効果的なスプリント振り返りミーティングを実現する方法

過去に学ばないものは、過ちを繰り返すと言われています。

スプリント振り返りはパフォーマンスの高いチームに欠かせない定番プロセスで、うまく行っている点、そうでない点を特定し、改善方法を探るのに役立ちます。ただ、定番なだけに、しっかりした戦略をいくつか用意しておかないとなかなか上手くいかないものでもあります。ビジュアルを活用するのもおすすめです。

振り返りミーティングとは？

振り返りミーティングとは、プロジェクトの終わりにチームが立ち止まって今後のパフォーマンス改善の余地を検討するための場で、プロジェクトの成功点を見直し、プロセス改善の余地を特定したうえで、発生した問題の解決に安心して取り組める機会となります。

通常、振り返りミーティングの最後には、同じ問題が再発しないよう、アクションプランを作成します。どれも優先順位の高いプロジェクトを複数抱え、締切間近にこうした振り返りを行うのは贅沢なようにも感じられますが、チームのパフォーマンスを上げるには欠かせない過程で、以下のようなメリットを享受できます。

• 解決策に集中し、安心して課題に対応できるスペースを作り出せる
• 複数のチームが集まって組織の壁を超えて問題を解決できる
• 業務やプロセスを進化させるための機会を特定できる
• チームの成果と課題を記録できる
• 行動を推進できる

スプリントレビューとスプリント振り返りの違い

プロジェクトの終盤で行う点はどちらも同じですが、スプリントレビューとスプリント振り返りの役割はまったく異なります。スプリントレビューは、完了した作業のプレゼン的な性格をもつもので、社内のメンバーのみ、または社外の関係者を交える例もあり、場合によってくだけた雰囲気のときも、かしこまった形式のこともあります。プロジェクト全体を通じて達成したことを披露し、そうした結果がスコープや要件に適合するかどうかを検討する場です。

これに対し、スプリント振り返りでは主に継続的改善と成功点の特定に重点が置かれます。チームとしてのパフォーマンス改善の方法を探ることが目的で、通常はスプリントレビューの後に行い、プロジェクトの中心となるチームが参加します。

振り返りミーティングを成功させる方法

安心できる環境を作り出す

プロジェクトの振り返りとは、指示してミーティングをさせるのではなく、ミーティングの場を作り、対話を促進するための機会となります。好奇心のままに、判断を挟まず、全員が一緒になって話し合える環境ができれば最高です。こうしたミーティングの最終的な目標はチームが最高の仕事を実現できるようにすることですが、これは一人ひとりの意見を重視して始めて成り立つことです。

安心できる環境作りは、スプリント振り返りを開始するずっと前から始まります。プロジェクトの開始時点で、振り返りを行うことを伝え、スプリントの最中に成功したこととそうでないことをメモしておくようメンバーに伝えておきましょう。考えを書き留めておくことで、反射的な反応ではなく、思慮深いコメントや回答を出せるようになります。振り返りを実際に行うタイミングとなったら、メンバー各自がスプリントの経過や改善方法についてそれぞれの意見を自由に出し合います。スプリント振り返り中にはスプリント計画ソフトウェアを使えば、メンバーがそれぞれの取り組みを視覚化し、プロジェクト中にメモしたことを詳しく説明しやすくなります。

実際に振り返りを始める際は、少し時間をとって、プロジェクトの主な目的と発生したイベントを検討します。チームメンバーの大半はプロジェクト中に発生したことを大局的に把握できていないため、こうした検討が大切となります。全体像を見渡すことで、議題に上るイベントや解決策への見方にも影響が出てくる可能性があります。

つい、メンバーの皆がプロジェクトで起こった出来事を把握できているような気がしてしまいがちですが、そうとも限りません。数分時間をとって改めておさらいをすることで、誤解が減り、諍いを収めて、しっかりとした議論のための基盤を作り、安心できる環境づくりにつなげることができます。

振り返りのパラメーターを定義する

安心できる環境作りの一環として、ミーティングの最初に期待値を設定しておくようにしましょう。ミーティングの序盤では、チームの参加を促し、振り返りの重要性を改めて説明して、行動につながる結論を期待していることを伝えておきます。

課題は明確に示し、誰かを責めるためではなく、解決策を見つけるための議論とすることが大切です。また、ミーティング後に得られた内容をチームでどう活用していくかを説明するのも欠かせません。ミーティングでの発言内容によって自分に不利益が生じるとメンバーが感じてしまうと、参加意欲が削がれてしまいます。こうした懸念を持たれないよう、個人ではなく、プロセスの改善が目的であることを強調します。

さらに、さまざまな視点から改善の手段を出してほしいともしっかり伝えます。すぐに実行に移せる小さな改善も、実現に時間のかかる大きな改善も同様に重要です。

議題を用意する

こうしたミーティングには、話題が逸れたときにも議論の道筋を示してくれる議題の準備が欠かせません。チームメンバーが準備しておけるよう、議題は事前に共有しておくようにしましょう。

簡単な方法で議題を作るには、「開始、停止、続行」アプローチを使うのが一番スムーズでしょう。これは、チームメンバーに始めたいこと、やめたいこと、継続したいことを尋ねるというもので、この3つの質問で、うまく行っていること、そうでないこと、解決策として考えうるものなど、メンバーの考えを引き出していきます。

同じメンバーで複数回の振り返りを行う場合には、ミーティングごとに進め方を変えてみるのもよいでしょう。例えば、数回は「開始/停止/続行」アプローチで、もう数回は「良い/悪い/改善余地あり/最高」アプローチで進めてみるなど、違った形式で考えを引き出してみることで、参加意欲が高まり、議論に貢献したい気持ちも強まります。

プロジェクトレビューを実施する

ポジティブな点から始める : 定番の手ではありますが、ポジティブな点を強調してミーティングを始めることで、よい話し合いの土台が作りやすくなります。以前のスプリント振り返りの問題解決でよい結果が出ていればなおさら、楽観的な視点からアプローチできるようになります。成功点を話し合うことが、現時点での課題に対する新たなアイデアを生み出す上でも役立ちます。

課題に対応する : 成功点を確認したら、課題へと移ります。課題についての話し合いは緊迫しがちなものです。これが最初のプロジェクトとなる新たなチームメンバーや関係者がいる場合は、特にそうした傾向が強くなります。ファシリテーターとしてのスキルを駆使し、ミーティングを議題に沿って進め、行動につなげられる結論を引き出すように努めましょう。 

事前に意見を出しておいてもらう : ミーティング前にメンバーに課題を書面で提出してもらうのもよいでしょう。こうすることで、メンバーがプロジェクトに対する考えをじっくりと分かりやすくまとめられるようになり、リーダー側でも事前に回答を確認して共通の課題を特定できるようになります。このプロセスを手軽に行うには、参加者に考えを付箋に入力してもらい、チームのオンラインホワイトボードで共有するのがおすすめです。

 

フィードバックを集める : メンバーからは課題や成功点以外にもさまざまなフィードバックを集めるようにして、チームのコラボレーションを向上させるための議論のたたき台に活用しましょう。振り返りテンプレートを使えば、こうした話し合いをより建設的に行えます。Lucidspark では、以下の4つの簡単な問いかけで課題を視覚化し、議論を進めるのに役立つテンプレートを用意しています。

• チームが成功したことは？
• チームが学んだことは？
• 何を変えるべきか？
• 理解できていないことは何か？

適切な問いかけをする

生産的な振り返りには質問が欠かせませんが、適切な質問をするにはスキルが必要です。メンバーが違った視点からプロジェクトについて考え、創造的な解決策や機会を見いだせるよう、議論のきっかけになる以下のような質問を試してみましょう。

• 目指していた結果が得られたか、インパクトはあったか？
• 特に役立った手法やツールは？逆に、役立たなかったものは？
• 今話しておかなければ忘れそうなことで、うまくいったことは？
• 運がよかったと思える点は？次回、そこまで運がよくなくても確実に成功するにはどうすべきか？
• 困難だが不可欠だったものは？
• 未解決のまま残っている課題は？
• 1年後にこのプロジェクトから学んだと思えるであろう点は？
• プロジェクトの開始時に戻れるとしたら自分に何とアドバイスする？

アクションプランを作成する

スプリント振り返りの実際の作業は、アクションプランの作成から始まります。チーム全員が同意できるアクションプランを完成させることがミーティングの主な目標のひとつとなります。振り返りテンプレートを使ってアクションプランをマッピングし、視覚化すれば、チームで全体像を把握しやすくなります。

アクションプランが完成したら、特定のチームメンバーに次のステップを割り振り、実践に移ります。割り振り内容を共有のハドルボードに追加して整理しておけば、誰でも必要に応じて参照できるようになります。

振り返りにはやる気も時間も必要ですが、それだけの価値は十分にあります。チームの士気を高め、課題をあぶり出し、解決する場をもつことで、パフォーマンスの高いチームとなるための一歩を踏み出すことができるのです。