Como determinar os requisitos de um projeto

Para seu produto ser bem-sucedido, o processo de determinação de requisitos das partes interessadas é fundamental. Se você não focar e cuidadosamente determinar e entender as expectativas das partes interessadas, será praticamente impossível cumprir prazos ou atingir seus resultados propostos (e muito menos atender às expectativas do cliente).

Independentemente de seguir uma abordagem e um processo ágil ou não, é fundamental determinar os requisitos e expectativas das partes interessadas durante o processo de desenvolvimento de produtos.

Por que é fundamental determinar requisitos do projeto?

Inicialmente, fazer uma análise de requisitos do projeto pode ser uma tarefa bastante complexa.

Mas lembre-se: o processo de determinação de requisitos é obrigatório. Os documentos gerados ao determinar os requisitos serve como ponto de referência para o andamento e a implementação de seu projeto. Os gerentes de projeto não são os únicos que poderão tirar proveito desse processo.

Quando as equipes de gerenciamento de projetos conseguem determinar os requisitos do projeto para cada parte interessada corretamente, seus clientes se beneficiam, entendendo o quê, onde, quando e porquê do projeto.

Um aspecto importante do processo de análise de requisitos é descobrir quais informações devem ser reunidas primeiro. 

Como saber se você está obtendo os requisitos do projeto “certos”

 

Gerar documentos apropriados faz toda a diferença. A qualidade de sua análise dos requisitos do projeto está diretamente relacionada à capacidade do gerente de projeto de definir expectativas para clientes internos e externos.

Durante o processo de determinação dos requisitos, tente usar as seguintes técnicas de análise de requisitos.

1. Identifique as principais partes interessadas

Dependendo do projeto, há uma grande variedade de partes interessadas envolvidas. Devido ao impacto que pode ocorrer durante a determinação dos requisitos do projeto, recomendamos, primeiramente, identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas. Para tal, siga os seguintes passos:

• Faça um brainstorming para descobrir quem são as principais pessoas impactadas pelo projeto
• Priorize essas pessoas de acordo com seus interesses e autoridade no projeto
• Determine a principal motivação de cada parte interessada

Para descobrir quem será a mais impactada pelo projeto, é preciso determinar quem é(são) o(s) patrocinador(es) do projeto. É cliente externo ou interno? Ao priorizar o cliente de acordo com sua autoridade e interesse, descubra se ele tem a palavra final ou influência sobre o que fará parte ou não do projeto.

Outras partes interessadas incluem as pessoas que usarão o produto, serviço ou solução. Esses são seus usuários-alvo. A contribuição deles é importante pois poderá apoiar ou prejudicar o projeto.

Fazer uma análise das partes interessadas mensurando seu poder e interesse relativo é simples:

• Partes interessadas com pouca autoridade e interesse exigem acompanhamento e comunicação mínimos
• Partes interessadas com pouca autoridade e bastante interesse precisam se manter informadas para minimizar problemas
• Partes interessadas com bastante autoridade e pouco interesse precisam receber um mínimo de interação para ficarem satisfeitas
• Partes interessadas com bastante autoridade e interesse precisam ter um envolvimento integral (gerencie-as com muita atenção)

Quanto maior ou mais importante for o projeto, mais partes interessadas potenciais haverá para identificar e gerenciar. 

2. Identifique os principais usuários e determine os requisitos 

Neste momento, você já deve ter compilado uma lista completa das partes interessadas, contendo detalhes das pessoas (ou grupos) impactadas pelo projeto. Essas partes interessadas poderão fornecer mais informações sobre os principais usuários do seu produto. É importante entender melhor quais os interesses, motivações e preocupações do usuário.

Seja por meio de uma observação direta dos usuários interagindo com seu produto, ou por entrevistas com eles, dedique um tempo para descobrir:

• Quais partes interessadas estão comprometidas financeira ou emocionalmente no resultado do projeto?
• Quais fatores exercem a maior influência sobre as opiniões das partes interessadas a respeito do projeto?
• Há partes interessadas cujo apoio é fundamental para o sucesso do projeto?
• Quais detalhes ou informações as partes interessadas esperam receber, e qual a maneira que gostariam de ser informadas?

Surpreendentemente, a maioria das pessoas é bastante aberta e solícita sobre suas opiniões quando perguntadas. E no caso de partes interessadas internas, também pode ser uma maneira prática de desenvolver parcerias que farão o projeto ser ainda mais bem-sucedido. 

3. Use um mapa de empatia para obter mais informações sobre usuários-alvo

Mapas de empatia oferecem aos gerentes de projeto mais informações sobre o que as partes interessadas realmente pensam e sentem em relação ao produto, serviço ou solução em questão. Mapas de empatia são relativamente fáceis de apresentar e compartilhar por serem altamente visuais. Eles também são ideais para revelar informações ausentes, como lacunas de conhecimento ou contradições em pesquisas, que podem desacelerar o andamento de um projeto.

Criar um mapa de empatia é um processo colaborativo e envolve planejamento em equipe, onde as opiniões dos usuários-alvo são identificadas e documentadas. 

Ao elaborar um mapa de empatia, há duas tarefas a serem realizadas. Primeiro, tenha empatia com os usuários-alvo e suas necessidades. Segundo, mostre às partes interessadas como priorizar os usuários-alvo.   

Comece com um modelo de mapa de empatia. Perguntas para fazer no início do brainstorming do mapa de empatia incluem:

• Para com quem estamos criando empatia? Quem é o usuário-alvo, qual é a situação e qual o papel dele nisso?
• O que ele precisa fazer (ou fazer de forma diferente) para obter sucesso?

Em seguida, comece a preencher o mapa de empatia fazendo as seguintes perguntas à equipe:

• O que os usuários-alvo VEEM? Pode ser em relação ao mercado, seu ambiente ou na mídia.
• O que os usuários-alvo DIZEM? O que eles já disseram, ou o que você os imagina dizendo?
• O que eles FAZEM, seja hoje, com base em comportamentos observados, ou o que imaginamos?
• O que os usuários-alvo OUVEM de outras pessoas, seus amigos, colegas ou de terceiros?
• O que eles PENSAM e SENTEM? Quais são seus medos, preocupações, problemas, desejos, esperanças ou sonhos?

Mapas de empatia são usados por designers de UX e equipes de projetos para ajudar as partes interessadas a entender melhor o que motiva o comportamento dos usuários-alvo. 

4. Crie fluxos de usuários para entender requisitos funcionais e técnicos

Diagramas de fluxo do usuário são ótimos para criar a melhor experiência do cliente possível para usuários-alvo em sites ou aplicativos móveis. Eles otimizam a forma como as pessoas navegam e interagem com a interface de usuário do produto.

Para criar um diagrama de fluxo do usuário eficiente, é necessário seguir alguns passos básicos:

• Determine os objetivos do usuário-alvo, e também os seus próprios
• Determine como os usuários-alvo encontram seu site ou aplicativo móvel
• Decida quais informações são necessárias para os usuários-alvo (e quando)
• Em seguida, mapeie visualmente o fluxo do usuário ideal
• Reúna as opiniões das partes interessadas e compartilhe tudo o que aprendeu

Uma grande vantagem dos diagramas de fluxo do usuário é permitir que decisões e mudanças sejam feitas rapidamente antes de dedicar tempo, esforços ou dinheiro ao design e geração de código. E quem não consegue melhorar a experiência do usuário corre o risco de deixar sua base de clientes confusa e frustrada.

Dica: com o Lucidchart, é fácil criar diagramas de fluxo do usuário como este. 

5. Crie protótipos para entender requisitos funcionais e técnicos

Protótipos básicos, geralmente wireframes de baixa fidelidade ou maquetes em papel, ajudam as pessoas a visualizar melhor as soluções, evitar mal-entendidos e obter unanimidade.

É claro que, ao apresentar ideias ou conceitos para clientes e partes interessadas, protótipos interativos podem ser mais eficazes por permitirem obter mais opiniões e incentivarem a colaboração e o gerenciamento de requisitos. E também demonstram melhor o potencial do produto para sua base de usuários-alvo.

Bem, depois de determinar os requisitos do negócio e reunir opiniões detalhadas, o que deverá ser feito?

6. Organize os documentos e artefatos obtidos em um mapa de história do usuário 

Modelos de mapas de história do usuário ajudam as equipes a entender backlogs de produtos e a priorizar e organizar o que precisa ser concluído. Os mapas de história oferecem a estrutura certa para organizar histórias de usuários-alvo e alinhar as equipes do projeto.

 

Detalhes técnicos, operacionais e funcionais relacionados são anexados às histórias correspondentes de usuários-alvo, ajudando a criar um modelo para entender a funcionalidade e as omissões de backlog de um sistema.

Como usar o Lucidspark para identificar os requisitos de um projeto

O Lucidspark é uma lousa virtual on-line altamente intuitiva e ideal para ajudar equipes a se unir, melhorar sua produtividade e colocar ideias em prática. Sessões de brainstorming e colaborações podem ocorrer em qualquer lugar e em tempo real. Anotações e rascunhos se transformam em conceitos prontos para serem apresentados.

Com uma série de recursos como notas adesivas on-line, tela infinita, desenho à mão livre, modelos de usuários, votação e muito mais, o Lucidspark torna a análise de requerimentos de um projeto mais envolvente, e permite:

• Criar murais compartilhados onde as partes interessadas e os membros da equipe podem enviar suas opiniões
• Elaborar perfis de usuários acessíveis a todos os envolvidos no projeto
• Documentar mapas da jornada do usuário para monitorar as interações com o sistema
• Realizar oficinas de histórias do usuário on-line com toda a equipe
• Analisar a viabilidade e o impacto de determinados requisitos por meio de uma matriz 2x2
• Usar um modelo de mapa de empatia para ajudar todos a entender cada perfil de usuário

Os artefatos obtidos pelo processo de determinação de requisitos também podem incluir elementos visuais, detalhes de testes, estimativas e outros critérios de aceitação para que todos os envolvidos no projeto possam entender sua finalidade ou funcionalidade. Os participantes do projeto também podem usar recursos de comentários e @nome no Lucidspark para fazer perguntas mais detalhadas e se manter a par do projeto.

Crie uma conta no Lucidspark hoje mesmo e faça uma avaliação gratuita para acessar inúmeros modelos interativos que otimizam o processo de análise de requisitos de um projeto e o ciclo de vida de desenvolvimento de projetos.