Je kent het gezegde waarschijnlijk wel: je moet geld uitgeven om geld te verdienen. Het concept is eenvoudig – om inkomsten te genereren en je bedrijf te laten groeien heb je eerst een kapitaalinvestering nodig. Om een nieuw project wilt starten, kun je dus verwachten flink wat uit te moeten geven. En mogelijk is dat geld niet van jou.

Een business case kan je helpen om investeerders en andere stakeholders te overtuigen dat het een goed idee is om hun geld te investeren in jouw nieuwe project. 

Natuurlijk is de kapitaalinvestering niet het enige wat je nodig hebt. Er komt nog veel meer bij kijken. Zo verwachten de stakeholders dat je o.a. uitlegt waarom ze je project zouden willen steunen met een investering, wat de voordelen zijn, of die voordelen opwegen tegen de kosten en mogelijke risico's, en hoe het project aansluit bij de doelstellingen en visie van het bedrijf.

Een goed geschreven business case kan je helpen bij het definiëren en verwerven van alles wat je nodig hebt – financiën, apparatuur, materialen, training, tijd, inspanning, enzovoort – om een nieuw project op te zetten.

Wat is een business case?  

Een business case kan een geschreven document of een visuele presentatie zijn waarin je je redenen voor het starten van een nieuw project of ander soort initiatief uiteenzet. Het idee is om het senior management, besluitvormers en andere stakeholders ervan te overtuigen je nieuwe project goed te keuren, te steunen en er geld voor te verstrekken. 

Kortom, je business case moet stakeholders en besluitvormers vertellen:

• Waarom je denkt dat dit project moet worden opgezet.
• Wat de beschikbare opties zijn.
• De voordelen van de beschikbare opties.
• Potentiële risico's in verband met de opties.
• Geschatte kosten.
• Geprojecteerde tijdlijn.
• Hoe je het succes van het project gaat meten.

In wezen wil je dat de business case stakeholders het vertrouwen geeft dat investeren in je project de moeite waard is.

Waarom heb je een business case nodig?

Je hebt niet altijd een business case nodig. Een nieuw project kan bijvoorbeeld updates of verbeteringen van een bestaand succesvol product bevatten. Het is waarschijnlijk dat updates en verbeteringen al in het budgetplan zijn verwerkt.

Maar als je een nieuw initiatief of project voorstelt waarvoor een aanzienlijke hoeveelheid bedrijfsmiddelen nodig is, heb je waarschijnlijk een business case nodig om uit te leggen waarom je meer geld en middelen nodig hebt.

Hier zijn enkele belangrijke redenen voor het maken van een business case:

• Om de rechtvaardiging en het bewijs te leveren dat besluitvormers zal helpen de noodzaak van het project en de voordelen die het zal opleveren te begrijpen
• Om de verwachte ROI aan te tonen, zodat besluitvormers prioriteiten kunnen stellen en de benodigde middelen voor het initiatief kunnen toewijzen
• Om mogelijke risico's en onzekerheden te analyseren. Dit helpt besluitvormers bij het ontwikkelen van strategieën om risico's te beperken voordat zij het project groen licht geven
• Om stakeholders te helpen de haalbaarheid en levensvatbaarheid van het project objectief te evalueren
• Om de mogelijke impact van het project op de bedrijfsactiviteiten te evalueren
• Om draagvlak van stakeholders te krijgen door de doelstellingen, voordelen en risico's van het project te communiceren
• Nadat het project is goedgekeurd, kunt je de business case gebruiken als benchmark voor het meten en evalueren van de prestaties van het project
• Om uit te leggen hoe het project zal voldoen aan de wet- en regelgeving
• Om jou en stakeholders te helpen de capaciteit en het vermogen te bepalen die nodig zijn om het project op tijd, binnen het budget en met de gewenste resultaten te beoordelen

Wie moet je betrekken bij het opstellen van een business case?

Hoewel je misschien eindverantwoordelijk bent voor het opstellen van een business case, hoef je dat niet alleen te doen. Je wilt input krijgen van en samenwerken met verschillende mensen in je organisatie. Deze mensen kunnen vakexperts, financiële analisten, marktanalisten, leden van het IT-team, HR-professionals, technische schrijvers, enzovoort omvatten. De specifieke mensen die je vraagt om samen te werken aan de business case, zijn afhankelijk van de aard van het project en de complexiteit.

Om ervoor te zorgen dat alle teamleden op één lijn zitten en dezelfde doelen nastreven, kun je overwegen om Lucidspark te gebruiken. Lucidspark beschikt over de tools en sjablonen die je nodig hebt om te brainstormen over ideeën en in realtime samen te werken met teamleden, waar ze zich ook bevinden. 

Wanneer alle teamleden op één lijn zitten en effectief met elkaar samenwerken, helpt dit je bij het opstellen van een goed doordachte business case. Het is waarschijnlijker dat de business case ingaat op verschillende risico's en zorgen en stakeholders voorziet van een goede reden om voor het project te gaan.

Zo schrijf je een business case

Je hebt nu een idee van wat een business case is en wie er betrokken moet worden bij het maken ervan. De volgende stap is het proces van het schrijven van de business case.

Nogmaals, vergeet niet dat je besluitvormers probeert te overtuigen om je project te steunen of te financieren. Zorg er dus voor dat het document interessant en beknopt is en alle informatie bevat die stakeholders nodig hebben. Vermijd jargon en gebruik eenvoudige, gemakkelijk te lezen woorden en zinnen die je visie en de voordelen van het steunen van je project beschrijven.

Het aantal stappen dat nodig is om een business case op te stellen kan variëren, afhankelijk van het initiatief of project waar je aan werkt. Hieronder vind je een aantal stappen die je mogelijk wilt doorlopen om je business case te schrijven.

Stap 1: Verzamel informatie

Deze stap is goed om de samenwerking tussen je teamleden te stimuleren. Hun betrokkenheid kan je helpen om dingen vanuit meerdere perspectieven te bekijken, wat je kan helpen om een goed doordachte en geloofwaardige business case te ontwikkelen.

Brainstormsessies met een brainstormsjabloon moedigen teamleden aan om ideeën te delen en er verder op in te gaan. Werk samen in hetzelfde document, dan kom je verder.

• Bepalen wat het probleem is.
• Mogelijke oplossingen ontwikkelen.
• Bepalen welke oplossingen het beste zijn.
• De impact identificeren die de oplossing kan hebben op het team en het bedrijf.

Stap 2: Schrijf de business case

Gebruik de informatie die je hebt verzameld om alle onderdelen van je business case samen te stellen. Een business case kan het volgende bevatten:

Managementsamenvatting 

Dit is een kort overzicht op hoog niveau, bedoeld om je doelgroep een snelle en eenvoudige manier te geven om de belangrijkste punten, doelstellingen en aanbevelingen te lezen en samen te vatten zonder het hele document te lezen. Deze samenvatting verschijnt aan het begin van het document, maar je schrijft hem meestal pas nadat je de andere secties hebt geschreven.

Probleemstelling

Definieer het probleem dat je business case zal behandelen op een korte, specifieke, begrijpelijke en bruikbare manier.

Doelstellingen

Gebruik de SMART-methode om de doelen van je business case te schetsen. Stem deze doelen af op de strategische doelen van je bedrijf en beschrijf hoe je project deze doelen zal bereiken.

Voorkeursoplossingen en -opties

Voeg een korte beschrijving toe van de oplossing die je verkiest om het door jou genoemde probleem aan te pakken. Hierin vermeld je hoe je hebt vastgesteld dat dit de voorkeursoplossing is en maak je een kosten-batenanalyse voor de oplossing.

Alternatieven en opties

Presenteer alternatieve oplossingen en benaderingen om het probleem op te lossen. Voeg voor elke alternatieve oplossing een kosten-batenanalyse toe.

Kostenramingen

Dit geeft een overzicht van de geschatte kosten van het project. Deze kosten kunnen bestaan uit startkapitaal, aanschaf van middelen, permanente operationele kosten, totale eigendomskosten, onderhoud, ondersteuning, enzovoort.

Voordelen

Beschrijf hoe je verwacht dat het bedrijf zal profiteren van het opzetten van dit project. Zorg ervoor dat je kwantitatieve en kwalitatieve voordelen opneemt en bereken het verwachte rendement op je investering.

Risicobeoordelingen

Geef een overzicht van de mogelijke risico's die aan het project zijn verbonden. Vermeld daarbij de kans dat het risico zich voordoet en wat de gevolgen kunnen zijn. Beschrijf je strategieën om risico's te beperken.

Geschatte tijdlijn 

Creëer een tijdlijn op hoog niveau met belangrijke mijlpalen en resultaten. Schat hoe lang het duurt om het hele project te voltooien.

Benodigde resources

Vermeld de financiële, materiële, technologische en human resources die je nodig hebt om het project te voltooien.

Aanbeveling

Gebruik dit gedeelte om de bevindingen van je onderzoek naar deze business case samen te vatten. Dit moet feiten en cijfers bevatten die je aanbeveling om door te gaan met het project of het te schrappen ondersteunen.

Implementatie

Beschrijf je strategie voor het implementeren van je projectplan. Deze implementatiestrategie moet beschrijven waarom deze aanpak de beste is voor het bereiken van je doelen.

De business case afronden en verspreiden

Je business case stel je niet in één keer op, hij wordt waarschijnlijk meerdere keren beoordeeld en herzien voor de definitieve goedkeuring. Nadat het is goedgekeurd, is het verstandig de business case te delen met de belanghebbenden en besluitvormers, zodat die het kunnen overwegen en beoordelen. Houd rekening met het distributieformaat: gedrukt, pdf, diapresentatie, enzovoort. 

Stap 3: Presenteer je business case

Breng de stakeholders, leidinggevenden en andere besluitvormers bij elkaar voor een formele presentatie van je business case. Gebruik visuals om je publiek snel inzicht te geven in je problemen, voorgestelde oplossingen, aanbevelingen, enzovoort.

Lucidspark beschikt over de tools en sjablonen die je nodig hebt om tijdlijnen en andere visuele hulpmiddelen te maken die je bevindingen en aanbevelingen ondersteunen. Visuals kunnen je publiek meer betrokken houden, hen helpen de gegevens beter te begrijpen en tot betere besluitvorming leiden.

Bonus: Lucidspark bevat ook de presentatiemodus, waarbij je kaders rond je Lucidspark bord kunt toevoegen om er snel een slidedeck van te maken en het te presenteren zonder de app te verlaten!