Tipps für erfolgreiches Remote-Projektmanagement

Fernarbeit ist mittlerweile sowohl in größeren als auch kleineren Unternehmen gang und gäbe – und das wird sich in nächster Zeit auch nicht ändern. Obwohl Remote Teams den Mitarbeitenden und auch den Unternehmen eine Reihe von Vorteile bieten, bringen sie auch Herausforderungen mit sich. Dies ist vor allem dann bemerkbar, wenn es um team- und abteilungsübergreifendes Remote Projektmanagement geht.

Die Verwaltung von Projekten über mehrere Abteilungen hinweg kann sich bereits intern als schwierig erweisen. Zwischen der Gewichtung der unterschiedlichen Prioritäten, Persönlichkeiten und Kalender Ihrer Teams sowie der effektiven Kommunikation mit zahlreichen Stakeholdern können Informationen verloren gehen. Diese Herausforderungen werden allerdings noch weiter verstärkt, wenn Sie zusätzlich dazu mit Fernarbeit und Remote Terminplänen konfrontiert werden.

Das Remote-Projektmanagement muss jedoch keine lästige Pflicht sein. Mit den richtigen Tools und Prozessen können Sie Ihre Remote Projekte genauso produktiv, effizient und erfolgreich durchführen wie Ihre internen Projekte.

Wie können Sie also Remote Teams erfolgreich leiten?

Dieser Beitrag umfasst die einzigartigen Herausforderungen und Vorteile der Teamarbeit in Remote Teams und stellt einige Tipps zum effektiven Remote-Projektmanagement vor.

Vorteile von Remote-Projektmanagement

Fernarbeit kann sich sowohl für Mitarbeitende als auch Unternehmen als Segen erweisen. Unternehmen, die vermehrt auf Fernarbeit setzen, konnten bisher die folgenden Ergebnisse vorweisen:

• Mehr Produktivität. Dank der Zunahme der Fernarbeit im letzten Jahr ist bewiesen, dass Remote Teams tendenziell produktiver sind und mehr arbeiten als interne Teams. Eine Studie von Stanford fand heraus, dass die Arbeit im Homeoffice Produktivität um 13 % steigerte. Dies lässt sich vor allem auf ruhigere Arbeitsplätze, weniger Ablenkungen (keine spontanen Unterhaltungen an Ihrem Schreibtisch, wenn der nette Kollege vorbeikommt) und weniger Pausen zurückführen.
• Niedrigere Mitarbeiterfluktuation. Fernarbeit ist vor allem für die Mitarbeitenden von Interesse, die Flexibilität und Eigenständigkeit schätzen. In derselben Studie von Stanford wurde auch festgestellt, dass die Fluktuationsrate um 50 % sank und Angestellte von höherer Zufriedenheit berichteten. Hierbei handelt es sich allerdings nicht nur um einen Trend zum Wohlergehen der Mitarbeitenden. Die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft sind wichtige Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens und wirken sich auch langfristig und auf positive Weise auf die Unternehmenskultur und den Gewinn aus.
• Reduzierter Stress.Mithilfe der richtigen Prozesse kann Fernarbeit dabei helfen, eine gesunde Work-Life Balance zu fördern und Stress zu reduzieren. Eine Umfrage von FlexJobs ergab, dass 86 % aller Mitarbeitenden im Homeoffice der Meinung sind, dass Remote Arbeit zur Reduzierung von Stress beiträgt, wobei 77 % der Befragten glauben, dass dank Remote Arbeit die Gesundheit im Allgemeinen gefördert wird. Das sind somit gute Nachrichten sowohl für die Angestellten als auch die Arbeitgebenden. Mitarbeitende, die gesünder und weniger gestresst sind, sind im Durchschnitt auch glücklicher und produktiver und neigen seltener zu Burnouts.
• Zugang zu den talentiertesten Arbeitskräften. Wenn Ihr Unternehmen auch Remote Mitarbeiter einstellt, können Sie so Angestellte von überall auf der Welt beschäftigen. Ihr Talent Pool ist somit nicht nur auf Ihre unmittelbare Umgebung beschränkt und Sie können Spitzenkräfte einstellen und fördern – unabhängig davon, wo sich diese befinden. Dies führt letztlich nicht nur zu besseren Leistungsergebnissen, sondern auch zu mehr Flexibilität, Innovation und Vielfalt innerhalb Ihres Unternehmens.
• Erhebliche Einsparungen. Durch den Einsatz eines hybriden oder vollständig standortfernen Arbeitsmodells können Sie erhebliche Einsparungen bei Ihren Gemeinkosten verzeichnen. Wenn Ihr Team im Homeoffice arbeitet, benötigt Ihr Unternehmen weniger Platz für Schreibtische, Büros und Konferenzräume an einem physischen Standort.

Nachteile von Remote-Projektmanagement

Remote-Projektmanagement bringt allerdings auch einige einzigartige Herausforderungen und logistische Hürden mit sich. Führungskräfte sowie Mitarbeitende müssen somit diese Herausforderungen meistern, um die vielen Vorteile der Fernarbeit nutzen zu können.

Zu den Herausforderungen des Remote-Projektmanagements zählen:

• Zeitplanung und Zeitstrahlen. Wenn Ihr Team über unterschiedliche Standorte verteilt ist, kann dies die Koordination verschiedener Zeitpläne und Zeitstrahlen erschweren – vor allem dann, wenn Ihre Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Es ist nicht möglich, die gesamte Belegschaft spontan im Konferenzraum versammeln und dort die Projektdetails auszuarbeiten oder offizielle Ankündigungen zu machen. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeitende wichtige Updates oder Planungsänderungen zu spät erfahren oder diese Informationen sogar völlig untergehen.
• Kommunikation. Eine Studie von Buffer fand heraus, dass 21 % der Angestellten die Kollaboration und Kommunikation als die größten Herausforderungen bei der Fernarbeit benennen. Für Remote Teams fühlt es sich häufig so an, als seien sie nicht auf dem Laufenden und als hätten sie sich aufgrund der zahlreichen Kommunikationskanäle festgefahren. Zwischen den vielen E-Mails und Videokonferenzen, Slack und Projektmanagement Softwares kann es schwierig sein, den Überblick über all die Kanäle und Benachrichtigungen zu behalten.

Effektive Methoden zur Zusammenarbeit zu finden ist besonders für die Remote Teams eine Herausforderung, die auf Brainstorming in der Gruppe und Kommunikation in Echtzeit angewiesen sind, um Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und ein Projekt gemeinsam voranzubringen.

• Verantwortungsgefühl. Manchen Führungskräften fällt es schwer, die Produktivität und Leistung ihres Teams virtuell nachzuverfolgen. Woher wissen Sie, dass Ihre Angestellten auch wirklich arbeiten, wenn Sie sie nicht am Schreibtisch sitzen sehen können? Und wie können Sie auch trotz Fernarbeit weiterhin den Überblick darüber behalten, wer welche Aufgaben übernimmt?
  
  Die Projektleitung muss bei einem standortfernen Arbeitsmodell darauf achten, dass die Systeme und Prozesse sowohl auf Vertrauen als auch Verantwortungsgefühl aufbauen. Auf diese Weise kann auch weiterhin eine effektive Arbeitsumgebung sichergestellt werden. Andernfalls kann es vorkommen, dass die Kommunikation unterbrochen wird, Konfliktpunkte entstehen und Arbeitsaufgaben übersehen werden.
• Erhaltung der Unternehmenskultur. Die gemeinsame Arbeit im Büro führt normalerweise zu organischen Gesprächen zwischen Angestellten, wobei persönliche Verbindungen aufgebaut werden. Wenn Ihr Team jedoch im Homeoffice arbeitet, findet diese Kommunikation häufig nur über schriftliche Nachrichten oder Telefonkonferenzen statt, was unpersönlich oder formell wirken kann.

Tipps für Remote-Projektmanagement

Wie können Sie also trotz dieser Hindernisse Ihr Remote Team erfolgreich leiten? Beachten Sie die folgenden Tipps, um auch weiterhin leistungsstarke Teams aufzubauen und Ihre Projekte auf Kurs zu halten – selbst im Homeoffice.

Erwartungen und Ziele festlegen

Die meisten Probleme beim Remote-Projektmanagement lassen sich anhand von verbesserter Kommunikation und Transparenz lösen. Damit Ihre Projekte auch weiterhin reibungslos ablaufen, müssen alle Teammitglieder auf die jeweiligen Ziele ausgerichtet sein und auf eine gemeinsame Aufgabe hinarbeiten.

Um dies zu erreichen, sollten Sie die Erwartungen und Ziele stets frühzeitig und wiederholt kommunizieren. Nutzen Sie die Vorteile der schriftlichen Kommunikation, der Konferenzen und der persönlichen Meetings, um Ihre jeweiligen Erwartungen sowie Richtlinien zu den folgenden Themen zu äußern:

• Wie und an welchen Orten findet die Kommunikation des Teams statt?
• Wer trägt Verantwortung für welche Aufgaben?
• Welchem Zweck dient das Projekt?
• Was sind die Hauptprioritäten für dieses Projekt?
• Welche Systeme und Prozesse sollten bei der Steuerung von Leistungen und Nachverfolgung der Verantwortung angewendet werden?
• Wann sollten Mitarbeitende für Teambesprechungen und allgemeine Bürokommunikation verfügbar sein?

Wenn Sie Ihre Ziele und Erwartungen bereits im Voraus klären, können Sie sicherstellen, dass diese auch teamübergreifend eingehalten werden. Somit können Ihre Remote Angestellten sicher und effizient arbeiten.

Klares und direktes Feedback

Ihre Mitarbeitenden können keine Gedanken lesen. Wenn Sie also nicht persönlich und vor Ort zusammenarbeiten, kann es dementsprechend schwierig sein herauszufinden, welche Prozesse gut funktionieren oder an welchen Stellen Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

Klares und direktes Feedback kann dafür sorgen, dass Ihre Projekte auch weiterhin auf Kurs bleiben.

• Nutzen Sie Tools für das Remote-Projektmanagement und für die Zusammenarbeit, um Kommentare mit anderen Personen zu teilen und Vorschläge zu Projektdokumenten hinzuzufügen. Lucidspark erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit für funktionsübergreifende Remote Teams. Nutzen Sie praktische Funktionen wie farbcodierte Haftnotizen, Zeichentools, Notizblöcke sowie Erwähnungen, um die Projektverantwortlichen zu markieren, Ideen auszutauschen und um zu einem Konsens zu kommen – alles auf einer Plattform.
• Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für persönliche Gespräche mit Ihren Angestellten, um diesen individuelle Rückmeldungen zu ihrer Leistung zu geben und Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie sie noch besser unterstützen können.
• Teilen Sie positives Feedback und Anerkennungen für gute Arbeit öffentlich mit dem Rest des Teams. Heben Sie herausragende Leistungen einzelner Angestellter oder des gesamten Teams in Gruppenchats, Team E-Mails oder auch während Teambesprechungen hervor.
• Äußern Sie negative oder konstruktive Kritik wenn möglich unter vier Augen und „persönlich“ per Videokonferenz.

Feedback und Ideen sammeln

Feedback ist keine Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden stets die Möglichkeit haben, ihre Ideen zu teilen, Vorschläge zu machen und am Brainstorming teilzunehmen.

Melden Sie sich regelmäßig bei Ihren Teammitgliedern im Homeoffice, um herauszufinden, wie ein bestimmtes Projekt läuft, welche Herausforderungen oder Probleme den Fortschritt des Projekts behindern und um von Ihrem Team Ideen zur Lösung dieser Probleme oder Verbesserung der Prozesse einzuholen.

Sichtbare und zugängliche Unternehmen

Beim Remote Projektmanagement ist es entscheidend, dass die Arbeit klar organisiert und übersichtlich ist – auf diese Weise bleiben Sie auch weiterhin auf dem Kurs. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass alle Teammitglieder den Projektplan, die Aufgaben und die Zuständigkeiten einsehen können. Cloudbasierte Tools für Projektmanagement wie Asana, Wrike und Trello eignen sich hervorragend, um sicherzustellen, dass alle Angestellten das Ziel vor Augen behalten und keine Informationen übersehen werden.

Lösungen wie Lucidspark unterstützen Sie bei der Remote Kollaboration. Das virtuelle Whiteboard von Lucidspark erleichtert die Kollaboration zwischen Ihren Teams und fördert das Brainstorming in Echtzeit. Nutzen Sie die vorgefertigten Vorlagen, um Ihre Ideen zu organisieren und Feedback von Ihren Teammitgliedern einzusammeln – unabhängig davon, wo genau sich diese gerade befinden. Lucidspark lässt sich mit Ihren bevorzugten Tools für Projektmanagement integrieren und ermöglicht somit nicht nur nahtlose Kommunikation, sondern auch maximale Produktivität.

Vertrauen in Ihre Teammitglieder

Die Arbeit mit Remote Teams erfordert Vertrauen. Vermeiden Sie den Drang, alle Prozesse bis ins Detail zu verwalten, da Sie auf diese Weise Ihre Angestellten irritieren und demotivieren können. Versuchen Sie stattdessen, klare Prozesse zu schaffen, Erwartungen und Ziele deutlich zu vermitteln und die Kollaboration sowie Verbindung zwischen Teammitgliedern zu fördern: Sie werden möglicherweise erstaunt sein, wie sehr sich Ihre Mitarbeitenden einbringen wollen.

Remote Projektmanagement bringt einige Herausforderungen mit sich. Mithilfe der richtigen Prozesse und Pläne können Sie jedoch ein Team schaffen, das auch weiterhin effizient arbeitet und engagiert ist – vom Beginn bis zum Abschluss eines Projekts.