De meeste bedrijfsleiders begrijpen dat succes het gevolg is van doorlopend verbeteren. Het probleem is dat mensen over het algemeen weerstand bieden tegen verandering. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat apen eerder dan mensen veranderingen in hun processen accepteren.

Het is niet makkelijk om naar een nieuwe werkwijze over te stappen. Als we altijd alles op dezelfde manier doen, voelt dat veilig en geeft dat het idee dat we de situatie helemaal onder controle hebben. Maar als een bedrijfsleider vast komt te zitten in zijn comfort zone, kan dat leiden tot een passieve houding, gemiste kansen, herhaalde fouten en ontevredenheid bij klanten.

Dat is waar het Pareto-principe om de hoek komt kijken. 

Wat is het Pareto-principe?

Eind 19e eeuw heeft de Italiaanse politieke wetenschapper Vilfredo Pareto de verdeling van rijkdom onder Italianen onderzocht. Zo ontdekte hij dat circa 80% van het landoppervlak in handen van 20% van de bevolking was. 

Dit leidde tot de ontwikkeling van het Pareto-principe, ofwel de 80/20-regel. Volgens het Pareto-principe wordt het merendeel van de resultaten neergezet door een relatief kleine hoeveelheid bronnen.

In de jaren 40 van de vorige eeuw paste Joseph M. Juran dit principe toe op kwaliteitsbeheer in bedrijfsactiviteiten. Hij stelde op vergelijkbare wijze vast dat ongeveer 80% van de problemen gegenereerd wordt door ongeveer 20% van de mogelijke oorzaken. Met deze kennis weet je dus dat je meer bereikt met minder moeite als je je concentreert op het meest problematische deel van de input.

Hoe implementeer je het Pareto-principe?

Met het Pareto-principe verbeter je zo de efficiëntie, verhoog je de productiviteit en maak je in het algemeen betere beslissingen. Hier zijn een paar manieren waarop je de 80/20-regel op vrijwel elke situatie kunt toepassen.

1. Identificeer de belangrijke factoren: Dit zijn hinderlijke processen, producten, klanten, projecten, taken of problemen voor de uitkomst of de resultaten waar je op hoopt. 
2. Analyseer de impact van elke factor: Ontdek hoe deze factoren de algemene resultaten beïnvloeden. Hoeveel gaat de inspanning bijvoorbeeld kosten? Hoe tijdrovend is het? Hoeveel middelen worden er gebruikt?
3. Concentreer je op de vital few: Omdat de 80/20-regel niet altijd precies op 20% en 80% uitkomt, geeft Joseph Jurande voorkeur aan de termen 'vital few' en 'trivial many'.Aan jou is het dus om de vital few oorzaken of inputs te identificeren die grotendeels verantwoordelijk zijn voor je resultaten. 
4. Stel prioriteiten: Plan je projecten en verdeel de taken zo dat je voorrang geeft aan de vital few. Je krijgt natuurlijk betere resultaten als je je richt op taken met de grootste impact.
5. Elimineer of delegeer de trivial many: Identificeer de factoren die minder invloed hebben op je resultaten. Delegeer waar mogelijk deze factoren aan mensen die er de tijd voor hebben, of automatiseer ze zodat je personeel tijd vrij kan maken voor de vital few.
6. Evalueer en verfijn: De verdeling van je input en output kan in de loop van de tijd veranderen. De factoren die de grootste impact hebben, kunnen ook veranderen. Controleer de gegevens regelmatig om te bepalen of je je richt op de juiste factoren en maak waar nodig wijzigingen. Dit zal je helpen om je efficiëntie en prestaties voortdurend te verbeteren.

Waarbij kun je de 80/20-regel gebruiken?

De 80/20-regel is van toepassing op vrijwel elke situatie. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

Projectbeheer

Ongeveer 80% van de waarde in een project wordt gecreëerd door de eerste 20% van de inspanning van het ontwikkelingsteam. Als je dit begrijpt, kun je tijd vrijmaken voor meer testen en kwaliteitsborging. Bovendien stelt het je in staat om naar andere factoren te kijken die cruciaal zijn voor het project en die anders genegeerd zouden kunnen worden.

Resource management

Een klein percentage van je team voltooit het merendeel van het werk. Dit principe kan je helpen om prestatieverschillen op te sporen en te bepalen waar je werknemers moet inzetten op basis van hun vaardigheden. Het kan je ook helpen te begrijpen waar meer training nodig is of je helpen beslissingen te nemen wat betreft je personeel.

softwareontwikkeling

Misschien zie je dat ongeveer 80% van je klanten 20% van de functies van je software gebruikt. Ze willen niet de tijd nemen om 'power features' of complexe interfaces te leren. Je team moet zich dan richten op het verbeteren van de waarde in de meest essentiële functies voor je klanten.

Verkoop en marketing

De meeste verkopen van je bedrijf komen van een klein percentage van je producten. Overweeg om met bepaalde producten te stoppen om middelen vrij te maken, zodat je kunt werken aan de producten die je klanten echt willen.

Voor- en nadelen van de 80/20-regel

Het Pareto-principe heeft voor- en nadelen wanneer het op verschillende situaties wordt toegepast. 

Voordelen

• Het helpt je bij het identificeren van en focussen op de vital few factoren die je gewenste resultaten het meest beïnvloeden. Door je te concentreren op de vital few , kun je meer doen met minder.
• Het helpt je om de toewijzing van middelen efficiënter aan te pakken. Je zult minder snel tijd of middelen verspillen aan taken die geen significante invloed hebben op je algehele resultaten.
• Het toepassen van de 80/20-regel is een probleemoplossingsproces. Het helpt je de gebieden te vinden die de meeste aandacht nodig hebben, zodat je efficiënte oplossingen kunt bedenken.

Nadelen

• Als je je concentreert op de vital few, loop je het risico dat je de trivial many gaat verwaarlozen. Ook dat is invloed op je algemene resultaten.
• 20% van de inspanning staat niet altijd gelijk aan 80% van de resultaten.
• Als je te sterk vertrouwt op het Pareto-principe, kan dit leiden tot het uit de weg gaan van risico's, uitdagingen en kansen.

Om het Pareto-principe effectief toe te passen, beschouw je het als een richtlijn in plaats van een absolute 80/20-verdeling. Niet al je factoren met een hoge impact zullen op 20% uitkomen. Maar het principe helpt je de factoren te vinden die de meeste aandacht van je team nodig hebben.

Als je de 80/20-regel toepast, houd dan ook rekening met de specifieke context. Verzamel en analyseer altijd gegevens om na te gaan of het Pareto-principe geschikt is voor je huidige use case.