Of het nu voor een schoolproject was, een nieuwe marketingcampagne of een keukenverbouwing, de kans is groot dat je al een paar brainstormsessies in je leven hebt gehad. Wie niet? Brainstorming wordt veel gebruikt, en niet voor niets: het is een eenvoudige en doeltreffende manier om nieuwe ideeën te genereren. 

Denk eens terug aan je meest recente brainstormsessie: die was waarschijnlijk informeel, spontaan en behelsde niet meer dan het opschrijven van notities en ideeën. Komt dat je bekend voor? Dit heet spontaan brainstormen. 

Spontaan brainstormen is nuttig in kleinschalige, informele situaties, maar stel je voor dat je het tijdens een vergadering gebruikt. Het kan goed gaan, maar ook gemakkelijk fout gaan. Misschien eindig je wel met tientallen onrealistische ideeën om door te spitten, of misschien voerden twee of drie mensen het hoogste woord en heb je daardoor het briljante idee van die stille IT'er gemist. In dit soort situaties komt gestructureerd brainstormen goed van pas. 

Net als spontaan brainstormen is gestructureerd brainstormen een manier om ideeën te genereren. Maar gestructureerd brainstormen bevat bepaalde vormelementen om (doel)gerichter en vaak ook effectiever te werk te gaan. 

Wat is gestructureerd brainstormen?

Gestructureerd brainstormen lijkt op spontaan brainstormen, maar dan met wat meer structuur (verrassing). En hoewel er niet één juiste manier is om structuur in het brainstormproces aan te brengen, is de eerst stap van gestructureerd brainstormen altijd hetzelfde: plannen, plannen, plannen! 

Dus is gestructureerd brainstormen gewoon een mooie naam voor gepland brainstormen? Het korte antwoord: soort van. Maar laten we ingaan op het lange antwoord. 

Spontaan brainstormen is, zoals de naam al doet vermoeden, spontaan. Deelnemers bedenken en delen hun ideeën meteen zodra ze in hen opkomen. De mogelijkheid om enige vorm van structuur aan te brengen is beperkt. 

Als je je brainstormsessie van tevoren plant, kun je elke gewenste structuur aanbrengen. Wil je dat deelnemers een aantal pijnpunten doornemen en hun twee beste oplossingen meenemen naar de vergadering? Geen probleem: stuur een paar dagen voor de vergadering een document rond en laat collega's hun antwoorden toevoegen. Zijn er specifieke problemen die je wilt aanpakken? Maak een whiteboard in Lucidspark dat ruimte biedt om problemen om de beurt uiteen te zetten en mogelijke oplossingen toe te voegen. 

Eén kenmerk van gestructureerd brainstormen is focus: structuur helpt deelnemers het einddoel in gedachten te houden tijdens het brainstormproces. Als je een gestructureerde brainstormsessie leidt, kun je bijvoorbeeld een SWOT- of PEST-analyse gebruiken om deelnemers te helpen inzoomen op specifieke strategische doelen. Zelfs iets simpels als het benoemen van het gewenste resultaat voegt wat structuur en focus toe aan een brainstormsessie.

Voordelen van een gestructureerde brainstorm organiseren

Een van de grootste voordelen van gestructureerd brainstormen is dat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Bij spontaan brainstormen is er vaak een mentaliteit van 'kwantiteit boven kwaliteit'. Mensen gooien hun ideeën zomaar op tafel, ongeacht de haalbaarheid. Als deelnemers zich kunnen voorbereiden, nemen ze alleen hun beste ideeën mee. 

Gestructureerd brainstormen zorgt ook dat elke stem kan worden gehoord. Te vaak worden vergaderingen geleid door een paar spraakzame personen. Tijdens gestructureerde brainstormsessies, kan elke deelnemer één of twee ideeën bijdragen. Laat iedereen vervolgens hun mening geven door te stemmen op hun favoriete ideeën.  

Bij geplande brainstormsessies weet je van tevoren precies wat je uit de vergadering wilt halen. Je weet niet met welke oplossingen of ideeën de deelnemers zullen komen, maar je hebt wel een duidelijk beeld van wat je wilt bereiken. Dit geeft de vergadering richting en zorgt dat deelnemers gefocust blijven op de taak die voor hen ligt. 

Wat moet je vermijden bij gestructureerd brainstormen?

Ondanks de sterke punten kan gestructureerd brainstormen snel de mist in gaan als je je niet aan enkele basisregels houdt. Om je te helpen het meeste uit je brainstormsessies te halen, hebben we een lijst samengesteld met dingen die je moet vermijden bij het organiseren van een gestructureerde brainstormsessie: 

1. Begin niet aan een brainstormsessie met een specifieke oplossing in gedachten

Deze is enigszins misleidend. Als je begint te brainstormen, kun je wel een specifieke oplossing in gedachten hebben, maar je moet open blijven staan voor andere, betere oplossingen. Het hele punt van brainstormen is om mogelijke oplossingen, strategieën, enz. te bedenken, maar dan moet je wel openstaan voor alle mogelijkheden!

2. Gebruik geen negatieve termen

Herinner deelnemers er tijdens een gestructureerde brainstormsessie aan om open te blijven staan voor nieuwe ideeën. Deelnemers moeten hun ideeën kunnen delen zonder vijandigheid. Maak geen negatieve opmerkingen en vermijd negatieve lichaamstaal. 

3. Laat de structuur goede ideeën niet in de weg staan

Gestructureerd brainstormen moet deelnemers helpen om ideeën te genereren. Tijdens een vergadering kun je merken dat het gesprek afdwaalt van de geplande structuur. Wees hier niet bang voor als je denkt dat het zou kunnen helpen. Misschien kom je zo wel op het gouden idee!

4. Dwaal niet te ver af

Dit gaat hand in hand met het vorige punt. Hoewel je open moet staan om af en toe af te wijken van de planning, moet je onthouden dat de structuur er niet zonder reden is. Je hebt een doel in gedachten voor de brainstormsessie, dus laat je niet te lang afleiden door zijsporen.

5. Zorg dat iedereen aan het woord komt

Een groot voordeel van gestructureerd brainstormen is dat je iedereen aan het woord kunt laten. Maar als je niet oppast, kunnen een paar dominante personen nog steeds de boventoon voeren. Doe je best om iedereen iets te laten zeggen, zelfs als dat betekent dat je mensen bij naam moet noemen om hun input te vragen. 

Gestructureerd of spontaan: hoe bepaal je welke brainstormmethode je wilt gebruiken?

Nu we de soorten brainstormmethoden hebben besproken, is er nog één vraag die moet worden beantwoord: wanneer moet ik gestructureerd brainstormen? Om die vraag te beantwoorden, moeten we twee verschillende denkwijzen definiëren: convergent en divergent.

Een convergente taak heeft één specifieke oplossing. Om die oplossing te vinden, moet je verschillende feiten en alternatieven overwegen. Dit wordt convergent denken genoemd. (Deelnemers gebruiken beschikbare informatie om tot een oplossing te 'convergeren'.) Divergente taken daarentegen hebben veel mogelijke oplossingen. Je moet dan verschillende opties bedenken en de meest haalbare kiezen. 

Maar wat heeft dit met brainstormen te maken? Het is je misschien opgevallen dat divergent denken veel lijkt op spontaan brainstormen. Dat komt omdat het eigenlijk hetzelfde is. Dus voor divergente taken moet je spontaan brainstormen. Convergente taken vereisen meer focus. Dit is waar gestructureerd brainstormen van pas komt. 

Bij gestructureerd brainstormen bedenken mensen voorafgaand aan de vergadering mogelijke oplossing aan de hand van divergent denken. Vervolgens worden in een gestructureerde vergadering deze oplossingen samen met de feiten gepresenteerd. De groep bepaalt vervolgens de 'juiste' oplossing (door middel van convergent denken!). 

Voorbeeldscenario's voor gestructureerd brainstormen:

Een paar situaties waarbij je baat kunt hebben bij gestructureerd brainstormen:

1. Problemen met de bedrijfsstrategie bespreken en aanpakken
2. Ontwikkelen van productfuncties om specifieke pijnpunten van klanten op te lossen
3. Een teamvergadering om communicatieproblemen te bespreken en aan te pakken

Waarom teams open moeten blijven staan voor beide brainstormmethoden

We hebben ons gefocust op gestructureerd brainstormen (wat immers best fantastisch is), maar het is belangrijk om te onthouden dat spontane brainstorming soms ook nuttig kan zijn. Elke brainstormstijl heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. Bij het oplossen van een probleem kun je zowel spontaan als gestructureerd brainstormen. Wat past het beste bij je behoeften? Misschien wel een combinatie van de twee: probeer beide methoden uit bij het organiseren van brainstorms en kijk wat het beste voor jou werkt!