Effectieve kick-off meetings faciliteren

Kick-off meetings kunnen vaak spannend zijn. Ze zijn het begin van iets nieuws en bedoeld om alle medewerkers op één lijn te krijgen voordat het project begint. Deze bijeenkomsten zijn het juiste moment om de projectdoelen door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden. 

Maar het houden van een kick-off meeting is niet hetzelfde als het faciliteren van een effectieve kick-off meeting die teamleden klaarstoomt voor succes. In deze blogpost bespreken we tips en best practices voor projectmanagers om een effectieve kick-off meeting te houden. 

Wat is een kick-off meeting?

Als je een weddingplanner was, zou je tijdens de kick-off meeting van je project met je klant gaan samenzitten en de details van de bruiloft doornemen, bespreken welk lid van je team verantwoordelijk is voor specifieke taken, en afspreken wat het gewenste resultaat is. Het is ook het moment waarop je het werk presenteert dat je hebt gedaan voordat je met je klant afspreekt. 

Hetzelfde geldt voor kick-off meetings. Dit is het moment waarop je officieel begint te werken aan een project. Je leert de andere betrokkenen kennen, praat over wat er al gedaan is en zorgt dat iedereen op één lijn zit wat betreft de doelen van het project. Van daaruit ben je klaar om aan de slag te gaan met het project zelf.

Het doel van de kick-off meeting van een project

Een goede kick-off meeting kan bepalend zijn voor het succes van je project. Dit zijn enkele van de primaire doelen van een kick-off meeting:

• Bepalen wat er moet gebeuren: Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het kan zijn dat je bij je kick-off meeting beseft dat je team de deliverables verkeerd begrepen heeft. Dit is het moment om alle verwarring weg te nemen en de bijeenkomst open te stellen voor vragen.
• Achtergrondinformatie verzamelen: Waarom vraagt de klant of stakeholder om dit type project? Wat doen concurrenten? Het is belangrijk om de context van het project te begrijpen.
• Communicatie bepalen: In de kick-off meeting moet je communicatievoorkeuren bepalen. Bepaal hoe vaak stakeholders updates willen, op welke tijden ze beschikbaar zijn en eventuele andere belangrijke communicatiedetails.
• Iedereen voorstellen: Als dit een externe klant is, is het belangrijk dat je het team aan de klant voorstelt. Ook bij een project met interne stakeholders is het nog steeds de moeite waard om alle deelnemers aan het woord te laten zodat iedereen elkaar kent.
• Verwachtingen managen: Evalueer de verwachtingen tijdens de kick-off meeting. Zorg ervoor dat je team de doelstellingen ook echt binnen de afgesproken tijd kan halen.
• Succes bepalen: Hoe wordt het succes van dit project gemeten? En wie gaat dat doen? Hier schets je de KPI's en wat bepaalt of het project succesvol is.
• Rollen delegeren: Tijdens de eerste bijeenkomst wil je delegeren wie van je team waarvoor verantwoordelijk zal zijn. Dit is voor teamleden ook een kans om zelf aan te geven waarover ze de leiding willen nemen.
• Inspiratie opdoen: Zoals we al zeiden, kunnen kick-off meetings spannend zijn. Dit is je kans om enthousiasme op te wekken voor het project en je team te helpen het doel te visualiseren. Een goede kick-off meeting kan de toon zetten voor het hele project. 

Een effectieve kick-off meeting faciliteren

Er is een groot verschil tussen het houden van een meeting en het faciliteren ervan. Als je een effectieve kick-off meeting van een project faciliteert, bepaal je de richting van de meeting en daarmee bepaal je mede het succes van het project. 

Faciliteren biedt de infrastructuur voor een meeting en stelt je team in staat om binnen die structuur te presteren. 

Dat doe je als volgt:

Voorafgaand aan de meeting 

Onvoorbereid naar de meeting komen leidt onherroepelijk tot problemen. Als projectmanager heb je er alle belang bij om goed voorbereid naar de meeting te komen. Je zult het volgende moeten doen:

• Een interne vergadering houden: Houd een vergadering houden met de sponsor van de vergadering of de persoon die de vergadering heeft aangevraagd, voordat anderen samenkomen, om vast te stellen welke doelen ze proberen te bereiken.
• Een agenda opstellen: De agenda moet richtlijnen bevatten over de discussiepunten die je tijdens de vergadering gaat behandelen. Je kunt ook toevoegen hoe lang je aan elk punt zult besteden, zodat alles besproken kan worden in de toegewezen tijd.
• Een projectbriefing voorbereiden: De projectbriefing moet een algemeen overzicht geven van het project en de deliverables. De briefing moet ook een lijst van teamleden en algemene verantwoordelijkheden bevatten. 
• Een uitnodiging versturen: De uitnodiging moet gericht zijn aan iedereen die aan het project werkt en een link bevatten naar de agenda en de projectbriefing. Er moet ook een harde eindtijd voor de vergadering in staan.

Tijdens de vergadering 

Naarmate de vergadering vordert, moet je de discussie in goede banen leiden. Bepaal welke punten worden besproken en hoe lang je aan elk punt wilt besteden. Als een teamlid tijdens de discussie afwijkt van het onderwerp, is het jouw verantwoordelijkheid om de discussie weer op het juiste pad te krijgen. Maak tijdens de discussie ook aantekeningen. Als je je aantekeningen maakt in cloud-hosted software, zoals Lucidspark, zijn ze veilig en toegankelijk voor iedereen.

Terwijl je het project bespreekt, moet je duidelijk verantwoordelijkheden toewijzen. Je teamleden moeten na de meeting weten waar ze verantwoordelijk voor zijn. 

Bepaal tot slot de volgende stappen. Houd de vaart erin door je team te vertellen wat ze kunnen verwachten. Het is slim om de volgende vergadering te plannen voordat iedereen vertrekt. Zorg ervoor dat taken met een korte doorlooptijd zijn toegewezen en controleer of de verantwoordelijken de taken begrijpen.

Na de meeting

Na de meeting stuur je de aantekeningen naar de deelnemers. Gebruik je Lucidspark voor je aantekeningen, dan kun je ze onmiddellijk met één klik versturen. De kick-offaantekeningen fungeren gedurende het project als centrale bron van informatie.

Zorg ervoor dat je naast de aantekeningen ook ondersteunend materiaal deelt, zoals decks of voorbeeldprojecten. Stuur ook ieders contactgegevens en een vergaderschema.

Daarna houd je follow-ups met elk teamlid. Dat kan een snelle check-in op Slack zijn. Zo geef je teamleden de kans om vragen te stellen en zorgen te uiten die ze misschien niet tijdens de vergadering naar voren hebben gebracht. Je teamleden kunnen ook dingen zeggen waar ze tijdens de vergadering nog niet aan hadden gedacht of dingen verduidelijken die ze niet helemaal begrepen. Met follow-ups herinner je je teamleden er bovendien aan dat je voor ze klaarstaat om ze te helpen tijdens het project. 

Checklist voor kick-off meetings 

Met deze checklist zorg je dat je tijdens de meeting geen belangrijke details vergeet:

• De basis: De sponsor, de projectmanager, de stakeholders, de naam van het project, de datum van de kick-off en de deadline
• De basisvereisten: Wat zijn de deliverables?
• Het budget: Wat mag je uitgeven?
• Mijlpalen: Wat zijn de belangrijke data binnen het project?
• De risico's: Als je teamleden weten wat er gedurende het project mis kan gaan, kunnen ze zich daarop voorbereiden. Maak plannen voor dingen die je project in gevaar kunnen brengen.
• Goedkeuring: Wie is verantwoordelijk voor de goedkeuring van het project en het aftekenen van elke deliverable?

Met een effectieve kick-off meeting bereid je je team voor op succes, weet je zeker dat iedereen de vereisten begrijpt en zorg je dat je team staat te popelen om te beginnen.