Denk eens na over alle planning die komt kijken bij een lange autovakantie. Hoewel het spannend is om je neus te volgen en gewoon maar te zien waar je terechtkomt, hebben zelfs de meest spontane reizigers een bestemming en verwachte reistijd in gedachten. 

Zo werkt het ook bij strategisch plannen. Of die bestemming nu volgende maand, volgend kwartaal of volgend jaar is: het is essentieel om te bepalen wat je vandaag, volgende maand en volgend kwartaal moet doen om de gewenste resultaten te bereiken. 

"Ik merk dat veel mensen strategische planning verwarren met tactische uitvoering," aldus Mark Kelly, CEO van NewEdge Growth. "Maar al te vaak zijn we alleen bezig met wat we morgen gaan doen, waardoor we nooit naar het grotere geheel kijken om te zien of we de goede kant op gaan."

Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende uitdagingen en valkuilen bij strategisch plannen en hoe je deze kunt overwinnen. 

Veelvoorkomende uitdagingen bij strategische planning

Er zijn vier belangrijke uitdagingen als het gaat om strategische planning: gebrek aan eigenaarschap, slechte communicatie, gebrek aan afstemming en trage acceptatie. Eerst moeten we begrijpen wat de kern van deze uitdagingen is voordat we aan de slag kunnen gaan met oplossingen.

Gebrek aan eigenaarschap 

Een effectieve strategie vereist feedback van verschillende afdelingen en rollen uit de hele organisatie. Maar om te voorkomen dat er een onsamenhangend strategisch plan wordt gemaakt, moet iemand eigenaar zijn van de uiteindelijke samenstelling, documentatie en uitvoering van de strategie. 

Kathleen Booth, VP Marketing bij clean.io, wijst erop dat een van de grootste problemen bij strategische planning een gebrek aan eigenaarschap en opvolging is. Het bereiken van de doelen die in het strategisch planningsproces zijn gesteld, vereist een duidelijke focus en toewijding aan prioriteiten. "In mijn ervaring kun je dit het beste bereiken met een OKR-framework (objectives en key results). Hierbij is voor elke 'doelstelling' en elk 'belangrijkste resultaat' één eigenaar verantwoordelijk voor de opvolging," zegt Booth. 

Slechte communicatie  

Slechte communicatie is meestal de belangrijkste oorzaak van problemen, zowel zakelijke als persoonlijke. Effectief samenwerken is een van de meest cruciale en uitdagende onderdelen van het strategische planningsproces. Maar het kan moeilijk zijn om alle nodige input te verzamelen, vooral als je organisatie verder groeit. Bij ingrijpende gebeurtenissen zoals de coronapandemie worden strategische planning en communicatie onvermijdelijk moeilijker, zeker zonder tools voor digitale samenwerking en whiteboarding. 

Gebrek aan afstemming

Zelfs het best uitgevoerde strategische plan is niets zonder strategische afstemming. Een gebrek aan vertegenwoordiging vanuit de hele organisatie is een van de belangrijkste oorzaken van slechte strategische afstemming. Charlotte Laing, Head of Marketing bij Metrikus en AirRated, legt uit: "Er moet input zijn uit alle onderdelen van de organisatie, op alle niveaus, zodat je inzicht krijgt in het landschap, de uitdagingen en de meest logische richting."

Trage acceptatie 

Stel dat je tot nu toe elke valkuil hebt weten te vermijden en een solide strategisch plan voor je organisatie hebt opgesteld. Wat gebeurt er als niemand ermee aan de slag gaat? 

Snelgroeiende bedrijven hebben vaak te maken met voortdurende veranderingen in taken, rollen, teams en strategieën, waarbij innovatie voorop staat. Maar al te vaak vertaalt dit zich in strategische plannen waaraan wekenlang gewerkt is, maar die al snel niet meer relevant zijn. Als teams het plan niet snel genoeg omarmen, zal het al snel weinig meer te maken hebben met de dagelijkse werkzaamheden en prioriteiten. 

Problemen met de strategische planning voorkomen 

Maak je geen zorgen. Hoewel er zeker uitdagingen zijn op het gebied van strategische planning, zijn er ook meer dan genoeg oplossingen. Hier zijn er een aantal die je bij je eigen organisatie kunt uitproberen.

Maak je bedrijfsstrategie gemakkelijk visueel 

Er zijn veel manieren om een bedrijfsstrategie op te bouwen, te visualiseren en te verspreiden. Sommige leiders zweren bij tools zoals GOST (Goals, Objectives, Strategies, Tactics) om een gestructureerd strategisch plan te maken:

• Goals: Welke doelen probeer je te bereiken? Met een strategisch plan zonder doelen kom je nergens.
• Objectives: Het is belangrijk om duidelijke doelstellingen te definiëren die SMART zijn (Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden).
• Strategies: Worden vastgesteld door afdelingen zelf. Identificeer voor elke doelstelling drie manieren om die doelstelling te bereiken.
• Tactics: Worden gezamenlijk vastgesteld door de afdeling, individuele groepen en de eigenaar van de strategie. Bepaal voor elke strategie drie tactieken die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd. "Dit geeft direct zicht in de impact die je hebt op de bedrijfsresultaten en zorgt ervoor dat je de voortgang het hele jaar door kunt volgen," zegt Kelly.

Met al deze strategieën en tactieken kun je een uitgebreid strategiedocument samenstellen, dat eenvoudig te begrijpen is en waarmee je het hele bedrijf op de hoogte brengt van de gewenste resultaten.

Maak een levend strategiedocument 

Een effectieve uitvoering is niet noodzakelijkerwijs een rigide proces. Het 'perfecte' strategiedocument is een flexibel document dat zich kan blijven ontwikkelen. 

Terwijl je je strategie aan het uitvoeren bent, kunnen de marktomstandigheden veranderen of kan er nieuwe informatie naar voren komen die invloed heeft op een bepaald onderdeel van je strategische aanpak. Maar dat betekent niet dat je je strategie aan de kant hoeft te schuiven. "Als er iets gebeurt dat impact heeft op je strategie, verander dan je plan," zegt Laing. "Verkijk je niet op verzonken kosten omdat het plan eerder perfect was. Erken dat de situatie is veranderd en ga weer door."

Houd opschaling in gedachten

Over flexibiliteit gesproken: een strategisch plan dat kan meegroeien met het bedrijf zou het doel moeten zijn van elk vooruitstrevend zakelijk leider. Denk bij het opstellen van je strategische plan na hoe je bronnen gaat inzetten terwijl je opschaalt. Hopelijk resulteert je strategische plan in groei, maar als je in je plan geen rekening houdt met opschaling, is het moeilijker een strategisch plan voorbij de pilotfase te brengen. 

Effectief ontwerpen en uitvoeren van trainingen

Strategieverschuivingen kunnen ontwrichtend zijn, of je bedrijf juist hernieuwde energie geven. Om ervoor te zorgen dat dat laatste gebeurt, moet je trainingen plannen om je team en nieuwe strategische richting kans van slagen te geven. Het ontwerpen en uitvoeren van trainingssessies is veel werk, maar voorkomt dat je de bedrijfsstrategie eindeloos moet herhalen. 

Ga niet overhaast te werk: gebruik gegevens en analyses om een solide plan te maken 

Een strategische planning moet gebruik maken van gegevens die vertrouwen wekken. Een plan dat alleen op intuïtie is gebaseerd, kan tot verkeerde beslissingen leiden. In tijden van onzekerheid, zoals de coronapandemie, is het moeilijker om je op gegevens te baseren, omdat veel oude gegevens niet meer relevant zijn. De oplossing is om gegevens snel uit te testen en richting te laten geven aan de beslissingen die je neemt over je doelmarkt en prioriteiten. 

"Een veelvoorkomende valkuil is vertrouwen op oudere gegevens die niet zijn aangepast aan de nieuwe realiteit. Intuïtie gebaseerd op ervaringen uit het verleden is goed, maar de discussie en beslissing moeten wel worden ondersteund door gegevens," zegt Alon Waks, CMO, adviseur en consultant bij Flywheel Consulting. "We zijn allemaal een nieuw draaiboek aan het schrijven."

Samenwerken en communiceren 

Zorg er tijdens het hele strategische planningsproces voor dat iedereen op één lijn zit. Betrek je team bij elke strategische beslissing, hoe klein ook. En dat betekent niet alleen het simpelweg melden van veranderingen. Plan een gesprek of meeting van 30 minuten in om de voorgestelde verandering te bespreken en samen een nieuw plan te ontwikkelen. Vergader in een kleine ruimte, wijs een moderator aan en neem de sessie op voor degenen die niet aanwezig kunnen zijn. "Niet alleen krijg je je team zo mee met je strategie, maar meestal neem je ook betere beslissingen," zegt Laing. 

Effectieve samenwerking en communicatie tijdens het strategische planningsproces zorgt ook voor meer buy-in als het strategische plan eenmaal klaar is. "Mensen zullen het gevoel hebben dat ze mee hebben kunnen praten over de richting van het bedrijf," zegt Kelly.

Follow-up en review na het uitvoeren van een strategie

Geen enkel strategisch plan is ooit definitief. Tijdens het uitvoeren van je plan is het belangrijk de resultaten steeds te beoordelen om je plan te optimaliseren. Maar ga niet lukraak te werk: bepaal duidelijke KPI's die zijn afgestemd op de bedrijfsdoelen en stel realistische verwachtingen over wanneer je resultaten kunt gaan zien. En maak tijd vrij voor reactieve werkzaamheden. Zo kun je inspelen op nieuwe ideeën en ook duidelijk zien wanneer prioriteiten moeten worden bijgesteld.

Strategische planning is geen gemakkelijke taak. Daarom is het gemakkelijk om in veelvoorkomende valkuilen te trappen. Maar met de juiste tools, een vooruitziende blik en strategische planning, kun je je plannen met succes uitvoeren en zo de toekomst van je organisatie vormgeven.