Vielleicht kennen Sie den Satz: „Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.“ Das Konzept ist einfach: Um Einnahmen zu generieren und zu wachsen, erfordert Ihr Unternehmen Kapitalinvestitionen. Wenn Sie also ein neues Projekt starten möchten, müssen Sie wahrscheinlich etwas Geld ausgeben. Und meist geben Sie dabei nicht Ihr eigenes Geld aus.

Ein Business Case kann Ihnen helfen, Investoren und andere Stakeholder davon zu überzeugen, dass es eine gute Idee ist, ihr Geld in Ihr neues Projekt zu investieren. 

Natürlich ist die Sicherung von Geldern nicht alles, was Sie brauchen, denn Geld ausgeben allein garantiert noch keinen Erfolg. Sie müssen auch erklären, warum Stakeholder Ihr Projekt unterstützen und darin investieren sollten, welche Vorteile es bietet, ob diese Vorteile die Kosten und potenziellen Risiken überwiegen, wie das Projekt zu den Unternehmenszielen und der Vision passt und so weiter.

Ein gut geschriebener Business Case kann Ihnen dabei helfen, alles zu definieren und zu beschaffen, was Sie brauchen, um ein neues Projekt zu starten: Finanzmittel, Ausrüstung, Materialien, Schulungen, Zeit, Aufwand usw.

Was ist ein Business Case?  

Ein Business Case kann ein schriftliches Dokument oder eine visuelle Präsentation sein, in der Sie Ihre Denkweise und Ihre Gründe für den Start eines neuen Projekts oder einer anderen Initiative darlegen. Es geht darum, die Geschäftsleitung, Entscheidungsträger und andere Stakeholder davon zu überzeugen, Ihr neues Projekt zu genehmigen, zu unterstützen und Mittel dafür bereitzustellen. 

Grundsätzlich sollte Ihr Business Case den Stakeholdern und Entscheidungsträgern Folgendes sagen:

• Warum Sie glauben, dass dieses Projekt initiiert werden muss.
• Welche Optionen zur Verfügung stehen.
• Die Vorteile der verfügbaren Optionen.
• Potenzielle Risiken, die mit den Optionen verbunden sind.
• Geschätzte Kosten.
• Prognostizierte Zeitpläne.
• Wie Sie den Projekterfolg messen.

Im Wesentlichen möchten Sie, dass der Business Case den Beteiligten Sicherheit darüber vermittelt, dass sich die Investition in Ihr Projekt lohnen wird.

Warum brauchen Sie einen Business Case?

Sie brauchen nicht immer einen Business Case. Ein neues Projekt könnte beispielsweise Updates oder Verbesserungen eines bestehenden erfolgreichen Produkts umfassen. Es ist wahrscheinlich, dass Updates und Verbesserungen bereits im Budgetplan berücksichtigt wurden.

Wenn Sie jedoch eine neue Initiative oder ein neues Projekt vorschlagen, das eine beträchtliche Menge an Unternehmensressourcen benötigen wird, brauchen Sie wahrscheinlich einen Business Case, um zu erklären, warum Sie mehr Geld und Ressourcen benötigen.

Hier sind einige wichtige Gründe für die Erstellung eines Business Case:

• Bereitstellung von Begründungen und Nachweisen, die den Entscheidungsträgern helfen, die Notwendigkeit des Projekts und die Vorteile, die es mit sich bringen wird, zu verstehen
• Demonstration des erwarteten ROI, damit Entscheidungsträger Prioritäten setzen und die notwendigen Ressourcen für die Initiative zuweisen können
• Um potenzielle Risiken und Unsicherheiten zu analysieren. Dies hilft Entscheidungsträgern, Strategien zur Risikominderung zu entwickeln, bevor sie grünes Licht für das Projekt geben
• Unterstützung der Stakeholder bei der objektiven Bewertung der Machbarkeit und Durchführbarkeit des Projekts
• Bewertung der potenziellen Auswirkungen des Projekts auf den Geschäftsbetrieb
• Um die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten, indem die Ziele, Vorteile und Risiken des Projekts kommuniziert werden
• Nachdem das Projekt genehmigt wurde, können Sie den Business Case als Benchmark für die Messung und Bewertung der Projektleistung verwenden
• Zum Skizzieren, wie das Projekt die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen wird
• Um Ihnen und den Stakeholdern zu helfen, die Kapazität und Kompetenz zu bewerten, das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und mit den gewünschten Ergebnissen abzuschließen

Wer sollte an der Erstellung eines Business Case beteiligt sein?

Auch wenn Sie letztendlich für die Erstellung eines Business Case verantwortlich sind, müssen Sie das nicht alleine tun. Am besten ist es, Input von unterschiedlichen Personen in Ihrem Unternehmen einzuholen und mit ihnen zusammenarbeiten. Das können beispielsweise Fachexperten, Finanzanalysten, Marktanalysten, Mitglieder des IT-Teams, HR-Experten, technische Autoren usw. sein. Welche Personen Sie zur Mitarbeit am Business Case einladen, hängt ganz von der Art des Projekts und seiner Komplexität ab.

Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder an einem Strang ziehen und auf die gleichen Ziele hinarbeiten, können Sie Lucidspark nutzen. Lucidspark hat die Werkzeuge und Vorlagen, die Sie brauchen, um Ideen zu sammeln und in Echtzeit mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, egal wo sie sich befinden. 

Wenn alle Teammitglieder an einem Strang ziehen und effektiv zusammenarbeiten, trägt das zu einem gut aufgebauten Business Case bei. Der Business Case geht eher auf die verschiedenen Risiken und Bedenken ein und liefert den Stakeholdern eine überzeugende Begründung dafür, warum das Projekt umgesetzt werden sollte.

Wie verfasse ich einen Business Case?

Jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, was ein Business Case ist und wer an seiner Erstellung mitwirken sollte. Der nächste Schritt ist das Verfassen des Business Case.

Behalten Sie auch hier im Hinterkopf, dass Sie versuchen, Entscheidungsträger von der Unterstützung bzw. Finanzierung Ihres Projekts zu überzeugen. Stellen Sie also sicher, dass das Dokument interessant und prägnant ist und alle Informationen enthält, die die Stakeholder wissen müssen. Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie einfache, leicht lesbare Wörter und Sätze, die Ihre Vision und die Vorteile Ihres Projekts treffend beschreiben.

Die Anzahl der Schritte beim Erstellen eines Business Case kann je nach Initiative oder Projekt, an dem Sie arbeiten, variieren. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Schritten, die Sie beim Verfassen Ihres Business Case verwenden können.

Schritt 1: Informationen sammeln

Dieser Schritt eignet sich gut, um Ihre Teammitglieder zur Zusammenarbeit anzuregen. Ihre Einbindung kann Ihnen helfen, die Dinge aus mehreren Perspektiven zu betrachten und einen gut durchdachten und glaubwürdigen Business Case zu entwickeln.

Brainstorming-Sitzungen unter Verwendung einer Brainstorming Vorlage motivieren die Teammitglieder, Ideen auszutauschen und weiter zu entwickeln. Die gemeinsame Arbeit am selben Dokument kann Ihnen dabei helfen:

• Das Problem zu definieren.
• Lösungsansätze zu entwickeln.
• Zu bestimmen, welche Lösungen die besten sind.
• Die Auswirkungen zu identifizieren, die die Lösung auf das Team und das Unternehmen haben könnte.

Schritt 2: Verfassen des Business Case-Dokuments

Stellen Sie anhand der gesammelten Informationen alle Teile Ihres Business Case zusammen. Ein Business Case-Dokument könnte Folgendes enthalten:

Zusammenfassung 

Hierbei handelt es sich um einen kurzen, allgemeinen Überblick, der Ihrer Zielgruppe eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten soll, die wichtigsten Punkte, Ziele und Empfehlungen zu lesen und zu verstehen, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen. Diese Zusammenfassung erscheint am Anfang des Dokuments, aber Sie können sie auch verfassen, nachdem Sie die anderen Abschnitte verfasst haben.

Problemstellung

Definieren Sie kurz, spezifisch, verständlich und umsetzbar das Problem oder Anliegen, das Ihr Business Case ansprechen soll.

Ziele

Nutzen Sie die SMART Methode, um Ihre Business Case-Ziele und -Vorgaben zu skizzieren. Richten Sie diese Ziele und Vorgaben an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens aus und beschreiben Sie, wie Ihr Projekt diese Ziele erreichen wird.

Bevorzugte Lösungen und Optionen

Beschreiben Sie hier kurz, welche Lösung Sie für das beschriebene Problem bevorzugen würden. Darin sollten Sie auch erklären, wie Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass dies die beste Lösung ist. Eine Kosten-Nutzen-Analyse der Lösung gehört ebenfalls dazu.

Alternativen und Möglichkeiten

Präsentieren Sie alternative Lösungen und Ansätze zur Lösung Ihres genannten Problems. Fügen Sie für jede alternative Lösung eine Kosten-Nutzen-Analyse hinzu.

Kostenschätzung

Darin sind die geschätzten Kosten des Projekts aufgeführt. Diese Kosten können Anfangskapital, Ressourcenbeschaffung, laufende Betriebskosten, Gesamtbetriebskosten, Wartung, Support usw. beinhalten.

Vorteile

Beschreiben Sie, welchen Nutzen das Unternehmen Ihrer Meinung nach aus der Initiierung dieses Projekts ziehen wird. Berücksichtigen Sie unbedingt quantitative und qualitative Vorteile und berechnen Sie die erwartete Kapitalrendite.

Risikobewertungen

Beschreiben Sie die potenziellen Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind. Berücksichtigen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit der jeweiligen Risiken sowie die möglichen Auswirkungen. Beschreiben Sie Ihre Strategien zur Risikominderung.

Zeitliche Abschätzung 

Erstellen Sie einen allgemeinen Zeitplan, der wichtige Meilensteine und Ergebnisse enthält. Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, das gesamte Projekt abzuschließen.

Ressourcenbedarf

Listen Sie die finanziellen, materiellen, technologischen und personellen Ressourcen auf, die Sie zum Abschluss des Projekts benötigen.

Empfehlung

In diesem Abschnitt können Sie die Ergebnisse Ihrer Recherche zu diesem Business Case zusammenfassen. Darin sollten Sie auch Fakten und Zahlen aufnehmen, die Ihre Empfehlung untermauern, das Projekt fortzusetzen oder es abzubrechen.

Implementierung

Beschreiben Sie Ihre Strategie für die Implementierung Ihres Projektplans. Die Implementierungsstrategie sollte beschreiben, warum dieser Ansatz am besten zu Ihren Zielen passt.

Business Case finalisieren und verteilen

Während Sie Ihren Business Case erstellen, wird er wahrscheinlich mehrfach überprüft und überarbeitet, bevor er endgültig genehmigt wird. Nachdem er genehmigt wurde, sollten Sie ihn an die Stakeholder und Entscheidungsträger verteilen, damit diese ihn zur Kenntnis nehmen und prüfen können. Überlegen Sie sich, in welchem Format Sie das tun möchten: gedruckt, PDF, Präsentation usw. 

Schritt 3: Präsentieren Sie Ihren Business Case

Bringen Sie Stakeholder, Führungskräfte und andere Entscheidungsträger zu einer formellen Präsentation Ihres Business Case zusammen. Verwenden Sie visuelle Elemente, damit Ihr Publikum Ihre Probleme, Lösungsvorschläge, Empfehlungen usw. schnell verstehen kann.

Lucidspark verfügt über die Tools und Vorlagen, die Sie brauchen, um Zeitpläne und andere visuelle Materialien zu erstellen, die Ihre Ergebnisse und Empfehlungen untermauern. Visuelle Materialien beziehen Ihr Publikum stärker ein und verbessern das Datenverständnis und die Entscheidungsfindung.

Bonus: Lucidspark enthält außerdem einen Präsentationsmodus, in dem Sie Ihr Lucidspark-Board umrahmen und in kurzer Zeit in eine Präsentation verwandeln können, ohne die App zu verlassen!