ne peuvent pas tenir. De leur côté, vos développeurs peuvent rencontrer des retards inattendus et oublier de les communiquer aux autres parties prenantes. Le résultat ? Encore plus de retards. Vos bœufs ont fui leur enclos et se déchaînent. 

Vous l’avez probablement compris, le risque de rencontrer des imprévus est grand. Voici comment les roadmaps projet peuvent vous aider à vous en prémunir. 

Les chefs de projet établissent des roadmaps project pour faciliter la communication et la coopération. Une roadmap projet partagée par toutes les équipes doit répondre à trois questions : 

1. Quels aspects du projet (fonctionnalités, supports et campagnes de marketing, etc.) doivent être développés ? 
2. Quand doivent-ils être terminés ? 
3. Qui en est responsable ? 

Maintenant que nous avons clarifié le contexte, passons à la question suivante : à quoi ressemblent concrètement ces roadmaps ?

Les roadmaps projet (our roadmap produit) sont réparties en couloirs verticaux et horizontaux. En haut du tableau, une roadmap projet est divisée en intervalles de temps (mois ou trimestres, par exemple). Ce sont les colonnes. Chaque ligne représente une équipe distincte associée au projet. Les fonctionnalités et les tâches sont placées dans ces rangées et positionnées de gauche à droite en fonction de leurs échéances respectives. (Les tâches à réaliser au cours du premier trimestre seront placées dans la première colonne, et ainsi de suite.)

L’objectif du roadmap produit est de décomposer un long projet (fréquemment d’un an ou plus) en livrables plus légers et plus faciles à gérer. Pour y parvenir, les tâches sont décomposées en unités de taille et de complexité variables. 

Une roadmap projet se compose de quatre unités fondamentales : les récits, les epics, les initiatives et les thèmes. 

Étages

Les récits sont la plus petite unité utilisée dans la création de votre feuille de route pour projet. Un récit utilisateur représente une fonctionnalité particulière qui apparaîtra dans le produit final. L’équipe de développement chargée de ce récit accomplit généralement la tâche au cours d’un sprint rapide.  

Les récits permettent de centrer le développement sur l’utilisateur. Représentant la plus petite unité de votre roadmap projet, ils sont des composants fondamentaux de l’ensemble de votre feuille de route. Orientés eux-mêmes sur la fonctionnalité utilisateur, ils garantissent que la roadmap dans son ensemble soit conçue en tenant compte de l’utilisateur final. 

Epics

Un epic est un groupe de récits apparentés, interdépendants ou simplement liés par un objectif commun. Les epics s’étendent sur plusieurs sprints, qui durent généralement entre trois et quatre mois. 

Initiatives

Les initiatives sont des groupes d’epics (surprise !). Contrairement aux epics et aux récits qui sont propres à une équipe de développement donnée, les initiatives peuvent englober plusieurs équipes au sein d’une même organisation. 

Thèmes

Les thèmes sont l’unité organisationnelle la plus générale d’une roadmap projet et représentent des objectifs eux-mêmes axés sur des résultats. Imaginons par exemple que vous développiez un site de commerce électronique. L’un de vos objectifs pourrait être de réduire les abandons de panier. L’abandon de panier deviendrait alors un thème de votre roadmap produit, et l’ensemble des initiatives ou epics liés à cette fonctionnalité relèveraient de ce thème.  

Bien que la plupart des tâches décrites dans les roadmaps produit soient destinées aux développeurs, ces dernières doivent être partagées avec toutes les équipes. Les roadmaps agile permettent à l’équipe d’ingénierie de suivre le rythme et de se concentrer sur l’utilisateur, mais elles permettent également aux parties prenantes de rester informées et à jour. Une feuille de route donne à chaque équipe impliquée un ensemble d’objectifs concrets et d’échéances pour faire avancer le projet, et indique le rôle que chacun doit jouer dans ce déroulement. 

Comment créer une roadmap projet

Si vous n’utilisez pas encore les roadmaps produit comme outil de gestion de projet, c’est le moment de vous y mettre ! Vous connaissez maintenant l’intérêt des roadmaps et vous en comprenez les éléments constitutifs : il ne vous reste plus qu’à créer la vôtre. 

Avant de vous lancer dans la création d’une roadmap projet, assurez-vous que les parties prenantes concernées seront impliquées. Un chef de projet qui crée une roadmap projet sans consulter les autres intervenants équivaut à dessiner une carte sans connaître le terrain : le produit final n’aidera personne à avancer. 

Lorsque vous concevez une roadmap produit, consultez les responsables des équipes d’ingénierie, de marketing et de vente pour décomposer votre projet en tâches et fixer des délais réalistes. Ensemble, élaborez une roadmap marketing qui tiendra compte des forces et des limites de chaque équipe. 

Maintenant, passons à l’action ! Il est évident que votre roadmap définitive sera spécifique à votre projet, mais ces indications générales vous aideront à démarrer :

1. Définir votre calendrier

Lorsque vous décidez d’un calendrier pour votre roadmap, posez-vous deux questions : quand voulez-vous que le projet soit terminé ? L’équipe d’ingénierie est-elle en mesure de respecter ce délai ? (Vous devrez demander aux responsables de l’ingénierie de répondre à cette question pour vous.)

Une fois que vous avez convenu d’une durée appropriée pour votre projet, déterminez si vous souhaitez mesurer l’avancement en trimestres, mois ou autres. Ces unités seront représentées par les colonnes de votre roadmap. 

2. Établir la liste des contributeurs et déterminer les tâches

Quelles sont les équipes qui contribueront au projet ? Inscrivez-les dans la partie gauche de votre roadmap agile, en attribuant à chaque équipe sa propre ligne. (Dans la plupart des cas, et pour éviter d’encombrer votre roadmap, il est préférable d’attribuer les tâches par équipe et non par individu.)

Une fois que vous avez dressé la liste des contributeurs, commencez à diviser votre projet en thèmes, initiatives, et ainsi de suite jusqu’à ce que vous ayez énuméré les récits individuels. Il peut être utile de commencer par les éléments les plus généraux, tels que les initiatives, et de continuer avec les epics, puis les récits. 

Utilisez cette liste de tâches et commencez à intégrer chaque élément dans votre roadmap agile. Rappelez-vous : chaque élément doit correspondre à une période temporelle (une colonne) et à une équipe (une ligne). Veillez à collaborer avec les parties prenantes concernées pour attribuer les tâches et déterminer leur échéance. 

3. Partager votre roadmap projet

Si elle reste rangée dans un tiroir, votre roadmap produit ne permettra à personne d’accompagner le bon déroulement de votre projet. Partagez votre roadmap avec toutes les équipes impliquées pour en faire une source de référence absolue. En présentant votre projet comme une série d’objectifs clairs et réalisables avec des échéances précises, les roadmaps peuvent également vous aider à obtenir l’adhésion des dirigeants et des investisseurs. 

4. Actualiser, actualiser et actualiser votre roadmap

Une roadmap projet n’est jamais vraiment terminée tant que votre projet est en cours. Si vous considérez la première itération de votre roadmap comme définitive, vous risquez d’être déçu. 

Les roadmaps projet aident les équipes à suivre le plan et à communiquer, mais les imprévus demeurent inévitables. Lorsqu’ils se présenteront, vous devrez peut-être ajuster les échéances, réaffecter certaines tâches ou apporter d’autres modifications à votre roadmap agile. Et c’est très bien ainsi ! Les roadmaps projet agile sont conçues pour être modulables, c’est l’une de leurs forces. Si vous utilisez un logiciel cloud, les équipes concernées recevront ces modifications en temps réel, ce qui permettra à chacun de rester à jour et de limiter les retards. 

L’actualisation de votre roadmap projet est un travail collectif. À mesure que votre projet avance, les équipes doivent mettre à jour votre feuille de route en y indiquant les liens, fichiers et notes appropriés. Ce faisant, ils centralisent les informations, ce qui permet de les retrouver et les consulter plus facilement.

Bien que les roadmaps soient généralement considérées comme un outil de gestion de projet, elles sont plus efficaces lorsqu’elles sont élaborées, actualisées et utilisées en équipe. Un chef de projet ne crée pas une feuille de route dans le seul but de l’utiliser comme un calendrier figé. Ces outils sont créés et partagés pour améliorer la communication entre les équipes. Certains retards restant inévitables, une roadmap agile permet de déterminer l’efficacité avec laquelle vos équipes réagiront pour en minimiser l’impact.