Tips en trucs voor het faciliteren van ideation sessies in Lucidspark

Voordat we overgaan tot de kernboodschap, willen we één kwestie verduidelijken: wat wordt er nou precies met een ideevormingssessie, ofwel ideation, bedoeld? 

Het is zo'n term die ingewikkeld klinkt als je het hardop zegt, maar het is eigenlijk heel eenvoudig. Laten we het woord even uit elkaar halen. Met 'Ideevorming' bedoelen we het proces waarbij ideeën gegenereerd worden. En een 'sessie' is in een zakelijke context gewoon een vergadering. 

Een bijeenkomst voor het genereren van ideeën - als je denkt dat dat bijna hetzelfde is als brainstormen, dan heb je gelijk! Of in ieder geval gedeeltelijk gelijk. Brainstormen verwijst naar een specifiek proces. Een ideevormingssessie kan een willekeurig aantal creatieve processen omvatten, zoals brainstormen, schetsen of gewoon wat ideeën delen met een paar collega's.

Welke vorm je ideevormingssessie ook aanneemt, we kunnen je vertellen dat jouw vergadering de meeste kans van slagen heeft als daar een beetje structuur in zit. Niet te formeel, gewoon een manier om het proces te vergemakkelijken en ideeën vast te leggen als er een paar goeie bijzitten. En dat is waar Lucidspark goed van pas komt.

Ideation faciliteren in Lucidspark

Een van de beste eigenschappen van Lucidspark is de flexibiliteit: het kan zo los of vast zijn als jij maar wilt. Er is niet één juiste manier om Lucidspark te gebruiken tijdens een vergadering. We raden je dus aan deze tips niet te zien als een checklist van alle activiteiten die je moet doen, maar meer als een toolbox. 

Hier volgen enkele functies en werkwijzen die je kunt gebruiken - in elke combinatie - om het meeste uit de brainstormsessies van jouw team te halen.

Brainstormsessie organiseren: bereid je whiteboard van tevoren voor

Niemand vindt het fijn om tijd te verspillen, vooral niet tijdens vergaderingen. Besteed geen kostbare vergadertijd aan het openen van een nieuw Lucidspark-whiteboard, het toevoegen van een titel, containers, agenda-items, enz. Dat kan allemaal van tevoren al geregeld worden.

Zo kun je niet alleen je vergadering goed starten, maar het geeft ook structuur. Door belangrijke gesprekspunten te schetsen, een agenda in te stellen en andere organisatorische hulpmiddelen binnen Lucidspark te gebruiken, kun je je ideevormingssessies gefocust en soepel laten verlopen. 

Ontdek hoe je jouw brainstorms stroomlijnt met onze online brainstorm tool.

Whiteboard delen vóór de vergadering

Net als bij de vorige tip, komt het hier neer op timemanagement. Als je jouw voorbereide Lucidspark-whiteboard al vóór de vergadering deelt, krijgen de deelnemers een overzicht van wat er in de vergadering behandeld wordt, hebben ze tijd om vooraf ideeën te genereren en kunnen ze misschien alvast wat eerste gedachten aan het document toevoegen. Kortom, je zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid aan de sessie begint, zodat je meteen kunt beginnen met brainstormen. Het is dus alvast wat voorbereidend werk.

Kleuren toewijzen aan deelnemers

Realtime samenwerken biedt veel voordelen: naadloos delen, een mogelijkheid voor teams om op afstand met elkaar in verbinding te komen en nog veel meer. Maar zonder enige structuur in je ideevormingssessie, kan realtime samenwerken ook helemaal mis gaan, waarbij de ideeën van iedereen onoverzichtelijk worden en niet meer van elkaar te onderscheiden zijn.

Met Lucidspark-whiteboards hebben teams voldoende ruimte om in realtime samen te werken zonder voorbij te gaan aan de bijdragen van andere medewerkers. Als je echter merkt dat je whiteboard een beetje rommelig begint te worden, voeg dan gewoon wat structuur toe. Een simpele manier om dit te doen, is door kleuren toe te wijzen aan de deelnemers aan je vergadering.

Als je iedere deelnemer een kleur toewijst (of een team van deelnemers, afhankelijk van de situatie), breng je wat structuur en orde aan in de potentiële hectische wirwar van ideeën. Stel dat Linda van engineering de kleur blauw krijgt en Lisa van marketing rood. Andere deelnemers kunnen daar dan snel enorm veel van opsteken: aan de hand van de kleur van elke bijdrage kunnen ze zien wie deze heeft gemaakt en vanuit welk perspectief (business, engineering, enz.) de bijdrage komt.

Brainstormsessie leiden: een stemsessie starten

Bij brainstormen ligt de focus op genereren: deelnemers moeten ideeën te berde kunnen brengen zonder dat daar meteen iets van gevonden wordt. Als die ideeën eenmaal zijn uitgewerkt, heb je echter wel een manier nodig om het kaf van het koren te scheiden, de goede ideeën van de minder goede. Stemmen is een snelle, eerlijke manier om de ideeën stuk voor stuk te beoordelen en te bepalen of ze moeten worden bewaard of weggegooid.

Je kunt beginnen met ons traditionele sjabloon voor stemmen met stippen (je geeft elke deelnemer een aantal punten die ze over het whiteboard kunnen verslepen en ergens neer kunnen zetten). Je kunt echter ook de ingebouwde stemfunctie van Lucidspark gebruiken. Om toegang te krijgen tot stemmen in Lucidspark, open je het deelvenster Teamtools in de rechterbovenhoek en selecteer je 'Stemmen'.

Stel vanaf daar jouw parameters in: Waarover ga je stemmen? Hoeveel stemmen per persoon? Wil je een tijdslimiet instellen om de boel een beetje vlot te laten verlopen?

Ideeën vastleggen en organiseren met tags

Naarmate je ideeën op de sticky notes noteert, zullen er waarschijnlijk bepaalde groepen en trends ontstaan. Je hoeft niet je best te doen deze groeperingen voor later te onthouden, maar kunt gewoon doorgaan en de sticky notes en andere vormen labelen met specifieke tags.

Als je daarna je ideeën wilt ordenen, hoef je ze alleen maar te verzamelen of sorteren op tag. Lucidspark brengt vormen met dezelfde tag automatisch samen, wat orde schept in de wirwar van ideeën die anders willekeurig door elkaar heen zouden lopen. 

Brainstorm begeleiden: houd alles op schema met een timer

Tijdens vergaderingen raken we vaak de tijd een beetje kwijt. Stel je voor: na een langzame start (die je al kunt voorkomen door sommige van de bovenstaande tips te gebruiken!), beginnen de ideeën eindelijk binnen te stromen. Maar zodra je het gevoel hebt ergens te komen, heb je geen tijd meer. Je kunt de vergadering laten uitlopen, natuurlijk, maar de mensen moeten ook weer verder naar de volgende vergadering. Of misschien kun je er morgen mee verder gaan? Maar dan wordt het wel moeilijk om weer in het ritme te komen. 

Die situatie kun je daarom het beste helemaal uit de weg gaan. 

Het beste wat je kunt doen om te voorkomen dat vergaderingen uitlopen, is een agenda opstellen en je eraan houden. Gebruik de timerfunctie in Lucidspark om ervoor te zorgen dat elk onderdeel van de vergadering op tijd eindigt. Wil je deelnemers vijf minuten de tijd geven om met ideeën te komen? Stel dat dan in op de timer. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid: met een timer weet iedereen wanneer hij moet afronden. 

Ideeën groeperen en verbinden met behulp van tekenen uit de vrije hand

Tags zijn een geweldige manier om ideeën in Lucidspark te groeperen en sorteren. Toch hebben we soms gewoon de eenvoud van sticky notes, een uitwisbare stift en een whiteboard nodig. Gelukkig heeft Lucidspark dat ook. Terwijl je ideeën op je Lucidspark-whiteboard vastlegt met sticky notes of andere containers en vormen, kan je de functie uit de vrije hand tekenen gebruiken om dat vertrouwde whiteboard-gevoel te krijgen. Omcirkel groepen van verwante ideeën, teken pijlen om verbanden te leggen, streep dingen door - als je het kunt tekenen, kun je het in Lucidspark doen!

Ideeën exporteren naar Lucidchart

Je hebt ideeën op een Lucidspark-whiteboard gezet en de beste ideeën geselecteerd - wat nu? Met Lucidspark kun je jouw whiteboards rechtstreeks naar Lucidchart exporteren en die eerste ideeën van vorm voorzien. In Lucidchart kun je die ideeën vervolgens omzetten in processen, zodat je er iets mee kunt doen. 

Conclusie: creatieve ideevorming

Onthoud goed: je hoeft niet al deze tips tegelijk te gebruiken. Elke ideevormingssessie is weer anders. De echte truc is het vinden van de processen die het beste voor jou werken! Gewapend met deze tips en trucs ben je alvast goed op weg.