Vous connaissez peut-être l’expression « Il faut dépenser de l’argent pour en gagner ». Le concept est simple : générer des revenus et développer une activité nécessitent une certaine forme d’investissement en capital. Pour lancer un nouveau projet, il y a de fortes chances pour que vous deviez dépenser de l’argent d'abord. Et il est fort probable que cet argent ne soit pas le vôtre.

Un business case peut vous aider à convaincre vos investisseurs et les autres parties prenantes qu’il est judicieux d’investir leur argent dans votre nouveau projet. 

Bien entendu, l’obtention de fonds n’est pas la seule chose dont vous avez besoin, car dépenser de l’argent ne suffit pas à garantir le succès d’un projet. Vous devez également expliquer pourquoi les parties prenantes devraient soutenir votre projet, quels en seront les avantages, si ceux-ci l’emportent sur les coûts et les risques potentiels, comment le projet s’inscrit dans les objectifs et la vision de l’entreprise, etc.

C’est là qu’un business case bien rédigé peut vous aider à déterminer et à obtenir tout ce dont vous avez besoin - fonds, équipement, fournitures, formation, temps, efforts, etc. pour démarrer votre nouveau projet.

Qu’est-ce qu’un business case ?

Un business case (ou étude d’opportunité en français) peut être un document écrit ou une présentation visuelle qui expose votre raisonnement et la justification du lancement d’un nouveau projet ou d’un autre type d’initiative. L’idée est de persuader la direction, les chefs de projet et les autres parties prenantes d’approuver, de soutenir et de financer votre idée.

En résumé, votre business case doit informer les parties prenantes et les décideurs des points suivants :

• Raisons pour lesquelles vous estimez que ce projet doit être lancé
• Quelles sont les options disponibles
• Avantages des options disponibles
• Risques potentiels associés aux options
• Coûts estimatifs
• Calendrier prévisionnel
• Comment vous mesurerez la réussite du projet

En bref, votre business case doit convaincre les parties prenantes que l’investissement dans votre projet en vaut la peine.

Pourquoi utiliser un business case ?

Vous n’avez pas toujours besoin d’un business case. Par exemple, un nouveau projet peut inclure des mises à jour ou des améliorations pour un produit existant qui a fait ses preuves. Il est probable que ces évolutions aient déjà été prises en compte dans le plan budgétaire.

Mais si vous proposez une nouvelle initiative ou un nouveau projet qui mobilisera des ressources importantes pour l’entreprise, vous aurez probablement besoin d’un business case pour expliquer pourquoi vous avez besoin de plus d’argent et de moyens.

Voici quelques raisons essentielles qui justifient la création d’un business case :

• Fournir les justifications et les données qui aideront les décideurs à comprendre la nécessité du projet et les avantages qu’il apportera.
• Démontrer le ROI attendu afin que les décideurs puissent établir des priorités et allouer les ressources nécessaires à l’initiative.
• Analyser les risques potentiels et les incertitudes. Les décideurs peuvent ainsi élaborer des stratégies visant à atténuer ces risques avant de donner leur feu vert au projet.
• Aider les parties prenantes à évaluer objectivement la faisabilité et la viabilité du projet.
• Évaluer l’impact potentiel du projet sur les opérations métier.
• Obtenir l’adhésion des parties prenantes en communiquant les objectifs, les avantages et les risques du projet.
• Une fois le projet approuvé, vous pouvez utiliser le business case comme référence pour mesurer et évaluer ses performances.
• Décrire la manière dont le projet respectera les exigences légales et réglementaires.
• Pour vous aider, ainsi que les parties prenantes, à évaluer votre capacité à mener à bien le projet dans le respect des délais, du budget et des résultats escomptés.

Qui doit être impliqué dans l’élaboration d’un business case ?

Même si l’élaboration d’un business case vous incombe au final, vous n’êtes pas obligé de le réaliser seul. Vous devrez collaborer et obtenir les contributions de diverses personnes dans l’ensemble de votre organisation. Il peut s’agir de spécialistes du sujet, d’analystes financiers, d’analystes de marché, de membres de l’équipe informatique, de techniciens, de rédacteurs techniques, etc. Les intervenants spécifiques à qui vous demanderez de travailler sur votre business case dépendront de la nature du projet et de sa complexité.

Pour vous assurer que tous les membres de l’équipe sont en phase et œuvrent pour atteindre les mêmes objectifs, envisagez d’utiliser Lucidspark. Cette solution dispose des outils et des modèles dont vous avez besoin pour trouver des idées et collaborer en temps réel avec les membres de votre équipe, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Lorsque tous les membres de l’équipe sont en phase et collaborent efficacement les uns avec les autres, vous êtes en mesure d’élaborer un business case bien documenté. Celui-ci a plus de chances de tenir compte des divers risques et préoccupations, tout en fournissant aux parties prenantes une justification solide en faveur du projet.

Comment rédiger un business case ?

Vous comprenez à présent ce qu’est un business case et vous savez qui doit y contribuer. Passons maintenant à son écriture.

Encore une fois, gardez à l’esprit que vous cherchez à persuader les décideurs de soutenir ou de financer votre projet. Veillez donc à ce que le document soit intéressant, concis et qu’il contienne toutes les informations dont les parties prenantes ont besoin. Évitez le jargon inutile et utilisez des mots et des phrases simples, faciles à lire, qui décrivent votre vision et les avantages qu’il y a à soutenir votre projet.

Le nombre d’étapes nécessaires à l’élaboration d’un business case peut varier en fonction de l’initiative ou du projet sur lequel vous travaillez. Vous trouverez ci-dessous une série d’étapes à suivre pour rédiger le vôtre.

Étape 1 : Rassembler les informations

Cette étape est propice à la collaboration entre les membres de votre équipe. Leur participation peut vous aider à voir les choses sous plusieurs angles, et donc à élaborer un business case bien réfléchi et convaincant.

Les séances de brainstorming qui s’appuient sur un modèle encouragent les membres de l’équipe à partager et à développer leurs idées. Le fait de collaborer dans le même document peut vous aider à :

• Définir le problème
• Développer des solutions possibles
• Déterminer quelles solutions sont les meilleures
• Identifier l’impact que la solution pourrait avoir sur l’équipe et l’entreprise

Étape 2 : Rédiger le document du business case

À l’aide des informations que vous avez recueillies, rassemblez tous les éléments de votre business case. Ce dernier peut comprendre les points suivants :

Résumé opérationnel

Il s’agit d’un bref aperçu général destiné à donner à votre public cible un moyen rapide et facile de lire et d’assimiler les points, objectifs et recommandations principales sans avoir à parcourir l’ensemble du contenu. Ce résumé figurera au début du document, mais vous pouvez le rédiger après avoir élaboré les autres sections.

Énoncé de problème

Définissez le problème ou le sujet que votre business case traitera de manière brève, spécifique, compréhensible et exploitable.

Objectifs

Utilisez la méthode SMART pour définir les objectifs de votre business case. Harmonisez ces derniers avec les objectifs stratégiques de votre entreprise et décrivez comment votre projet permettra de les atteindre.

Solutions et options préférées

Incluez une brève description de la solution que vous préférez pour résoudre le problème énoncé. Indiquez comment vous avez déterminé qu’il s’agissait de la meilleure option et présentez une analyse coût-avantage de cette solution.

Alternatives et options

Présentez des solutions et des approches alternatives pour résoudre le problème énoncé. Incluez une analyse coût-avantage pour chacune d’entre elles.

Estimations des coûts

Il s’agit des coûts estimés du projet. Ces derniers peuvent inclure le capital initial, l’acquisition de ressources, les coûts opérationnels permanents, le coût total de possession, les frais d’entretien, de support, etc.

Avantages

Décrivez les avantages que vous attendez de la mise en œuvre de ce projet pour l’entreprise. Veillez à inclure les bénéfices quantitatifs et qualitatifs, et à calculer le retour sur investissement attendu.

Évaluations des risques

Décrivez les risques potentiels associés au projet. Indiquez la probabilité que chaque risque se concrétise et l’impact qu’ils pourraient avoir. Indiquez vos stratégies visant à les atténuer.

Estimation des délais 

Créez une chronologie générale comprenant les principaux jalons et livrables. Estimez le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble du projet.

Ressources nécessaires

Dressez la liste des ressources financières, matérielles, technologiques et humaines dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet.

Recommandation

Utilisez cette section pour résumer les résultats de vos recherches concernant ce business case. Vous devez inclure des faits et des chiffres qui justifient votre recommandation de poursuivre le projet ou de l’abandonner.

Mise en œuvre

Décrivez la stratégie de mise en œuvre de votre plan de projet. Cette dernière doit indiquer en quoi cette approche est la meilleure pour atteindre vos objectifs.

Finaliser et diffuser le business case

À mesure que vous élaborerez votre business case, celui-ci sera probablement soumis à de multiples examens et révisions avant d’obtenir l’approbation finale. Une fois qu’il aura été validé, communiquez-le aux parties prenantes et aux décideurs pour qu’ils le consultent et y réfléchissent. Choisissez le support approprié : papier, PDF, diapositives, etc.

Étape 3 : Présenter votre business case

Réunissez les parties prenantes, les dirigeants et les autres décideurs pour une présentation formelle de votre business case. Utilisez des supports visuels pour aider votre public à comprendre rapidement les problèmes, les solutions proposées, les recommandations, etc.

Lucidspark dispose des outils et des modèles dont vous avez besoin pour créer des chronologies et d’autres supports visuels afin d’étayer vos conclusions et vos recommandations. Ces éléments permettent d’impliquer davantage votre public, de l’aider à comprendre les données plus clairement et de prendre de meilleures décisions.

Bonus : Lucidspark inclut également le mode présentation, où vous pouvez ajouter des cadres autour de votre tableau pour le transformer rapidement en diaporama et le présenter sans quitter l’application !