Bij de meeste banen hebben vergaderingen een slechte reputatie. Ze zijn onnodig, te lang of ronduit saai – en dat is terechte kritiek. Leiders voeren vergaderingen vaak op een starre, top-down manier, waarbij ze van boven naar beneden de agenda aflopen zonder echt moeite te doen om de aanwezigen erbij te betrekken of de expertise en creativiteit van teamleden aan te spreken. 

Bij een goede vergadering gaat het om meer dan alleen het overbrengen van een boodschap of het afvinken van taken op een lijstje. Tijdens een goede vergadering voelen mensen zich op hun gemak en gewaardeerd, en wordt gewerkt aan sociale cohesie richting een gemeenschappelijk doel. 

Een van de beste manieren om een vergadering goed te beginnen is door ijsbrekers te introduceren. Een goede ijsbreker zet de toon van een vergadering en spreekt mensen aan op een manier die om openheid, creativiteit en vertrouwen vraagt. Hieronder bespreken we wat een ijsbreker is, waarom hij werkt en geven we een aantal voorbeelden van ijsbrekers die je in je virtuele vergaderingen kunt gebruiken, zodat iedereen zich betrokken en gehoord voelt.

Wat is een ijsbreker?

Een ijsbreker is een activiteit of spel dat ontworpen is om sociale interactie te vergemakkelijken en kameraadschap op te bouwen, vooral in een groep waar niet iedereen elkaar kent, en de groep op te warmen om later effectiever samen te werken. Met andere woorden: een ijsbreker ‘breekt het ijs’ in een sociale situatie, zodat iedereen zich meer op zijn gemak voelt bij elkaar. 

Waarom ijsbrekers?

IJsbrekers kunnen leuk zijn, maar waarom zijn ze essentieel voor een goede vergadering?

Ze zorgen voor verbinding tussen teamleden

Met zo veel te doen op het werk, kan het makkelijk zijn om regelmatig met mensen te werken en geen idee te hebben wie ze zijn buiten het werk, wat hen drijft of welke unieke vaardigheden en perspectieven ze meebrengen naar het werk. Dit is vooral het geval bij hybride werk, waar veel mensen niet eens fysiek naar kantoor gaan en veel van de traditionele mogelijkheden om contact te leggen achterhaald zijn.

Het openen van een vergadering met een ijsbreker kan mensen de kans geven om op het werk te delen wie ze zijn. Door mensen vragen te stellen over hun hobby's of samen een snel teamspel te spelen, creëer je een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om zich te uiten op een manier waarop ze dit normaal niet zouden doen op het werk. Het zorgt er ook voor dat elk type persoon – extravert of gereserveerd, nieuw of gevestigd – zich betrokken voelt bij het gesprek. En als extraatje kunnen teamleiders zo inzicht krijgen in de persoonlijkheden, vaardigheden en leerstijlen van teamleden op een manier die misschien niet voor de hand ligt bij het uitvoeren van dagelijkse taken.

Het belangrijkste is dat goede ijsbrekers ervoor zorgen dat mensen elkaar leren kennen en plezier hebben in het werk dat ze doen, waardoor het waarschijnlijker wordt dat ze goed werk zullen leveren. Het stelt mensen ook in staat om vertrouwen in elkaar op te bouwen, waardoor ze zich prettiger voelen om ideeën uit te wisselen, opbouwende kritiek te uiten en met anderen samen te werken.

Begin een vergadering ruim voordat je op een takenlijst overgaat

Veel mensen hebben er een hekel aan om naar vergaderingen te gaan. Ze vinden dat het afleidt van het echte werk dat ze doen, of zijn bang dat ze de les zullen worden gelezen en vervolgens weer weggaan zonder enige echte vooruitgang te boeken. Teamleiders kunnen deze angsten helpen verlichten door vergaderingen te organiseren die boeiend, collaboratief, doelgericht en zelfs leuk zijn. 

De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat een vergadering goed eindigt, is door hem goed te beginnen. In plaats van een vergadering in te gaan met een lijst met vooraf geplande aanwijzingen en updates, kun je proberen de vergadering te benaderen als een facilitator die helpt het beste in anderen naar boven te halen door hun ideeën, leiderschap en initiatief aan te moedigen. Niets bevordert deze collaboratieve teamgeest beter dan een goede ijsbreker voor vergaderingen.

Een paar minuten de tijd nemen om elkaar te leren kennen – of zelfs om gewoon even gek te doen – kan wonderen doen voor de stemming van de deelnemers aan de vergadering. Het stelt ze in staat om losser te worden en meer van zichzelf mee te nemen naar hun werk en vergroot de kans dat ze betrokken zullen zijn bij en enthousiast zullen zijn over de rest van de vergaderagenda.

Neem gedurende de dag een kleine pauze

Mensen komen naar het werk om dingen gedaan te krijgen. Maar mensen zijn geen robots. Als hun dag bestaat uit een eindeloze reeks taken, zal hun aandacht waarschijnlijk afdwalen, en zullen de productiviteit en betrokkenheid dalen. Daarom is het essentieel om wat speling in de werkdag te brengen, zodat mensen kunnen schakelen en kunnen ontspannen, kunnen socializen of iets nieuws kunnen leren. Het gebruik van ijsbrekers aan het begin van vergaderingen kan mensen een moment geven om te schakelen en alles te geven binnen het team. Maar het is ook leuk om gedurende de dag met wat ijsbrekers te komen, mensen samen te brengen om een leuke vraag te beantwoorden, een snel spelletje te spelen of technologie te gebruiken om teamleden (op afstand en op kantoor) GIFs te laten posten over hun stemming of doelen voor de dag. 

Door kleine pauzes te nemen om plezier te maken en relaties te verdiepen, kunnen mensen tempo houden, burn-out voorkomen en op een zinvolle manier contact maken met teamleden.

IJsbrekers effectiever maken 

Je bent ervan overtuigd dat goede ijsbrekers het werk leuker en betekenisvoller maken voor je team. Maar hoe kies je de beste ijsbrekers voor je team of hoe bedenk je de beste spelletjes om te spelen of vragen om te stellen? Gelukkig zijn er hulpmiddelen die je daarbij kunnen helpen.

Gebruik sjablonen 

Veel bedrijven hebben er hun taak van gemaakt om andere bedrijven te helpen goede vergaderingen te organiseren en hun teams erbij te betrekken. Lucidspark heeft veel ijsbrekers die mensen op verschillende niveaus betrekken, zodat je je vergaderingen op de juiste manier kunt beginnen. Laten we eens kijken naar drie ijsbrekers van Lucidspark.

Kennismakingsijsbreker

Nodig je team aan het begin van de vergadering uit om de gebruiksvriendelijke kennismakingssjabloon van Lucidspark te openen. Je kunt een reeks vakken met aanwijzingen bovenaan plaatsen en zoveel vragen toevoegen als je wilt. Je kunt mensen vragen wat hun superkracht zou zijn als ze een superheld waren, welke beroemde persoon ze het liefst zouden uitnodigen voor een etentje of welke vaardigheid ze als dat kon in een oogwenk zouden willen leren.

Laat mensen hun eigen vakjes toevoegen met nieuwe ijsbrekervragen als ze die bedenken. Deelnemers kunnen virtuele plaknotities gebruiken om hun antwoorden op te schrijven en ze uitleggen met foto's en GIF's. Moedig teamleden ten slotte aan om op emoticons of tekst te reageren. Binnen een paar minuten heeft je team iets nieuws geleerd over iedereen met wie ze samenwerken.

IJsbreker voor samenwerking via Zoom

Nu zoveel kantoren hybride worden en veel werknemers vanuit huis werken, heeft het gesprek rond technologie het vaak moeilijker gemaakt om echt in contact te komen. Maar teamleiders kunnen de kracht van tools als Zoom benutten om iedereen zich betrokken te laten voelen. In deze op Zoom gebaseerde dit-of-dat-ijsbreker kunnen deelnemers inloggen op een gemeenschappelijk scherm dat hen vraagt te kiezen tussen een lijst van tegenstellingen: 's ochtends of 's avonds; honden of katten; praten of luisteren. Teamleden kunnen allemaal deelnemen aan dezelfde virtuele ruimte terwijl ze kijken naar de antwoorden van hun teamleden - en zo in korte tijd veel over elkaar te weten komen.

Delen-maar-ijsbreker

Deze ijsbreker blaast een klassieker op de basisschool nieuw leven in en moedigt teamleden aan over hun leven buiten het werk te delen. Met het delen-maar-sjabloon van Lucidspark kunnen deelnemers iets over zichzelf vertellen in verschillende categorieën, van hobby's en reizen tot familie en huisdieren. Deelnemers kiezen een categorie die hen aanspreekt. Vervolgens kunnen ze foto's en tekst toevoegen om een beetje over zichzelf te delen. En zoals altijd kunnen mensen reageren met tekst, emoji's en GIFs, waardoor iedereen zich onderdeel voelt van een groter geheel.

Probeer Visuele Activiteiten

Visuele activiteiten brengen sjablonen naar een hoger niveau door je team te betrekken bij dynamische, interactieve activiteiten die gesprekken stimuleren en de eenheid binnen het team bevorderen. In slechts enkele seconden kun je beslissingen nemen, stemmen over populaire onderwerpen of items rangschikken voor een snelle activiteit die iedereen leuk zal vinden. Je hoeft alleen maar door de activiteitopties te bladeren en er een aan je Lucidspark-bord toe te voegen.

Werkvoorkeuren

Verken de verschillende werkvoorkeuren in je team. Bekijk de superkrachten, pluspunten en ongemakkelijkheden van je collega's. Ga terug naar deze activiteit om te beslissen hoe je het beste met elk teamlid kunt communiceren.

Favoriete film

Welke filmpjes vindt jouw team het leukst? Pas deze film aan met populaire filmpjes en rangschik ze van slechtste naar beste. Voer na het stemmen een leuk gesprek en laat teamleden hun keuzes verdedigen.

Wat is jouw muziek?

Naar welk soort muziek luistert jouw team het meest? In deze activiteit rangschik je muziekgenres en bekijk je de resultaten. Misschien verrassen ze je wel! Zie je je favoriete genre niet? Pas de opties aan voordat je aan de activiteit begint!

Gebruik software waarmee iedereen kan deelnemen

Een ijsbreker is geen goede ijsbreker als mensen niet gemotiveerd zijn om mee bezig te zijn. Dit zijn enkele hulpmiddelen waarmee je deelname zo eenvoudig mogelijk kunt maken:

Zoom

Platforms als Zoom hebben veel bedrijven gered tijdens de pandemie, doordat ze het grootste deel van het kantoorwerk online konden voortzetten. Maar Zoom draait niet alleen om het digitaliseren van vergaderingen. Het is ook een manier om werknemers met verschillende achtergronden te helpen zich betrokken, belangrijk en up-to-date te voelen. Vergaderingen houden waarbij iedereen op video te zien is, op kantoor of op afstand, kan mensen helpen zich ondanks de afstand verbonden te voelen. En de chatfunctie en functies voor kleine groepen kunnen mensen die normaal niet aan vergaderingen deelnemen helpen om een bijdrage te leveren. Tot slot is het een geweldig platform om te gebruiken in combinatie met andere platforms, door apps te gebruiken waarmee mensen spelletjes kunnen spelen, peilingen kunnen doen of visueel kunnen brainstormen. Zo worden mensen aangemoedigd om zich verbonden te voelen en op verschillende manieren deel te nemen. 

Lucidspark

Lucidspark heeft veel sjablonen om je te helpen geweldige vergaderingen mogelijk te maken, met een ruime keuze aan teambuildingsactiviteiten en ijsbrekers die mensen samenbrengen in een collaboratieve virtuele ruimte. Of je nu deelt waar je dankbaar voor bent in virtuele 'dankbaarheidspotjes' of met je plaknotitie door een digitaal doolhof racet, deze snelle, leuke activiteiten helpen zowel nieuwe als doorgewinterde werknemers om kameraadschap op te bouwen en als een team te werken. 

Slack

Of je nu nieuwe medewerkers inwerkt, een korte check-in houdt of werkt aan de banden en cultuur binnen je team, Slack kan je helpen dit digitaal te doen. Met apps als Bored kunnen teams hun gesprekken bij de koffiemachine vervangen door leuke ijsbrekervragen en spelletjes. Teamleden kunnen tijdens pauzes een-op-een strijden tegen hun beste vrienden, tegen het hele bedrijf spelen op een gedeeld leaderboard of sologames uitproberen. En natuurlijk zijn er de memes!   

Wees creatief 

Er zijn veel platforms en tools waarmee je je team eenvoudig kunt samenbrengen. Maar het belangrijkste is om dat te doen waardoor je team zich enthousiast en betrokken voelt. Laat je dus niet beperken door de sjablonen. Vraag je teamleden wat voor soort ijsbrekers ze zouden willen doen of wat ze willen dat anderen van hen weten. Kom met je eigen ideeën en experimenteer. De enige regel is plezier maken, betrokken blijven en anderen helpen hetzelfde te doen.