Une grande partie de votre journée est passée à résoudre des problèmes de façon consciente et inconsciente. C'est une seconde nature pour vous. À tel point que, lorsque des problèmes surviennent au travail, vous avez sans doute vos propres méthodes pour les résoudre. Mais il arrivera un moment où vous rencontrerez un problème et où vous vous rendrez compte que vos méthodes pour le résoudre ne correspondent pas à celles qu'utilisent les autres. Soudain, votre équipe ou votre entreprise est confrontée à un défi de taille, et les membres de l'équipe partent dans des dizaines de directions pour tenter de le résoudre, ce qui crée encore plus de chaos et prolonge cette situation. 

C'est ce qui arrive en l'absence de processus de résolution de problèmes. Un processus cohésif de résolution de problèmes doit être défini et doit comprendre l'identification du problème, la collecte des solutions potentielles, la décision sur l'une d'entre elles et la mise en œuvre de celle-ci. Si vous ne vous mettez pas d'accord sur un processus spécifique de résolution de problèmes, votre entreprise aura du mal à choisir une solution, manquera de solutions innovantes parmi lesquelles choisir, et créera finalement plus de problèmes qu'elle n'en résoudra. 

Mais une entreprise qui a standardisé sa résolution de problèmes est capable de s'alléger, de s'adapter aux changements et d'améliorer la valeur de l'entreprise au fil du temps. Nous vous apprendrons ce qui compose un bon processus de résolution de problème et vous donnerons les techniques pour le mettre en place dans votre propre entreprise.

Processus de résolution de problèmes en 6 étapes 

Bien que votre méthode préférée pour résoudre des problèmes puisse comporter plus ou moins d'étapes, ces six éléments constituent la base de tout bon processus. 

1. Identifier et définir le problème 

Cette étape semble être la plus basique mais peut en fait être la partie la plus surprenante du processus. Si vous ne vous mettez pas d'accord sur la nature du problème, il n'y a aucun moyen de le résoudre. Et parfois, il peut sembler que vous ayez un problème alors que sa racine est tout autre.

• Écrivez le problème. Il ne suffit pas de l'énoncer à haute voix.
• Soyez minutieux. Faites la liste de tout ce que vous savez sur le problème, depuis son origine jusqu'à son étendu maintenant.
• Faites la liste des effets qu'a engendrés ce problème pour mieux comprendre son ampleur.

2. Générez des solutions possibles

Faites un brainstorming. Commencez à parler. Voyez grand.

• Commencez par faire un brainstorming dans Lucidspark. Si vous voulez vous lancer plus rapidement, nous pouvons vous aidez ! Nous proposons des dizaines de modèles de brainstorming prêts à l'emploi modèles de brainstorming. Choisissez simplement un modèle, rassemblez votre équipe, suivez les instructions et c'est parti.
• Réduisez vos solutions aux meilleures d'entre elles.

3. Évaluez les différentes solutions

Avant d'opter pour LA solution, assurez-vous d'avoir examiné tous les angles possibles.

• Élargissez la base de réponse. Envisagez de solliciter des solutions au-delà de votre propre équipe pour recueillir un point de vue différent.
• Pesez soigneusement les options les unes par rapport aux autres. Quels sont les risques de chacun ? Quels sont les avantages ? Y a-t-il un vainqueur incontestable ?

4. Décidez d'une solution

Cela peut se faire en votant ou en mesurant simplement les avantages de chaque solution proposée.

• Préparez-vous à supportez votre choix par des données. Les données permettent d'obtenir l'adhésion de tous vos collaborateurs.
• Détaillez ce que vous attendez de la solution. Pourquoi adoptez-vous cette approche et à quoi ressemblera sa mise en œuvre parfaite ?
• Déterminez à quoi ressemblera la réussite avec cette solution. Comment allez-vous le mesurer ?

Envisage d'utiliser un modèle de matrice de prise de décision (comme celui ci-dessous) pour vous aider dans cette étape. 

5. Déployez votre solution

Cette étape peut souvent être la plus difficile. La mise en œuvre d'une solution implique la gestion du changement et l'adhésion des parties prenantes à votre solution. 

• Prenez en compte les communications en internes. Comment allez-vous faire passer le message sur cette solution, comment l'avez-vous choisie et pourquoi est-elle si importante ? Le fait d'être complètement transparent sur votre processus peut vous aider à convaincre et montre que vous avez réfléchi à tous les aspects de la solution, ce qui augmente la confiance que votre équipe aura en celle-ci. 
• Déterminez la formation autour de cette solution, ainsi que toutes les exigences techniques. Cette solution nécessitera-t-elle un nouveau logiciel ? Cela nécessitera-t-il un changement de processus ? Décrivez tout cela dans un document unique, une source de vérité absolue, auquel vous (et votre équipe) pourrez vous référer ensuite.

6. Évaluez les résultats 

Il y a de fortes chances pour que votre solution ne soit pas parfaite. Et il se peut que vous ayez besoin de la réévaluer à l'avenir. L'évaluation périodique de votre solution est un outil précieux pour vous améliorer au fil du temps et apprendre de vos erreurs.

Conseils pour une résolution efficace de problème

Au fur et à mesure que vous avancez dans le processus de résolution de problème, vous pourrez être tenté de trouver des solutions au fur et à mesure, mais cela peut finir par vous faire perdre du temps. Prenez en compte ces conseils avant de commencer pour ne pas passer à côté de la meilleure solution.

Ne tirez pas de conclusions hâtives

Il est probable que vous commenciez le processus de résolution de problèmes avec une solution préférée bien définie en tête. Vous pouvez même inconsciemment commencer à essayer de convaincre les autres membres de votre équipe de la justesse de votre solution au lieu de leur laisser de l'espace pour qu'ils développent la leur. C'est à ce moment-là que le respect du processus est le plus efficace - il élimine les préjugés et encourage l'esprit critique. 

Incluez les bonnes personnes

Cela signifie qu'il faut faire un peu de travail à l'avance. Qui possède la bonne expertise, ainsi que la bonne autorité pour apporter des solutions ? Qui connaît particulièrement bien le problème ? Rassemblez les personnes soucieuses de trouver des solutions et qui ont une bonne compréhension de la question en jeu permet d'aller loin dans la résolution des problèmes. 

Créez une réunion efficace

Vous avez déjà participé à une réunion qui n'était qu'une perte de temps ? C'est peut-être parce qu'il n'y a pas eu d'ordre du jour efficace. L'ordre du jour doit guider votre équipe tout au long de votre réunion et doit être divisé en segments de temps pour que les choses avancent rapidement.

Techniques d'élaboration de solutions 

En plus de tout ce qui précède, voici trois autres techniques de résolution de problèmes qui vont au-delà du brainstorming.

Des solutions améliorées

Cette technique consiste à améliorer les solutions des autres. Après avoir présenté le problème, donnez à chaque membre de votre équipe du temps pour trouver une solution solide et l'écrire. Ensuite, chacun peut présenter sa solution et les autres membres de l'équipes peuvent donner leurs avis pour l'améliorer. Continuez à tourner ainsi jusqu'à ce que toutes les solutions aient été améliorées.

Le brainwriting peut vous aider dans cette tâche. 

Matrice how-now-wow

Infusez de la créativité dans votre processus grâce à cette technique. La matrice how-now-wow va des idées évidentes, faciles à mettre en œuvre, aux idées originales dont la mise en œuvre peut nécessiter plus d'efforts. Cette matrice encourage la pensée créative. 

Matrice impact/effort

Une matrice d'impact et d'effort montre où se situent les solutions sur l'échelle de leur impact par rapport à leur facilité d'exécution. Cela permet à votre équipe de voir facilement où il y a des victoires rapides et où il y a des solutions à fort impact qui valent la peine d'y consacrer des ressources. 

La résolution de problèmes est une qualité nécessaire dans votre travail mais aussi dans votre vie personnelle. Plus vous serez à l'aise pour aborder des problèmes et plus vous entraînerez votre cerveau à penser à des solutions créatives, mais tout commence par la compréhension du processus. Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le processus de résolution de problème, vous pourrez mieux guider votre équipe à travers les étapes, en adoptant une approche systématique pour trouver des solutions. Plus vous répéterez ce processus, plus il sera facile de développer des solutions qui ont un impact réel.