Como organizar reuniões de retrospectiva práticas

Dizem que quem não aprende com o passado está condenado a repeti-lo.

A retrospectiva sprint é o padrão de excelência para equipes de alto desempenho. É a melhor maneira de descobrir o que está funcionando, o que está dando errado e o que deve ser melhorado. A retrospectiva sprint é o padrão de excelência por um bom motivo: sem um plano sólido e recursos visuais de apoio, ela é difícil de realizar.

O que é uma reunião de retrospectiva?

Reuniões retrospectivas ocorrem no final de um projeto para ajudar as equipes a parar um pouco e pensar em como melhorar seu desempenho. É um momento para analisar os sucessos do projeto, identificar oportunidades de melhoria de processos e solucionar problemas que possam ter surgido. 

O resultado obtido de uma reunião retrospectiva geralmente é um plano de ação para evitar que os mesmos problemas ocorram novamente. Fazer uma reunião retrospectiva pode parecer um pouco exagerado quando sua equipe está ocupada com vários projetos, prazos iminentes e prioridades conflitantes, mas é um componente necessário para equipes de alto desempenho e pode oferecer inúmeros benefícios, como:

• Criar um espaço seguro em busca de soluções para os problemas
• Reunir equipes para solucionar problemas multifuncionais
• Identificar oportunidades para melhorar o trabalho ou processo
• Documentar as conquistas e dificuldades da equipe
• Incentivar a proatividade

A diferença entre a revisão sprint e a retrospectiva sprint

Ambas ocorrem no final de projetos, mas a revisão sprint e a retrospectiva sprint têm funções muito distintas. A revisão sprint é uma apresentação da conclusão do trabalho. Ela pode ser um exercício interno ou incluir as partes interessadas, e também pode ser casual ou formal conforme a necessidade. O objetivo é fazer uma demonstração do que foi conquistado durante o projeto e determinar se os resultados correspondem ao escopo e aos requisitos.

A retrospectiva sprint tem outro foco: seu objetivo principal é melhorar e identificar, de forma contínua, tudo que está funcionando bem. As retrospectivas tentam responder à pergunta: como aprimorar o desempenho da equipe? A retrospectiva sprint geralmente ocorre depois da revisão sprint e foca na equipe principal.

Como organizar uma reunião retrospectiva bem-sucedida

Crie um ambiente seguro

A retrospectiva do projeto é uma oportunidade para facilitar uma reunião, e não ditá-la. A ideia é criar um ambiente colaborativo, curioso e sem julgamento. O objetivo maior desse tipo de reunião é ajudar as equipes a realizar o melhor trabalho possível, e isso não acontecerá se os participantes sentirem que suas opiniões não estão sendo valorizadas.

A criação de um ambiente seguro começa bem antes da retrospectiva sprint. No início de um projeto, informe a equipe de que haverá uma retrospectiva e peça que cada membro da equipe anote suas observações durante o sprint sobre tudo que está funcionando bem, e também o que não está. O ato de anotar ideias tende a reduzir as reações imediatas e impensadas, e incentiva uma maior consideração em relação aos comentários e respostas das pessoas. Quando chegar o momento de fazer a retrospectiva, os membros da equipe já terão registrado suas ideias de forma orgânica sobre como foi o sprint e também como melhorá-lo. Usar um software de planejamento sprint durante uma retrospectiva sprint pode ajudar os membros da equipe a visualizar suas ações e elaborar as observações feitas ao longo do projeto.

No início da retrospectiva, dedique um tempo para rever os principais objetivos do projeto e acontecimentos significativos que ocorreram. Essa revisão é importante porque a maioria dos membros da equipe não tem uma visão holística do que aconteceu durante o projeto, e uma visão geral pode influenciar a forma como percebem determinados acontecimentos e as soluções que possam apresentar. 

Às vezes pode parecer que todos estão por dentro do que está acontecendo no projeto, mas não é necessariamente o caso. Dedicar alguns minutos para mostrar como todas as partes funcionam juntas pode amenizar mal-entendidos, neutralizar conflitos e orientar a conversa — algo essencial para criar um ambiente seguro.

Defina os parâmetros da retrospectiva  

Definir expectativas no início da reunião ajuda a criar um ambiente seguro. No início da reunião, recomendamos incentivar os membros da equipe a participar, reafirmar a importância da retrospectiva e enfatizar a necessidade de obter resultados práticos. 

Observe que os problemas devem ser articulados e revelados com clareza para encontrar uma solução, não atribuir culpa a alguém. Também é importante explicar como as informações obtidas na reunião serão usadas. Se as equipes desconfiarem que os líderes da reunião usarão essas conversas para lhes prejudicar, elas ficarão mais relutantes em participar. Para acalmar suas preocupações, reitere que o interesse é melhorar o processo, não as pessoas.

Também é importante que as equipes saibam que você está em busca de uma ampla variedade de melhorias, e algumas mudanças serão pequenas e implementadas rapidamente, enquanto outras podem ser empreendimentos maiores e levar mais tempo para serem realizadas.

Tenha uma programação

Uma programação é uma ótima ferramenta nesse tipo de reunião por oferecer um roteiro caso a conversa se desvirtue. Compartilhe a programação da reunião antes de fazer a chamada para que as equipes possam se preparar.

Ao estruturar sua programação, use uma abordagem direta. A abordagem Iniciar, Parar, Continuar é uma estrutura padrão e acessível para a maioria das equipes. Pergunte aos membros da equipe o que gostariam de começar a fazer, o que gostariam de parar de fazer e o que querem continuar fazendo. Essas três perguntas revelarão aquilo que a equipe acredita que está funcionando bem, o que não está funcionando e as possíveis soluções.

Provavelmente você fará diversas retrospectivas com a mesma equipe. Nesse caso, recomendamos variar a estrutura da reunião para cada retrospectiva. Por exemplo, algumas retrospectivas podem usar a estrutura de Iniciar/Parar/Continuar, e outras a Bom/Ruim/Melhor/Excelente. Use a criatividade com esses estilos para proporcionar um maior envolvimento e conforto, e incentivar as pessoas a contribuírem.

Faça uma revisão do projeto

Comece com os pontos positivos: por mais banal que seja, comece a revisão do projeto destacando os itens positivos para orientar a conversa corretamente. Isso ajuda as equipes a abordar os assuntos de forma otimista, principalmente se um dos aspectos positivos foi resultado de uma ação de resolução de problemas de uma retrospectiva sprint anterior. Conversar sobre as conquistas também pode ajudar a gerar novas ideias para problemas atuais.

Fale sobre as dificuldades: depois de reconhecer as conquistas, é a vez de falar sobre as dificuldades. Ao abordá-las, a conversa pode ficar um pouca tensa, especialmente se este for o primeiro projeto com um novo membro da equipe ou nova parte interessada. Use suas habilidades de facilitador para manter a reunião organizada e orientar a equipe para chegar a resultados práticos. 

Peça informações com antecedência: é interessante as pessoas enviarem sua lista de problemas por escrito antes da reunião. Dessa forma, elas podem entender melhor seus sentimentos sobre o projeto e articular suas ideias com mais clareza. Por sua vez, os líderes podem analisar as respostas antecipadamente para identificar problemas comuns. Como fazer isso de forma simples? Peça para os participantes adicionarem suas ideias em notas adesivas e as compartilharem no quadro branco on-line da sua equipe.

Junte as opiniões: por fim, abra espaço para a equipe fornecer opiniões que não dizem respeito somente às dificuldades e conquistas. Essas opiniões são uma boa oportunidade para orientar a conversa sobre como a equipe pode trabalhar junta de forma mais inteligente. Um modelo de retrospectiva pode ajudá-lo a ter essa conversa de forma mais construtiva. O Lucidspark oferece um modelo pronto que ajuda sua equipe a visualizar os problemas e avançar a conversa por meio de quatro perguntas simples:

• O que fizemos corretamente?
• O que aprendemos?
• O que devemos fazer de forma diferente?
• O que não entendemos?

Faça as perguntas certas 

As perguntas podem ser um elemento-chave para se ter uma retrospectiva produtiva e é preciso uma habilidade especial para fazer as perguntas certas. Isso pode ajudar as pessoas a pensar sobre o projeto de um ponto de vista diferente e vislumbrar oportunidades ou soluções criativas. Veja abaixo uma lista de perguntas que podem ajudar a incentivar conversas produtivas:

• Obtivemos os resultados que queríamos, e isso criou um impacto?
• Quais técnicas ou ferramentas foram úteis? Quais não foram?
• O que fizemos de forma bem-feita que poderemos esquecer se não discutirmos?
• Onde tivemos sorte? O que podemos fazer para garantir o sucesso se não tivermos tanta sorte da próxima vez?
• O que foi problemático, mas necessário?
• O que ficou sem solução?
• O que devemos ter aprendido com este projeto daqui a um ano?
• Que conselho você daria a si mesmo se voltasse ao início do projeto?

Crie um plano de ação 

A sua retrospectiva sprint começa com o plano de ação. O principal resultado da reunião deve ser desenvolver um plano de ação unânime entre a equipe. Seu modelo retrospectivo pode ajudar a mapear o plano de ação e visualizá-lo para que a equipe possa entender como tudo funciona junto. 

Com o plano de ação em mãos, atribua os próximos passos a membros específicos da equipe para iniciar a implementação. Tente adicioná-los a um mural de fluxo de trabalho compartilhado para manter tudo organizado e acessível.  

As retrospectivas demandam bastante tempo e energia, mas valem muito a pena. Elas ajudam a motivar a equipe, esclarecer questões em aberto e resolver problemas. Isso tudo ajuda sua equipe a atingir o alto nível de desempenho que ela merece.