テレワークやリモートでもチームワークを高めるヒント

新型コロナウイルス感染症流行を受けた調整と余波が続く中、「ニューノーマル」が話題に上る機会が増えています。いつも通りの日常が戻ってくるのか、コロナ禍でその「日常」が変わってしまったのか、今後の働き方はどうなるのか、誰でも気になるところでしょう。

一つだけ確かなことは、柔軟性が求められるという点です。

新しい働き方への適応となると、新たなテクノロジースタックやデジタル変革に話題が集中しがちですが、テクノロジーはたしかにこうした変化に不可欠で、今後もその傾向は変わらないものの、新たな日常と仕事環境に適応する上で最も大切なのは、私たちの考え方、感じ方、そしてコミュニケーションのスタイルです。

最近のウェビナー「ニューノーマル : リモート勤務のチームに人間的なつながりを取り戻す」では、Lucid のチーフエバンジェリストを務める Bryan Stallings が、ビジネスのリモート化が進む中で得られたものと失われたものについて語りました。得られた最大のメリットは、どうやら生産性よりも人間性に大きく関係したもののようです。

この記事では、「ニューノーマル」の到来とともに変化したチームの関係、大半がリモート勤務でもチームワークを高め、強いつながりを築くためにメンバーが身につけるべき新たなスキル、メンバーの大半がテレワークを継続する中でもアジャイルな働き方を実現する方法を探ります。

「ニューノーマル」で変わったチームの関係

働き方のリモート化が進む中でチームの関係を維持する上では、気が散るのを避けること、互いに成果を認め合うこと、人間関係を築くことの主に3つが課題となります。この3つのうち、今回のコロナ禍で最も大きな打撃を受けたのが最後の「人間関係」です。

上述のウェビナーでは、参加者の62％が、コロナ禍の発生以降、仕事上の関係を効果的に築くことが難しくなったと答えています。会議前に廊下で同僚と世間話をしたり、お気に入りの新番組の話をしたりする機会はもうなくなりました。

ツールは、技術面でつながりを保つには役立ちますが、毎日のやり取りがそのせいで複雑化してしまう点も否めません。実際に顔を合わせられない状態が増える中でもつながりを維持するには、フィードバックを増やし、よりアジャイルな働き方を取り入れる必要があります。

チームワークを高めるヒント

研究によれば、一体感は私たちの幸福に大きな影響を及ぼし、さらに不安から保護してくれる役割も果たします。こうした日常的なやり取りが少なくなり、Zoom、Slack やメールでしかつながれなくなった現在、チームメンバーとの関係性を維持するには、意図的なアプローチと考え方の転換が必要となります。

では、チームメンバーと強力な関係を築き、コミュニケーションを維持するために役立つ実践的なヒントをいくつか見てみましょう。

ペアを組んで作業に取り組む

コロナ禍により、個人の孤立という問題が現実的かつ有害なものとして浮上しました。オフィスでのコラボレーションを再現するため、通常は一人で完成させるプロジェクトの作業であっても、他のメンバーと分担する機会を設けるようにしましょう。

また、Zoom ミーティングを設定してカメラをオンの状態にしておけば、視線の先にいつでも見慣れた顔が移ります。さらに、ポモドーロテクニックを使って業務セッションの時間を設ければ、お互いに責任感を持ちながら生産性を保って仕事を進めることができます。

ファシリテーションスキルを高める

ファシリテーションは、これからの時代に重要なリーダーシップスキルとして注目されています。リモートワークへの移行が進む中、コラボレーションを促進し、さらに仕事に対する責任感を高めるためのプロセスを構築するため、将来の働き方を見据え、実際に顔を合わせられない状況でもやる気を持って取り組めるよう、コラボレーションしやすい環境を整えることが大切です。

積極的に他のメンバーの話を聞く

いつでも大量のオンラインコンテンツに触れられ、仕事とプライベートの境がない在宅勤務では、勤務と勤務外の線引きをしっかりとし、積極的に同僚の話に耳を傾けることが大切です。

相手の話を聞きながら、同時にどう答えるかを考えてしまいがちですが、聞いている最中に返事や自分のことを考えることはせず、まっさらな状態で相手の言葉に耳を傾けるよう心がけてみましょう。信頼やつながりは積極的に話を聞く姿勢から生まれます。

バーチャルで楽しめるチームアクティビティを設ける

終業後の飲み会はコロナ禍前の遺物となりましたが、離れていても仲間意識を保つ機会は持ちたいものです。例えば、チーム内で人気のゲームに皆で取り組むゲームナイトを開催して、スコアやゲームの進行状況を バーチャルホワイトボードで集計するのもよいでしょう。

仕事が終わったらオフラインになりたいメンバーが多い場合は、ミーティングの前にちょっと仕事に関係ない話をする場を設けることもできます。例えば、次回の戦略会議の前にチームメンバー全員に現在の目標と将来の夢を共有してもらうこともできるでしょう。こうすることで活気も生まれ、仲間をよりよく知ることができます。

会議の基本ルールを決める

マスク着用により、表情で他の人の気持ちを読みながらコミュニケーションするのが難しくなりました。また、オフィスでの会議で適用されていた「ノートパソコン持ち込み禁止」ルールも在宅勤務ではなくなり、気が散る要素も格段に増えています。

会議の前に基本的なルールをチームで決めておき、リモート勤務のメンバーも参加しやすい形に会議の進め方を調整して、定期的に休憩を挟むようにしましょう。

コミュニケーションスタイルを変える

気が散るのを避けるには、ビジュアル重視のコミュニケーションスタイルを積極的に取り入れましょう。Zoom ミーティング中にフローチャートやプロセスマップで新しいプロジェクトを説明したり、ワードマップや Lucidspark などのバーチャルホワイトボードを使うのも有効です。コミュニケーション手段にビジュアルを組み込むことで、チームがリモートで離れて働く場合でも、方向性を一致させ、スピーディに行動に移せるようになります。

感情知能 (EQ) を磨く

コロナ禍を受け、多数の企業でデジタル変革が進み、結果として従業員の技術的な IQ が高まりました。これに比べ、感情知能は長期的な成功の呼び水となることが多く、先例を必要とします。この単純なマトリックスは、チームの EQ を高め、より効果的で協力的なリモートチームを構築するために最適です。

• 自己認識 : 自分のパターンや行動を認識します。
• 自己管理 : 他者に対してより効果的に接するには、このパターンをコントロールする方法を学びます。
• 社会認識 : 共感を育てるために、他の人に起こっていることを理解し、観察します。
• 関係管理 : 自己認識、自己管理と社会認識を結びつけることで、あらゆる環境でよりよい人間関係を育む力が生まれます。

自分の状況を正直に話し、他のメンバーの状況を理解する

ではさっそく、この EQ スキルを発揮してみましょう。今回のコロナ禍では、出自や経歴に関係なく、あらゆる人に新たな視点が求められました。組織が適応を続ける中で、経営陣がこうした変化にどう対処しているかを分かりやすく伝えることが大切です。自分自身の思いや人生についても隠さずに共有しましょう。大胆、率直かつ正直に弱さをさらけ出すことで、人間関係や信頼を築きやすくなります。

「ニューノーマル」の世界では、自分のことを打ち明けるだけでなく、共感を示すことも大切です。チームメンバーの中には、こうした変化を素直に受け入れている人もいれば、期待される内容の変化や世界的なパンデミックの影響を受けつつ自分の任務を果たすべく奮闘している人もいるでしょう。

常に優しく、共感する気持ちを持って人に接するよう心がけましょう。

「ニューノーマル」はいつか訪れる未来の話ではなく、今ここにある現実です。企業には、変化する仕事環境という現実に備えることが求められています。柔軟性を保ち、チームの関係性を育むための方法を見つけられる組織は、継続的な変化に適応しながら、オフィス勤務と同様に仲間意識をもつことのメリットを保っていくことができます。