La plupart des responsables d’entreprise savent que l’une des clés de la réussite est d’être ouvert à l’amélioration continue. Le problème, c’est que les gens sont généralement réticents au changement. Une étude a même révélé que les singes sont plus enclins à adopter des changements que les humains.

Nous avons tous tendance à nous enfermer dans notre zone de confort. En faisant les choses comme nous les avons toujours faites, nous nous sentons en sécurité et maîtrisons notre environnement. Mais si un dirigeant reste coincé dans sa zone de confort, cela peut conduire à la complaisance, à des opportunités manquées, à des erreurs répétées et à l’insatisfaction des clients.

C’est là que le principe de Pareto entre en jeu. 

En quoi consiste le principe de Pareto ?

À la fin du XIXe siècle, un politologue italien nommé Vilfredo Pareto a étudié la répartition des richesses parmi les Italiens. Il a observé qu’environ 80 % des terres du pays étaient détenues par 20 % de la population.

Cela a conduit à la formulation du principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20 ou aussi loi de Pareto. La loi de Pareto stipule que la plus grande partie des résultats provient d’un nombre relativement faible de facteurs de production.

Dans les années 1940, Joseph M. Juran a appliqué ce principe à la gestion du contrôle de la qualité dans les opérations métier. De même, il a théorisé qu’environ 80 % des problèmes proviennent d’environ 20 % des causes possibles. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur un petit pourcentage de facteurs de production et leur donner la priorité, ce qui vous permet d’accomplir plus en faisant moins.

Comment appliquer la loi de Pareto ?

En appliquant avec succès la loi de Pareto, vous pouvez améliorer votre efficacité, renforcer votre productivité et prendre de meilleures décisions d’une manière générale. Voici quelques suggestions pour vous aider à appliquer la règle des 80/20 à presque toutes les situations.

1. Identifier les facteurs clés : il peut s’agir de processus, de produits, de clients, de projets, de tâches ou de problèmes qui influent les résultats que vous recherchez.
2. Analyser l’impact ou la contribution de chaque facteur : déterminez l’impact de ces facteurs sur les résultats globaux. Par exemple, quel sera le coût de l’effort ? Combien de temps cela prendra-t-il ? Combien de ressources seront utilisées ?
3. Se concentrer sur les quelques éléments vitaux : étant donné que la règle des 80/20 n’équivaut pas toujours précisément à 20 % des causes pour 80 % des effets, Joseph Juran préférait utiliser les termes « quelques éléments vitaux » et « beaucoup d’éléments secondaires » (ou « beaucoup d’éléments utiles »). Vous devez identifier les quelques facteurs de production ou de causes vitales qui sont responsables de la majorité de vos résultats.
4. Hiérarchiser vos tâches et projets : planifiez vos projets et la répartition des tâches de manière à donner la priorité à celles qui relèvent de vos éléments vitaux. Vous obtiendrez de meilleurs résultats en vous concentrant sur les tâches les plus importantes.
5. Éliminer ou déléguer les nombreux éléments qui ont peu d'impact : identifiez les facteurs qui ont le moins d’impact sur vos résultats. Si vous le pouvez, confiez-les à des personnes qui ont le temps de s’en occuper ou automatisez-les afin de libérer vos ressources au profit des quelques éléments vitaux.
6. Réviser et affiner si nécessaire : la répartition de vos causes et effets peut changer au fil du temps. Les facteurs qui ont le plus d’impact peuvent également changer. Vous devrez examiner régulièrement les données pour déterminer si vous vous concentrez sur les bons facteurs et apporter les modifications nécessaires. Cela vous aidera à améliorer continuellement votre efficacité et vos performances.

Dans quels domaines pouvez-vous utiliser la règle des 80/20 ?

La règle des 80/20 s’applique à presque toutes les situations. En voici quelques exemples :

Gestion de projet

Environ 80 % de la valeur d’un projet est créée par les 20 % d’efforts initiaux fournis par l’équipe de développement. En comprenant cela, vous pouvez consacrer plus de temps aux tests et à l’assurance qualité. En outre, cela vous permet d’aborder d’autres facteurs essentiels au projet qui pourraient autrement être ignorés.

Gestion des ressources

Un petit pourcentage de votre équipe accomplit la majorité du travail. Ce principe peut vous aider à identifier les écarts de performances et à déterminer comment allouer les ressources en fonction des compétences. Il peut également vous aider à comprendre dans quels cas une formation supplémentaire est nécessaire ou vous aider à prendre des décisions en matière de personnel.

Développement de logiciel

Il est possible que vous observiez qu’environ 80 % de vos clients utilisent 20 % des fonctionnalités de votre logiciel. Ils ne veulent pas prendre le temps de se familiariser avec les « fonctions plus avancées » ou les interfaces plus complexes. Votre équipe devrait se concentrer sur l’amélioration de la valeur des fonctionnalités les plus essentielles pour vos clients.

Ventes et marketing

La plupart des ventes de votre entreprise proviennent d’un faible pourcentage de vos produits. Envisagez d’abandonner certains produits afin de libérer des ressources et de pouvoir travailler sur ceux que vos clients recherchent vraiment.

Avantages et inconvénients de la règle des 80/20

La loi de Pareto présente des avantages et des inconvénients selon les différentes situations.

Avantages

• Il vous aide à identifier et à vous concentrer sur les quelques facteurs vitaux qui ont le plus d’impact sur les résultats que vous souhaitez obtenir. En vous focalisant sur ces éléments vitaux, vous pourrez accomplir davantage avec moins de moyens.
• Il vous permet de procéder à l’allocation des ressources de manière plus efficace. Vous serez moins susceptible de gaspiller du temps ou des ressources pour des tâches à faible impact qui n’ont pas d’incidence significative sur vos résultats globaux.
• L’application du principe de Pareto est un processus de résolution de problèmes. Il vous aide à identifier les domaines qui requièrent le plus d’attention afin de trouver des solutions efficaces.

Inconvénients

• Se concentrer sur les quelques éléments vitaux peut conduire à négliger les nombreux éléments utiles qui ont encore un impact sur votre résultat global.
• 20 % des efforts ne correspondent pas toujours à 80 % des résultats.
• Si vous vous fiez trop à la loi de Pareto, vous risquez de négliger des risques, des défis et des opportunités potentiels.

Pour appliquer efficacement La loi de Pareto, considérez-le comme une ligne directrice plutôt que comme une répartition absolue en 80/20. Vos facteurs à fort impact ne totaliseront pas forcément 20 %. Mais le principe vous aidera à trouver les facteurs qui requièrent le plus d’attention de la part de votre équipe.

Lorsque vous appliquez la règle des 80/20, tenez également compte du contexte. Recueillez et analysez toujours des données pour vous assurer que la loi de Pareto est adapté à votre cas d’utilisation actuel.