Er is waarschijnlijk niemand die beweert dat strategisch plannen niet belangrijk is. Zonder dit kritieke proces zouden de teams in je bedrijf aan afzonderlijke doelen werken in plaats van zich gezamenlijk te richten op een duidelijke missie.

Maar laten we eerlijk zijn: strategische sessies kunnen een heel gedoe zijn. Na de aanvankelijke opwinding over het bepalen van je visie en alle manieren waarop je bedrijf de wereld gaat veranderen, zit je met een saai spreadsheet en moet je potentiële projecten terugbrengen tot de belangrijkste initiatieven en inschatten hoeveel tijd elk project in beslag zal nemen.

Niet bepaald het leukste werk.

De wereldwijde overstap naar telewerken vanwege corona heeft dit probleem alleen maar verergerd, nu teams niet eens meer in dezelfde ruimte bij elkaar kunnen komen. Het is moeilijk om iedereen op één lijn te houden, de fut is er uit en voor je het weet ben je afgeleid van je werk door alles wat er thuis gebeurt.

Met Lucidspark kan je bedrijf strategie sessies levendiger maken en direct beginnen met plannen om te zetten in actie. Ontdek hoe je een strategische sessie organiseert met onze strategische planningssoftware.

Strategiesessie organiseren en faciliteren in 6 stappen

1. Houd een strategisch doel voor ogen

Voordat je aan je strategische sessie begint, moet je een duidelijk beeld hebben van je bedrijfsdoelen. Als je dat niet hebt, moet je een stap terug zetten en de potentiële kansen van je bedrijf bepalen. Lucidspark heeft sjablonen om je op weg te helpen met een aantal strategische analysemodellen:

SWOT-analyse: met dit eenvoudige model kun je de sterke en zwakke punten in je huidige bedrijfsmodel vinden en vooruitkijken naar de kansen en bedreigingen waar je rekening mee moet houden.

PEST-analyse: dit model bekijkt de politieke, economische, sociale en technologische factoren die van invloed kunnen zijn op de groei of krimp van de markt. Sommigen hebben dit uitgebreid tot de PESTEL-analyse, die ook rekening houdt met milieu- en juridische factoren (waarbij de 'E' en 'L' staan voor 'environmental' en 'legal').

Business Model Canvas: breng je bestaande bedrijfsmodel in kaart met onderdelen zoals waardeproposities, klantsegmenten, kostenstructuur en inkomstenstromen.

Kies een van deze opties als model en nodig het management uit om er digitale sticky notes met hun ideeën naartoe te slepen.

2. Strategische sessie voorbereiden met whiteboard

Heb je je doelstellingen? Mooi. We raden je aan je Lucidspark-whiteboard op te zetten voordat de strategische planningssessie begint. 

Voeg voor elke doelstelling of elk strategisch doel een container toe

Beschrijf in het notitievenster de belangrijkste doelen of doelstellingen voor het komende kwartaal of daarna, zodat je er tijdens de sessie gemakkelijk bij kunt. Je kunt het notitievenster ook gebruiken voor de agenda of om aan te geven hoe de sessie zal verlopen.

Sleep vervolgens containers naar het whiteboard en label ze op basis van elk van je hoofddoelen. Zo houd je je doelstellingen onder de aandacht terwijl bijdragers brainstormen over ideeën, en geef je prioriteit aan de projecten waarmee de bedrijfsvisie het best bereikt kan worden.

Afhankelijk van het systeem dat je gebruikt, kun je van tevoren sticky notes op deze containers plakken om andere voorlopige informatie weer te geven. 

Bij Lucid bepalen we bijvoorbeeld elk kwartaal doelstellingen en belangrijkste resultaten. We maken voor elke doelstelling een container en gebruiken sticky notes met kleurcodes voor andere informatie: blauw voor de primaire eigenaar van elke doelstelling en oranje voor de belangrijkste resultaten.

Deel je whiteboard met deelnemers

Verstuur je Lucidspark-whiteboard naar de bijdragers, zodat zij over de nodige context beschikken en aan het begin van de vergadering startklaar zitten. Klik vanuit Lucidspark op 'Delen'. Je kunt zelfs een deelbare link genereren om aan je agenda-uitnodiging toe te voegen. Selecteer 'Link naar huidige weergave' als je bijdragers rechtstreeks naar een bepaald deel van je whiteboard wilt leiden.

Er is nog een handige, veilige manier om je whiteboard te delen. Klik daarvoor op het pictogram met drie personen in de rechterbovenhoek van je Lucidspark-whiteboard, schakel de functie Join-ID in en deel je whiteboard met andere deelnemers. 

3. Voeg projecten toe

Nu kan iedereen meedoen en ideeën toevoegen om de ambitieuze strategische doelstellingen te halen die je gesteld hebt. Maak voorafgaand aan de vergadering sticky notes voor projecten die in eerdere kwartalen besproken zijn, maar die uitgesteld werden vanwege andere prioriteiten. Nu kun je die ideeën gebruiken voor deze strategische sessie.

In plaats van in het wilde weg ideeën naar je te roepen of, erger nog, er stilletjes bij te zitten, kunnen je teamleden met een online whiteboard voor zichzelf brainstormen voordat ze allemaal bij elkaar komen. Stel een timer in om deze activiteit gefocust te houden en eventueel de druk een beetje op te voeren. 

Laat elk teamlid sticky notes naar de diverse containers slepen om hun ideeën te documenteren. Je kunt bijdragerskleuren gebruiken om bij te houden wie welk project heeft voorgesteld. Zo kan de strategische sessie een leuk, interactief proces worden. Moedig je teamleden aan om niet alleen sticky notes maar ook emoji's en tekeningen uit de vrije hand te gebruiken. 

Het oneindige canvas van Lucidspark biedt ruimte voor eindeloos veel ideeën, maar met de functie 'Anderen bij mij roepen' kun je iedereen altijd terugroepen naar hetzelfde deel van het whiteboard. 

4. Tag projecten op prioriteit en vereiste investering

Dit is het punt waarop strategische planning vaak lastig wordt. Je hebt een heleboel potentiële projecten, maar slechts een beperkte hoeveelheid tijd. Met welke ga je verder? Lucidspark maakt dit proces makkelijker met behulp van tags.

Klik op elke sticky note om een tag toe te voegen. We raden je aan om te taggen op hoge, gemiddelde en lage prioriteit (hoe belangrijk het project is om de doelstelling te halen) en hoge, gemiddelde en lage investering (hoeveel inspanningen of middelen er nodig zijn om het project te voltooien). 

De vereiste investering kan worden bepaald door degene die de reikwijdte van het project het beste kent. Dat kan het team zijn dat het project uitvoert of het teamlid dat het heeft voorgesteld. Als je van iemand meer informatie over een bepaald project nodig hebt, kun je daar gemakkelijk om vragen door die persoon in een @mentioning te vermelden of een chatbericht te sturen.

Prioriteiten moet je als groep bespreken om een holistischer perspectief te krijgen. Bang dat de discussie over de prioriteit van de verschillende projecten te lang gaat duren? Stel in Lucidspark een timer in om de vergadering op schema te houden.

5. Sorteer projecten (en stel projecten met lage prioriteit uit of af)

Gebruik 'Sorteren en verzamelen' om sticky notes te verzamelen op basis van de tags die je hebt gemaakt. Zo kun je bijvoorbeeld beginnen met items met hoge prioriteit en hoge investering, omdat je team maar beperkt ruimte heeft om die in te passen. Projecten met een lage prioriteit kun je zo gemakkelijk uitfilteren en bewaren, afvoeren of uitstellen tot een volgend kwartaal.

Als je veel projecten met hoge prioriteit hebt die je als groep nog verder moet onderverdelen, organiseer dan een stemsessie in Lucidspark door onder 'Teamtools' op 'Stemmen' te klikken. Je kunt aan elke persoon een specifiek aantal stemmen toewijzen en de resultaten visualiseren om snel te bepalen welke projecten absoluut in je strategische plan opgenomen moeten worden.

Maak een nieuwe container voor je 'overlooplijst' met de projecten waar je dit kwartaal geen tijd voor hebt, maar waar je in de toekomst nog eens naar moet kijken.

6. Exporteer je plannen om actie te ondernemen

Je hebt je projecten gepland, maar laat het momentum niet voorbijgaan. Exporteer je Lucidspark-whiteboard naar Lucidchart en zet je geplande projecten om in andere items zoals productroadmaps en scrumboards om je doelstellingen te bereiken.

Nu geografisch gespreid werken het nieuwe normaal aan het worden is, is Lucidspark de ideale oplossing om betrokkenheid en actie te stimuleren vanuit je strategie sessies. Meld je nu aan voor een account en begin met het vastleggen van je bedrijfsdoelen.